Avvio del progetto: come iniziare il progetto nel modo giusto

I grandi progetti spesso iniziano con grandi speranze e aspettative. Ma se la fase di avvio del progetto non ha esito positivo, il progetto può andare fuori rotta e dirigersi verso il disastro. Devi ancorare il tuo progetto all'inizio dotandolo di una struttura. Le idee sono abbondanti, ma avere un piano di progetto ed eseguirlo ti consente di realizzare quelle speranze e idee.

Naturalmente, ci sono altre fasi di gestione del progetto, ma l'avvio del progetto è il primo e spesso il passo più importante. Con una forte fase di avvio del progetto, sei sulla buona strada per completare il progetto in tempo e nel rispetto del budget.

Cos'è l'avvio del progetto?

L'avvio del progetto è la prima fase del ciclo di vita di un progetto. È a questo punto che viene identificata l'opportunità o il motivo del progetto e viene sviluppato un progetto per sfruttare tale opportunità. È anche durante questa fase che i progetti vengono approvati o rifiutati dalle principali parti interessate, quindi dovrai condurre studi di fattibilità e un'analisi costi-benefici per assicurarti che il progetto abbia un valore commerciale.

L'avvio del progetto è una fase di progetto impegnativa in cui dovrai fare molta pianificazione e ricerca in modo che la tua idea di progetto si trasformi in realtà. ProjectManager è un software di gestione dei progetti che offre molteplici visualizzazioni di progetto come diagrammi di Gantt, bacheche kanban e dashboard di progetto in modo da poter tenere traccia di rischi, attività, tempo e risorse.

Qual è l'importanza della fase di avvio del progetto?

La fase di avvio del progetto è importante per diversi motivi. Il motivo principale è che durante questa fase, i project manager riuniscono un team di progetto e creano la documentazione del progetto per convincere le parti interessate del valore del progetto. Una volta che queste parti interessate del progetto decidono di andare avanti con il progetto, il team di gestione del progetto può continuare con le fasi di pianificazione del progetto, esecuzione del progetto e monitoraggio del progetto fino al completamento del progetto. I progetti semplicemente non possono iniziare senza un'adeguata fase di avvio della gestione del progetto.

Documentazione di avvio del progetto

Come accennato, la documentazione di avvio del progetto aiuta i progetti a passare dall'ideazione alla realtà. Ecco i documenti di avvio del progetto più comunemente utilizzati per aiutarti a evidenziare i vantaggi del tuo progetto e costruire le basi del tuo piano di progetto.

È durante questa fase che viene assemblato un team e creato un business case per definire il progetto nel dettaglio.

Caso aziendale

Un caso aziendale viene utilizzato per spiegare il motivo per l'avvio di un progetto. Il business case mostra come l'uso di risorse finanziarie e di altro tipo supporti le esigenze di un'azienda. Un caso aziendale sarà adattabile, adattandosi alle dimensioni e al rischio della proposta di progetto, ma strutturalmente sarà lo stesso per tutti i progetti. Non si occupa di questioni tecniche, ma delle preoccupazioni commerciali del progetto e deve essere completo.

Idealmente, il business case dovrebbe essere facile da capire, logico e pertinente. Gli aspetti chiave devono essere monitorati, misurati e giustificati. Devono esserci anche responsabilità e impegno per la consegna e i costi coinvolti.

La struttura di un business case dovrebbe seguire quanto segue:

• Prefazione
• Sommario
• Briefing esecutivo, che include cos'è il progetto, quali saranno i risultati di quel progetto e perché dovrebbe essere intrapreso
• Un'introduzione che spiega i driver di business, l'ambito del progetto e gli aspetti finanziari
• Una stima preliminare dei costi, ad esempio un ordine di grandezza approssimativo
• Analisi con ipotesi e quali saranno i costi e i benefici, incluso il rischio
• Conclusione osservando quali saranno i prossimi passi
• Appendice

Carta del progetto

Una carta del progetto delinea lo scopo del progetto e come sarà strutturato ed eseguito. In esso, la visione, gli obiettivi, la portata e i risultati del progetto sono dettagliati. Vengono inoltre descritte le responsabilità del team di progetto e delle parti interessate.

