Pianificazione della gestione dei progetti: best practice e componenti chiave

Nel mondo del marketing digitale, devi tracciare il tuo percorso. È qui che entra in gioco un piano di progetto completo, efficace ed efficiente.

Ricordi la storia della campagna del secchio "FCK" di KFC nel Regno Unito nel 2018? Quando KFC ha finito il pollo e ha trasformato questo errore in un trionfo del marketing? Non è stato un felice incidente. Era un capolavoro accuratamente orchestrato.

Cosa c'è in gioco? Secondo l'Harvard Business Review , un enorme 60% delle organizzazioni ammette di non collegare efficacemente la strategia con l'esecuzione.

Fortunatamente per te, il nostro Senior Project Manager, Chloe Oman, è qui per offrirti le migliori pratiche e i componenti chiave per assicurarti di eseguire ogni strategia al meglio delle tue capacità.

Componenti chiave di un piano di progetto efficace

Quando ti imbarchi nella creazione di un piano di progetto, stai essenzialmente gettando le basi per il tuo treno di marketing digitale da seguire.

Ecco come assicurarti che i tuoi binari siano ben costruiti e che il tuo treno non deraglia:

1. Definire chiaramente i tuoi obiettivi e obiettivi: prima di mettere in moto qualsiasi cosa, identifica ciò che stai cercando di ottenere. I tuoi obiettivi dovrebbero essere SMART: Specifici, Misurabili, Realizzabili, Rilevanti e Limitati nel tempo. Nel regno del marketing digitale, ciò potrebbe significare aumentare il traffico, aumentare i tassi di conversione o costruire la consapevolezza del marchio.

2. Ambito e requisiti dettagliati del progetto: comprendere l'ampiezza e la profondità del progetto è fondamentale. Specifica il tuo pubblico di destinazione, i canali che utilizzerai e i tipi di contenuti che produrrai. Ad esempio, se ti rivolgi a professionisti impegnati, i podcast o i post di LinkedIn potrebbero essere più adatti degli articoli di lunga durata.

3. Allocazione delle risorse e budget: delinea le risorse disponibili, inclusi personale, strumenti e budget. Consigliamo di allineare le risorse agli obiettivi strategici per massimizzare il ROI. Assegna saggiamente e non aver paura di fare perno se alcuni elementi della campagna non stanno facendo il loro peso.

4. Presta attenzione alle tempistiche e alle scadenze: costruisci una sequenza temporale che traccia il corso del tuo progetto dall'inizio al completamento. Il marketing digitale è un panorama in continua evoluzione e l'agilità è la chiave. Tuttavia, cerca di bilanciare la velocità con la qualità fissando traguardi e scadenze per mantenere i progetti in carreggiata e le parti interessate informate.

5. Gestione del rischio e pianificazione di emergenza: secondo un rapporto di Deloitte, l'85% delle organizzazioni agili e resilienti ha resistito alla tempesta durante i periodi di instabilità economica. Ciò implica avere un piano di emergenza e adattarsi quando si verifica l'imprevisto. Identifica i potenziali rischi, come le modifiche agli algoritmi o i cambiamenti nel comportamento dei consumatori, e formula strategie per mitigarli.

Best practice per la creazione di un file completo ed efficiente

Per costruire un piano di progetto completo ed efficiente, pensalo come orchestrare una sinfonia. Servono gli strumenti giusti, la composizione perfetta e, naturalmente, la capacità di adattarsi man mano che la performance si svolge.

Ecco le migliori pratiche per garantire che il tuo piano di progetto raggiunga tutte le note giuste:

Coinvolgi tutte le parti interessate nel processo di pianificazione: ottenere input da tutte le parti interessate, dal mago creativo al guru analitico, assicura che il tuo piano tenga conto di diverse prospettive e competenze. Il coinvolgimento attivo delle parti interessate migliora significativamente le percentuali di successo del progetto. È il vecchio adagio in azione: due (o più) teste sono meglio di una.

