5 passaggi per la chiusura del progetto (elenco di controllo incluso)

Nella pianificazione di un progetto vengono impiegati così tanto tempo e sforzi che spesso si dimentica che la fine di un progetto, la chiusura del progetto, è ugualmente importante. C'è molto lavoro da fare anche una volta che un progetto è tecnicamente completo.

Ad esempio, ci sono molte attività che devi ancora completare. Potrebbero essere procedurali, ma questo non li rende meno importanti. Ci sono approvazioni, firme, pagamenti, che potrebbero sembrare tutti come scartoffie per te, ma dillo al membro del team in attesa di essere pagato.

Per non parlare del fatto che quando finisci un progetto, probabilmente ne stai pianificando un altro. Pertanto, desideri ottenere il supporto per la transizione per questo passaggio. Dovrai liberare risorse, archiviare documenti e non dimenticare di riconoscere il successo del progetto con una festa o qualche tipo di celebrazione. Anche questo è importante.

Il nostro modello gratuito di chiusura del progetto è un'ottima risorsa per aiutarti a ricordare ciò che resta da fare.

Che cos'è la chiusura del progetto?

La chiusura del progetto è l'ultima fase di un progetto. È quando il project manager verifica che il cliente, stakeholder o cliente abbia accettato i risultati del progetto. Se il progetto o il prodotto è in corso dopo il progetto, è necessario impostare la manutenzione.

Il project manager esaminerà anche l'intero progetto prima di chiuderlo, valutando le prestazioni e confrontandole con la linea di base. Il team di progetto farà parte di questo processo, offrendo le proprie osservazioni e feedback, che vengono raccolti nel documento appreso di una lezione. Ciò fornisce una guida per i progetti futuri.

L'importanza della chiusura del progetto non è solo la firma di tutta la documentazione, l'adempimento di eventuali contratti con i fornitori e il rilascio del team a partecipare ad altri progetti. Assicura che gli obiettivi originali del progetto siano stati raggiunti e risolve eventuali questioni in sospeso, come il rischio o le questioni che sono rimaste aperte.

Passaggi per la chiusura di un progetto

La chiusura del progetto è la fase finale del tuo lavoro, è l'ultima svolta del ciclo di vita del progetto e, come qualsiasi altro aspetto di un progetto, richiede un processo. I seguenti sono cinque passaggi che dovresti eseguire per assicurarti di aver puntato tutte le I e incrociato tutte le T, oltre a sfruttare appieno l'esperienza.

1. Organizzare un post mortem

La gestione di un progetto non riguarda solo attività e risorse, budget e scadenze, è un'esperienza da cui puoi imparare costantemente. Mentre avresti dovuto imparare durante tutto il progetto, ora è un ottimo momento per guardare indietro senza la pressione e le distrazioni che potrebbero aver offuscato la tua concentrazione.

Riunisci il team principale per invitare feedback su cosa ha funzionato e cosa no. Incoraggiare l'onestà. Documentando gli errori ei successi del progetto, stai costruendo un catalogo che offre dati storici. Puoi tornare indietro e guardare le informazioni per i precedenti quando pianifichi nuovi progetti.

I progetti non sono mai cose a sé stanti, ma parte di un continuum, in cui le specifiche possono variare, ma i metodi generali di solito rimangono gli stessi. C'è una ricchezza di conoscenza prodotta dopo la chiusura di qualsiasi progetto.

2. Completare le pratiche burocratiche

Come notato, i progetti generano risme di documenti. Questi documenti dovranno ottenere l'approvazione e l'approvazione delle parti interessate. Tutto ha bisogno di attenzione e deve essere firmato, che è la prova legale che di fatto questi documenti si sono conclusi. Ciò include la chiusura di tutti i contratti che potresti aver stipulato con partner o fornitori interni o qualsiasi altra risorsa con cui hai stipulato un contratto.

Ciò include la gestione di tutti i pagamenti in sospeso. Vuoi assicurarti che tutte le fatture, commissioni, commissioni, bonus, cosa hai, siano pagate. Completare tutti i costi coinvolti con il progetto. Non si fa se non si paga.

