Project Design in Project Management: una guida rapida

La fase di progettazione del progetto è il primo passo nella pianificazione di un progetto. Prepara il terreno per l'avvio del progetto e la fase di pianificazione del progetto e documenti importanti come la carta del progetto e il piano del progetto.

Che cos'è il design del progetto?

La progettazione del progetto è un processo di brainstorming in cui il team di gestione del progetto inizia a pensare al progetto da una prospettiva di alto livello, delineando obiettivi, metodologie, risorse e criteri di successo per stabilire un approccio al progetto che verrà presentato alle parti interessate per poi iniziare con l'avvio del progetto e le fasi di progettazione. In questa fase del progetto vengono prese le decisioni su come gestire e governare.

Quindi, dopo la fase di progettazione del progetto, è possibile creare una proposta di progetto, un project charter e un piano di progetto. Questi documenti di progetto saranno poi utilizzati per gestire la fase di esecuzione del ciclo di vita del progetto.

Il pensiero che va avanti durante la progettazione, tuttavia, non si concentra sui dettagli tanto quanto lavora a un livello superiore in termini di gestione del progetto. Il software di pianificazione del progetto può aiutare a organizzare sia la strategia di alto livello che i dettagli specifici di un progetto.

ProjectManager, ad esempio, dispone di diagrammi di Gantt per la creazione di programmi dettagliati, ma anche di schede kanban per una facile collaborazione per l'aspetto strategico della progettazione del progetto. Gestisci la tua strategia, pianificazione, pianificazione, esecuzione e reporting in un software di gestione dei progetti di facile utilizzo. Provalo gratis oggi.

Qual è lo scopo del processo di progettazione del progetto?

Il disegno del progetto definisce la metodologia complessiva del progetto che verrà utilizzata e una panoramica del progetto. Descrive i principali risultati finali, prodotti o funzionalità che saranno completati. Il design del progetto stima anche approssimativamente il budget e delinea come monitorare e valutare i progressi. Può essere presentato più di un progetto alle parti interessate, che possono quindi scegliere quello che ritengono più adatto alle loro esigenze.

Perché è importante la fase di progettazione del progetto?

Il design del progetto è un primo passo importante verso un progetto di successo. Un progetto è un'organizzazione strategica di idee, materiali e processi allo scopo di raggiungere un obiettivo. I project manager si affidano a un buon design per evitare insidie ​​e fornire parametri per mantenere aspetti cruciali del progetto, come la pianificazione e il budget.

Processo di progettazione del progetto: come progettare un progetto passo dopo passo

Ci sono passaggi da compiere per definire i disegni del progetto e sviluppare una strategia di implementazione. Sono le fasi più importanti di un progetto. Pertanto, vuoi coinvolgere il tuo team e le parti interessate nel processo per assicurarti di coprire tutte le basi. Prenditi il ​​tempo necessario per completare a fondo questa fase.

1. Definisci la visione del tuo progetto

Qual è la tua visione del progetto? Questa non è una torta nella speranza del cielo, ma una dichiarazione di visione, che prevede un problema che deve essere risolto. Ciò significa chiarire il motivo del progetto. La dichiarazione di visione è un documento formale che dichiara il potenziale del progetto. Viene presentato alle parti interessate per mostrare la fattibilità del progetto e i suoi vantaggi.

Non è un documento lungo e dettagliato. Puoi avere una visione breve e idealistica in termini di esito del progetto; dopotutto, è così che vendi il progetto. Quindi, dipingi un quadro del successo del progetto e inseriscilo in un contesto più ampio.

2. Indica il problema che il tuo progetto risolverà

Per supportare quel documento di visione, è necessario identificare un problema che deve essere risolto. Pertanto, è spesso necessaria una valutazione delle esigenze, in modo da poter vedere gli ostacoli che l'azienda sta incontrando. Questo allineerà il problema che stai affrontando con l'organizzazione e la sua strategia. Fornirà inoltre i dati necessari per progettare una soluzione ottimale per il problema.

Per iniziare, quali informazioni stai raccogliendo? Quali fonti ci sono per queste informazioni e come raccoglierai le informazioni? Successivamente, analizza e determina i problemi che il tuo progetto è stato creato per risolvere. Raccogli questi risultati in un documento.

3. Stimare le risorse del progetto che saranno necessarie

Successivamente, è necessario riconoscere le risorse necessarie per portare a termine il progetto. Le risorse sono qualsiasi cosa, dalle persone alle attrezzature alle strutture necessarie per completare con successo il progetto.

Un buon modo per capire le risorse è lo stesso modo in cui i giornalisti si avvicinano a una notizia, con le Cinque W: chi, cosa, dove, quando e perché. Di chi hai bisogno per eseguire il progetto, quali strumenti di gestione delle risorse sono richiesti, dove verrà svolto il lavoro, quando inizierà e terminerà il progetto e perché sono necessarie queste risorse?

4. Delinea gli obiettivi del tuo progetto

Non puoi raggiungere i tuoi obiettivi se prima non li hai identificati. Un obiettivo è qualcosa alla fine del progetto che è sia osservabile che misurabile. Un obiettivo coincide con la risoluzione di un problema.

Crea una dichiarazione degli obiettivi che spieghi come vengono affrontati gli obiettivi nel progetto. Per farlo bene, applica il metodo SMART, che sta per specifico, misurabile, realizzabile, realistico e rilevante nel tempo. Ogni obiettivo dovrebbe essere definito da questi termini.

5. Struttura la tua strategia di progetto

Per raggiungere gli obiettivi del progetto ci deve essere una strategia in atto. Una strategia è un processo per raggiungere gli obiettivi del progetto entro i vincoli del progetto, come le sue risorse, la pianificazione, il budget, ecc. Come può essere creata una strategia per raggiungere gli obiettivi del progetto?

