10 riunioni di progetto per guidare il team di Project Management

Le riunioni di progetto spesso sembrano ostacolare il tuo lavoro. Se non lavori da un'agenda o non gestisci quelle riunioni, può essere vero. Ma le riunioni sono fondamentali per la pianificazione del progetto e la collaborazione in team. Ecco perché ci sono così tante riunioni di progetto e ognuna ha il suo focus e la sua importanza. Diamo un'occhiata a 10 diversi tipi di riunioni di project management e definiamoli, e inizieremo con la definizione di cosa sia una riunione di progetto.

Cosa sono le riunioni di progetto?

Una riunione di progetto è un evento che si verifica regolarmente in cui alcuni o tutti i membri del team di progetto e le parti interessate si riuniscono per discutere del progetto. Esistono molti tipi di riunioni di progetto durante il ciclo di gestione del progetto. Alcune riunioni di gestione del progetto si svolgono quotidianamente mentre altre sono più distanziate. Tutto dipende dall'urgenza e dal tipo di riunione che si terrà. Ciò non significa che una riunione sia esclusivamente per condividere aggiornamenti, tranne quando si tratta di parti interessate. Le riunioni di progetto per i team riuniscono il gruppo per risolvere un problema o migliorare i progressi per raggiungere determinati obiettivi e aspettative. Una riunione potrebbe anche essere utilizzata per costruire un migliore lavoro di squadra, che porta a una maggiore produttività e morale.

Tipi di riunioni di progetto

In termini di riunioni di gestione del progetto, esistono diversi tipi. Alcuni comuni includono una relazione sullo stato di avanzamento, discutere lo scopo del progetto o generare idee, parlare di problemi che sono sorti nel corso del progetto e approvare o rifiutare idee. Ci sono anche incontri che ruotano attorno alle persone che partecipano. Questi possono includere riunioni regolari del team e riunioni delle parti interessate, che sono più generali e mantengono le parti interessate aggiornate solo sulle pietre miliari.

Qualunque sia il tipo di incontro, il project manager li guiderà, motivo per cui le capacità comunicative sono così importanti per quella posizione. Le riunioni sono più produttive con i dati in tempo reale che le guidano. ProjectManager è un software di gestione dei progetti online che genera report con dati in tempo reale. Puoi creare rapidamente un rapporto sullo stato per una panoramica, un rapporto sullo stato di avanzamento per vedere come stai andando, un rapporto sulla varianza per assicurarti di essere sulla buona strada e molti altri. Tutti i report sono personalizzabili in modo da poterli filtrare per mostrare solo i dati che desideri visualizzare. Puoi quindi condividerli con le parti interessate per tenerli aggiornati.

10 riunioni chiave del progetto

Le riunioni di project management sono eventi di comunicazione e una comunicazione chiara è ciò che mantiene i progetti in carreggiata. Pertanto, esistono molti tipi diversi di riunioni di progetto che si tengono ripetutamente durante il ciclo di vita di un progetto. Ecco 10 dei più importanti.

1. Riunione iniziale del progetto

Il kickoff meeting potrebbe non essere il primo incontro del progetto, ma è il primo incontro significativo. È qui che vengono presentati il ​​project manager, il cliente e il team di progetto e vengono espressi gli obiettivi del progetto. Il kickoff meeting del progetto inizia con le presentazioni, esaminando il background del cliente e parlando dell'ambito del progetto. Vengono inoltre discussi i ruoli e le responsabilità del team di progetto, nonché i passaggi successivi.

2. Riunione sullo stato del progetto

La riunione del rapporto sullo stato del progetto è quando i membri del team forniscono dati che il project manager utilizza per rivedere dove si trova il progetto in un determinato periodo di tempo. Questo non serve solo a tenere informato il project manager, ma serve anche a ritenere responsabile il team di progetto. Ti consigliamo di parlare di ciò che è stato realizzato e di ciò che è ancora in sospeso, nonché dei traguardi imminenti. Dovrai anche rivedere il budget, valutare i rischi e programmare le riunioni imminenti per assicurarti che tutto sia stato risolto.

3. Riunione di revisione del progetto

Una riunione di revisione del progetto è anche chiamata riunione post mortem e si tiene una volta che il progetto è stato completato. Che sia stato un successo o un fallimento, una riunione di revisione è utile in quanto elenca ciò che ha funzionato e ciò che non ha funzionato. L'autopsia è particolarmente utile in quanto offre ai project manager la possibilità di garantire che gli stessi errori non si ripetano. L'incontro inizia ripetendo gli obiettivi del progetto e aprendo la discussione al team, che dovrebbe essere autorizzato a criticare onestamente il lavoro, gli ostacoli ei rischi. Dovrai anche parlare del budget, di cosa è stato e cosa non è stato utilizzato e perché. Allo stesso tempo, dovrebbe esserci una celebrazione per un progetto di successo.