Il software di gestione dei progetti può aiutarti a organizzare tutti questi documenti. ProjectManager funge da hub per tutti i file di progetto. Puoi seguirli nella nostra visualizzazione elenco, che è più della solita app per l'elenco delle cose da fare. Per prima cosa, puoi vedere la percentuale di completamento per ogni elemento dell'elenco. Ora sai se quell'appaltatore è stato pagato e se puoi firmare il contratto. Puoi persino impostare notifiche per assicurarti che i tuoi pagamenti vengano consegnati in tempo. Provalo tu stesso con questa prova gratuita.

3. Rilascio delle risorse

Metti insieme una squadra per il progetto e ora devi liberarli. È un processo formale, e cruciale, che li libera per il prossimo progetto. Ogni team è riunito per il mix di competenze ed esperienze che apporta a un progetto. Il progetto determina i membri del team con cui vorrai lavorare e ogni progetto sarà leggermente diverso, il che si rifletterà nel team assunto per eseguirlo.

Questo vale sia per le risorse interne che per quelle esterne. Quelli esterni potrebbero essere più ovvi, dato che hai stipulato un contratto con loro, e quel contratto avrà una durata. Quando è finita, assicurati che siano tutti pagati per intero in modo che possano firmare e andarsene. Ma le risorse interne rimangono, quindi devi ricordare a te stesso che anche il loro tempo sul progetto è limitato e potresti bloccare i progetti di altri team se non rilasci le tue risorse una volta terminato il progetto.

4. Archivia documenti

Ci sono lezioni da imparare dai vecchi progetti, motivo per cui incontri regolarmente il tuo team durante il progetto e guardi indietro al processo in seguito. Tuttavia, se non si dispone di un archivio in cui recuperare i vecchi record, qualsiasi conoscenza acquisita viene persa a causa della scarsa organizzazione e gestione. Hai lavorato duramente per avere un'ottima documentazione del progetto, non perderla.

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Prima di chiudere un progetto, archiviare tutti i documenti e gli eventuali appunti e dati che potrebbero rivelarsi utili. Anche se non si accede mai, è necessario tenere una traccia cartacea del lavoro svolto su qualsiasi progetto per altre persone nell'organizzazione. Ciò potrebbe includere i team legali, i team delle risorse umane o persino il tuo successore. Non sai mai quando qualcuno potrebbe dover tornare indietro e rispondere a una domanda o voler sapere come è stato risolto un vecchio problema. Consideralo come mettere via le provviste per l'inverno.

5. Festeggia il successo

Se ti sembra sciocco, allora non stai facendo il tuo lavoro. Non c'è niente di stupido nel premiare il tuo team per riconoscere un lavoro ben fatto. Crea chiusura, che è l'obiettivo di questa parte del progetto, ma pianta anche un seme che fiorirà nei progetti successivi quando lavorerai con i membri del vecchio team.

Lista di controllo per la chiusura del progetto

Per assicurarti di chiudere correttamente il tuo progetto, segui questo elenco di controllo dettagliato per la chiusura del progetto.

1. Inizia dall'inizio con il documento sull'ambito del progetto che hai creato e assicurati di aver soddisfatto tutti i requisiti qui elencati.
2. Assicurati che tutti i deliverable siano stati consegnati e firmati dalle parti interessate, ottenendo la loro approvazione e soddisfazione.
3. Anche altri documenti di progetto devono essere firmati dalla persona appropriata, inclusi eventuali contratti in sospeso e accordi con fornitori e altri appaltatori.
4. Una volta che i documenti sono stati firmati, elaborali e paga tutte le fatture e chiudi tutti i contratti relativi al progetto.
5. Aggiungi tutti i documenti insieme, inclusa la finalizzazione di tutti i rapporti di progetto, quindi organizzali e archiviali come dati storici da utilizzare come riferimento futuro.
6. Usa i documenti raccolti per identificare e documentare le lezioni apprese nel corso del progetto, incluso il feedback delle parti interessate, in modo da non commettere gli stessi errori nei progetti futuri.
7. Assegna una persona di supporto alla transizione per guidare il progetto dopo il completamento in modo che la chiusura del progetto sia completa.
8. Rilascia o riassegna le risorse del progetto, che include il tuo team e altro personale del progetto e qualsiasi attrezzatura o noleggio del sito utilizzato per il progetto.
9. Se non hai utilizzato un software di gestione dei progetti, acquistane uno, poiché aiuta a controllare non solo il ciclo di vita del progetto, ma anche il processo di chiusura completa del progetto.
10. Infine, ma forse la cosa più importante, festeggia con il tuo team di progetto. Hanno fatto il lavoro e meritano credito e un'opportunità per sfogarsi fino all'inizio del prossimo progetto.

