Nozioni di base sulla gestione dei progetti: definizioni, metodi e strumenti

Benvenuto nella gestione dei progetti 101. La gestione dei progetti può sembrare una disciplina scoraggiante, ma una volta afferrati i fondamenti e combinati con un po' di intuizione, sarai sulla buona strada per condurre progetti di successo, indipendentemente dalla tua situazione.

Forse sei stato assegnato inaspettatamente alla guida di un progetto ed è in gioco una grande promozione, o forse sei un membro del team che vuole comprendere meglio il proprio ruolo nel progetto. Indipendentemente da ciò, ti forniremo una breve panoramica dei principali dettagli coinvolti nella gestione del progetto per ottenere informazioni utili.

Se hai bisogno di ulteriore aiuto con la gestione dei progetti, dai un'occhiata a tutte le nostre risorse e agli strumenti di gestione dei progetti per raggiungere il tuo pieno potenziale. ProjectManager è un potente software di gestione dei progetti che può essere utilizzato da project manager esperti e principianti e membri del team per gestire i progetti. Inizia gratuitamente oggi stesso.

La prima base del project management è la definizione di un progetto, che ci permette di capire cos'è il project management e perché è così importante per qualsiasi tipo di organizzazione.

Cos'è un progetto?

Un progetto è una sequenza di compiti che conducono verso un singolo obiettivo. I progetti hanno limiti, come il tempo, le persone e le risorse necessarie per completare il progetto. Tutto dipende da quali risultati vuoi ottenere e quando vuoi raggiungerli.

Quei risultati sono il tuo risultato, che produce risultati finali. Sono tutto ciò che viene prodotto o fornito a causa del progetto. I deliverable possono essere sia il risultato del progetto stesso, ma anche i risultati del processo del progetto, come il piano di progetto, i report o altri documenti. I progetti sono fatti di scadenze. Ogni attività e fase del progetto ha una data di scadenza, il che significa che il tuo progetto ha una pianificazione.

Anche i budget fanno parte di un progetto. Hai bisogno di soldi per pagare le risorse per soddisfare le esigenze del progetto entro il tempo assegnato. Le risorse tipiche includono la forza lavoro, le forniture di lavoro e le attrezzature. Un budget di progetto delinea queste spese. Ora che abbiamo determinato cos'è un progetto, possiamo definire il project management come una disciplina.

Cos'è la gestione dei progetti?

Il project management è una disciplina che consiste nell'utilizzare metodologie, strumenti e tecniche di project management per gestire il ciclo di vita del progetto, che è un insieme di fasi comuni a ogni progetto. Mentre ci sono diversi ruoli di gestione del progetto all'interno di un team di progetto, il project manager è solitamente incaricato di supervisionare il processo di pianificazione, esecuzione e monitoraggio dei progetti dall'inizio alla fine.

Rivediamo quattro concetti fondamentali di gestione del progetto che modellano la disciplina di gestione del progetto: il ciclo di vita del progetto, il triplo vincolo della gestione del progetto, le aree di conoscenza della gestione del progetto e alcune delle diverse metodologie di gestione del progetto che puoi utilizzare come project manager.

Ciclo di vita del progetto

Il ciclo di vita del progetto descrive le cinque fasi attraversate da tutti i progetti. Ecco una rapida panoramica di ciascuno.

1. Iniziazione: qui è dove definisci l'ambito del progetto, gli obiettivi, l'organizzazione del progetto, il suo business case, i suoi vincoli, chi sono gli stakeholder, quali sono i rischi, i controlli del progetto, il framework di reporting, ecc.
2. Pianificazione: è qui che costruisci la tabella di marcia per portarti dal punto A al punto B, il che significa creare un programma delle attività, delle scadenze e delle risorse necessarie per completare tutto in tempo.
3. Esecuzione: il progetto inizia e il piano del progetto viene messo in atto.
4. Monitoraggio e controllo: per garantire che il progetto proceda come pianificato, è necessario istituire meccanismi per il monitoraggio dei progressi. Se il progetto non procede come previsto, lavora per controllare e risolvere i problemi prima che diventino problemi.
5. Chiusura: i progetti sono iniziative temporanee, quindi alla fine giungono al termine e devono essere formalmente chiusi. Ma non è così semplice come produrre risultati finali; ci sono scartoffie da firmare, risorse da riallocare e altre questioni in sospeso da sistemare.

