Una guida rapida alle carte di progetto

I progetti necessitano dell'approvazione prima di poter essere eseguiti. Un project charter è un documento di pianificazione del progetto che vende il progetto alle parti interessate e agli sponsor. Se sei in grado di mostrare la sua fattibilità e il ritorno sull'investimento, il lavoro otterrà il via libera per andare avanti.

Ma ci sono molti elementi per qualsiasi carta di progetto di successo. Se sei nuovo nella gestione dei progetti, un modello di charter di progetto può configurarti per assicurarti di raggiungere tutti i punti principali. Abbiamo incluso un aiuto gratuito per la carta del modello di progetto come esempio di ciò che dovrebbe includere una carta del progetto.

Allora, cos'è esattamente un project charter? La seguente guida rapida ti aiuterà a darti una comprensione più completa in modo che quando presenterai il tuo prossimo progetto avrai tutto ciò di cui hai bisogno per raggiungere il successo.

Che cos'è una carta di progetto?

Una carta di progetto è la dichiarazione di portata, obiettivi e persone che partecipano a un progetto. Inizia il processo di definizione dei ruoli e delle responsabilità di quei partecipanti e delinea gli obiettivi e gli obiettivi del progetto. La carta identifica anche le principali parti interessate e definisce l'autorità del project manager all'inizio del piano di progetto.

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Segui la nostra guida rapida per scrivere ed eseguire la tua carta di gestione del progetto di seguito.

Elementi chiave di una Carta di progetto

La carta di gestione del progetto funge da documento di riferimento. Dovrebbe definire questi tre punti principali.

1. Qual è l'essenza del progetto? Quali sono gli obiettivi e gli obiettivi del progetto? Come pensi di raggiungere e raggiungere questi obiettivi e obiettivi?
2. Perché esiste questo progetto? Fornire una comprensione condivisa del progetto. La carta dovrebbe comunicarne il valore e/o la ragione di esistenza a ogni persona che vi partecipa, dal team al project manager, agli stakeholder, agli sponsor, ecc.
3. Possiamo essere d'accordo su questo progetto? La carta funge da contratto tra lo sponsor del progetto, le principali parti interessate e il team di progetto. Prendendo atto delle responsabilità di ciascuna parte coinvolta nel progetto, ognuno è chiaro quali sono i propri doveri.

Come creare una carta di progetto

Quindi, questi sono i tratti generali e, sebbene una dichiarazione di progetto non abbia bisogno di entrare nei dettagli, ci sono molti più elementi chiave in essa rispetto a queste affermazioni generali. Ricorda che le sezioni descritte di seguito dovrebbero essere brevi perché si riferiscono a documenti di pianificazione del progetto più dettagliati, come una dichiarazione di scopo, un budget di progetto, un piano di gestione del rischio o una richiesta di proposta.

1. Indicare le informazioni sul progetto

Questa prima sezione del tuo project charter è dove includerai le informazioni generali del tuo progetto, come il nome, la descrizione e chi sono lo sponsor del progetto, il project manager, i membri del team e le parti interessate.

2. Definire i ruoli e le responsabilità del team di progetto

Una funzione importante di un project charter è quella di documentare chi sono i membri del tuo team e quali sono i loro ruoli e responsabilità. Dovresti anche identificare i principali stakeholder. È sempre fondamentale notare gli stakeholder in qualsiasi progetto perché sono quelli a cui riferirai e, in un certo senso, gestirai le loro aspettative. Prima sai chi sono, prima puoi costruire un piano di gestione degli stakeholder produttivo.

3. Identificare gli obiettivi del progetto e gli obiettivi del progetto

È importante che i project manager distinguano tra questi due. Gli obiettivi del progetto sono i vantaggi di alto livello che il progetto dovrebbe generare, mentre gli obiettivi del progetto sono le tappe oi passaggi specifici necessari per completarli. Se non hai un obiettivo chiaro, il tuo progetto mancherà il bersaglio.

4. Presentare un caso aziendale

Un project charter ha bisogno di un business case perché essenzialmente indica le ragioni per intraprendere il progetto. Aiuta i project manager a spiegare quali sono le esigenze aziendali che il progetto soddisferà e quali sono i vantaggi finanziari attesi e il ritorno sull'investimento per le parti interessate del progetto. Un buon modo per vendere il progetto è avere un'idea del bene che il progetto porterà agli sponsor e alle parti interessate. Scopri quali sono questi vantaggi ed elencali qui.

