Gestione rapida dei progetti: come seguire rapidamente una pianificazione

Il fast track nella gestione dei progetti è un modo per gestire il tempo, la pianificazione e le attività. Questo metodo rifiuta le metodologie tradizionali di gestione dei progetti per funzionare in un modo che consente un'esecuzione più rapida del progetto.

Ma il fast track è giusto per te e il tuo progetto? Continua a leggere per scoprire esattamente cosa significa accelerare un progetto e in che modo differisce da altre tecniche nell'affrontare la pianificazione del progetto e il suo ambito.

Che cos'è il monitoraggio rapido nella gestione dei progetti?

L'accelerazione nella gestione dei progetti implica l'esecuzione di attività contemporaneamente anziché in sequenza. Questo è chiamato esibirsi in parallelo. A differenza di un'attività che segue l'altra poiché la maggior parte dei progetti viene completata, il monitoraggio rapido non attende che un'attività termini prima che ne inizi un'altra.

Alcune attività dipendono da altre e non possono iniziare o interrompersi finché un'altra non inizia o si interrompe. Il fast track nella gestione dei progetti funzionerà solo se tutte le attività sono in grado di sovrapporsi l'una all'altra. Tuttavia, se le attività del progetto non si sovrappongono, il monitoraggio rapido è un'alternativa praticabile, poiché di solito non aggiunge costi aggiuntivi.

Detto questo, riorganizzare le attività nel tuo progetto per accelerarle può aumentare il rischio. Poiché ora stai eseguendo tutte le attività contemporaneamente, i project manager potrebbero dover rielaborare il progetto. Riorganizzare il tuo progetto rischia di perdere tempo e di dover spingere ulteriormente la scadenza finale.

Pertanto, l'accelerazione nella gestione dei progetti potrebbe non essere adatta a tutti. Ci sono, naturalmente, altre tecniche che possono essere utilizzate durante l'esecuzione del progetto. Un project manager deve prendere la decisione su quale di questi è il migliore per il progetto e le sue parti interessate.

Che cos'è la compressione della pianificazione nella gestione dei progetti?

La compressione della pianificazione nella gestione del progetto è una tecnica per ridurre la durata del progetto ma mantenere invariato l'ambito del progetto. Viene comunemente utilizzato per modificare la pianificazione del progetto quando si è in ritardo o quando è necessario completare un progetto prima del previsto.

Il rilevamento rapido è una delle tecniche utilizzate dai project manager quando è necessaria la compressione della pianificazione. Un'altra tecnica che i project manager si chiama project crash. Ne parleremo tra un momento.

Qualunque tecnica tu usi, controllare il tuo programma, in particolare manipolarlo per essere fatto rapidamente, richiederà un software di gestione dei progetti. La maggior parte della pianificazione dei progetti viene eseguita su un diagramma di Gantt.

ProjectManager ha un diagramma di Gantt interattivo che fa molto di più che organizzare attività, collegare dipendenze e mostrare l'intero progetto su una sequenza temporale. Per uno, puoi filtrare per il percorso critico, che è essenziale quando si utilizza la compressione della pianificazione. Prova ProjectManager oggi gratuitamente.

Che cos'è il crash del progetto nella gestione dei progetti?

L'arresto anomalo del progetto è una tecnica in cui vengono aggiunte più risorse al progetto tentando di non aumentare notevolmente i costi.

Queste modifiche ai costi e alla pianificazione vengono analizzate al fine di ottenere la massima compressione per il minor costo per il progetto. Tuttavia, l'arresto anomalo aggiungerà costi al progetto perché comporta l'aumento delle risorse.

L'analisi dei compromessi tra costi e programmi si basa sul costo di arresto anomalo più basso per unità di tempo. Ciò fornisce ai team informazioni su quali attività hanno più valore senza accumulare costi eccessivi. I risultati di tale analisi sono condivisi come un grafico di arresto anomalo. Il grafico degli arresti anomali mostra le attività che fanno risparmiare più tempo con il minor aumento dei costi.