Il triplice vincolo

Indipendentemente dal metodo utilizzato per gestire un progetto, è fondamentale comprendere il triplo vincolo. Tutti i progetti sono realizzati con determinati vincoli. Questi sono il costo, il tempo e la portata. Cioè, i progetti devono rientrare nel budget, essere consegnati in tempo e soddisfare l'ambito concordato.

Se pensi al triplo vincolo come a un triangolo, allora se gestisci il costo, il tempo e la portata, il triangolo è la qualità. Quindi, se gestisci i costi, i tempi e l'ambito del progetto, soddisferai i requisiti di qualità del cliente.

Ma il triplo vincolo è più di questo; è come la zavorra su una nave e mantiene il progetto equilibrato, non importa quanto siano agitate le acque. Ad esempio, se hai bisogno di più soldi, dovrai adattare i tempi o l'ambito del progetto. Di conseguenza, se hai poco tempo, il budget o l'ambito dovranno cambiare.

Se tieni a mente il triplo vincolo mentre gestisci il tuo progetto, insieme alle fasi del progetto e agli strumenti di gestione, allora hai i mezzi per apportare le modifiche necessarie che possono mantenere il progetto in carreggiata. È la formula del successo.

Aree di conoscenza della gestione dei progetti

Le aree di conoscenza della gestione del progetto possono essere semplicemente definite come categorie che descrivono i diversi tipi di lavoro svolto dai project manager e dai membri del team per completare i progetti con successo. I project manager dovrebbero essere molto informati in ciascuna di queste 10 aree di conoscenza della gestione del progetto in modo da poter guidare i team attraverso il ciclo di vita del progetto e assicurarsi che il triplo vincolo sia ben bilanciato.

1. Gestione dell'integrazione dei progetti
2. Gestione dell'ambito del progetto
3. Gestione dei tempi di progetto
4. Gestione dei costi del progetto
5. Gestione della qualità del progetto
6. Gestione delle risorse umane di progetto
7. Gestione delle comunicazioni di progetto
8. Gestione del rischio di progetto
9. Gestione degli appalti di progetto
10. Gestione delle parti interessate del progetto

Se sei interessato a questo argomento, puoi consultare il nostro blog sulle aree di conoscenza della gestione dei progetti per ulteriori informazioni su questi principi chiave della gestione dei progetti.

Metodologie di gestione del progetto

Esistono molti modi per strutturare il processo di un progetto e i project manager sono esperti in uno o più di essi. Il più tradizionale si chiama Waterfall, che segue un approccio lineare alla gestione di un progetto, scomponendo il progetto in una sequenza molto strutturata.

Un approccio diverso che sta guadagnando popolarità è chiamato Agile, che deriva dallo sviluppo del software. È un processo che funziona in piccole fasi o cicli chiamati "sprint" e si presta a piccoli team. Come il suo nome, il processo abbraccia il cambiamento ed è flessibile e cambia continuamente direzione in base al feedback del cliente.

Perché è importante la gestione dei progetti?

Ogni azienda, organizzazione senza scopo di lucro o qualsiasi altro tipo di organizzazione deve eseguire progetti, il che rende la gestione dei progetti importante per qualsiasi organizzazione.

Una gestione efficace dei progetti non solo significa che il tuo team consegnerà i progetti in tempo e sotto il budget, ma porterà anche altri vantaggi a livello di organizzazione come aumento della produttività, costi ridotti, migliore leadership e dipendenti motivati.

In poche parole, la gestione dei progetti aiuta le organizzazioni a diventare più efficienti attraverso la pianificazione e il monitoraggio delle attività, degli obiettivi e delle prestazioni del team.

Cos'è un Project Manager?

Un project manager è la persona responsabile del progetto. Questo è chiaro, ma potrebbe essere una spiegazione troppo semplice. Il project manager guida il progetto attraverso ogni fase. Ciò significa che sono responsabili prima della vendita del progetto alle parti interessate, quindi della pianificazione e della definizione dell'ambito del progetto.

Cosa fa un Project Manager?

I project manager individuano tutte le attività necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto, quindi mettono in sequenza tali attività in una pianificazione. Tali attività e programmi ricevono quindi le risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto. Ciò significa riunire una squadra, procurarsi gli strumenti di cui hanno bisogno, le forniture, mettere in sicurezza un sito e tutte le risorse necessarie.