5. Delineare l'ambito del progetto

Quali sono gli elementi in ambito e fuori ambito? L'ambito sono i confini del progetto, come la data di inizio e la data di conclusione. Quindi, quali sono gli elementi che rientrano nell'ambito di applicazione, come quelle parti del processo del progetto rispetto ai compiti o alle azioni che esulano dal processo graduale del progetto? Delinea i risultati e le pietre miliari del tuo progetto chiave. Successivamente, durante la fase di pianificazione, sarà necessario creare una dichiarazione dell'ambito che descriva l'ambito del progetto in modo più approfondito.

6. Creare una sequenza temporale del progetto

Una sequenza temporale del progetto è una versione semplificata della pianificazione del progetto. Questa sequenza temporale del progetto dovrebbe mostrare i risultati chiave, le pietre miliari e le fasi del progetto in modo che le parti interessate comprendano il quadro generale.

7. Costruisci il budget del progetto

Mentre entrerai più nel dettaglio quando crei il budget del progetto, qui è dove vuoi ottenere una cifra sui costi del progetto che ti aspetti. Definire il budget per il progetto e chi avrà l'autorità di spesa. Includi i costi stimati per le attività che hai definito, ma tieni presente che i nuovi requisiti e attività del progetto richiederanno l'adeguamento di questo budget.

8. Nota Presupposti e vincoli chiave

È importante annotare tutti i presupposti oi vincoli che possono avere un impatto sullo sviluppo o sull'esecuzione del piano di progetto. Notare i presupposti chiave è molto importante per la gestione degli stakeholder, poiché la definizione di aspettative chiare è la chiave del successo. Vuoi anche avere almeno uno schema di come affronterai i vincoli del progetto. Se non lo copri ora, dovrai recuperare il ritardo più tardi.

9. Registra i rischi chiave del progetto

Identifica tutti i potenziali rischi che potrebbero sorgere nel progetto in modo da non essere colto di sorpresa. Qui ti consigliamo di evidenziare i rischi più probabili o di impatto in modo che le parti interessate ne siano a conoscenza sin dall'inizio. Questo dovrebbe essere seguito da un registro dei rischi e da un piano di gestione dei rischi nel tuo piano di progetto, in cui descrivi in ​​dettaglio come risolverai quei rischi e chi nel team è responsabile della loro cattura e correzione.

10. Definire i requisiti del progetto e i criteri di successo

Il team di gestione del progetto e le parti interessate del progetto devono raggiungere un accordo in termini di criteri di successo. Gli aspetti più comuni per determinare il successo del progetto sono i tripli elementi di vincolo, tempo, costo e ambito. Ma a seconda del progetto, possono esserci molti requisiti del progetto come livelli di tolleranza al rischio e standard di qualità.

Modello ed esempio di carta del progetto

Scrivere una carta di progetto richiede tempo e fatica e può essere difficile se sei nuovo nella pianificazione del progetto. Ma non devi preoccuparti, puoi utilizzare il nostro modello di charter di progetto gratuito per iniziare. Usalo come esempio di carta di progetto su cui lavorare.

Il software può aiutarti a organizzare il tuo noleggio

Anche con l'aiuto di un modello, una carta di progetto ha richiesto molto lavoro. Il software di pianificazione del progetto può aiutarti a organizzare tutte le informazioni necessarie per costruire una carta.

ProjectManager ha una visualizzazione elenco dinamica che fa più di altri strumenti software che semplicemente digitalizzano la tua lista di cose da fare. Allega file a ogni elemento dell'elenco, imposta la priorità e aggiungi tag per facilitarne la ricerca. Tieniti aggiornato impostando le date di scadenza per ogni articolo. Ti mostriamo la percentuale completa. Ottieni la tua carta costruita correttamente e in tempo utilizzando ProjectManager gratuito oggi.

Quali sono gli usi di un Project Charter?

Ci sono molti documenti necessari per eseguire un progetto. Prima ancora di iniziare, ce ne sono molti che devi creare, da un piano di progetto a un budget di progetto e altro ancora. Tutti questi documenti approfondiscono i dettagli sugli elementi che hai ampiamente cancellato nella tua dichiarazione di progetto. Quindi, perché hai bisogno di un altro documento, non è ridondante?