4. Riunione di tutte le mani

L'assemblea plenaria o il municipio riunisce tutto nell'azienda. Tutti i dipendenti sono coinvolti, inclusi i team leader, il team esecutivo, le parti interessate e altri. Questi incontri servono per discutere questioni che coinvolgeranno l'intera organizzazione, come entrate, strategia, ecc. Per un progetto, questo include l'intero team di progetto, dal project manager alle parti interessate e tutti gli altri. Possono essere tenuti per condividere aggiornamenti, guidare l'allineamento, celebrare traguardi o aprire la parola a domande.

5. Riunione di pianificazione dello sprint

Scrum è un modo agile di lavorare in cui i progetti vengono suddivisi in blocchi, chiamati sprint. Di solito sono solo 2-4 settimane. Lo sprint planning meeting coinvolge lo scrum master, lo scrum product manager e lo scrum team. Si incontrano per esaminare gli articoli arretrati e decidere quali di questi verranno gestiti nella prossima primavera. Questo è uno sforzo collaborativo chiamato cerimonia della mischia. Prima della riunione, lo scrum master e il product manager riesaminano la capacità del team, la tempistica e utilizzano gli approfondimenti degli sprint precedenti per definire quello nuovo.

6. Riunione del Comitato Direttivo

I comitati direttivi sono un tipo di governance che coinvolge le parti interessate che sono responsabili della supervisione del progetto e del suo supporto. Un altro termine per indicare un gruppo che lavora per aiutare il progetto a raggiungere i suoi obiettivi è consiglio di amministrazione, dirigenza senior, gruppo di lavoro del progetto o comitato di supervisione del progetto. La frequenza delle riunioni di direzione e impegno varia a seconda del progetto, sebbene di solito si verifichi dopo che è stata raggiunta una pietra miliare.

7. Riunione delle parti interessate

La riunione delle parti interessate viene utilizzata per presentare le parti interessate in un progetto l'una all'altra. Viene utilizzato per ottenere il buy-in e definisce anche gli obiettivi del progetto. È anche un momento in cui possono svolgersi interviste con le parti interessate per ottenere informazioni sui loro obiettivi e prospettive, su come desiderano ricevere aggiornamenti e altro ancora. I project manager incontreranno anche le parti interessate durante tutto il ciclo di vita del progetto per tenerle aggiornate sui progressi.

8. Riunione di pianificazione di emergenza

Un piano di emergenza è uno scenario ipotetico se il progetto presenta problemi o problemi che richiedono la modifica dell'ambito, della pianificazione o del budget. Questi problemi possono essere ambientali, tecnici, ecc. Ciò significa che una riunione di pianificazione di emergenza è un'opportunità per fare brainstorming con il team di progetto e le parti interessate pertinenti per identificare i rischi e, se lo offrono, come rispondere ad essi. Successivamente, dovresti determinare la gravità e la probabilità che tali rischi si verifichino e il modo in cui potrebbero influire sul progetto. Ciò porterà il project manager a creare un piano di emergenza.

9. Riunione del consiglio di amministrazione delle modifiche

La scheda di controllo delle modifiche è impostata per esaminare le richieste di modifica che si verificano in un progetto. Vengono quindi valutati e approvati, differiti o negati. Questo processo si verifica durante una riunione del comitato di controllo delle modifiche. Tuttavia, se il team di progetto e lo sponsor hanno già notato l'importanza del cambiamento, è improbabile che il comitato di controllo delle modifiche andrà contro il loro suggerimento durante la riunione.

10. Riunione giornaliera di Scrum

Ogni giorno dello sprint si tiene un daily scrum meeting. Questi incontri di solito si svolgono nello stesso luogo e nello stesso orario, anche se idealmente quel momento sarebbe l'inizio della giornata per impostare il lavoro da seguire. Le riunioni di Daily Scrum sono brevi, non durano più di 15 minuti, per mantenere la conversazione pertinente. La riunione, chiamata anche riunione standup quotidiana, include i membri impegnati del team che stanno facendo la primavera, lo scrum master e, nella maggior parte dei casi, il proprietario del prodotto. Questi non sono incontri per risolvere problemi, ma rispondono a tre domande: cosa è stato fatto ieri? Cosa si deve fare oggi? Ci sono impedimenti?