Il project manager è anche la persona che crea il budget del progetto per pagare tali risorse. Sono responsabili della gestione di tutta la documentazione e quindi dell'archiviazione di tali documenti alla fine del progetto. Gestiscono anche i rischi e monitorano l'avanzamento del progetto per assicurarsi che le persone lavorino senza ostacoli e nel rispetto della pianificazione e del budget.

Quindi, in sostanza, qualsiasi cosa relativa al progetto è di competenza del project manager. Sono i leader del progetto e gestiscono i team che eseguono il piano di progetto. Tuttavia, non sono il capo. Il project manager ha venduto l'idea del progetto a uno sponsor oa uno stakeholder, e questi riferisce loro sullo stato di avanzamento del progetto.

Pertanto, un project manager è una persona molto ben organizzata, orientata agli obiettivi e appassionata del processo. Un project manager deve lavorare bene sotto pressione, fornire leadership e sapere come motivare le persone a fare del loro meglio. Oltre alle capacità delle persone, le capacità di comunicazione sono fondamentali. E devono conoscere i metodi e le tecniche che aiutano a realizzare i progetti con successo.

Strumenti di gestione del progetto

Come avrai notato, i progetti possono essere complicati. Pianifichi, pianifichi e monitori per assicurarti che tutti gli elementi del progetto funzionino senza intoppi. Più strumenti hai a disposizione, più gestibile sarà il progetto e le tue attività. Il software di gestione dei progetti può contenere tutti gli strumenti necessari per aiutare i project manager e i membri del team in ogni aspetto dei loro progetti.

Quando il software di gestione del progetto è basato su cloud, i dati e la collaborazione possono avvenire in tempo reale, il che fornisce un quadro più accurato del progetto e aiuta nel processo decisionale. Inoltre, il software di gestione dei progetti contiene spesso molti dei principali strumenti per la gestione dei progetti, come quelli discussi di seguito.

Cruscotti

I dashboard di progetto raccolgono metriche da tutte le parti del progetto. Questi numeri vengono quindi visualizzati in diagrammi e grafici di facile lettura, offrendo a un manager o a un membro del team uno sguardo dal vivo sull'avanzamento e sui dati del progetto. I dashboard possono anche aiutare nella creazione di report. Gestire un progetto significa riferire agli sponsor del progetto sullo stato di avanzamento del progetto. Grafici e diagrammi possono essere filtrati per fornire solo i dati necessari per report mirati.

Diagrammi di Gantt

I diagrammi di Gantt online sono ottimi strumenti per la pianificazione perché visualizzano graficamente l'elenco delle attività su una sequenza temporale. Ogni attività ha una scadenza, che crea una linea che segna l'inizio e la fine di tale attività. Le attività possono quindi essere collegate, se dipendenti.

Idealmente, puoi condividere il Gantt con il tuo team e monitorare i loro progressi man mano che aggiornano i loro stati. Con alcuni diagrammi di Gantt, la barra tra le date di inizio e fine si riempirà man mano che il team lavora alle proprie attività e, se è necessario modificare la pianificazione, è sufficiente trascinare e rilasciare la barra per riflettere la nuova data di scadenza.

Strumenti di gestione delle attività

Esistono strumenti di gestione delle attività che ti consentono di creare elenchi di cose da fare per te stesso e assegnare attività ai membri del team. Queste attività a volte possono avere note, file, collegamenti e immagini allegate che si riferiscono all'attività e i membri del team possono dialogare e collaborare a livello di attività. Puoi anche automatizzare le notifiche e-mail per sapere quando un'attività è stata completata e per ricordare alle persone scadenze imminenti.

Schede attività e strumenti per il carico di lavoro

In termini di gestione delle persone che lavorano al progetto, che può essere un progetto a sé stante, ci sono le schede attività. Si tratta di documenti online che consentono a ciascun dipendente di tenere facilmente traccia e registrare le proprie ore lavorate e possono essere archiviati al manager una volta completati per l'approvazione.

Quando si tratta di gestire il carico di lavoro, gli strumenti di allocazione delle risorse ti consentono di vedere a colpo d'occhio se hai allocato correttamente le risorse nel progetto in modo che tutti lavorino e il carico di lavoro sia bilanciato. In alcuni casi, puoi anche eseguire report dal tuo software di gestione del carico di lavoro.

