Come utilizzare un registro delle decisioni di progetto per risultati ottimali

I progetti sono una serie di decisioni. Ogni decisione dovrebbe, idealmente, essere il risultato di una ricerca approfondita, della consulenza del team e di dati storici. I project manager utilizzano un registro delle decisioni per mantenere le parti interessate aggiornate su chi ha autorizzato una decisione e come è avvenuta.

Un registro delle decisioni è uno strumento di comunicazione fondamentale che tutti i project manager devono comprendere. Puoi utilizzare software di gestione dei progetti, modelli o semplicemente un blocco note per tenere traccia delle decisioni. Ma prima di entrare nel modo in cui crearne uno, comprendiamo meglio la definizione di un registro delle decisioni di progetto.

Che cos'è un registro delle decisioni?

Un registro delle decisioni è un registro delle decisioni che portano a una scelta effettuata durante un progetto. Può trattarsi di informazioni sulla riunione, un record o un documento del progetto: è tutto compilato in un registro delle decisioni e trasmesso allo sponsor del progetto.

I problemi di comunicazione sono la morte di un progetto. Un registro delle decisioni funge da strumento di comunicazione che fornisce informazioni di supporto alle parti interessate. Le decisioni non avvengono solo in riunioni programmate: possono anche essere prese in riunioni casuali o tra un paio di membri del team. Un registro delle decisioni documenta tutte queste informazioni.

Un registro delle decisioni, quindi, è un elenco di decisioni critiche che sono state concordate nel corso del progetto. Sebbene il registro delle decisioni del progetto non sia utilizzato da tutti coloro che sono coinvolti nella gestione del progetto, ha sicuramente guadagnato terreno.

Perché hai bisogno di un registro delle decisioni?

Le decisioni possono prendere o distruggere un progetto. Gli stakeholder hanno un interesse acquisito nelle decisioni che sono state prese. Proprio come vengono aggiornati regolarmente con le presentazioni degli stakeholder e i rapporti sullo stato, un registro delle decisioni spiega perché sono state prese le decisioni e chi le ha autorizzate.

La documentazione è fondamentale per i progetti e, sebbene il mondo della gestione dei progetti mainstream potrebbe non aver ancora abbracciato completamente il registro delle decisioni, ha utilizzato una documentazione completa per sempre. La documentazione offre i dati storici necessari per pianificare progetti futuri e agisce anche come parte di un piano di gestione del rischio quando si esaminano le decisioni.

Un registro delle decisioni può essere semplicemente un promemoria del corso dell'azione. Ci sono molte decisioni prese durante il ciclo di vita di un progetto e talvolta le persone nel team di progetto hanno bisogno di un promemoria per evitare conflitti inutili. Spiega anche chi ha preso quella decisione e perché, il che può aiutare a evitare che la squadra sia in disaccordo.

Avere un registro delle decisioni di progetto come l'unica fonte di verità, accessibile a tutti e facile da condividere con le parti interessate è essenziale per gestire un progetto di successo. ProjectManager è un software basato su cloud che connette team, manager e stakeholder ibridi con uno strumento di gestione del lavoro in tempo reale.

Conserva il registro delle decisioni del progetto, il registro delle modifiche, il registro dei problemi, il registro dei rischi, il registro delle azioni, il registro dei raid, il registro dei rischi o qualsiasi registro che utilizzi nella visualizzazione dell'elenco delle attività del nostro software. Puoi allegare file, condividerli con il team e ricevere notifiche quando vengono aggiunti nuovi elementi. Unisciti agli oltre 35.000 utenti in tutto il mondo e inizia oggi stesso gratuitamente con ProjectManager.

Elementi di un registro delle decisioni

Un registro delle decisioni aiuta con l'analisi delle modifiche perché acquisisce i dati chiave del processo decisionale. Fondamentalmente, è come un foglio di calcolo. Ogni colonna annota una parte specifica della decisione. Ecco alcuni degli elementi che dovrebbero essere inclusi in qualsiasi registro delle decisioni:

• Nome del progetto: tiene insieme tutte le decisioni prese nel progetto
• Project manager: il responsabile
• Numero di identificazione: assegnane uno a ciascuna decisione per facilitarne il riferimento
• Titolo della decisione: dare un titolo a una decisione la differenzia dalle altre prese durante il ciclo di vita del progetto
• Data: quando hai preso la decisione e le eventuali scadenze ad essa correlate
• Area: quale aspetto del progetto stai discutendo
• Descrizione: una panoramica della decisione che hai preso
• Motivazione: Il motivo della decisione ed eventuali commenti o disaccordi citati
• Alternative: altre opzioni che hai discusso ma che hai deciso contro
• Impatto previsto: Descrivi brevemente cosa ritieni cambierà la decisione
• Collaboratori: elenca tutti coloro che hanno contribuito alla decisione
• Firma di approvazione: la firma, di solito dal project manager

Esempio di registro delle decisioni

Inventiamo un caso teorico per esaminare il processo. Per il nostro esempio di registro delle decisioni, consideriamo un cantiere che si chiede se utilizzare acciaio o legno per inquadrare un edificio più piccolo sul retro dell'edificio più grande.

Il registro delle decisioni conterrebbe tutti i dati sopra descritti, come il nome del progetto, il nome del project manager, un ID e il titolo potrebbe essere qualcosa come "Backhouse Frame". Le persone coinvolte sarebbero almeno il project manager, l'architetto e l'appaltatore.

