Come creare un documento di avvio del progetto (modello incluso)

Prima di poter iniziare un progetto , anche prima di poterlo pianificare , devi prima definire il progetto in dettaglio. Ciò consente al project manager di ottenere il consenso delle principali parti interessate del progetto e garantire che tutte le ricerche siano state effettuate per passare alla fase di pianificazione senza intoppi.

Ecco perché un documento di avvio del progetto (PID) è così importante. Per capire perché, definiamo il termine e confrontiamolo con altra documentazione di progetto. Esploreremo la sua importanza e come creare un documento di avvio del progetto, inclusi tutti i suoi numerosi componenti. Puoi persino scaricare un modello di documento di avvio del progetto gratuito per Word per aiutarti a iniziare.

Che cos'è un documento di avvio del progetto (PID)?

Un documento di avvio del progetto (PID) viene utilizzato per definire accuratamente il progetto. È simile a un project charter ma più approfondito. Viene utilizzato principalmente nella metodologia PRINCE2, che è un acronimo che sta per PRojects IN Controlled Environments. Un PID è lineare e basato sul processo, suddivide un progetto in fasi definite ed è utilizzato principalmente nel Regno Unito.

Sebbene il documento di avvio del progetto sia l'ultima parte della fase di avvio del progetto, può essere visto come la base del piano del progetto che si verifica nella fase successiva. Aiuta anche a ottenere il consenso per il progetto dai suoi principali stakeholder e informa il team di progetto su ciò che sta per accadere.

Un documento di avvio del progetto è un documento vivente che viene spesso rivisto e rivisto durante tutto il ciclo di vita del progetto. Le cose cambiano e tali modifiche devono riflettersi nel documento di avvio del progetto. È un documento incredibilmente importante per questi motivi e altro, a cui arriveremo a breve.

Può anche essere considerata la pistola di partenza nella corsa per completare il progetto. Una volta che hai tracciato la pista con il documento di avvio del progetto, allora hai bisogno del veicolo per attraversarla in modo efficace. ProjectManager è un pluripremiato software di gestione dei progetti che prende il tuo PID e lo trasforma in un piano di progetto realizzabile. Il nostro robusto diagramma di Gantt ti aiuta a pianificare e programmare le attività e le risorse del progetto, collegare tutti e quattro i tipi di dipendenze delle attività per evitare costosi ritardi e persino filtri per il percorso critico per identificare le attività essenziali. Una volta che il tuo piano è in atto, imposta la linea di base per catturare il tuo impegno pianificato e confrontarlo con il tuo impegno effettivo in tempo reale. Questo ti aiuta a mantenere il tuo progetto nei tempi previsti e nel budget. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.

Perché è importante creare un documento di avvio del progetto?

Ci sono tanti modi in cui un documento di avvio del progetto è importante. È probabilmente il documento di progetto più importante creato durante la fase di avvio perché raccoglie la maggior parte degli altri documenti di progetto di quella fase. In questo modo, il documento di avvio del progetto garantisce che il progetto sia compreso appieno prima di portarlo al consiglio di progetto e chiedere il loro sostegno finanziario.

Un altro aspetto importante del documento di avvio del progetto è che funge da riferimento. Sia il comitato di progetto che il project manager possono farvi riferimento e monitorare i loro progressi. Lo fanno raccogliendo dati sul processo effettivo e confrontandoli con il documento di avvio del progetto. Può anche aiutare a identificare i problemi che potrebbero sorgere e avere un impatto sull'ambito, sui costi o sui tempi del progetto.

Il documento di avvio del progetto è anche un ottimo strumento per aggiornare i nuovi membri del progetto. Possono apprendere tutto ciò che devono sapere sul progetto in un unico posto, ad esempio qual è il motivo del progetto, la giustificazione aziendale, i rischi, come è gestito e altro ancora.

Cosa dovrebbe essere incluso in un documento di avvio del progetto?

Abbiamo parlato molto di cosa sia un documento di avvio del progetto e perché sia ​​importante, ma dobbiamo ancora entrare nei dettagli su cosa include. Questa potrebbe essere la parte più importante della nostra discussione. Qui, delineeremo le diverse sezioni del documento di avvio del progetto e cosa fanno.

Definizione del progetto

Per iniziare, il documento di avvio del progetto riassume brevemente il progetto ed entra in una breve descrizione di quanto segue.