Modelli di gestione del progetto

Offriamo decine di modelli di gestione dei progetti gratuiti per aiutarti a risparmiare tempo e semplificare i tuoi progetti. Ecco alcuni documenti essenziali per la gestione dei progetti che puoi scaricare gratuitamente.

Modello di piano di progetto

Un piano di progetto è il documento che spiega tutto sul tuo progetto. Da come è pianificato, a come verrà eseguito e completato. Questo modello di piano di progetto gratuito ti aiuterà a iniziare con i tuoi progetti.

Modello di budget del progetto

Ogni progetto ha bisogno di risorse come persone, materiali e attrezzature. Queste risorse hanno un costo, quindi dovrai stimare tutti i costi del tuo progetto per creare un budget del progetto. Questo modello gratuito è ideale per i project manager principianti.

Modello di sequenza temporale del progetto

È importante creare una sequenza temporale del progetto che mappi come verrà svolto il lavoro del progetto, comprese le date di inizio e di fine per tutte le attività. Questo modello di sequenza temporale del progetto gratuito ti aiuta a farlo.

Che cos'è il software di gestione dei progetti?

Il software di gestione dei progetti fa il lavoro pesante per consentire ai manager di pianificare, programmare e monitorare facilmente i progetti in modo molto più rapido ed efficiente rispetto ai metodi tradizionali come la stesura manuale dei programmi dei progetti.

Il software di gestione dei progetti può essere definito come un tipo di software che incorpora gli strumenti di gestione dei progetti sopra menzionati, insieme ad altre funzionalità come le schede attività, la collaborazione in team in tempo reale o l'archiviazione illimitata dei file, in modo che i project manager e i team possano tenere traccia dei progetti in una piattaforma centrale.

Tuttavia, non tutti i software di gestione dei progetti funzionano allo stesso modo. Ci sono molte opzioni sul mercato e mentre alcune sono facili da usare, potrebbero non fornire tutti gli strumenti di pianificazione, programmazione e monitoraggio di cui hai bisogno.

ProjectManager è un robusto software di gestione dei progetti dotato di tutti gli strumenti di gestione dei progetti di cui qualsiasi project manager avrebbe bisogno, indipendentemente dal tuo livello di competenza. ProjectManager è un potente strumento che consente ai team di progetto di pianificare, gestire e tenere traccia del proprio lavoro in tempo reale e offre ai manager la trasparenza di cui hanno bisogno per mantenere i membri del team al lavoro.

In che modo ProjectManager aiuta con la gestione dei progetti

ProjectManager è un software di gestione dei progetti online che ti aiuta a gestire ogni aspetto dei tuoi progetti. Un software di gestione dei progetti come ProjectManager è ciò che rende gestibile la gestione di un progetto.

Memorizza documenti

Tutti i documenti generati durante la fase di avvio del progetto possono essere salvati in ProjectManager. In questo modo puoi raccogliere tutto in un unico posto, facilitando la ricerca di ciò di cui hai bisogno. Non preoccuparti di caricare file e immagini di grandi dimensioni, ProjectManager dispone di spazio di archiviazione file illimitato.

Pianifica e pianifica il lavoro

Quando pianifichi il tuo progetto, ProjectManager fa il lavoro pesante. Un diagramma di Gantt online ti aiuta a programmare mappando tutte le tue attività su una sequenza temporale del progetto. Ora puoi collegare le dipendenze, impostare traguardi e persino iniziare ad assegnare i membri del team.

Monitorare i progressi

Mentre i team eseguono le loro attività, ProjectManager ti offre gli strumenti per monitorare e controllare i loro progressi. Le funzionalità di gestione delle risorse assicurano che nessun membro del team sopporti l'intero carico e che il loro carico di lavoro sia bilanciato. Inoltre, la nostra dashboard in tempo reale può tenere traccia di progressi, costi, salute e altro ancora.

Naturalmente, c'è di più nella gestione dei progetti oltre a questo articolo di Project Management 101. Diventa profondo. Ed è in continua evoluzione. Tuttavia, c'è una costante nell'occhio dell'uragano che sta gestendo un progetto: gli strumenti. ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud con dashboard in tempo reale, diagrammi di Gantt online e funzionalità per gestire il carico di lavoro, le risorse, le pianificazioni e ogni aspetto del tuo progetto. Scopri come può aiutarti ad avere successo, prendendo questa prova gratuita di 30 giorni oggi!