Le 10 migliori strategie di esecuzione del progetto

La tua organizzazione non riesce a colmare il divario tra strategia ed esecuzione del progetto? Questo non è un compito facile.

Fortunatamente, ci sono strategie (e strumenti!) che puoi utilizzare per superare queste lacune e non sei solo in questa sfida. Impariamo come le strategie e gli strumenti giusti possono aiutarti a colmare le lacune per promuovere l'esecuzione di successo del progetto. Ascolteremo gli esperti ed esamineremo i punti chiave che i leader di progetto possono mettere immediatamente in pratica nei loro programmi e progetti.

Che cos'è l'esecuzione del progetto?

Durante i cinque gruppi di processi del ciclo di vita del progetto, ci sono più obiettivi e risultati per ciascuna fase. Dopo l'avvio del progetto e i processi di pianificazione, inizia l'esecuzione del progetto.

I CEO di successo Ram Charan e Larry Bossidy definiscono l'esecuzione nel loro libro Executive: The Discipline of Getting Things Done: “L'esecuzione è un insieme specifico di comportamenti e tecniche che le aziende devono padroneggiare per avere un vantaggio competitivo. È una disciplina a sé stante».

L'esecuzione del progetto è la terza fase del ciclo di vita del progetto e una delle fasi più vitali del progetto. Durante questa fase, costruirai i tuoi risultati e li presenterai al tuo cliente e alle principali parti interessate. Questa è solitamente la fase più lunga del ciclo di vita del progetto e, prevedibilmente, la più impegnativa.

Lo scopo principale dell'esecuzione del progetto è completare il lavoro definito nel piano di gestione del progetto e raggiungere gli obiettivi chiave del progetto. Durante questa fase, un capo progetto si concentra su questi processi chiave:

• Gestione delle persone
• Processi successivi
• Comunicare le informazioni a tutti i principali stakeholder, sponsor e membri del team

Quando esegui un progetto, devi gestire molte cose: risorse, costi, pianificazione e altro ancora. ProjectManager è un software di gestione del lavoro e dei progetti che dispone di più viste del progetto che possono farlo in modo più efficiente. Crea diagrammi di Gantt, assegna compiti e tieni traccia dei progressi per condividere i dati con le parti interessate e mantenere il team di progetto connesso in tempo reale. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.

Fasi di esecuzione del progetto

L'esecuzione del progetto, come con la gestione del progetto, è suddivisa in passaggi per assicurarsi di non trascurare nulla di cruciale. Gli otto passaggi del progetto possono differire leggermente a seconda del progetto e di come funziona la tua organizzazione, ma abbiamo delineato le basi di seguito.

1. Eseguire l'ambito del progetto

Hai pianificato l'ambito del progetto, raccolto i requisiti e definito utilizzando una struttura di suddivisione del lavoro. Una volta che l'ambito è stato convalidato, è il momento di metterlo in atto. Ciò comporta anche il controllo dell'ambito, che fa parte delle fasi di monitoraggio e controllo di un progetto.

2. Gestisci la tua squadra

Assegnare compiti al team è solo l'inizio; devi monitorare il loro lavoro e assicurarti che stiano producendo a pieno regime monitorando il loro carico di lavoro e rimuovendo eventuali colli di bottiglia che potrebbero bloccarne l'avanzamento.

3. Apporta modifiche

Questo porta alle modifiche necessarie per ogni progetto. Non importa quanto sia buono il tuo piano, ci saranno cambiamenti che influiranno sul tuo programma e sul tuo budget. È necessario monitorare il progetto, le modifiche consigliate e intraprendere azioni correttive per rimanere in pista.

4. Aggiorna le parti interessate

I tuoi stakeholder sono coinvolti nel progetto e tu devi gestire le loro aspettative. Un modo per farlo è comunicare regolarmente con loro. Gestisci tali comunicazioni scoprendo la frequenza con cui desiderano essere aggiornati e come preferiscono ricevere tali aggiornamenti.

5. Condurre esercizi di team building

La corretta esecuzione si verifica solo quando i team lavorano insieme. Quella collaborazione coinvolge molte cose, come gli strumenti per connetterli, ma anche la fiducia. Gli esercizi di team building sono un modo per rilanciare la fiducia, specialmente per i nuovi team che non hanno molta esperienza condivisa.

6. Celebra le pietre miliari

Alcuni potrebbero voler salvare i festeggiamenti fino alla consegna finale, ma avere traguardi, riconoscerli e premiare la squadra durante la fase di esecuzione è il modo per mantenere alto il morale, che influenza la produttività.

7. Incontrarsi regolarmente

Per mantenere aggiornati i tuoi stakeholder, devi avere un quadro chiaro delle prestazioni e dei progressi del progetto. Esistono strumenti che monitorano e riferiscono sulle prestazioni, ma devi anche incontrarti regolarmente con il team di progetto e ottenere rapporti sullo stato e feedback.

