Come bilanciare con successo il triangolo del Project Management?

Hai un'idea e vuoi creare un'applicazione straordinaria.

Destra?

Ma vedere la tua idea concretizzarsi in un prodotto solido richiede strategie, assemblare il team giusto e condurre una riunione di avvio .

Ma non è ancora finita. L' incontro iniziale implica che stai appena iniziando.

La creazione di un'app mobile è un processo lungo. Sebbene la sessione di Scoping e la fase di scoperta dello sviluppo dell'app siano state enfatizzate a sufficienza, la gestione efficiente del progetto ha un enorme impatto sul successo di un prodotto.

Secondo uno studio PwC , un enorme 97% delle organizzazioni ritiene che la gestione dei progetti sia fondamentale per le prestazioni aziendali e il successo organizzativo.

Indipendentemente da quanto sia semplice o complessa la tua idea, la gestione dei progetti gioca un ruolo fondamentale nello sviluppo delle app. Un'efficace gestione del progetto garantisce il rispetto delle scadenze e un flusso tempestivo di risultati.

Quindi, se vuoi rimanere in linea con il tuo progetto di sviluppo dell'app, sia in termini di pianificazione che di ottenere l'app che desideri, oltre alla regolare comunicazione con l'agenzia di sviluppo, è d'obbligo tecniche efficaci di gestione del progetto.

E soprattutto il tuo Project Manager deve occuparsi del triangolo di gestione del progetto.

Che cos'è il triangolo di gestione dei progetti?

Il triangolo di gestione del progetto, noto anche come triangolo di ferro o triplo vincolo di gestione del progetto, definisce i vincoli di base entro i quali opera un progetto, vale a dire, ambito, tempo e costo.

Il Triangolo di Ferro, come suggerisce il nome, è la relazione tra tre forze cruciali in un progetto. È chiamato così perché non è possibile modificare un aspetto del triangolo senza influire su altre dimensioni chiave.

L'introduzione di modifiche a uno qualsiasi dei tre aspetti del triangolo di Project Management è piuttosto difficile.

Ad esempio, supponiamo che tu sia un Project Manager e che il tuo cliente insista per aggiungere più funzionalità al prodotto. Aumentare l'ambito del progetto implica che il tempo necessario per costruire il prodotto aumenterà e che alla fine aumenterebbe il costo di un progetto.

Quindi, per garantire che i costi del progetto non eccedano il budget e che il prodotto venga consegnato entro i tempi con la giusta funzionalità, è essenziale comprendere la reciproca dipendenza dei tre vincoli.

L'ignoranza del triplo vincolo di Project Management potrebbe metterti a rischio di prendere decisioni sbagliate e potrebbe avere un impatto negativo sul successo del tuo progetto.

Perché è importante avere equilibrio in un triangolo di Project Management?

Tenere a mente i tripli vincoli del triangolo di gestione del progetto mentre guidi un progetto ti aiuterà ad adattarti ai requisiti in evoluzione assicurandoti che il progetto venga consegnato in tempo e non superi il budget.

Il concetto di triangolo di project management trova il suo riferimento nella metodologia Agile , e agile ci permette di accogliere i cambiamenti. Non possiamo davvero ignorare i cambiamenti nel processo di sviluppo, sono destinati a venire fuori.

Pertanto, la qualità del costo del tempo di gestione del progetto e la gestione intelligente del triangolo di ferro sono fondamentali. Essere preparati garantisce che qualsiasi modifica non influisca o comprometta l'intero progetto.

Quindi, prima di espandere l'ambito o spostare la scadenza, dovresti sapere in che modo può influire sul tuo progetto.

Per darti un'idea chiara e comprensione, esploriamo alcuni scenari e immergiamoci nelle dimensioni del triangolo e misuriamo le conseguenze e progettiamo l'analisi del triplo vincolo dello spostamento del triangolo verso una o due dimensioni.

Scopo

L'ambito si riferisce all'estensione, alla dimensione e allo spettro del lavoro che deve essere realizzato in un progetto. Implica tutto il lavoro che deve essere svolto e tutti i servizi che devono essere forniti in relazione alle funzionalità del prodotto.

L'aumento dell'ambito del progetto influisce sul tempo e sul budget. L'aggiunta di più funzionalità o l'espansione di quelle esistenti richiedono risorse che potrebbero non essere state prese in considerazione durante la pianificazione.

Quando sorgono richieste di risorse aggiuntive, un Project Manager deve prendere in considerazione molti fattori che possono aumentare i costi del progetto o allungare il processo di sviluppo.

