Monitoraggio e controllo del progetto: strumenti e passaggi

I progetti sono divisi in fasi per renderli più gestibili. Tutti sono importanti, in particolare il monitoraggio del progetto. Il monitoraggio e il controllo del progetto è il modo in cui un project manager garantisce che il piano che sta implementando con il team di progetto si svolga senza intoppi.

Il controllo del progetto prevede molti passaggi per monitorare a fondo la pianificazione, le risorse e i costi del progetto. Esistono strumenti di monitoraggio del progetto, ovviamente, ma come ogni cosa nella gestione del progetto, c'è un processo che spiegheremo.

Che cos'è il monitoraggio e il controllo del progetto?

Prima di arrivare ai passaggi per monitorare il tuo progetto, mettiamo il concetto nel contesto. Ci sono cinque fasi nel processo di gestione del progetto: avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo e chiusura. Il monitoraggio e il controllo del progetto avvengono in tandem con la fase di esecuzione nel ciclo di vita del progetto.

Il monitoraggio e il controllo del progetto è una fase di gestione del progetto dedicata alla misurazione delle prestazioni del progetto e alla verifica che aderisca a quanto stabilito nel piano del progetto. I project manager monitoreranno da vicino l'avanzamento e le prestazioni del progetto, esamineranno lo stato del progetto, identificheranno potenziali problemi e implementeranno azioni correttive quando necessario per mantenere il progetto nei tempi previsti e nel budget.

Per trovare problemi nel progetto, è necessario un software di gestione del progetto in grado di monitorare i progressi e le prestazioni man mano che si svolge. ProjectManager è un pluripremiato software di gestione dei progetti che offre gli strumenti necessari per monitorare e controllare i progetti in tempo reale. I project manager possono ottenere una visione di alto livello del loro progetto passando alla dashboard in tempo reale. Raccoglie automaticamente i dati del progetto su metriche come tempo, costo, carico di lavoro e altro, che vengono visualizzati in grafici e diagrammi di facile lettura. A differenza del software leggero, non è necessaria alcuna configurazione dispendiosa in termini di tempo. La nostra dashboard è pronta quando lo sei tu. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.

Perché il monitoraggio e il controllo del progetto sono importanti?

Il monitoraggio e il controllo del progetto sono così importanti per la gestione del progetto che è uno dei cinque processi di gestione del progetto. Come notato, il monitoraggio del progetto va di pari passo con l'esecuzione del progetto per garantire che, man mano che le attività vengono completate, rimangano nei tempi previsti e rispettino il budget del progetto.

Oltre a mantenere un progetto nei tempi previsti ed evitare spese eccessive, il monitoraggio del progetto è anche un ottimo modo per gestire i rischi ed evitare lo scope creep. Tenendo traccia di varie metriche, un project manager può identificare il rischio in anticipo quando si presenta nel progetto come un problema. Rilevamento anticipato significa mitigazione anticipata. Lo stesso vale per lo scorrimento dell'ambito. Quando le modifiche vengono applicate al progetto, le procedure di controllo come le richieste di modifica possono aiutare a evitare che abbiano un impatto negativo sulla pianificazione.

Trascurare il monitoraggio e il controllo del progetto significa lasciare il progetto nelle mani del destino. Forse andrà tutto bene, forse no. Ma non è quello che dovrebbe fare un project manager. Non solo pianificano il progetto e assegnano il team, ma sono anche responsabili di assicurarsi che il team esegua i propri compiti in conformità con la pianificazione del progetto senza aggiungere costi inutili.

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Fasi di monitoraggio del progetto

Una volta che il project manager ha pianificato le attività e creato un piano di progetto che gli sponsor del progetto approvano, è il momento di passare alla fase di esecuzione del progetto. Come definito sopra, il monitoraggio del progetto viene eseguito insieme all'esecuzione del progetto per assicurarsi che il progetto venga eseguito secondo la pianificazione e il budget. Di seguito sono riportati gli otto passaggi da seguire per assicurarti di monitorare correttamente il progetto.