L'arresto anomalo del progetto è possibile solo quando l'aggiunta di risorse completerà il progetto prima. Le risorse extra possono includere straordinari, incentivi e altro. Vengono rivisti i costi aggiuntivi per il raggiungimento di questo obiettivo.

Tracciamento rapido del progetto e arresto anomalo del progetto

La compressione della pianificazione viene utilizzata per ridurre la durata del progetto. Ciò può essere ottenuto attraverso due tecniche, il rilevamento rapido e l'arresto anomalo del progetto. Entrambi hanno i loro pro e contro, quindi diamo un'occhiata più da vicino a entrambi e vediamo come si confrontano.

Il fast-tracking sta eseguendo contemporaneamente le attività del tuo progetto. L'arresto anomalo del progetto sta aggiungendo risorse. Pertanto, entrambi possono aiutarti a recuperare il tempo perso, ma è probabile che il monitoraggio rapido non influisca sul tuo budget, mentre l'arresto anomalo del progetto richiederà costi aggiuntivi.

Come notato, c'è un rischio maggiore associato all'accelerazione e più costi con un arresto anomalo del progetto. Queste differenze non rendono uno migliore o peggiore dell'altro. Sono davvero solo diversi e dovrebbero essere usati per ragioni diverse. Insomma, dipende dal progetto.

Se scegli di accelerare il progetto, assicurati di mantenere le attività su cui stai lavorando in parallelo per essere quelle che si trovano sul percorso critico. Se il percorso critico non può essere accorciato, non c'è alcuna possibilità che tu possa ridurre la durata del progetto.

Dovrei seguire velocemente la pianificazione del mio progetto?

Quando si velocizza la pianificazione di un progetto, è necessario prima porsi cinque domande. Se rispondi sì a quanto segue, significa che puoi accelerare il tuo progetto:

1. Il tuo programma è realistico, con tutte le attività e le attività identificate?
2. Conosci i tuoi compiti dipendenti?
3. Potete definire i requisiti, gli obiettivi e le priorità del progetto?
4. Stai lavorando bene con le parti interessate?
5. Il progetto ha governance, supervisione e gestione dei problemi?

Come tracciare rapidamente un programma di progetto

Una volta che hai determinato che il tuo progetto può trarre vantaggio dall'accelerazione, allora è il momento di seguire questi sette passaggi.

1. Il primo passo è definire quali sono i tuoi obiettivi e le tue capacità durante il fast track. Non puoi andare avanti senza un quadro chiaro delle tue capacità e una comprensione dell'obiettivo del progetto.
2. Successivamente, dovrai identificare eventuali dipendenze delle attività nel progetto. Non puoi lavorare in parallelo se hai attività che devono finire o iniziare prima che un altro possa interrompersi o iniziare.
3. Quindi vuoi esaminare la pianificazione del tuo progetto e vedere dove ci sono opportunità per accelerare, come le attività che possono essere svolte contemporaneamente senza avere un impatto negativo sul progetto.
4. Ti consigliamo anche di prendere nota di tutte le alternative praticabili al programma. Cosa può essere regolato e cosa non può cambiare?
5. Con queste alternative in mente, vorrai iniziare a prendere decisioni sulla pianificazione del progetto e su cosa può essere accelerato e cosa no.
6. Queste decisioni non dovrebbero essere prese nel vuoto. Cerca il consenso del tuo team e delle parti interessate prima di andare avanti. Vuoi ottenere il buy-in e assicurarti che tutti siano sulla stessa pagina prima di iniziare.
7. Infine, come in ogni progetto, è necessario monitorare e tenere traccia dei progressi e delle prestazioni. Quando sorgono problemi, identificali e lavora rapidamente per risolverli.

Vantaggi di Fast Tracking

Il fast-tracking non è privo di rischi, a cui arriveremo. In effetti, il monitoraggio rapido aumenterà le tue possibilità che si verifichino rischi. Ma ci sono vantaggi nell'accelerare, altrimenti i project manager non si rivolgerebbero ad esso quando hanno bisogno di stringere i loro programmi.

