Definizione del progetto: il significato di un progetto

Qual è la definizione di progetto, esattamente? Parliamo molto di aspetti specifici della gestione dei progetti, ma a volte è utile iniziare dalla radice e approfondire le basi.

Per comprendere appieno i concetti di gestione dei progetti di alto livello, è importante conoscere le risposte semplici. Quando puoi fare appello a questa conoscenza, i concetti più complicati sono più facili da padroneggiare. Che tu sia il project manager o uno stakeholder, dai la definizione del tuo prossimo progetto tenendo a mente questi suggerimenti per la gestione del progetto.

Definizione del progetto

Un progetto è un insieme di attività che devono essere completate per raggiungere un determinato obiettivo o risultato. A seconda delle dimensioni e della portata del progetto, questi compiti possono essere semplici o elaborati, ma tutti i progetti possono essere suddivisi in obiettivi e cosa è necessario fare per raggiungerli.

Le organizzazioni e gli individui gestiscono progetti con un'ampia gamma di obiettivi. Questi possono assumere molte forme, dalla costruzione di un edificio alla pianificazione di un evento e persino al completamento di un determinato compito. I rivenditori, ad esempio, possono perseguire progetti che migliorano il modo in cui tengono traccia dell'evasione degli ordini. I team di costruzione completano i progetti ogni volta che pianificano e costruiscono qualcosa, e così via!

7 Termini chiave del progetto da sapere

Indipendentemente dal progetto, esistono termini di progetto universali che vengono utilizzati indipendentemente dal tipo di progetto, dalle dimensioni del progetto o da qualsiasi altro fattore. Conosci questi sette termini come il palmo della tua mano e sarai un passo avanti prima dell'inizio del progetto:

1. Ciclo di vita del progetto

Il ciclo di vita del progetto si riferisce alle cinque fasi in cui tutti i progetti devono progredire, dall'inizio alla fine. Le cinque fasi del ciclo di vita di un progetto fungono da schema di base che fornisce una definizione del progetto. Queste cinque fasi sono l'avvio, la pianificazione, l'esecuzione, il monitoraggio e la chiusura.

2. Ambito del progetto

L'ambito del progetto è un aspetto chiave della fase di pianificazione del progetto. Per molti versi, è il punto di partenza. La determinazione dell'ambito del progetto richiede che il project manager e il suo team stabiliscano obiettivi e obiettivi, dettaglino i risultati finali, creino attività, stabiliscano date importanti e altro ancora. L'ambito del progetto definisce i risultati desiderati e tutti i fattori specifici che influenzeranno il loro raggiungimento.

3. Stakeholder

Uno stakeholder si riferisce a chiunque sia coinvolto in un progetto. Uno stakeholder può essere coinvolto in ogni fase del progetto, o solo in un certo modo. L'analisi delle parti interessate aiuta a classificare in che modo investitori, membri del team, fornitori, appaltatori e altro possono influenzare il tuo progetto.

4. Consegnabile

Un risultato finale si riferisce al risultato o ai risultati specifici che un progetto crea. I risultati finali possono essere "tangibili" o "intangibili", nel senso che possono essere un prodotto fisico o qualcosa di concettuale. In genere, i risultati finali sono il bisogno che ha ispirato il progetto in primo luogo. Se qualcuno incarica un costruttore di progettare e costruire uno spazio ufficio, l'ufficio è un risultato tangibile.

5. Pietra miliare

Le pietre miliari sono risultati predeterminati che aiutano a tenere traccia dell'avanzamento del progetto. Pensa alle pietre miliari come ai checkpoint. Questi punti di controllo vengono decisi prima dell'inizio di un progetto, quindi il project manager e il team sanno quando sono sulla buona strada per raggiungere i risultati finali. Senza pietre miliari, è difficile sapere se il progetto è sulla strada per il successo o deve essere reindirizzato.