Anche se è vero che coprirai questo terreno a un livello granulare, questo è il tuo primo passaggio e c'è un motivo per cui è più generale e viene prima di tutto il resto. I seguenti sono tre usi principali del documento:

1. Ne hai bisogno per autorizzare il tuo progetto. Questo è il documento che vende il progetto ai tuoi stakeholder e definisce a grandi linee quale sarà il loro ritorno sull'investimento. È come un ascensore, quindi deve vendere il progetto.
2. Serve come documento di vendita principale. Quando lo presenti alle parti interessate, ora hanno un riepilogo da distribuire o presentare quando vengono contattati su altri progetti, in modo che possano concentrare le proprie risorse dove sono necessarie.
3. Questo è un documento che ti accompagna per tutto il ciclo di vita del progetto. Farai riferimento ad esso per tutto il tempo, sia durante le riunioni che per assistere nella gestione dell'ambito. La carta funge da tabella di marcia senza tutte le minuzie per distrarti da altri materiali del progetto.

Suggerimenti per scrivere una Carta di Project Management

C'è un processo per scrivere una carta del progetto, che inizia con la conoscenza di qual è la visione del progetto. Quella dichiarazione di visione non può essere vaga, ma deve catturare lo scopo del tuo progetto, definendo l'obiettivo finale per il team di progetto.

Visione

Una volta che hai la visione chiara, puoi scomporla in parti più pratiche.

• Obbiettivo. Elenca da tre a cinque obiettivi del progetto, sii SMART: specifico, misurabile, realizzabile, realistico e limitato nel tempo.
• Scopo. Ora delinea i confini formali del progetto descrivendo in che modo l'azienda può cambiare o alterarsi con la consegna del tuo progetto, nota anche cosa è rilevante per lo scopo del lavoro e cosa no. Questo è il modo in cui mantieni un migliore controllo del progetto.
• Prodotti finali. Descrivi ciascuno dei risultati finali che il progetto ha il compito di produrre. Una volta che li hai abbattuti tutti, hai un punto d'appoggio sul tuo charter e sei pronto per andare avanti. È possibile utilizzare un modello WBS per identificare i risultati finali.

Organizzare

Quando stai costruendo una struttura per il tuo charter, ci sono quattro sottoinsiemi che dovrai identificare. Questo viene fatto elencando quanto segue:

1. Clienti/Utenti finali. Per completare questo elenco, chiediti: che cos'è un cliente e/o un utente finale nel contesto di questo progetto? Chi sono i clienti del progetto? Esiste un individuo o un'entità specifica responsabile dell'accettazione dei risultati finali del progetto?
2. Parti interessate. Come notato in precedenza, l'identificazione degli stakeholder del progetto è fondamentale. Sono la persona o l'entità all'interno o all'esterno del progetto con uno specifico interesse chiave in quel progetto. Potrebbe essere un controllore finanziario che sovrintende ai costi o il CEO, ma chiunque sia avrà un focus leggermente diverso a seconda del proprio ruolo.
3. Ruoli. È necessario assegnare i ruoli e le responsabilità chiave a coloro che sono coinvolti nella realizzazione del progetto, dallo sponsor del progetto, dal consiglio di amministrazione e dal project manager. Dopo ogni voce scrive un breve riassunto che definisce il loro ruolo e quali sono le loro responsabilità nel progetto.
4. Struttura. Ora è necessario definire le linee di reporting tra questi vari ruoli nel progetto. Utilizzare un organigramma del progetto per farlo. Rappresenta un diagramma della struttura di un'organizzazione e delle relazioni e dei ruoli di coloro che sono coinvolti nel progetto.

I diagrammi di Gantt sono lo strumento di pianificazione tradizionale per i progetti. Trasformano le tue attività e scadenze in linee temporali visive. ProjectManager ha un diagramma di Gantt online e altri strumenti di pianificazione che ti consentono di assegnare compiti, monitorare i progressi in tempo reale. Inoltre, puoi filtrare rapidamente il percorso critico, quindi impostare la linea di base per confrontare lo sforzo pianificato con quello effettivo. Mantieni i tempi e rimani entro il tuo budget utilizzando ProjectManager.

