Tecniche di stima del progetto: una guida rapida

Un progetto di successo inizia con una stima di successo. Per programmare correttamente il lavoro per l'esecuzione del progetto, è necessario conoscere la tempistica, i costi, l'ambito, il rischio e altro ancora. Tutte queste considerazioni fanno parte delle tecniche di stima del progetto.

Le tecniche di stima sono utili per prendere decisioni sulla fattibilità del tuo progetto. Se decidi di andare avanti, sono essenziali per prevedere con precisione i progetti. Definiamo le tecniche di stima del progetto, inclusa una lista di controllo di ciò che deve essere stimato, e offriamo alcune delle tecniche più popolari che puoi implementare.

Quali sono le tecniche di stima del progetto?

Le tecniche di stima del progetto sono strumenti che aiutano i project manager a prevedere costi, tempi e altre variabili in relazione a un progetto imminente. Queste tecniche di stima consentono una previsione più accurata degli elementi chiave in ogni progetto e includono costi, tempi, ambito, rischio, risorse e qualità. Le stime di allocazione delle risorse tendono a essere utilizzate maggiormente nelle operazioni IT agili.

Lo scopo delle tecniche di stima del progetto è aiutare i clienti a comprendere l'investimento necessario per realizzare il progetto. Il project manager deve vendere il progetto al cliente e convincerlo che otterrà un ritorno sull'investimento. Se il progetto viene approvato, il project manager ha bisogno di queste tecniche di stima per capire un piano fattibile per consegnare il progetto in tempo e nel rispetto del budget.

In particolare, le tecniche di stima del progetto includono un calcolo approssimativo del prezzo, del tempo o di altri aspetti misurabili del progetto. Queste tecniche di stima sono necessarie per i clienti, le parti interessate e il processo di pianificazione del progetto perché, senza di esse, stai facendo un'ipotesi. Invece, le tecniche di stima del progetto consentono di calcolare un numero realistico.

Il software di gestione dei progetti può aiutare quando si utilizzano tecniche di stima. ProjectManager è un software di gestione dei progetti online che non solo ti aiuta a stimare il costo del progetto, il tempo, le risorse e altro, ma ha anche le funzionalità necessarie per pianificare, monitorare e creare report su quel progetto. I nostri diagrammi di Gantt ti consentono di stimare tempo, costi e risorse per aiutarti a costruire la pianificazione del tuo progetto, inclusa una struttura di suddivisione del lavoro, collegando le attività dipendenti per evitare colli di bottiglia e persino filtrando il percorso critico. Quando imposti una linea di base, sarai in grado di calcolare automaticamente la varianza mentre esegui il tuo progetto per rimanere in pista. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.

Lista di controllo per la stima del progetto

Abbiamo esaminato gli elementi essenziali che dovrebbero far parte delle tecniche di stima del tuo progetto, ma è utile saperne di più individualmente. Come notato sopra, ci sono sei aree principali che dovrebbero essere stimate durante la ricerca o la pianificazione di un progetto. Sono costi, tempo, portata, rischio, risorse e qualità. Diamo un'occhiata a ciascuno di questi elementi del progetto più da vicino.

1. Costo

Il costo è ciò che la maggior parte delle persone pensa quando pensa alle tecniche di stima. Questo è comprensibile poiché la maggior parte dei progetti viene discussa in dollari e centesimi. I progetti sono un investimento e se non sei in grado di ottenere un ritorno su quell'investimento, non hai consegnato un progetto di successo.

Se hai familiarità con la gestione dei progetti, conosci il triplo vincolo: costo, ambito e tempo. Queste sono le tre forze principali che influiscono su qualsiasi progetto. Il costo è semplicemente denaro; o non hai abbastanza per completare il progetto o spendi troppo e il progetto finisce per costare molto di più di quanto previsto. Nessuno dei due scenari è l'ideale.

Prevedere con precisione quanto costerà il progetto prima dell'esecuzione è importante per il cliente e le parti interessate. Quella cifra determina spesso se vanno avanti con il progetto o meno. Ti aiuta anche a gestire le aspettative del tuo cliente sul progetto, quindi scoprire quanto ti servirà e quando ne avrai bisogno sono stime di progetto critiche.

2. Tempo

Un altro pilastro del triplo vincolo è il tempo. Questo si riferisce alla quantità di tempo complessiva necessaria per completare il progetto e le attività di accompagnamento. Se sai quanto tempo impiegherà il tuo team a svolgere le proprie attività, tali attività possono essere incluse per offrire una stima del tempo abbastanza accurata.

Questo è di vitale importanza per il project manager quando inizia a formulare il piano e la pianificazione del progetto. Mentre i project manager vogliono sapere quanto tempo impiega un progetto e le parti interessate del progetto sono certamente interessate alle scadenze, ci sono altri motivi per cui il tempo è una stima cruciale del progetto.

Proprio come il denaro determina il finanziamento del progetto, sapere quanto tempo impiegherà il progetto consente al project manager di pianificare le risorse necessarie. Le risorse di coordinamento dipendono dalla sequenza temporale sviluppata. Il tempo informa anche quando saranno ricevuti i risultati chiave.

