Gruppi di processi di gestione del progetto: una guida rapida

I progetti sono complicati. Ci sono mille cose che hanno un impatto costante sul progetto e richiedono la riallocazione delle risorse per rimanere in pista.

Per rispettare la pianificazione e gestire i costi, è necessario raccogliere ed elaborare i dati del progetto nei cinque gruppi di gestione del progetto PMBOK.

Quali sono i 5 gruppi di processi di gestione dei progetti PMBOK?

Per iniziare, diamo un'occhiata ai cinque gruppi di processi di gestione dei progetti definiti nel Project Management Book of Knowledge (PMBOK), pubblicato dal Project Management Institute (PMI), il principale gruppo commerciale del settore.

I project manager utilizzano le cinque fasi di gestione del progetto per strutturare i progetti e guidarli dall'inizio alla fine. Ognuna di queste fasi ha uno scopo specifico e i project manager devono controllarle per garantire che il progetto rimanga in linea. Il software di gestione dei progetti aiuta i project manager a rimanere al passo con ciascuno di questi gruppi di processi.

I gruppi del processo di gestione del progetto sono i seguenti.

Fase iniziale

Il PMBOK definisce la fase di avvio del progetto come "il processo di riconoscimento formale dell'esistenza di un nuovo progetto o che un progetto esistente dovrebbe continuare nella fase successiva".

In questa fase, i project manager discutono del valore commerciale del progetto e della fattibilità del progetto. Esplori anche l'impatto sulle parti interessate. Se il progetto è considerato fattibile e di valore, viene perseguito. Se non lo è, è abbandonato.

Durante questa fase, devi anche creare un business case che risponda a queste domande. Il business case include i costi ei benefici stimati del progetto. C'è anche uno studio di fattibilità per vedere se il progetto ha senso per l'organizzazione e le sue parti interessate. Segue una carta del progetto, che risponde a chi, cosa e dove del progetto.

C'è di più, ovviamente, come:

• Analisi degli stakeholder
• Selezione della squadra
• Definizione ruoli e responsabilità
• Selezione dell'ufficio progetti
• Scegliere gli strumenti, le attrezzature e l'infrastruttura di comunicazione giusti

Una volta che il progetto è stato firmato ed è pronto per andare avanti, c'è un kickoff meeting. Usa una riunione preliminare per mettere tutti i membri del team di progetto sulla stessa pagina in modo che il progetto possa iniziare nel modo giusto.

Fase di pianificazione

Una volta che l'avvio del progetto è completo e il progetto ha il via libera per andare avanti, può iniziare la fase di pianificazione del progetto. Il processo di pianificazione avviene quando le parti interessate e il team di progetto imparano come ottenere il risultato finale del progetto o del servizio.

A questo punto, documenti il ​​piano del progetto, oltre a definire i risultati e i requisiti del progetto. Crei una pianificazione del progetto, progettata per gestire tempo, costi, qualità, modifiche, rischi e qualsiasi problema relativo al progetto.

Cogli anche l'occasione per controllare le risorse, come team, fornitori esterni, materiali e attrezzature. Definisci anche ruoli, responsabilità e dove siedono i membri del team nella struttura del progetto.

C'è anche la creazione di un registro delle parti interessate. Questo è un documento cruciale che elenca tutte le parti interessate chiave e gli sponsor del progetto in un progetto. Fa parte della gestione delle parti interessate e può includere come e quando si aggiornano le parti interessate del progetto sullo stato di avanzamento del progetto.

Il project manager ha la responsabilità di guidare la fase di pianificazione del progetto e di effettuare stime accurate su tempi, budget e risorse. È in questa fase del progetto che si pianifica l'ambito, si utilizza una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) per organizzare le attività, elaborare piani di approvvigionamento e definire i canali e la frequenza di comunicazione.

Quando si crea un piano di gestione dei progetti, è utile disporre di un software di gestione dei progetti per organizzare il lavoro. ProjectManager dispone di robusti elenchi di attività che fanno molto di più della semplice raccolta di attività. La visualizzazione dell'elenco delle attività (una delle cinque diverse visualizzazioni del progetto che consente ai team ibridi di lavorare come desiderano) può impostare la priorità, allegare file, aggiungere descrizioni, essere assegnata ai membri del team e tenere traccia dello stato. Prova ProjectManager gratuitamente oggi.

Fase di esecuzione

A questo punto, sei pronto per creare il prodotto o il servizio che hai pianificato. Questa fase, quindi, tende ad essere la più lunga del progetto. È qui che dedichi la maggior parte delle tue energie e risorse mentre mantieni il progetto in linea con i vari vincoli del progetto.

La fase esecutiva è profondamente connessa alla fase successiva del progetto, monitoraggio e controllo. Il project manager ha il compito di tenere traccia delle prestazioni e dei progressi per garantire che lo sforzo effettivo sia allineato con lo sforzo pianificato.

Fase di monitoraggio e controllo

Durante l'esecuzione del piano di progetto, il project manager monitora e controlla le prestazioni per mantenere il lavoro come programmato e nel rispetto del budget. I project manager misurano continuamente le metriche per assicurarsi che raggiungano i loro traguardi.

Alcuni dei compiti chiave associati a questa fase del progetto sono:

• Verifica dell'ambito e controllo delle modifiche
• Controllo della pianificazione
• Controllo dei costi
• Controllo di qualità
• Reportistica sulle prestazioni
• Controllo del rischio
• Amministrazione contrattuale

Fase di chiusura

Consegnare il risultato finale in tempo, nel rispetto del budget e delle aspettative di qualità dei tuoi stakeholder è importante, ma non è la fine del progetto. Hai ancora bisogno di risolvere alcune questioni in sospeso. Tutte le attività a questo punto si concludono e il progetto è chiuso, il che significa che è necessario firmare i documenti e adempiere ai contratti.