Quali modelli di Project Management possono aiutare con le riunioni di progetto?

Le riunioni di progetto sono importanti e tutte hanno uno scopo nella gestione del progetto. Per assicurarti che la tua riunione si svolga correttamente, abbiamo alcuni modelli gratuiti che puoi scaricare. ProjectManager è un software di gestione dei progetti, ovviamente, ma ha anche una suite completa di modelli di gestione dei progetti gratuiti per ogni fase del tuo progetto, inclusi questi modelli di riunioni di gestione dei progetti.

Modello di verbale di riunione

I verbali delle riunioni catturano i punti pertinenti in stampa e assicurano che tali conclusioni vengano eseguite dopo la conclusione della riunione di gestione del progetto. Il nostro modello di verbale di riunione gratuito per Word semplifica la raccolta e la distribuzione di queste informazioni, nonché dell'ordine del giorno, delle attività e dei dettagli sulla prossima riunione.

Modello di rapporto sullo stato del progetto

Quando pianifichi una riunione sullo stato del progetto, utilizza il nostro modello gratuito di rapporto sullo stato del progetto per raccogliere i dati di cui hai bisogno. Ti aiuta a comunicare con le parti interessate con informazioni come il riepilogo del progetto in quel periodo di riferimento, lo stato di salute del progetto e persino uno sguardo ai rischi e agli ostacoli che si sono verificati.

Modello di dashboard del progetto

Qualunque sia la riunione di progetto che stai organizzando, una dashboard fornisce dati vitali. I dashboard offrono una visione di alto livello del progetto. L'utilizzo del nostro modello di dashboard di progetto gratuito per Excel ti consente di inserire dati su attività, carico di lavoro, durata delle attività e costi che vengono quindi visualizzati automaticamente come grafici colorati che sono facilmente digeribili nelle riunioni di gestione del progetto.

ProjectManager ti aiuta a gestire le riunioni di progetto

I modelli sono utili ma limitati. Devono essere imputati manualmente, per esempio, mentre ProjectManager è un software online che aggiorna i dati in tempo reale. Puoi persino programmare riunioni di progetto e invitare il tuo team per un'ora e una data specifiche. Aggiungi file e altre informazioni e imposta anche le riunioni come ricorrenti se si ripetono durante il progetto. Ma questa è solo la punta dell'iceberg in termini di software ricco di funzionalità.

Trasforma gli elementi di azione in attività

Le riunioni di gestione del progetto sono importanti, ma ancora più importante è agire sui punti da asporto. Il nostro software dispone di più visualizzazioni di progetto che consentono ai team di tutti i reparti di utilizzare gli strumenti con cui si sentono a proprio agio. Possono acquisire gli elementi di azione su elenchi di attività, bacheche kanban o viste del calendario. Mentre i manager probabilmente preferiscono aggiornare i loro diagrammi di Gantt online. Qualunque sia la visualizzazione del progetto che utilizzi, tutti i dati vengono condivisi nel software e aggiornati in tempo reale per consentire a tutti di lavorare sulle informazioni più aggiornate.

Usa dashboard in tempo reale

Invece di un modello di dashboard, i nostri dashboard in tempo reale vengono costantemente aggiornati. Analizzano automaticamente i numeri e visualizzano i risultati in grafici e diagrammi di facile lettura che tengono traccia di tempi, costi e molto altro. Usa la dashboard in tempo reale nelle riunioni di progetto come aiuto visivo che ti fornisce sempre dati in tempo reale. A differenza di altri strumenti software, non è richiesta alcuna configurazione tempestiva. Le nostre dashboard sono attive e funzionanti, quindi puoi utilizzarle immediatamente. Il vero lavoro inizia una volta che hai lasciato la riunione del progetto. Il nostro software dispone di funzionalità di gestione dei rischi, delle attività e delle risorse che possono mantenerti in pista e produttivo, indipendentemente da ciò che il progetto ti offre. La nostra piattaforma collaborativa significa che tutti sono connessi, sia che si trovino in un altro dipartimento o fuso orario. Possono sempre commentare a livello di attività e condividere file per lavorare meglio insieme.

Contenuto della riunione di progetto correlato

Se stai ancora cercando di saperne di più sulle riunioni di project management, ecco alcuni link che possono portarti lì. Pubblichiamo settimanalmente blog, guide, video e, naturalmente, modelli per ogni fase del ciclo di vita della gestione del progetto. Questo è solo un assaggio dei contenuti gratuiti che troverai sul nostro sito.

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