Questo passaggio successivo aiuta a identificare chiaramente la visione e gli obiettivi del progetto. Definisce l'ambito del progetto ed elenca i risultati finali.

La carta del progetto elenca anche i ruoli e le responsabilità del team di progetto e identifica i clienti e le parti interessate del progetto. È a questo punto che il progetto viene organizzato strutturalmente, documentando il piano di progetto ed elencando tutti i rischi, i problemi e le ipotesi.

Carta della squadra

Una carta del team è simile a una carta del progetto, solo che si concentra sui ruoli e sulle responsabilità di un team di progetto. Lo scopo principale di questo documento è aiutare i team a capire meglio come possono lavorare insieme per raggiungere i loro obiettivi.

Documento di avvio del progetto (PID)

Un documento di avvio del progetto viene utilizzato durante la gestione di progetti con un framework PRINCE2. Un documento di avvio del progetto viene utilizzato per definire gli elementi del progetto che richiedono l'approvazione delle parti interessate, come il business case, l'ambito, i rischi, i criteri di successo e altri aspetti importanti dell'avvio del progetto.

Passaggi chiave della fase di avvio del progetto

Come affermato in precedenza, la fase di avvio del progetto può essere suddivisa in pochi semplici passaggi. Ecco 5 passaggi di avvio del progetto per avviare la maggior parte dei progetti. Sentiti libero di adattare questo processo di avvio del progetto per adattarlo meglio alle esigenze del tuo team.

1. Crea i tuoi documenti di avvio del progetto

Come affermato in precedenza, i documenti di avvio del progetto sono uno dei principali risultati di questa fase. Con un project charter, un business case, un documento di avvio del progetto e altra documentazione di supporto del progetto, prepari il tuo progetto per il successo.

2. Condurre uno studio di fattibilità

Una volta che il business case è stato approvato, il passo successivo è lo studio di fattibilità, che documenta le potenziali soluzioni all'opportunità o al problema aziendale che il progetto si propone di affrontare. Ti indirizza verso il modo giusto per affrontare il progetto.

Uno studio di fattibilità ricerca l'opportunità e documenta ciò che è necessario per completare un progetto di successo. Identificherà anche eventuali altre soluzioni, se disponibili. Rischi e problemi sono delineati in questo momento, così come quale sarà la soluzione proposta per ciascuno se si verificano.

3. Assemblare un team di progetto

Un progetto non può essere avviato senza un team: questa è una parte fondamentale dello sviluppo del progetto. Quindi, poi vengono le descrizioni delle mansioni per le persone che attueranno il piano del progetto, compresi i loro obiettivi e responsabilità.

La creazione di un team di progetto richiede la definizione dei ruoli di ciascun membro nel modo più chiaro possibile per mantenere il lavoro fluido. Inizia elencando tutte le responsabilità per una posizione e a chi riferirà la persona in quel ruolo.

Fare un organigramma dettagliato può aiutare. Elencando le competenze e l'esperienza necessarie per ogni posizione, è più facile ricoprire quella posizione. È anche utile notare se sono richieste qualifiche. Naturalmente, devono essere definiti anche un criterio di rendimento, salario e condizioni di lavoro.

4. Ottieni l'approvazione della fase di avvio del progetto

Esamina i documenti di avvio del progetto per assicurarti che non siano stati tralasciati passaggi prima di chiedere l'approvazione delle parti interessate. È anche importante esaminare i rischi che sono stati identificati e vedere se manca qualcosa. Controlla se i tuoi presupposti e vincoli sono cambiati prima di passare alla fase successiva.

È solo iniziando bene un progetto che puoi portarlo a termine con successo. Avendo un'accurata fase di avvio del progetto, definisci chiaramente l'ambito e crei una grande squadra per portare quel progetto a una conclusione positiva.