Condurre un'approfondita analisi dei bisogni: quali sono i bisogni sottostanti che guidano il tuo progetto? L'analisi di fattori come la domanda del mercato, i punti deboli dei clienti e le strategie della concorrenza ti forniranno preziose informazioni.

Suddividi il tuo progetto in attività gestibili: i progetti complessi devono essere suddivisi in attività di piccole dimensioni. Questo approccio, noto come Work Breakdown Structure (WBS), è un pilastro della pianificazione della gestione dei progetti. Nel contesto di una campagna di marketing digitale, ciò potrebbe significare segmentare il tuo progetto in fasi come la ricerca, la creazione di contenuti e la distribuzione.

Rivedi e aggiorna regolarmente i piani di progetto: il tuo piano di progetto non è una reliquia da scolpire nella pietra. È un'entità viva e che respira che deve adattarsi ai flussi e riflussi del mercato. Rivisitare e perfezionare regolarmente il piano può portare a correzioni di rotta tempestive e informate.

Strumenti e software per la pianificazione dei progetti nel marketing digitale

Immagina di essere uno chef in una cucina high-tech. Hai tutti gli ingredienti, ma ti servono gli utensili e gli elettrodomestici giusti per creare un capolavoro culinario. Lo stesso vale per gli strumenti di pianificazione del progetto di marketing digitale.

Gli strumenti e il software giusti possono portare il tuo progetto da un concetto grezzo a una campagna ben eseguita. Ecco una ripartizione dei tipi di strumenti che dovresti considerare:

Software per la gestione dei progetti

Asana: noto per la sua interfaccia user-friendly, Asana ti consente di organizzare attività, fissare scadenze e assegnare responsabilità. È come la tua lavagna digitale, dove puoi pianificare visivamente tutto.

Asana – Pianificazione della gestione del progetto

Trello: il sistema basato su carte di Trello è eccellente per chi ama organizzare con Post-it ma desidera una soluzione digitale. È flessibile, intuitivo e, come sottolinea il report degli utenti di Atlassian, ampiamente adottato sia dalle aziende che dai team più piccoli.

Trello

Airtable: Picture Excel sotto steroidi. Airtable combina la struttura dei fogli di calcolo con la flessibilità di un database. È particolarmente utile per i calendari dei contenuti, il monitoraggio delle campagne e l'analisi dei dati.

Airtable per la gestione dei progetti

Strumenti di collaborazione e comunicazione

Avere questi strumenti nel tuo arsenale di pianificazione del progetto è come essere quello chef ben attrezzato pronto a servire un pasto impeccabile. Scegli quelli che si adattano al flusso di lavoro del tuo team e sarai sulla buona strada per orchestrare una campagna di marketing digitale di successo.

Slack: per i team che prosperano nella comunicazione, Slack è il refrigeratore d'acqua virtuale. La sua capacità di integrarsi con una pletora di altri strumenti e creare canali per diversi argomenti lo rende prezioso per rimanere in contatto e sincronizzati.

Slack per la comunicazione

Google Workspace: quando si tratta di modificare in collaborazione documenti, fogli di lavoro e presentazioni, Google Workspace è il re. La collaborazione in tempo reale è un gioco da ragazzi ed è quasi un dato di fatto che i tuoi stakeholder la conoscano già.

App di Google Workspace

Figma: se il tuo progetto prevede elementi di progettazione, Figma è uno strumento di progettazione collaborativa che consente a più membri del team di lavorare contemporaneamente sullo stesso file di progettazione. Pensalo come Google Docs ma per il design.

Figma - Strumento di gestione del progetto

Software di monitoraggio delle risorse e del budget

Harvest: con le funzionalità di monitoraggio del tempo e fatturazione, Harvest è perfetto per tenere d'occhio le risorse spese per diversi aspetti del tuo progetto e assicurarti di avere un budget limitato.

Strumento di monitoraggio del tempo di raccolta

Smartsheet: se la gestione delle risorse e il monitoraggio del budget richiedono un approccio più incentrato sul progetto, Smartsheet offre una suite di strumenti per pianificare, monitorare e creare report sulle finanze e sulle risorse del progetto in un unico posto.