Uno dei motivi per cui i project manager velocizzeranno un progetto è che aumenta la produttività nella pianificazione dell'utilizzo delle risorse del progetto. Naturalmente, i progetti accelerati ti aiuteranno a recuperare il tempo perso o a completare il progetto prima, se necessario.

Potrebbe essere necessario terminare il progetto prima del previsto a causa del cambiamento delle circostanze che rendono impossibile rispettare la pianificazione originale. Consentirà inoltre di soddisfare priorità specifiche che avrebbero potuto essere impossibili con il programma originale.

Quali sono i rischi di seguire rapidamente un progetto?

L'accelerazione di un progetto aumenterà il rischio. Le ragioni sono ovvie: non stai più lavorando in sequenza, ma tutto in una volta. Il lavoro parallelo è semplicemente più difficile da gestire perché stai cercando di controllare tutto in una volta.

Inoltre, quando gestisci tutte le attività in un progetto contemporaneamente, devi comunque gestire il triplo vincolo per garantire la qualità, l'ambito e rimanere entro il budget. È difficile quando lavori un'attività alla volta e diventa solo esponenzialmente più difficile man mano che acceleri.

Il monitoraggio rapido richiede un'attenzione particolare nella pianificazione a causa dell'aumento del livello di rischio. Se non stai attento, il progetto diventa troppo rischioso per tentare di accelerare. Tutti i vantaggi che potresti ottenere sarebbero oscurati da problemi e problemi che possono sviare il progetto o peggio.

In che modo il software di gestione dei progetti può aiutarti con il monitoraggio rapido?

La pianificazione è la chiave per accelerare con successo la gestione dei progetti. Non solo la pianificazione, ma è necessario monitorare e seguire da vicino il progetto per identificare i rischi quando si presentano e risolverli rapidamente. ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud che ti fornisce dati in tempo reale per prendere decisioni migliori più rapidamente per aiutarti a mantenere il tuo progetto in carreggiata.

Tieni traccia delle metriche chiave del progetto sui dashboard

Abbiamo già spiegato come pianificare il tuo percorso rapido sul nostro diagramma di Gantt, che filtra per il percorso critico, ma una volta che hai il tuo programma accelerato, devi assicurarti che rimanga in linea. È qui che entra in gioco la nostra dashboard in tempo reale. A differenza di altri strumenti, la nostra dashboard non deve essere configurata. È pronto per l'uso, raccoglie e calcola automaticamente i dati in tempo reale che vengono quindi visualizzati in grafici e grafici di facile lettura. È come un rapporto di stato istantaneo ogni volta che ne hai bisogno.

Lavora come vuoi lavorare

I tuoi team devono eseguire tutte le attività contemporaneamente, ma è improbabile che vogliano utilizzare un diagramma di Gantt. Le nostre visualizzazioni multiple del progetto consentono ai team di lavorare come desiderano. Con robusti elenchi di attività, bacheche kanban che visualizzano il flusso di lavoro o un calendario che mantiene le date importanti in primo piano e al centro, i team possono lavorare come vogliono. Tutti i dati vengono aggiornati simultaneamente su ogni strumento in modo che tutti lavorino sui dati più aggiornati. Ciò è particolarmente utile per i team ibridi che potrebbero lavorare in luoghi diversi.

Genera rapporti istantanei

La nostra piattaforma collaborativa mantiene i tuoi team connessi e produttivi, ma devi anche aggiornare le parti interessate. Non avranno bisogno delle stesse informazioni granulari di cui i team hanno bisogno per eseguire le attività, motivo per cui la funzione di reporting di ProjectManager può essere filtrata per mostrare solo i dati che le parti interessate vogliono vedere. Ottieni rapporti su costi, attività, carico di lavoro e altro ancora. Sono tutti facili da condividere con le parti interessate, sia che desiderino un PDF o una stampa.

ProjectManager è un software pluripremiato che organizza il lavoro per mantenerti produttivo e organizzato. Controlla la tua pianificazione con i diagrammi di Gantt, monitora in tempo reale e rialloca facilmente le risorse per aiutarti a seguire rapidamente i tuoi progetti e avviarli in anticipo senza sostituire la qualità o ridurre il budget. Prova ProjectManager oggi gratuitamente!