8. Modifiche ai documenti

Come abbiamo notato, il cambiamento fa parte di un progetto. Potresti essere tentato di identificare e rispondere rapidamente al cambiamento, il che è importante. Ma senza documentare queste modifiche al piano di progetto, ti stai preparando per i problemi. Questi documenti di gestione delle modifiche offrono dati storici per progetti futuri, ma spiegano anche le azioni in quello attuale.

Sfide nell'esecuzione del progetto

Ci sono più problemi di quelli che abbiamo delineato poiché le cose potrebbero andare storte o deviare dal piano del progetto. Ecco perché il monitoraggio e il monitoraggio durante l'esecuzione sono così importanti. Ecco alcuni problemi comuni a cui prestare attenzione.

Scope creep è quando l'ambito del progetto va oltre i suoi obiettivi originali. Ciò può accadere a causa delle parti interessate che desiderano cambiamenti, problemi della catena di approvvigionamento e altro ancora. È tuo compito rivedere ogni modifica e dare loro la priorità o ignorarle di conseguenza.

Avere un team di fiducia richiede che tutti siano responsabili del proprio lavoro. Senza responsabilità, avrai lunghi ritardi e costi più elevati. Ritenere il tuo team responsabile fa parte della gestione di successo del tuo team.

Dovresti aver sviluppato un piano di gestione del rischio durante la fase di pianificazione e ti tornerà utile durante l'esecuzione del progetto. Ciò consente di identificare i problemi non appena si presentano e di rispondere rapidamente.

Lacune di esecuzione

Le organizzazioni che implementano una strategia esecutiva per trasformare gli obiettivi strategici in valore aziendale scopriranno il "sistema più ampio" per il successo: i dirigenti della C-suite, il middle management, il project manager e il team di progetto.

All'inizio di quest'anno è stato pubblicato un altro libro intitolato Filling Execution Gaps di Todd Williams. Il libro di Williams fa un ulteriore passo avanti per identificare chiaramente "sei lacune di esecuzione" da colmare per realizzare un successo ripetibile del progetto.

Secondo l'ultimo PMI Pulse of the Profession 2017, "C-suite continua a essere in gran parte focalizzata sulla creazione e l'esecuzione di strategie di collegamento e sulla tecnologia e sull'interruzione del business". La ricerca di Williams rivela le lacune che ci siamo persi.

La ricerca di Williams identifica sei lacune primarie che impediscono la corretta esecuzione del progetto:

• Assenza di comprensione comune
• Sponsor esecutivi disimpegnati
• Disallineamento con gli obiettivi strategici
• Scarsa gestione del cambiamento
• Governo societario inefficace
• Leadership poco brillante

La realtà è che correggere ogni lacuna individualmente non è la soluzione. La vera sfida è trovare soluzioni, sviluppare piani d'azione e attuare strategie per colmare tutte e sei le lacune. Secondo Williams, non è scienza missilistica, ma capire come ogni lacuna influisca sulle iniziative del tuo programma è la chiave per la fase più critica del tuo progetto: l'esecuzione.

Colmare il divario di esecuzione

Ci sono due pezzi per colmare il divario:

• Allineare gli obiettivi e gli obiettivi del piano strategico con un piano di attuazione
• Esecuzione nel programma e consegna del progetto di risultati che soddisfano tali obiettivi

Colmare quel divario di esecuzione, noto anche come divario strategico, è una delle sfide più frustranti che i leader aziendali devono affrontare oggi. Il divario di esecuzione è un divario percepito tra le strategie e le aspettative di un'azienda e la sua capacità di raggiungere tali obiettivi e mettere in atto le idee.

Modello del piano di esecuzione del progetto

Se stai cercando un modello di esecuzione del progetto, abbiamo un modello di piano d'azione gratuito per Excel che delinea i passaggi dell'azione che devi intraprendere. Elenca chi è assegnato all'attività, la scadenza, quali risorse sono necessarie e altro ancora. È un documento statico, ma se non sei pronto per l'aggiornamento al software di gestione dei progetti, lo troverai utile.

Suggerimenti strategici per migliorare l'esecuzione del progetto

Esaminiamo alcune strategie per promuovere l'esecuzione di successo del progetto.

1. Inizia con la fine in mente

È una buona idea considerare di allineare la tua strategia ai risultati finali previsti. Un grosso problema nel passare dall'ideazione all'implementazione è semplicemente la mancanza di obiettivi e obiettivi chiaramente definiti. I dirigenti che non sono in grado di definire ciò che vogliono ottenere difficilmente possono aspettarsi che i leader di progetto comprendano la loro strategia e conducano i loro progetti con un qualsiasi livello di contributo significativo.

2. Ottieni il Buy-in dal tuo Core Team

Un progetto ben definito aiuta a guadagnare il buy-in dal tuo team e dalle parti interessate. Spiegare la visione dietro le decisioni strategiche offre a questo team centrale una comprensione più profonda di come le loro conoscenze e il loro lavoro contribuiranno all'insieme più ampio. L'utilizzo di un software di gestione dei progetti collaborativo è un modo ideale per far lavorare tutti come una squadra, tenendo d'occhio gli obiettivi primari.