5. Prepara il tuo team con una riunione di avvio del progetto

Dopo che il tuo project charter è stato approvato, dovrai tenere una riunione di avvio del progetto con il tuo team di progetto e il cliente del progetto. Durante questo incontro iniziale, verranno fissati obiettivi e aspettative comuni riguardanti, tra le altre cose, l'ambito del progetto, la tempistica e i risultati. Ciò garantisce una transizione graduale alle fasi di pianificazione ed esecuzione del progetto.

6. Impostare il Project Management Office (PMO)

Un ufficio di project management è uno spazio fisico nell'ufficio o nel luogo di lavoro in cui si trovano il project manager e il personale di supporto durante il progetto. Ospita l'infrastruttura di comunicazione e qualsiasi tecnologia necessaria per il progetto.

La prima cosa da fare è capire dove dovrebbe essere l'ufficio del progetto, quindi assicurarsi che l'infrastruttura sia configurata correttamente con gli strumenti e le attrezzature PMO giusti.

Ora è il momento di delineare i ruoli e le responsabilità di coloro che lavorano nell'ufficio progetti e determinare gli standard ei processi adeguati. A questo punto, l'ufficio progetti può fornire servizi ai progetti sotto la sua cura.

Modelli di Project Management per aiutare con la fase di avvio del progetto

Abbiamo creato dozzine di modelli di gestione del progetto per aiutarti a risparmiare tempo durante la produzione della documentazione di avvio del progetto. Eccone alcuni.

Modello di caso aziendale

Il business case è uno degli strumenti principali per mostrare agli stakeholder del progetto che i vantaggi del progetto superano i suoi potenziali rischi o vincoli. Un buon business case è fondamentale per portare i progetti dall'idea al completamento.

Modello di Carta del Progetto

Il project charter è il primo passo verso la creazione di un piano di gestione del progetto completamente sviluppato. Questo modello ti aiuta a raccogliere informazioni importanti per creare facilmente un project charter.

Modello di statuto della squadra

Una carta del team aiuta i project manager a chiarire ai membri del proprio team come è strutturato il team e quali sono i loro ruoli e responsabilità, che è la chiave del successo nella gestione del team.

Modello di roadmap del progetto

Questo modello di roadmap del progetto ti aiuta a creare facilmente una sequenza temporale visiva che può essere inclusa come parte dei documenti di avvio del progetto. Questo è un modo semplice per condividere rapidamente la sequenza temporale del progetto da una vista di alto livello.

Utilizzo di ProjectManager oltre l'avvio del progetto

Ora che hai terminato la fase di avvio del progetto, è il momento di pianificare il tuo progetto. Prova ProjectManager, il nostro pluripremiato software per la gestione dei progetti. Avrai accesso a una suite di potenti strumenti che possono aiutarti a pianificare, monitorare e creare report sui progetti.

Diagrammi di Gantt per i piani

Usa i nostri diagrammi di Gantt online per trasferire il tuo progetto dalla fase iniziale a quella di pianificazione. Mappa le tue attività e collega le attività che hanno dipendenze. Imposta scadenze e assegna compiti ai membri del team in modo che tutti conoscano le proprie responsabilità di progetto. Puoi persino aggiungere commenti e allegati alle attività in modo che i membri del team abbiano tutto ciò di cui hanno bisogno per iniziare.

Strumenti di gestione delle risorse per mantenere il progetto in carreggiata

Se un membro del team è assente per malattia o sovraccarico, i manager hanno persino il potere di riassegnare le attività e ridistribuire il carico di lavoro con un clic di un pulsante con i nostri strumenti di gestione delle risorse. Queste potenti funzionalità aiutano a garantire che tutto il lavoro svolto nelle fasi di iniziazione giunga a buon fine.

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C'è molto da pianificare e monitorare quando si avvia un progetto. Un software di gestione dei progetti online come ProjectManager offre strumenti di pianificazione e monitoraggio come diagrammi di Gantt, dashboard in tempo reale ed elenchi di attività per gestire un progetto dall'inizio alla chiusura. Scopri come ProjectManager può aiutarti con i tuoi progetti prendendo questa prova gratuita di 30 giorni.