6. Risorse

Una risorsa è qualsiasi cosa necessaria per completare un progetto. In un progetto di costruzione, i materiali sono una risorsa essenziale. Detto questo, altre risorse, come tempo, manodopera e attrezzature, sono altrettanto importanti. Un project manager deve essere in grado di identificare tutte le risorse del progetto per creare un piano delle risorse e gestire le risorse di conseguenza. Quando le risorse non vengono contabilizzate, è facile gestirle male.

7. Dipendenze

Le dipendenze del progetto si riferiscono a come le risorse devono essere condivise e allocate all'interno di un progetto. Molti progetti utilizzeranno gli stessi materiali fisici per scopi diversi e in fasi diverse. Comprendere questa dipendenza è l'unico modo per garantire che ci siano risorse sufficienti per andare in giro. Allo stesso modo, tutti i progetti sono suddivisi in attività. Quando un'attività non può iniziare prima del completamento di un'altra, queste attività condividono una dipendenza.

Cosa significa lavorare su un progetto

Che si tratti del project manager, di un membro del team o di qualsiasi altro stakeholder del progetto, sono membri del team di progetto più ampio e le loro azioni influiscono direttamente sugli altri membri del team. Come ogni squadra, "vinci" o "perdi" come unità, quindi è incredibilmente importante comunicare e ascoltare gli altri membri del team per coordinare gli sforzi e avere successo. La maggior parte degli incidenti e dei fallimenti del progetto sono il risultato diretto di una scarsa comunicazione o mancanza di collaborazione.

Perché questo è importante finché il lavoro viene svolto? Lavorare su un progetto significa capire il progetto nel suo insieme tanto quanto fare il lavoro. L'unico modo per vedere questo quadro generale è ascoltare la squadra e imparare gli uni dagli altri.

Che cos'è la gestione dei progetti?

Il processo di gestione del progetto inizia con l'ideazione del progetto e continua per tutto il ciclo di vita del progetto. Ciò richiede una conoscenza dettagliata delle risorse aziendali e di come assegnarle per portare a termine compiti, compiti, eventi e altri progetti.

Un'ampia gamma di settori si basa su metodi e strumenti di gestione dei progetti per l'esecuzione dei progetti. Alcuni esempi di questi settori sono l'edilizia, l'IT, l'ingegneria, il marketing e la pubblicità. Qualsiasi team che lavora insieme per raggiungere un obiettivo condiviso si sta impegnando in una qualche forma di gestione del progetto.

Cosa fa un Project Manager?

Un project manager è più di un semplice manager, nel senso tradizionale. Questa persona è il leader del team di progetto e supervisiona ogni aspetto del progetto, dall'inizio alla fine. Il project manager in genere scriverà il piano del progetto, condurrà le riunioni del team, assegnerà compiti ed eseguirà test di controllo qualità per garantire che tutto funzioni senza intoppi. Tuttavia, un project manager non può portare l'intero progetto sulle spalle. Uno dei loro compiti principali, infatti, è quello di saper affidare varie responsabilità ai membri del team.

Con l'aiuto del loro team, i project manager creeranno pianificazioni e budget di progetto. Creeranno anche report di progetto durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Come puoi vedere, le loro responsabilità sono diffuse, ma ciò non significa allargarsi troppo. Idealmente, un project manager crea le fondamenta del progetto, come le fondamenta di una casa. Quindi nominano altre persone per finire ogni stanza.

Definizione del progetto: buone pratiche per la gestione dei progetti

Indipendentemente dal progetto, dalle dimensioni del team o da qualsiasi altra cosa, ci sono pratiche che aumentano esponenzialmente le possibilità di successo. Per quanto sia fondamentale raggiungere gli obiettivi e raggiungere i risultati finali, è altrettanto importante creare una cultura positiva all'interno del progetto. Questi cinque suggerimenti possono sembrare semplici, ma fanno la differenza nel mondo:

Imposta i check-in regolari della squadra

È facile incontrare il team "se necessario", ma una volta che un progetto inizia, diventa più difficile trovare il tempo nel programma di tutti. Invece, pianifica riunioni regolari prima ancora che inizi un progetto. Queste riunioni fungono da check-in in cui i membri del team possono scambiarsi aggiornamenti, esprimere dubbi, porre domande, apportare modifiche e fare qualsiasi altra cosa di cui potrebbero aver bisogno. Quando questi check-in sono già integrati nel programma, nessuno aspetta di incontrarsi fino a quando non si verifica un incidente o un problema.