Smartsheet – Soluzioni di gestione

Quickbooks: quando hai bisogno di una contabilità hardcore con il tuo budget, QuickBooks è una soluzione affidabile. È particolarmente utile se il tuo progetto prevede una gestione finanziaria complessa.

Funzionalità di QuickBooks

Esempi di formati di piani di progetto di marketing digitale

Quando si tratta di strutturare un modello di piano di progetto di marketing digitale, la varietà è il sale della vita. Diversi progetti potrebbero richiedere approcci diversi.

Di seguito sono riportati tre tipi comuni di piani di progetto che si sono dimostrati efficaci nel marketing digitale.

1. Il diagramma di Gantt

I diagrammi di Gantt sono rinomati ed efficienti in modo affidabile. Un diagramma di Gantt è essenzialmente una sequenza temporale visiva che mostra la durata delle attività e il modo in cui si sovrappongono.

Esempio: immagina di lanciare un nuovo prodotto e di aver bisogno di una campagna di marketing integrata. Il diagramma di Gantt potrebbe mostrare linee temporali parallele per la creazione di contenuti, la promozione sui social media e l'email marketing.

È più facile identificare le pietre miliari chiave mostrando come queste attività si intersecano, ad esempio quando pubblicare un video teaser o avviare una campagna di gocciolamento e-mail.

Strumenti: Microsoft Project è un classico per la creazione di diagrammi di Gantt, sebbene TeamGantt offra funzionalità collaborative più user-friendly appositamente studiate per i diagrammi di Gantt.

2. L'approccio della lista di controllo

Una lista di controllo suddivide il tuo progetto in una serie di attività, ciascuna con una casella di controllo pronta per essere spuntata al completamento.

Esempio: se stai conducendo una campagna di influencer marketing, la tua lista di controllo potrebbe includere: identificazione di potenziali influencer, contatto con influencer, conferma di collaborazioni, creazione e condivisione di brief della campagna, monitoraggio dell'avanzamento della campagna e analisi dei risultati della campagna.

Quando ogni attività viene completata, viene spuntata, indicando chiaramente i progressi.

Strumenti: Todoist è uno strumento semplice ma potente per creare liste di controllo, mentre Asana può anche essere configurato per fungere da lista di controllo più elaborata.

3. Il tabellone Kanban

Ispirato al processo di produzione di Toyota negli anni '40, il Kanban Board è uno strumento di gestione visiva che ti aiuta a classificare le attività in colonne solitamente etichettate come "Da fare", "In corso" e "Fatto".

Esempio: se stai gestendo una campagna di content marketing, la bacheca Kanban può aiutarti a tenere traccia di vari contenuti mentre passano attraverso fasi come ideazione, scrittura, modifica e pubblicazione. Ciò garantisce un flusso continuo di contenuti e aiuta a identificare i colli di bottiglia.

Strumenti: Trello è il manifesto delle schede Kanban, ma anche Jira è ampiamente utilizzato, soprattutto se si adottano metodologie agili.

Successo nel marketing digitale attraverso la pianificazione della gestione dei progetti

• Componenti chiave: assicurati che il tuo piano di progetto abbia scopi e obiettivi chiaramente definiti e che tu ne comprenda l'ambito e i requisiti.Tieni d'occhio le tue risorse e il tuo budget e stabilisci tempistiche e scadenze realistiche. E ricorda, un buon capitano ha sempre un piano di emergenza per gli imprevisti.
• Migliori pratiche: coinvolgere tutte le parti interessate nel processo di pianificazione e condurre un'analisi approfondita delle esigenze per capire cosa è necessario per il viaggio da percorrere.Suddividi l'attività gigantesca in attività gestibili e rivedi e aggiorna regolarmente il tuo piano per rispondere ai cambiamenti.
• Strumenti e software: equipaggia la tua nave con i migliori strumenti disponibili.Da software di gestione dei progetti come Asana e Trello a strumenti di comunicazione come Slack e software di monitoraggio delle risorse come Harvest, è fondamentale assicurarsi di avere a bordo la tecnologia giusta.