• Scopo: il motivo del progetto, che si tratti di un nuovo prodotto, di riempire una nicchia di mercato, ecc.
• Scopi e obiettivi: definire gli obiettivi, i risultati a lungo termine e gli obiettivi, i risultati a breve termine del progetto.
• Criteri di successo: spiega come misurerai il progetto per determinare se ha successo o meno.
• Presupposti e vincoli: elenca ciò che presumi sia vero e ciò che hai dimostrato vero in termini di ciò che può avere un impatto sul progetto.

Caso aziendale

Il business case è il documento che giustifica il progetto. È simile a quanto discusso nella definizione del progetto, ma entra in maggiore dettaglio. Definirà cose come i vantaggi del progetto, i suoi costi e rischi, ecc.

Ambito del progetto

Qui è dove delinei tutto ciò che deve essere fatto per completare il progetto, compresa la definizione degli obiettivi, dei vincoli e della gestione del flusso di lavoro.

Budget del progetto

Qui è dove farai la stima più accurata possibile dei costi del progetto. Questo viene fatto attraverso una serie di tecniche diverse, poiché vuoi essere il più vicino possibile al costo effettivo per evitare di perdere denaro. Pertanto, utilizza opinioni di esperti, dati storici e suddividi il progetto in attività e stima i costi associati a tali attività per ottenere il tuo budget.

Cronologia del progetto

Avere tutti i tuoi risultati, attività e compiti elencati ti aiuterà a programmare il progetto. Ogni attività dovrebbe avere una data di inizio e una data di fine. Quindi ti consigliamo di posizionare le attività su una sequenza temporale visiva in modo da poter vedere l'intero progetto disposto su una pagina.

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Ripartizione del progetto

Per evitare di trascurare accidentalmente un'attività nella sequenza temporale del progetto, utilizzare una struttura di suddivisione del lavoro. Questo è un grafico ad albero gerarchico con il risultato finale in cima e tutti gli altri risultati che ti portano lì si ramificano da lì. Conoscere tutti i tuoi risultati ti aiuterà a determinare tutte le attività necessarie per produrli.

Piano delle risorse

Le risorse sono tutte le cose di cui hai bisogno per eseguire il progetto, che include il tuo team, attrezzature, materiali, ecc. Questo documento elencherà tutte quelle risorse, la quantità di ciascuna di cui hai bisogno e quando ne avrai bisogno. Questo sforzo sarà coordinato per essere il più efficiente possibile.

Piano di rischio

Il rischio è insito in tutti i progetti, siano essi positivi o negativi e deve essere tenuto in considerazione. Il piano di rischio identificherà questi rischi e cosa fare con loro se diventano problemi nel progetto. Ti consigliamo di assegnare un membro del team per rispondere a loro e impostare una priorità, impatto e probabilità di accadimento.

Modificare il piano di gestione

Il cambiamento è un altro dato in un progetto, ed è qui che entra in gioco il piano di gestione del cambiamento. Crea un processo per gestire tali modifiche in modo che possano essere riviste e approvate o rifiutate. Se approvato, il piano descriverà anche in dettaglio come la modifica verrà comunicata e implementata nel progetto.

Ruoli e responsabilità del team di progetto

Questo documento definirà i ruoli e le responsabilità di tutti coloro che sono coinvolti nel progetto. Spiegherà anche a chi riferire e chi nel team risponderà a tutte le domande che il membro del team potrebbe avere. Questo sarà chiaramente comunicato a tutti prima dell'inizio del progetto.

Controlli del progetto

Per mantenere i progetti nei tempi previsti, i manager devono monitorare i loro progressi e le prestazioni. I controlli del progetto vengono utilizzati per garantire che il progetto sia in linea con il piano e il budget, funzioni come previsto e soddisfi gli standard di qualità.

Piano di comunicazione

Le parti interessate devono essere tenute informate, ma non devono entrare nelle erbacce del progetto. Il piano di comunicazione definisce chi ha bisogno di sapere cosa, con quale frequenza dovrebbero essere aggiornati e qual è il loro metodo preferito per ottenere i dati. Il piano di comunicazione può anche includere il tenere informati tutti i membri del team di progetto.

Modello di documento di avvio del progetto

Quindi non devi crearne uno da zero, abbiamo incluso un modello di documento di avvio del progetto gratuito per Word. Descrive tutte le varie sezioni che abbiamo definito sopra ed è completamente personalizzabile in modo da poter aggiungere o rimuovere sezioni come meglio credi. Allegando tutta la documentazione di supporto, questo modello gratuito per l'avvio del progetto sarà prezioso.