Delegare

Parte di ciò che dà una definizione di progetto è sapere come delegare. Che si tratti dei project manager o di un membro del team, molto probabilmente avranno bisogno di aiuto per un'attività a un certo punto. Ora, questo non significa semplicemente passare il compito a qualcun altro. Ciò significa che ogni membro del team ha le stesse responsabilità. Invece, i migliori project manager sanno come rinunciare a un po' di controllo e delegare ai membri del team.

Conosci la squadra

Tutti i membri del team di gestione del progetto dovrebbero conoscere i reciproci punti di forza, di debolezza e di specialità. Ad esempio, se un membro del team ha bisogno di informazioni da un dipartimento diverso, dovrebbe sapere esattamente a chi chiedere. Questa familiarità riduce il tempo perso. È particolarmente importante che un project manager conosca molto bene il proprio team.

Quando il membro del progetto sa queste cose, può prendere decisioni che giocano sui punti di forza dei membri del loro team, non sulle loro debolezze. Conoscere il team è un aspetto importante per creare una cultura positiva all'interno di un progetto, poiché celebra le capacità di tutti.

Celebra le pietre miliari

Parlando di cultura positiva, non sottovalutare mai il potere di prendersi un momento per segnare un traguardo. Raggiungerne uno significa che il team ha fatto progressi significativi e il progetto è ancora sulla buona strada. Per lo meno, è importante annunciare il raggiungimento di traguardi durante i check-in del team. Ciò mantiene tutti sulla stessa pagina e migliora l'efficacia del team.

Scegli Strumenti PM superiori

La gestione dei progetti è un lavoro estremamente complesso. Senza gli strumenti adeguati, è facile commettere errori, disorganizzarsi e persino non riuscire a completare il progetto. Il modo migliore per proteggere il tuo progetto da questi passi falsi è scegliere strumenti che semplifichino l'intero processo.

Il miglior software di gestione dei progetti fa proprio questo. L'uso del software di gestione dei progetti libera il pieno potenziale del tuo team e del progetto e porta il risultato finale a nuovi livelli. La chiave è trovare un software di gestione dei progetti intuitivo e facile da usare che non scenda a compromessi in termini di funzionalità.

Come ProjectManager semplifica la gestione dei progetti

ProjectManager è un premiato software di gestione dei progetti che rende la gestione dei progetti più semplice che mai. Il nostro software basato su cloud consente all'intero team di lavorare al progetto mentre è sul campo o in viaggio e la nostra moderna interfaccia combina funzionalità e navigazione intuitiva. Ciò significa che non dovrai più perdere tempo cercando di familiarizzare con un nuovo strumento e più tempo per perfezionare la definizione del tuo progetto.

Pianifica i diagrammi di Gantt

Pianifica i tuoi progetti dall'inizio alla fine con la potente funzione del diagramma di Gantt di ProjectManager, che ti consente di mappare le attività del progetto in fasi. Puoi persino creare dipendenze e impostare pietre miliari. Inoltre, puoi importare file Excel e file Microsoft Project, quindi il passaggio al nostro software è semplice.

Tieni traccia sui dashboard di progetto

Man mano che il team di progetto procede con le attività, i project manager possono tenere traccia di ogni aggiornamento di stato sulla nostra dashboard in tempo reale che puoi personalizzare per mostrare le metriche più importanti. Ogni modifica a un'attività viene monitorata e aggiorna automaticamente i grafici e i grafici colorati e di facile lettura. Tenere d'occhio lo stato di avanzamento del tuo progetto non è mai stato così facile!

Ottieni tutte queste funzionalità e altro ancora quando usi ProjectManager. Tutti questi strumenti sono disponibili nel nostro software per aiutarti a pianificare, monitorare e creare report sul tuo progetto in tempo reale. Scopri cosa può fare per te facendo questa prova gratuita di 30 giorni!