Inoltre, avere un budget limitato e scadenze rigorose ti dà poca o nessuna flessibilità in termini di espansione dell'ambito del progetto.

Tuttavia, esiste un approccio che ti consentirà di aggiungere funzionalità senza espandere l'ambito di un progetto.

Ed è qui che entra in gioco il concetto di MVP. Un prodotto minimo valido è la prima versione di un prodotto con un insieme di funzionalità di base. Determina se il prodotto ha o meno il potenziale per avere successo.

Un MVP viene lanciato sul mercato nel più breve tempo possibile per accertare se suscita l'interesse degli utenti. Dopo aver generato un prezioso feedback degli utenti e aver convalidato con utenti reali, nuove funzionalità vengono aggiunte gradualmente.

È un ottimo modo per testare le acque. I prodotti che sono completamente funzionali come MVP possono aggiungere gradualmente più funzionalità. Il tuo obiettivo dovrebbe essenzialmente concentrarsi sulla ricerca di un adattamento al mercato del prodotto.

L'adattamento prodotto-mercato è la misura in cui un prodotto soddisfa una forte domanda di mercato. Trovare il giusto adattamento al mercato del prodotto è considerato il primo passo per costruire un'impresa di successo.

Il più delle volte, molti clienti richiedono di estendere l'ambito del lavoro mentre il prodotto è in fase di sviluppo. L'aggiunta di nuove funzionalità senza compromessi in termini di tempo e budget sembra impossibile.

Tranne che, in alcuni casi, non lo è davvero.

L'aggiunta di nuove funzionalità rimuovendo le funzionalità inizialmente pianificate non influisce tanto sui tripli vincoli. Quando si crea un nuovo prodotto o applicazione, è consigliabile ridurre l'ambito al minimo, includere solo le funzionalità "indispensabili" e lasciare le funzionalità "piacevoli da avere". Un MVP dovrebbe includere solo la funzionalità principale e caratterizzare la proposta di valore. In questo modo puoi evitare di sprecare il budget per qualcosa di cui gli utenti non hanno nemmeno bisogno.

Durante la gestione di progetti complessi che soddisfano mercati altamente competitivi, a volte l'aggiunta di nuove funzionalità diventa una necessità. Nei casi in cui le modifiche possono fare un'enorme differenza per l'utente e l'azienda, dovrebbero essere soddisfatte con una comunicazione aperta e onesta tra il Project Manager e le parti interessate chiave.

Fattori a cui prestare attenzione per le sfide dell'ambito, in modo da non dover affrontare alcun problema:

• Requisiti incerti
• Richieste di funzionalità aggiuntive
• Modifica delle specifiche

Volta

La tempistica prevista di un progetto è decisa da un paio di fattori come l'ambito del lavoro, la complessità del progetto, la disponibilità delle risorse e l'esperienza del team.

Mentre i vincoli di tempo nella gestione dei progetti implicano la quantità di tempo necessaria per completare le attività, il fattore di velocità misura quanto lavoro viene svolto in un determinato periodo di tempo.

Dal momento che le persone non lavorano davvero con la stessa velocità ed efficienza ogni giorno, la velocità tende a variare tra giorni e settimane

La stima del lasso di tempo diventa difficile a causa dei cambiamenti nella velocità.

Questo è il motivo per cui in un ambiente agile, la metodologia del lavoro di Scrum è considerata un approccio ideale per garantire che il progetto sia completato nei tempi stabiliti.

Con una comunicazione efficiente tra i membri del team, Stand-up giornalieri, Sprint Planning e Retrospettive, è facile mappare il carico di lavoro del team, lavorare sugli ostacoli e tenere sotto controllo il fattore velocità in ogni fase del percorso.

Idealmente, dopo il completamento di tre sprint, è facile stabilire se sono necessarie più risorse nel progetto o se è necessario spostare la scadenza.

Il tempo è una risorsa molto importante, quindi per evitare ritardi dovresti essere consapevole delle sfide del tempo come:

• Ritardi interni ed esterni:
• Troppo ottimismo
• Lacune di squadra
• Troppa pressione di lavoro

Costo

La terza dimensione chiave, Costo, include il budget del progetto e il numero di membri del team necessari per fornire un prodotto.

Per tenere sotto controllo il fattore costo, è consigliabile dare priorità agli elementi dell'ambito del progetto che devono essere consegnati e allocare le risorse di conseguenza in tutte le fasi di sviluppo.