3. I capi progetto portano i loro progetti al traguardo

Per assicurarti che le strategie vengano messe in atto, assicurati di avere il talento con le giuste capacità di leadership del progetto per gestire il progetto. L'intelligenza emotiva e la consapevolezza di sé continuano a essere competenze essenziali per i leader di progetto.

4. Costruisci una squadra ad alte prestazioni

Mira a creare un team altamente qualificato che possa aiutare a definire le giuste strategie e allineamenti per i tuoi programmi e progetti. I leader di progetto che possono allineare la loro visione e lavorare con i loro team consegneranno con successo programmi e progetti chiave e l'allineamento della visione e della strategia all'implementazione ti aiuterà a colmare queste lacune.

5. Monitorare i progressi e le prestazioni attraverso la responsabilità

L'attuazione di qualsiasi strategia prevede incontri per discutere i vari progetti e programmi necessari. Le riunioni sono fondamentali per aiutare a riunire l'attenzione in questa fase per fare quanto segue:

• Gestisci le persone
• Segui i processi
• Comunicare informazioni a tutti i principali stakeholder, sponsor e membri del team

Le riunioni sono un ottimo modo per consolidare accordi, documentare elementi perseguibili, identificare rischi/problemi e ritenere il tuo team responsabile per portare a termine i risultati.

Mantieni la linea di comunicazione aperta durante tutto il progetto. Assicurati di seguire prima, durante e dopo le riunioni in merito a azioni, problemi e rischi in sospeso. Evita la microgestione e adatta il tuo stile di leadership in base alla situazione e al membro del team.

Altri modelli di gestione del progetto per aiutare con l'esecuzione del progetto

Hai visto il nostro modello di piano d'azione gratuito per Excel, ma questo è solo uno delle decine di modelli di progetto che offriamo. Ci sono modelli gratuiti per ogni fase del tuo progetto, inclusa la fase di esecuzione. Eccone alcuni per aiutare con l'esecuzione.

Modello di dashboard del progetto

Parte dell'esecuzione di un progetto è assicurarsi che soddisfi i vincoli di pianificazione e budget. Il nostro modello di dashboard di progetto gratuito per Excel tiene traccia di metriche come attività, carico di lavoro, costi e altro. Ovviamente, devi inserire i dati, ma se non stai utilizzando un software di gestione dei progetti basato su cloud, è la soluzione migliore.

Modello di monitoraggio delle attività del progetto

Un altro modo per assicurarti che le tue attività procedano come pianificato è con il nostro modello gratuito di monitoraggio delle attività di progetto per Excel. Ti consente di vedere lo sforzo pianificato rispetto all'effetto reale in modo da poter rilevare eventuali anomalie e risolverle rapidamente. È un ottimo strumento di gestione delle attività che può essere utilizzato anche come elenco di controllo delle attività, monitoraggio dei progetti e modello di analisi delle attività.

Modello di scheda attività

Un'altra parte importante della fase di esecuzione è la gestione del tuo team. Il nostro modello di foglio presenze gratuito per Excel ti consente di tenere traccia del loro tempo sul lavoro, calcolando il costo orario, le ferie e gli straordinari. Tieni traccia di quanto tempo stanno dedicando alle loro attività e ottieni un'altra vista del progetto per aiutarti a tenerlo in carreggiata.

Utilizzo di ProjectManager per l'esecuzione del progetto

La strategia e la teoria ti porteranno solo così lontano quando si tratta di esecuzione: hai bisogno degli strumenti giusti per garantire che il tuo piano di progetto diventi un successo. ProjectManager ha una potente suite di strumenti per aiutarti a eseguire il tuo piano di progetto.

Tieni traccia dell'esecuzione del progetto in tempo reale

Ottieni una visione di alto livello del tuo progetto con dashboard in tempo reale. Non è richiesta alcuna configurazione come con altri software leggeri. Il nostro strumento raccoglie e calcola automaticamente i dati in tempo reale e li visualizza in grafici colorati. Visualizza sei metriche di progetto che monitorano l'avanzamento e le prestazioni, dal tempo e dai costi al carico di lavoro e allo stato di salute.

Gestisci le attività in modo più efficace

La dashboard consente ai manager di monitorare il progetto mentre i nostri strumenti di gestione delle attività aiutano i membri del team a eseguire le attività quotidiane. Il nostro pluripremiato software ha più viste del progetto, inclusa una vista elenco in cui i membri del team possono vedere tutte le attività assegnate, la priorità delle attività e la data di scadenza. È facile aggiornare lo stato di avanzamento, aggiungere commenti e allegare attività sui file in modo che tutto il lavoro rimanga incentrato sul progetto. La trasparenza è la chiave per una buona esecuzione e ProjectManager ce l'ha in picche.

Se stai cercando uno strumento che ti aiuti a implementare queste strategie mentre esegui il tuo progetto, c'è ProjectManager. Il nostro software di gestione dei progetti basato su cloud offre dati in tempo reale, così puoi vedere cosa sta succedendo mentre sta accadendo. Provalo gratuitamente con questa prova di 30 giorni.