3. Ambito

L'ultimo triplo vincolo è l'ambito. L'ambito del progetto è semplicemente tutto ciò che deve essere fatto nel progetto affinché venga consegnato con successo. In altre parole, i project manager devono stimare la quantità di lavoro necessaria per ricevere il risultato finale. In questo modo, comprese le attività coinvolte, conoscerai i materiali necessari per eseguire il progetto.

L'ambito si integra perfettamente con tempi e costi per creare il triplo vincolo e una base su cui basare qualsiasi tecnica di stima accurata del progetto. In effetti, l'ambito, il tempo e i costi sono così interdipendenti da essere fondamentali per la gestione di un progetto.

Se, ad esempio, un progetto richiede più tempo, l'ambito o il costo dovranno cambiare. Lo stesso vale se si verificano costi aggiuntivi. È come un atto di equilibrio con il successo del progetto trattenuto da queste tre gambe. Ma ciò non significa che siano le uniche stime richieste per le tecniche di stima.

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4. Rischio

Al di fuori del triplo vincolo, ma non per questo meno impattante, c'è il rischio del progetto. Il rischio è tutto ciò che non dovrebbe accadere che accade e ha un impatto sul progetto. Il rischio può essere negativo ed è per lo più considerato negativo, ma ci sono rischi positivi che possono essere opportunità.

Sia che tu voglia mitigare o sfruttare un rischio, devi stimare cosa potrebbe accadere in modo da essere preparato. Le tecniche di stima del rischio implicano l'identificazione di ciò che potrebbe accadere e l'elaborazione di un piano per rispondervi. Questo potrebbe non coprire tutte le basi, ma ti mette in una posizione migliore per agire.

Questo è l'inizio di un piano di gestione del rischio. Ci saranno anche membri del team che sono responsabili dell'identificazione del rischio e, se si presenta un problema, ci saranno membri del team che lo possiedono. Ciò significa che sono responsabili del monitoraggio dei suoi progressi man mano che vengono mitigati o utilizzati a vantaggio del progetto.

5. Risorsa

Le risorse sono tutto ciò di cui hai bisogno per portare a termine il progetto, inclusi il tuo team, i materiali, le attrezzature e così via. Naturalmente, anche le risorse necessitano di tecniche di stima. Non vuoi iniziare a eseguire un progetto senza sapere di quanti subappaltatori avrai bisogno o quale software utilizzerà il tuo team.

La gestione delle risorse ti aiuta a sapere di cosa hai bisogno e quando ne hai bisogno, così non ci sono ritardi poiché i team aspettano l'attrezzatura quando lavorano alle attività. Devi anche sapere chi è disponibile e quando è possibile assegnare loro un lavoro. È importante sapere a chi è assegnato quale lavoro per assicurarsi di bilanciare la loro allocazione.

È chiaro che mentre il triplo vincolo presenta tre dei fattori più importanti per portare a termine un progetto con successo, non sono i soli. Certamente, le risorse sono critiche. Potrebbero anche essere più difficili da stimare poiché spesso provengono da una varietà di fornitori, fornitori e estranei che sfuggono al controllo del project manager.

6. Qualità

Infine, il progetto non è un successo se non vengono soddisfatte le aspettative di qualità. Puoi consegnare il progetto in tempo e anche sotto budget, ma senza soddisfare le richieste dei clienti o delle parti interessate del tuo cliente, questo è un progetto fallito.

La qualità sta rispettando determinate normative o aspettative, a seconda del progetto. Potrebbero esserci restrizioni ambientali o il prodotto deve funzionare come pubblicizzato. Qualunque siano i vincoli di qualità, possono portare a più tempo e denaro investiti nel progetto.

Fare una stima accurata del livello di qualità previsto informa le altre cinque stime di cui sopra. In un certo senso, tutte e sei queste stime di progetto sono correlate o, almeno, interconnesse. Qualunque sia la stima della qualità che ti viene in mente, influirà sicuramente sui costi e sui tempi, sull'eventuale portata, sui rischi e sulle risorse.

Tipi di tecniche di stima del progetto

Ora che abbiamo capito cosa stiamo stimando, diamo un'occhiata ad alcune delle tecniche di stima dei progetti più popolari. È probabile che i progetti utilizzino uno o più di questi quando si effettuano le stime e più ne utilizzi, più è probabile che le tue stime siano accurate.

1. Stima top-down

Le stime top-down sono una tecnica di stima che inizia con un tempo complessivo per il progetto e poi lo scompone in fasi, che vengono poi ulteriormente suddivise in attività. Questa è una tecnica di stima classica che utilizza un aspetto come la struttura di ripartizione del lavoro (WBS).

Questo è comunemente usato quando un cliente richiede che il progetto sia completato entro un certo periodo di tempo. Questa tecnica di stima del progetto funziona bene per questo scenario poiché hai un blocco di tempo e puoi dividerlo in attività per rispettare la scadenza.