Stimare i costi e le risorse richieste in un progetto non è così facile, soprattutto quando si tratta di un progetto complesso. Un buon Project Manager effettua stime basate sui dati raccolti da progetti simili fatti in passato o fa un'ipotesi appropriata sulla base dell'interazione dettagliata con il cliente.

Dopo aver effettuato la stima iniziale, la pianificazione del progetto per i PM include il controllo e la gestione del budget durante tutto il ciclo di sviluppo.

Tutto ha un limite, quindi ecco alcuni fattori di cui puoi prenderti cura che potrebbero far crollare il budget del progetto:

• Mancanza di responsabilità
• Sottostima dei costi
• Aumento dei costi del personale
• Ritardo nel progetto

Come bilanciare il triangolo di ferro?

Il triangolo di ferro non esiste per aiutarci a dettagliare tutti gli elementi di un project management: ambito, tempi e costi. Piuttosto, continua a mostrare come questi vincoli siano strettamente intrecciati.

Gestire e bilanciare il triangolo tempo-costo dell'oscilloscopio è abbastanza simile alla giocoleria e certamente non è facile.

I project manager dividono l'intero progetto in pietre miliari e attività per bilanciare efficacemente il triangolo. Le priorità per il team sono definite e c'è sempre una comunicazione aperta con il cliente al fine di soddisfare le sue esigenze uniche.

Il triangolo di ferro è un equilibrio di compromesso che il project manager deve dominare controllando variabili e fattori. Insieme, bilanciare la gestione del progetto e questi tre requisiti può aiutare a decidere la qualità dell'intero progetto.
Ad esempio, se un progetto deve essere completato entro un determinato tempo, potrebbe essere necessario ridurre l'ambito o aumentare i costi per obbligare risorse o tempo aggiuntivi. O d'altra parte, se un progetto non può superare un budget, il project manager potrebbe dover allungare il tempo per ridurre il tempo aggiuntivo utilizzato.

Ecco alcune delle nostre migliori pratiche per gestire efficacemente i Tripli Vincoli:

Laboratori di scoperta:

All'inizio di ogni progetto, conduciamo workshop sulla scoperta dei prodotti con i nostri clienti. Questi workshop sono condotti per definire lo scopo del progetto, stabilire l'ambito del progetto, delineare le funzionalità principali e semplificare una tabella di marcia per portare a termine il lavoro. Fornisce al cliente chiarezza su ciò che deve essere fatto.

Stima:

Dopo aver compreso a fondo tutti gli aspetti del progetto, forniamo una stima dettagliata della tempistica del progetto e del budget richiesto per sviluppare con successo il prodotto.

Piano:

I nostri Project Manager pianificano strategicamente i carichi di lavoro del team secondo le pietre miliari. Praticando il framework Scrum, teniamo sotto controllo la velocità e c'è un flusso tempestivo di risultati. Ci aiuta a eliminare gli ostacoli in anticipo ea portare a termine il lavoro entro la scadenza indicata.

Squadra:

Assegniamo un team interfunzionale per assicurarci di fornire la migliore soluzione possibile nei tempi e nel budget. Un team interfunzionale riunisce persone con competenze funzionali diverse . Attraverso competenze condivise ed esplorando reciprocamente le prospettive di un progetto, insieme raggiungiamo un obiettivo comune.

Comunicazione:

Nel processo di sviluppo del prodotto , la comunicazione aperta tra il team e le parti interessate chiave è fondamentale. Il nostro sistema di consegna garantisce aggiornamenti proattivi, il che significa che il nostro cliente non è mai all'oscuro. Discutiamo in anticipo di eventuali modifiche nelle dimensioni chiave e ciò fa sì che il team si adatti rapidamente ai cambiamenti.

Bilanciare il triangolo di ferro è una parte cruciale. Secondo un articolo del Project Management Institute intitolato " Oltre il triangolo di ferro ", i project manager dovrebbero pensare e considerare fattori morbidi come le aspettative sociali (riunioni e spazio analitico) e la motivazione personale. Questi fattori interni sono in grado di influenzare i progetti tanto quanto i tre principali vincoli.

Conclusione

Mentre bilanciare il triangolo di gestione del progetto è molto simile alla giocoleria, è anche un promemoria costante di come la modifica di un vincolo avrà un impatto sull'intero progetto.

È uno strumento prezioso che prepara il Project Manager a pensare in modo strategico, prendere decisioni più sagge e gestire efficacemente il progetto.