Si consiglia un'autopsia del progetto. Durante un'autopsia, il project manager e il team esaminano cosa ha funzionato e cosa no per imparare come possono migliorare i processi nel prossimo progetto. Lo fanno elencando le migliori pratiche e le lezioni che hanno imparato.

Quindi, puoi rilasciare la tua squadra e celebrare il successo del progetto. L'ultima parte potrebbe non sembrare cruciale, ma lo è! Mantenere alto il morale del team convalidando il loro duro lavoro avrà un impatto positivo sui progetti futuri.

Differenza tra i gruppi di processi di gestione dei progetti PMBOK e le aree di conoscenza

Abbiamo dettagliato i cinque gruppi di processi nella gestione dei progetti, che sono tutti soggetti al processo di controllo nella gestione dei progetti. Per gestire quei gruppi di processi di gestione dei progetti, è necessario utilizzare le aree di conoscenza della gestione dei progetti.

Le dieci aree di conoscenza della gestione dei progetti

Ci sono 10 aree di conoscenza della gestione dei progetti. Sono:

• Gestione dell'integrazione del progetto
• Gestione dell'ambito del progetto
• Gestione del tempo del progetto
• Gestione dei costi del progetto
• Gestione della qualità del progetto
• Gestione delle risorse del progetto
• Gestione delle comunicazioni di progetto
• Gestione del rischio di progetto
• Gestione degli appalti di progetto
• Gestione degli stakeholder del progetto

Le aree di conoscenza della gestione del progetto non sono le stesse dei gruppi di processi di gestione del progetto. La differenza principale è che i gruppi di processi delineano ciò che un project manager deve fare, mentre le aree di conoscenza sono ciò che un project manager deve sapere.

Più specificamente, le aree di conoscenza sono utilizzate in tutti i gruppi di processi di gestione del progetto. Le aree di conoscenza sono costituite da processi. Hanno input, strumenti, tecniche e output. Sono funzioni di gestione dei progetti che aiutano a realizzare progetti di successo.

Quando utilizzi le aree di conoscenza della gestione dei progetti?

Le aree di conoscenza funzionano all'interno di tutti i gruppi di processi di gestione del progetto. I gruppi di processi sono i punti in cui suddividi e categorizzi un progetto. È la sequenza del progetto dall'inizio alla fine. È possibile utilizzare le aree di conoscenza in ogni fase del processo.

Un buon modo per capire la differenza è che le aree di conoscenza classificano i processi, mentre i gruppi di processi di gestione del progetto sono fasi o fasi del progetto. Le aree di conoscenza non hanno una relazione logica, ma i gruppi di processi di gestione del progetto conducono da uno all'altro.

Sia i gruppi di processi di gestione dei progetti che le aree di conoscenza funzionano meglio insieme quando sono alimentati da un software di gestione dei progetti. Il software di gestione dei progetti ti aiuterà a controllare i gruppi di processi e ti condurrà a un progetto di successo.

In che modo ProjectManager aiuta con i gruppi di processi PMBOK

ProjectManager è un software basato su cloud che offre ai project manager dati più approfonditi per prendere decisioni migliori, dotando i team ibridi di più viste del progetto per portare a termine il lavoro come preferirebbero. Ci sono funzionalità che aiutano in ogni fase del processo. Dall'archiviazione di file illimitata per un hub centrale di documentazione all'avvio alla revisione di ciò che ha funzionato e non ha funzionato durante la chiusura.

Inizia con il piede giusto nel gruppo del processo di pianificazione

La pianificazione è uno dei gruppi di processi più complessi. Hai bisogno di uno strumento in grado di organizzare le tue attività, collegare dipendenze e impostare pietre miliari. La visualizzazione del progetto del diagramma di Gantt di ProjectManager fa questo e altro. Puoi filtrare per il percorso critico invece di dover fare calcoli che richiedono tempo. Quindi, imposta una linea di base e monitora lo sforzo pianificato rispetto a quello effettivo.

Inchioda la tua fase di esecuzione con diverse viste del progetto

ProjectManager ha più viste del progetto. I manager possono utilizzare la visualizzazione Gantt o Foglio, mentre i team possono gestire il proprio carico di lavoro su bacheche kanban, elenchi di attività e calendari. Questo collega i team ibridi, non importa dove si trovino. La scheda kanban visualizza il flusso di lavoro durante la fase di esecuzione, consentendo ai membri del team di gestire il proprio backlog e pianificare gli sprint. Nel frattempo, i manager ottengono la trasparenza necessaria per allocare accuratamente le risorse e far lavorare i team a pieno regime.

Tieni traccia dei progressi nel gruppo di processi di monitoraggio e controllo

Durante il gruppo di processo di monitoraggio e controllo, i dati in tempo reale sono utili. I dati offrono ai gestori una finestra sullo stato di avanzamento e sulle prestazioni del progetto. I dashboard live di ProjectManager calcolano metriche come varianza del progetto, costi e altro per un rapporto istantaneo sullo stato senza dover dedicare tempo alla configurazione dello strumento, come con altri strumenti.

ProjectManager è un software pluripremiato con funzionalità per organizzare, monitorare e creare report sul tuo progetto. Le funzionalità di reporting con un clic filtrano i dati dettagliati e possono essere facilmente condivisi con le parti interessate, mentre il software di gestione delle risorse assicura che tutti abbiano ciò di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno per completare il proprio lavoro. Prova ProjectManager oggi gratuitamente!