La discussione potrebbe riguardare il prezzo rispetto alla sicurezza. Raccogli questi pro e contro e aggiungili al registro delle decisioni del progetto. Esplora l'impatto e le alternative, come l'impatto dell'acciaio sul budget e il legno potrebbe richiedere elementi stabilizzanti aggiuntivi. È un modo per esaminare le migliori pratiche e vedere quale è più adatta al progetto.

Prendi una decisione, annotala nel registro e chiedi al project manager di firmare. Quindi, consegna il documento alle parti interessate del progetto, ad esempio il proprietario della proprietà che ha appaltato il lavoro. Ciò fornisce alle parti interessate un contesto per la discussione e la decisione, oltre a guidare i subappaltatori durante la creazione della struttura.

Come utilizzare un registro delle decisioni

Utilizzare un registro ogni volta che viene presa una decisione nel progetto. Ciò non significa necessariamente decisioni minori, ma più sono e meglio è. Includere qualsiasi decisione che abbia un impatto sul progetto. È probabile che le parti interessate a un certo punto si arrabbieranno e chiederanno di sapere perché questa, quella o l'altra cosa è stata fatta. Il registro delle decisioni è un modo per comunicare loro e anche supportare la decisione.

Pertanto, un registro delle decisioni di un progetto non è importante mentre lo stai scrivendo, ma lo è di più quando sei messo in grado di difendere la tua decisione. Se vieni sfidato o una decisione viene messa in discussione, il registro è lì per sostenerti.

Se un registro delle decisioni viene rivisto, dovrebbe essere annotato nel registro delle decisioni. Vuoi documentare anche quella decisione. Spiega perché è stata presa la decisione e perché è stata modificata. Quindi, aggiorna il registro e creane uno nuovo che rifletta la modifica.

Modelli di registro delle decisioni

Puoi prendere una decisione registrarti su qualsiasi foglio di calcolo o persino app di elaborazione testi, ma ci sono molti modelli di log decisionali gratuiti che lo espongono per te se è più semplice. Ecco alcuni dei più popolari che abbiamo trovato online.

Esempi di modelli

SampleTemplates ha oltre nove diversi modelli di registro delle decisioni per PDF e Word. Attraversano una serie di settori diversi, quindi dovresti essere in grado di trovare il modello che si adatta alle tue esigenze particolari.

WordTemplatesOnline

WordTemplatesOnline ha modelli di registro delle decisioni gratuiti per Excel, Word e PDF. Offrono una varietà di modelli di registro diversi per vari tipi di riunioni di lavoro, come linee guida e principi per i piani pensionistici, uno che acquisisce decisioni e rischi chiave, altri che includono priorità, stato e altro ancora.

Naturalmente, i modelli sono statici e non possono essere utilizzati per una collaborazione efficace. Piuttosto che utilizzare un modello di registro delle decisioni, è meglio utilizzare un software per gestire le decisioni e tenere traccia delle modifiche al progetto.

In che modo ProjectManager aiuta con i registri delle decisioni

ProjectManager è un software di gestione del lavoro basato su cloud che collega i team ibridi e li aiuta a lavorare in modo più produttivo. Con più viste del progetto per adattarsi allo stile di lavoro di tutti e dati in tempo reale per favorire la collaborazione e monitorare meglio i progetti, ProjectManager è anche un ottimo modo per tenere traccia del processo decisionale.

Usa i dashboard per tenere traccia dei KPI

Prima di poter prendere una decisione, hai bisogno di dati per darti una visione migliore del problema. La dashboard in tempo reale e i report con un clic di ProjectManager raccolgono automaticamente le metriche del progetto. La dashboard tiene traccia di tempo, costo, carico di lavoro e altro, fornendoti un rapporto istantaneo sullo stato.

Crea flussi di lavoro visivi con le schede Kanban

Invece di utilizzare un modello statico come registro delle decisioni, utilizza la visualizzazione della bacheca kanban. Una bacheca kanban è uno strumento visivo che mostra il flusso di lavoro. Puoi impostare ciascuna colonna come una delle categorie nel registro delle decisioni e le schede possono acquisire i dati rilevanti. Quindi, puoi utilizzare la funzione per assegnare e tenere traccia dell'avanzamento di tale modifica dopo che è stata autorizzata.

Segui il tuo piano sui diagrammi di Gantt

Infatti, puoi pianificare tutte le modifiche apportate al tuo progetto con il diagramma di Gantt di ProjectManager. Basta passare dal kanban alla visualizzazione del diagramma di Gantt e vedrai il lavoro disposto su una sequenza temporale del progetto. Ora puoi aggiungere dipendenze, filtrare il percorso critico e impostare una linea di base per tenere traccia degli sforzi pianificati rispetto a quelli effettivi.

ProjectManager è un software pluripremiato che connette i team ibridi indipendentemente da dove si trovano, in quale reparto lavorano o il loro livello di abilità e offre loro gli strumenti per lavorare meglio insieme. Il nostro software di gestione del lavoro include strumenti di gestione delle risorse, schede attività e altro per aiutarti a lavorare in modo più efficiente. Unisciti ai team della NASA, Nestles e Siemens che già utilizzano il nostro software. Inizia subito con ProjectManager.