Documento di avvio del progetto vs. Piano di progetto

Il documento di avvio del progetto potrebbe sembrare molto simile a un piano di progetto. Come vedremo scomponendolo in vari componenti, ci sono alcuni elementi che sono uguali. Ad esempio, entrambi avranno una tempistica del progetto, gestiranno le risorse e un budget. Ma mentre i due sono simili, non sono la stessa cosa.

Per prima cosa, il documento di avvio del progetto è di più alto livello rispetto a un piano di progetto. Il piano di progetto è specificamente progettato per delineare i passaggi che porteranno un progetto dall'inizio alla fine, risultando in un risultato finale. Viene utilizzato più come tabella di marcia mentre il documento di avvio del progetto è una panoramica dettagliata dell'intero progetto, inclusa la sua ragione di esistere.

Un'altra differenza tra il documento di avvio del progetto e un piano di progetto è che il PID fa parte di PRINCE2. È improbabile trovare tale documentazione in un progetto gestito da un'altra metodologia. Prendi un approccio a cascata, avrebbe un documento simile ma lo chiama il project charter, che copre gran parte dello stesso terreno.

Documento di avvio del progetto vs. Brief del progetto

Un brief di progetto è simile a un documento di avvio del progetto in termini di ambito, ma differisce nuovamente in termini di dettaglio. Mentre il PID ottiene informazioni dal comitato di progetto, che prenderà la decisione se approvare o meno il progetto, un brief di progetto è una breve descrizione degli elementi chiave del progetto.

Il project manager o project lead crea il documento di avvio del progetto. Di solito iniziano a creare il PID dopo che il brief del progetto è stato redatto e concordato. In un certo senso, avvia il documento di avvio del progetto. Ciò evita di dover svolgere molto lavoro dettagliato che viene rifiutato dal consiglio di progetto o dalle parti interessate.

ProjectManager ti aiuta a gestire il progetto

I modelli sono fantastici, ma sono documenti statici che richiedono aggiornamenti manuali. Quando gestisci un progetto, vuoi efficienza. ProjectManager è un pluripremiato software di gestione dei progetti che offre tutte le funzionalità necessarie per passare dalla fase di avvio del progetto all'esecuzione, al monitoraggio e al controllo. Il nostro archivio file illimitato ti offre un hub centrale per conservare tutti i documenti di supporto del progetto dal documento di avvio del progetto in modo che siano sempre a portata di mano. Ma questo è solo l'inizio di ciò che il nostro software può fare per te.

Monitora il tuo progetto con dashboard in tempo reale

Una volta eseguito un progetto, i manager sono profondamente coinvolti nel monitoraggio e nel controllo del progetto per garantire che sia allineato con la pianificazione e il budget del progetto. I dashboard di progetto in tempo reale forniscono una panoramica di alto livello dei progressi e delle prestazioni dei progetti. Catturano dati in tempo reale e li visualizzano in grafici e diagrammi di facile lettura che mostrano tempi, costi, carico di lavoro e altro ancora. A differenza degli strumenti leggeri, non è richiesta alcuna configurazione. È pronto quando lo sei tu.

Mantieni i team produttivi con le funzionalità di gestione delle risorse

Un modo per assicurarti di mantenere la rotta è gestire le risorse. La tua risorsa più importante, ovviamente, è il team di progetto. Puoi salvare la loro disponibilità, inclusi PTO e festività globali, per semplificare l'assegnazione delle attività. Quindi utilizza il grafico del carico di lavoro con codice colore per assicurarti che nessuno sia sovrassegnato. Se alcuni lo sono, è sufficiente riallocare le risorse direttamente dal grafico per bilanciare il loro carico di lavoro e mantenerle funzionanti a pieno regime e produttive.

Ci sono molte altre funzionalità che aiutano nella gestione delle attività, come le nostre visualizzazioni di progetti multipli che consentono ai membri del team di lavorare con gli strumenti che desiderano e le funzionalità di gestione del rischio che identificano e tengono traccia dei problemi fino a quando non vengono mitigati. I flussi di lavoro automatizzati aggiungono efficienza e le impostazioni di approvazione delle attività assicurano che venga fornita solo la qualità. Un documento di iniziativa di progetto imposta il progetto per avere successo e ProjectManager si assicura che lo faccia.

ProjectManager è un software di gestione dei progetti online che collega i team indipendentemente da dove si trovino o quando lavorino. Condividi file, commenta a livello di attività e altro ancora per promuovere una migliore collaborazione. Unisciti ai team di aziende come Avis, Nestlé e Siemens che utilizzano il nostro software per realizzare progetti con successo. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.