2. Stima bottom-up

Questo è il contrario della tecnica di stima di cui sopra. Invece di suddividere la sequenza temporale in attività, fai una stima di ciascuna attività e le combini in una stima per l'intero progetto.

Questo è un metodo più accurato poiché l'utilizzo di attività più piccole per creare una pianificazione più ampia ti darà una stima migliore del tempo necessario per completare il progetto. Il problema è che questa tecnica di stima richiede più tempo.

3. Stima analoga

La stima analoga è una tecnica in cui il project manager esamina un progetto precedente simile e ne studia le variabili per elaborare una stima per il tempo e il costo del progetto corrente. Questo confronto funziona meglio quando ci sono più dati che portano a una maggiore precisione.

Questa è una tecnica di stima dall'alto verso il basso poiché il project manager prima stima i costi del progetto e poi lo scompone in parti più piccole. È utile utilizzare questa tecnica di stima quando si dispone di risorse di stima limitate.

4. Stima parametrica

Questa è un'altra tecnica di stima che sfrutta i dati del progetto passato. In questa tecnica di stima, ci sono tentativi di aggiustare i dati per riflettere le differenze tra il progetto passato e quello nuovo che stai stimando.

Prendendo i dettagli da un progetto precedente e valutandolo proporzionalmente, il project manager può stimare il progetto attuale in modo più accurato. Questo è talvolta indicato come modellazione parametrica.

5. Stima a tre punti

Spesso, quando si effettua una stima dal basso verso l'alto, viene utilizzata la stima a tre punti. In questo caso, invece di stimare la durata di una singola attività, vengono applicate tre stime. Una è la stima ottimistica, l'altra è pessimistica e, infine, l'ipotesi più probabile. La media di questi verrà utilizzata come stima effettiva.

Potresti avere familiarità con la stima in tre punti se hai mai utilizzato la tecnica del programma, della valutazione e della revisione (PERT). Inoltre, utilizza quella che viene chiamata media ponderata come tecnica di stima per prevedere in modo più accurato.

6. Giudizio di esperti

Cercare l'aiuto di esperti o persone con esperienza nella gestione del tipo di progetto è di gran lunga la tecnica di stima più comune. È certamente più veloce e più facile che fare calcoli. Le persone tendono a fidarsi degli altri che hanno vissuto un'esperienza simile.

È una tecnica di stima flessibile in quanto è possibile utilizzarla per la stima dall'alto verso il basso o dal basso verso l'alto. In alcuni casi, esperti ed esperienze non sono in linea con il tuo progetto attuale. Gli esperti possono comunque essere utili, ma le loro opinioni dovrebbero essere mitigate da altre tecniche di stima.

Tecniche di stima e Project Manager

ProjectManager è un software di gestione dei progetti che ti aiuta a trasformare le tecniche di stima in piani e programmi di progetto. Il nostro software fornisce dati in tempo reale in modo che i project manager possano tenere traccia dei progressi e delle prestazioni in tempo reale. L'uso del software è lo strumento migliore nel tuo arsenale per modificare i piani quando le stime sono sfavorevoli. Le tecniche di stima sono ipotesi plausibili, ma i dati in tempo reale sono fatti.

Monitora i costi in tempo reale

Assicurarsi che le tue stime siano accurate e che non stai spendendo troppo è difficile. Non essere in grado di tenere traccia di tali costi può comportare problemi per il successo del progetto. Ecco perché disponiamo di dashboard in tempo reale che ti offrono una visione di alto livello del progetto, calcolando e visualizzando automaticamente sei metriche, inclusi i costi. Per un'immersione più approfondita, sono disponibili schede attività e report su schede attività, costi e altro che possono essere personalizzati per concentrarsi solo su ciò che si desidera vedere.

Tieni traccia dell'ambito

Lo stesso vale per l'ambito del tuo progetto. Hai fatto una stima accurata, ma il progetto ti sta rispettando? Abbiamo strumenti di gestione delle risorse che ti consentono di tenere traccia del carico di lavoro del tuo team di progetto. Se sono sovra-allocati o sotto-allocati con le attività, ciò potrebbe significare problemi. Una rapida occhiata al diagramma del carico di lavoro con codice colore ed è chiaro chi sta facendo cosa. Puoi quindi bilanciare il carico di lavoro dal grafico per mantenere il tuo team produttivo e rimanere in pista.

Le tecniche di stima sono importanti. I project manager possono utilizzare il nostro diagramma di Gantt o la visualizzazione foglio per pianificare il progetto e calcolare costi, tempo, ambito e altro ancora. Ma una volta che il progetto inizia, è allora che la gomma colpisce la strada. È meglio disporre di uno strumento di gestione dei progetti in grado di monitorare in tempo reale e tenere traccia del tempo, dell'ambito e dei costi per garantire il successo.

ProjectManager è un software pluripremiato che ti aiuta a pianificare, monitorare e creare report sui progetti durante tutto il loro ciclo di vita. La nostra piattaforma collaborativa ti consente di condividere facilmente file e collaborare in ufficio, sul campo o lavorando in remoto. Unisciti ai team della NASA, Siemens e Nestlé che stanno già utilizzando il nostro strumento. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.