1. Creare una baseline dell'ambito del progetto

L'ambito di un progetto definisce le aspettative e i requisiti degli stakeholder del progetto. Viene utilizzato durante tutto il progetto per monitorare i progressi. Una linea di base dell'ambito del progetto cattura tali aspettative e requisiti e può essere utilizzata per misurare lo sforzo pianificato rispetto allo sforzo effettivo per garantire che l'esecuzione del progetto sia in linea con il piano del progetto. La linea di base dell'ambito può essere rivista e rivista durante il progetto, ma solo attraverso un processo formale di controllo delle modifiche per evitare lo scorrimento dell'ambito.

2. Creare una linea di base della pianificazione del progetto

Quando il tuo programma è stato approvato dalle principali parti interessate, salvalo. Si chiama linea di base della pianificazione del progetto. Questo può quindi essere utilizzato in tutto il progetto come una linea di base dell'ambito, ma in questo caso viene utilizzato per confrontare i tuoi progressi effettivi con il processo pianificato. Ciò consente ai project manager di tenere traccia della varianza del progetto e intraprendere azioni correttive per riportare il progetto in carreggiata. Aiuta anche con la comunicazione con le parti interessate, poiché sono sempre interessate a sapere se il progetto è nei tempi previsti. Una linea di base della pianificazione del progetto è un altro controllo del progetto necessario.

3. Stimare i costi del progetto e definire un budget del progetto

Più accurati sono i costi del tuo progetto, più preciso sarà il budget del tuo progetto. Una volta che hai presentato un budget ed è stato approvato dalle parti interessate, l'ultima cosa che vuoi fare è richiedere più fondi per realizzare il progetto. Esistono varie tecniche che puoi utilizzare per stimare accuratamente i costi e pianificare il tuo budget di conseguenza. Ora, vorrai monitorare tutte le spese del progetto e utilizzare i sistemi di controllo delle modifiche per tenere traccia dei costi del progetto e rispondere a eventuali discrepanze. Puoi anche creare una linea di base del budget da utilizzare per confrontare i costi effettivi con quelli pianificati come un modo per monitorare la spesa.

4. Utilizzare un registro dei rischi

Una delle cose più importanti da cercare quando si monitora un progetto è il rischio. Durante la fase di pianificazione, puoi creare un registro dei rischi che raccolga i rischi che ritieni possano presentarsi nel progetto. Quindi puoi notare il potenziale impatto del rischio sul progetto e chi è responsabile dell'identificazione e della mitigazione. Puoi anche impostare le priorità per aiutare a determinare quali rischi devono essere affrontati immediatamente o se possono aspettare. Mentre stai monitorando il progetto, il registro dei rischi ti aiuterà a stare attento ai problemi che potrebbero avere un impatto sul progetto, sia nel bene che nel male. Se viene identificato un problema, puoi rispondere in modo rapido ed efficace.

5. Utilizzare un registro delle modifiche

Il monitoraggio del progetto consiste nel rilevare il cambiamento. Quando lo fai, avrai bisogno di un registro delle modifiche per controllarlo. Un registro delle modifiche è un documento che elenca cronologicamente le modifiche che sono state apportate al progetto. Questo funge da riepilogo delle modifiche apportate e consente ai project manager di tenere traccia e comunicare tutte le modifiche che si sono verificate. Ciò offre anche ai project manager un altro strumento di comunicazione per tenere informati gli stakeholder del progetto in modo che comprendano i cambiamenti avvenuti e che siano stati gestiti correttamente.

6. Stabilire procedure di controllo della qualità

L'importanza di consegnare i progetti in tempo e nel rispetto del budget è spesso discussa, ma non trascurare l'importanza della qualità. Se il prodotto o il servizio non soddisfa le aspettative di qualità, è un fallimento. Le procedure di controllo della qualità assicurano che il prodotto o il servizio sia testato e soddisfi gli standard stabiliti nella pianificazione del progetto. Funziona anche per ridurre gli errori. Pertanto, stabilire procedure di controllo della qualità è una parte fondamentale di qualsiasi monitoraggio approfondito del progetto.