Considera i precedenti e guarda indietro a progetti simili del passato e cosa avrebbero potuto mostrare in termini di pro e contro delle loro strategie applicate. Le migliori pratiche per la gestione dei progetti sono sempre una buona base e quindi costruiscono una strategia in modo incrementale, creando un percorso verso il successo.

6. Preparare un piano di emergenza

Qualsiasi project manager sa che pochissime cose procedono come previsto. È necessario un piano di riserva per rispondere rapidamente e correttamente ai problemi che si presentano in un progetto. Pertanto, questo deve essere incluso nella progettazione del progetto.

Cerca i rischi negativi inerenti al progetto. Sono integrati in vari luoghi, come i team, che potrebbero non avere competenze, avere assenze inevitabili, turnover, ecc. Gli orari possono essere afflitti da ritardi. L'ambito potrebbe essere stato mal definito. I costi sono sottostimati o i fondi si esauriscono. Avere un piano per affrontare questi rischi.

7. Stabilire un piano di valutazione

Un progetto deve essere sempre in fase di valutazione. Un piano di valutazione ti aiuterà a monitorare il progetto e forse ti avviserà anche quando inizia a deviare. Utilizzare questo piano per analizzare le componenti del progetto, i risultati e gli impatti.

I risultati sono cambiamenti misurabili, mentre gli impatti sono quanto bene vengono raggiunti gli obiettivi del progetto. Pertanto, il piano di valutazione è un documento dettagliato che definisce i criteri per determinare l'efficacia e l'efficienza del progetto monitorando i progressi su tutti gli aspetti del progetto.

8. Stimare i costi e creare un budget di progetto

Il budget delinea le risorse finanziarie che guidano il progetto. Un budget assegnerà un costo a ciascuno dei requisiti del progetto. Creare un budget di progetto significa formalizzare le risorse finanziarie che saranno destinate al progetto. Questo inizia con la scelta di un modo per stimare i costi, identificare gli impatti e riferire sulla valutazione.

9. Creare una proposta di progetto

Tutto ciò porta a una proposta di progetto per spiegare perché il progetto dovrebbe essere eseguito e quali sono i suoi vantaggi. I passaggi precedenti sono riassunti, scrivendo la visione del progetto e una breve descrizione del problema a cui si riferisce. Quindi dichiarare gli obiettivi del progetto e delineare la strategia che verrà utilizzata per raggiungere tali obiettivi.

Esempio di progettazione del progetto

I project manager utilizzano strumenti di gestione del progetto come i diagrammi di Gantt per strutturare la progettazione del progetto. Ecco un semplice esempio di progettazione del progetto che mostra come le idee di progettazione del progetto vengono aggiunte a questo strumento di pianificazione del progetto.

Per questo esempio di progetto, diamo un'occhiata a un progetto di costruzione. Come puoi vedere nell'immagine qui sotto, durante la fase di progettazione del progetto, i project manager possono utilizzare i diagrammi di Gantt per aggiungere le principali attività e risultati finali, nonché costruire la struttura di ripartizione del lavoro di un progetto per delineare le fasi dell'esecuzione del progetto.

I diagrammi di Gantt di ProjectManager hanno due parti principali. Sul lato sinistro c'è un foglio di calcolo che consente ai project manager di inserire informazioni che verranno utilizzate per generare automaticamente una sequenza temporale del progetto sul lato destro. Questa sequenza temporale non mostrerà solo le attività del progetto, ma anche le pietre miliari, le dipendenze delle attività e le date di scadenza per i risultati del progetto.

Cosa può fare ProjectManager per aiutare la progettazione del tuo progetto

La progettazione di un progetto richiede molto lavoro, ma l'utilizzo degli strumenti di gestione del progetto facilita il processo di creazione di uno schema che dettaglia queste varie parti del progetto. Oltre a utilizzare i diagrammi di Gantt per organizzare le idee di progettazione del progetto in una sequenza temporale del progetto, puoi anche utilizzare le bacheche kanban per gestire il flusso di lavoro utilizzando ProjectManager.

Pianifica i flussi di lavoro con le bacheche Kanban

ProjectManager dispone di una funzione kanban creata per visualizzare i flussi di lavoro. La fase di progettazione del progetto prevede la collaborazione tra i membri del team di gestione del progetto che dovranno condividere file e comunicare in tempo reale, cosa che può essere ottenuta con le bacheche kanban di ProjectManager che consentono ai team di progetto di comunicare e strutturare meglio la progettazione del progetto.

È facile vedere come questo processo può esserti utile per tutta la progettazione del progetto, mentre raccogli più documenti per definire il tuo progetto. Quindi, una volta eseguito correttamente, puoi utilizzare i dashboard in tempo reale di ProjectManager per tenere traccia dell'avanzamento del progetto.

Tieni traccia dei progetti con dashboard in tempo reale

I dashboard in tempo reale di ProjectManager aiutano i project manager a tenere traccia dei costi, delle tempistiche e dei progressi del progetto una volta che la progettazione del progetto diventa realtà. Questi potenti dashboard possono essere utilizzati per tenere traccia di più progetti in un portfolio.

Solo un robusto software di gestione dei progetti può gestire tutti i dati necessari per una buona progettazione. ProjectManager è uno strumento basato su cloud che dispone di funzionalità, come il diagramma di Gantt online, per aiutare a programmare, così come altri, per aiutare con il budget e l'allocazione delle risorse. Scopri come può aiutarti prendendo questa prova gratuita di 30 giorni.