Modelli gratuiti per aiutare con la chiusura del progetto

C'è molto di cui tenere traccia quando chiudi un progetto. Non vuoi perdere nessun passaggio critico e lasciare alcuni documenti non firmati o non discutere le lezioni apprese per evitare gli stessi errori sul prossimo progetto. ProjectManager è un ottimo software ma anche il primo sito online per tutto il project management. Ciò include dozzine di modelli gratuiti. Eccone alcuni per aiutarti a fare tutte le piccole cose necessarie per la corretta chiusura del progetto.

Modello di chiusura del progetto

Tutto ciò che devi acquisire quando chiudi un progetto è descritto nel nostro modello gratuito di chiusura del progetto per Word. Puoi assicurarti che le parti interessate abbiano firmato ogni documento, che gli appaltatori siano stati pagati e che i loro contratti siano stati chiusi e che il tuo team sia stato rilasciato dal progetto, in modo che possano iniziare il prossimo.

Modello di lezioni apprese

C'è molto lavoro amministrativo necessario per chiudere un progetto, ma dovrebbe anche essere un momento di riflessione. Il nostro modello gratuito di lezioni apprese per Excel è un ottimo strumento per acquisire le vittorie e i problemi emersi nel corso del ciclo di vita del progetto. Descrivi cosa è successo, come ha influito sul progetto e cosa farai diversamente nei progetti futuri per evitare di ripetere quegli errori. È un classico documento di chiusura del progetto.

Modello di elementi d'azione

Il modello di elementi di azione gratuito per Excel è un ottimo posto per prendere le lezioni apprese che hai raccolto nel modello sopra e trasformarle in un piano. Una volta che vedi gli errori che hai commesso in passato, puoi formulare un piano d'azione per non ripeterli. Questo modello gratuito ti consente di creare attività, assegnarle ai membri del team, aggiungere priorità in modo da sapere quale inizia per prima e persino fornire scadenze e monitorare lo stato.

Il tuo progetto è chiuso: usa ProjectManager per il tuo prossimo!

Ora sappiamo che una corretta chiusura del progetto ti aiuterà a iniziare il tuo prossimo progetto con il piede giusto. Se pianifichi e gestisci i tuoi progetti in un software di gestione dei progetti centralizzato, come ProjectManager, avrai accesso a tutti i tuoi progetti precedenti.

In questo modo, quando stai pianificando un nuovo progetto, puoi rivedere rapidamente vecchi documenti, attività, commenti e modelli nel sistema. Semplifica anche l'onboarding per il prossimo progetto, poiché i membri del team dovrebbero già essere nel sistema.

Crea rapporti per i posteri

Il software di reporting automatizzato può essere di grande aiuto durante questo processo. ProjectManager consente ai manager di creare report con un solo clic. Ciò include rapporti come i rapporti sulla scheda attività, in modo da poter vedere rapidamente le ore lavorate da un membro del team nel corso del progetto. Puoi anche creare rapporti più specifici per gli stakeholder, come rapporti sullo stato, rapporti sugli scostamenti o rapporti sui piani di progetto. È tutto automatizzato nel nostro software di gestione dei progetti, aiutandoti a raggiungere la fine del progetto ancora più velocemente.

Risparmiare tempo e avere un vantaggio quando inizi un nuovo progetto è il modo in cui riduci efficacemente tempi e costi. ProjectManager semplifica il progetto dall'inizio alla fine.

Parte della chiusura di un progetto è essere in grado di pianificarlo ed eseguirlo. È qui che entra in gioco ProjectManager. Essendo un software basato su cloud, consente a te e al tuo team di ottenere dati in tempo reale durante il monitoraggio e la creazione di report sul progetto. Inoltre, la tua documentazione è più accessibile e sicura. Verifica tu stesso, partecipando a questa prova gratuita di 30 giorni.