Implementazione

Hai una visione e hai organizzato le varie parti del tuo progetto. Ora devi sviluppare un piano per implementarli. Ci sono quattro parti in questo:

1. Piano. Se hai intenzione di implementare, allora hai bisogno di un piano di implementazione. Questo è un modo per sviluppare un'atmosfera di fiducia per i tuoi clienti e le parti interessate elencando le fasi, le attività e i tempi del ciclo di vita del progetto.
2. Pietre miliari. Le pietre miliari segnano le fasi principali del progetto e raccolgono compiti più piccoli in blocchi di lavoro più grandi. Il progetto dovrebbe averne solo alcuni, ecco perché sono pietre miliari, ma sono un modo importante per riconoscere il completamento di un risultato chiave.
3. Dipendenze. Elenca tutte le dipendenze chiave e qual è la loro importanza per il progetto. Si tratta di compiti o attività che sono collegati tra loro, poiché avranno un impatto sul progetto durante il suo ciclo di vita.
4. Piano delle risorse. Quali risorse sono coinvolte nel progetto? Suddividi questo elenco in manodopera, attrezzature e materiali. In questo modo saprai di cosa hai bisogno prima di averne bisogno e sarai in grado di stimare il tuo budget in modo più accurato. Man mano che il progetto avanza e vengono introdotte le modifiche, dovrai adattare il tuo piano delle risorse. ProjectManager offre strumenti di gestione del carico di lavoro e delle risorse che ti consentono di visualizzare rapidamente il carico di lavoro di tutti, in modo da poter riassegnare le attività secondo necessità. Questo impedisce a tutti di essere sopra o sotto-lavorati.

Rischi, problemi e budget

Abbiamo quasi finito, ma nessuna carta è completa senza raccogliere i potenziali rischi e problemi che possono far deragliare un progetto. Ciò include ipotesi e vincoli relativi al progetto.

Un rischio è un potenziale problema che può verificarsi o meno in un progetto. Il rischio non è sempre negativo, poiché esiste un rischio positivo e dovresti prepararti anche a questo.

Un problema è qualcosa che si è già verificato nel progetto. Fondamentalmente, il rischio è al futuro e un problema è al presente, ma devi essere preparato a qualsiasi eventualità quando crei una carta di gestione del progetto.

Infine, con tutte le informazioni di cui sopra, puoi abbozzare una cifra approssimativa su quanto costerà consegnare il progetto entro i tempi consentiti. Quindi presenti la tua carta e, una volta approvata e firmata, inizia il vero lavoro.

Fai il passo successivo nella pianificazione con ProjectManager

La Carta pone le basi per il progetto. Fornisce una visione e determina dove verranno posizionate tutte le parti. È un ottimo quadro, ma non è un piano. La carta porta alla pianificazione del progetto e ProjectManager è il pluripremiato software di gestione dei progetti di cui hai bisogno per gestire il tuo progetto dall'inizio alla fine.

Diagrammi di Gantt per la pianificazione

Trasformare una carta in un piano richiede uno strumento sufficientemente flessibile per rispondere e adattarsi ai numerosi compiti coinvolti. La visualizzazione del progetto del diagramma di Gantt online accetta le attività e popola una sequenza temporale del progetto, in cui è possibile collegare le dipendenze per evitare colli di bottiglia in seguito. Imposta traguardi, modifica rapidamente le date e persino assegna il lavoro ai membri del team.

Collabora alle attività

Quando si assegnano i team, è fondamentale che vengano fornite indicazioni chiare. I project manager hanno troppo da fare per dedicare tempo alla microgestione dei loro team.

ProjectManager semplifica l'assegnazione, ma anche con la sua archiviazione di file illimitata, puoi allegare tutti i documenti e le immagini necessari per le istruzioni. I commenti possono essere inseriti a livello di attività, quindi c'è sempre un canale aperto tra i membri del team per comunicare e collaborare.

Rapporto su tutto

Una potente finestra sul progetto è la funzione di reporting, che crea report di progetto approfonditi con pochi clic. I manager possono filtrare i report per mostrare solo ciò che devono vedere, come l'avanzamento delle attività o la varianza del progetto. Questi report monitorano il progetto per mantenerlo in carreggiata, ma possono anche essere condivisi con le parti interessate per tenerli aggiornati.

Dopo aver scritto la carta del progetto e aver ottenuto l'approvazione dalle parti interessate, avrai bisogno degli strumenti giusti per gestire l'ambito, le attività e le risorse del tuo progetto per assicurarti di portarlo sotto budget e nei tempi previsti. ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud che segnala istantaneamente quando gli stati vengono aggiornati, in modo da sapere dove si trova il tuo progetto e come mantenerlo in movimento verso il completamento con successo. Prova subito il nostro premiato software con questa prova gratuita di 30 giorni.