7. Utilizzare gli strumenti di monitoraggio del progetto

Gli strumenti di monitoraggio del progetto sono essenziali per il monitoraggio del progetto. Il software di gestione dei progetti ha molte funzionalità che offrono ai project manager una finestra sul progetto, che si tratti di costi, risorse o tempo. Esistono dashboard che forniscono una visione di alto livello dell'avanzamento e delle prestazioni del progetto, rapporti sullo stato dettagliati e altri tipi di rapporti per ottenere maggiori informazioni e persino funzioni di gestione delle risorse per tenere traccia delle prestazioni del tuo team. Assicurati di cercare un software di gestione dei progetti che abbia queste funzionalità e sia basato su cloud in modo da ottenere dati in tempo reale per un monitoraggio più approfondito.

8. Creare rapporti di progetto

Abbiamo appena accennato ai rapporti sui progetti, ma meritano maggiori dettagli. I rapporti di progetto forniscono una descrizione dello stato attuale del progetto. I report sullo stato acquisiscono i dati per un periodo di tempo specifico, mentre i report sullo stato del portfolio fanno la stessa cosa ma per più progetti. Tuttavia, ci sono più rapporti sulla varianza del progetto, sul carico di lavoro e altro ancora. Tutti i report sono importanti per monitorare il progetto e dovrebbero essere condivisi con le parti interessate per aggiornarli sul progetto.

ProjectManager è un robusto software di monitoraggio dei progetti

ProjectManager è un software di gestione dei progetti online con gli strumenti che i project manager desiderano per monitorare e controllare i propri progetti. Il nostro software fornisce dati in tempo reale in modo che tu possa vedere il progetto così com'è, non com'era. Inoltre, la nostra piattaforma collaborativa mantiene tutti connessi, sia che si trovino in ufficio, sul campo o ovunque nel mezzo. Ciò facilita la comunicazione e i problemi vengono rapidamente identificati e risolti per mantenere il progetto in carreggiata.

Rapporto personalizzabile

I dashboard sono fantastici quando hai bisogno di una panoramica di alto livello del progetto, ma quando vuoi approfondire i dati utilizza i nostri report personalizzabili. Solo un paio di sequenze di tasti generano report sullo stato del progetto o del portfolio, sul carico di lavoro, sulla varianza e altro ancora. Tutti i rapporti possono essere filtrati per mostrare solo le informazioni desiderate. Non solo i project manager possono monitorare i loro progetti, ma ogni rapporto può essere condiviso in una varietà di formati o stampato per le presentazioni delle parti interessate.

Tieni traccia delle tue risorse

Il monitoraggio delle risorse, che si tratti del team, dei materiali o delle attrezzature, è una parte importante del processo di monitoraggio del progetto. I nostri strumenti di gestione delle risorse hanno un grafico del carico di lavoro con codice colore per vedere facilmente chi è sovrassegnato. Puoi riallocare le attività da quel grafico e bilanciare il carico di lavoro del team per mantenerlo al massimo delle sue capacità. La produttività del team ti aiuta a rispettare i tempi. Puoi anche utilizzare il nostro strumento sicuro per le schede attività non solo per semplificare le buste paga, ma anche per vedere le ore registrate del team e assicurarti che stiano rispettando il piano del progetto.

ProjectManager ha più viste di progetto che consentono a tutti di lavorare sullo strumento che preferiscono. Che si tratti del diagramma di Gantt, della bacheca kanban, dell'elenco delle attività o della visualizzazione del calendario, tutti i dati vengono aggiornati in tempo reale contemporaneamente consentendo a tutti di lavorare insieme. Abbiamo anche funzionalità di gestione del rischio per aiutarti a identificare e monitorare il rischio del progetto per evitare di andare fuori programma.

ProjectManager è un pluripremiato software di gestione dei progetti che consente ai team di pianificare, gestire e tenere traccia dei propri progetti in tempo reale. Le nostre numerose funzionalità di monitoraggio e controllo fanno sì che i project manager siano sempre al passo con il cambiamento e lo gestiscano durante l'intero ciclo di vita del progetto. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.