Project Procurement Management: una guida rapida

Ogni azienda ha bisogno di risorse come manodopera, materie prime, attrezzature e altri input. Il tuo team utilizza le risorse per eseguire una varietà di progetti come la realizzazione di prodotti o la fornitura di servizi. Queste risorse devono essere acquistate dall'organizzazione e il processo di approvvigionamento deve essere attentamente pianificato ed eseguito. Questo è ciò che riguarda la gestione degli appalti.

Cos'è la gestione degli acquisti?

La gestione degli acquisti si riferisce a tutte le azioni e strategie relative al ciclo di identificazione, valutazione e selezione dei fornitori di input di produzione. Ciò comporta la creazione di un piano di gestione dell'approvvigionamento, il test della qualità, la gestione dei contratti di approvvigionamento, l'esecuzione degli acquisti e qualsiasi altra attività necessaria per controllare come vengono effettuati gli acquisti nell'organizzazione.

ProjectManager è l'ideale per tenere traccia dei tuoi piani di produzione in modo da poter stimare meglio quando dovrai acquistare attrezzature, materiali, parti o qualsiasi cosa necessaria per i tuoi progetti. Usa i nostri diagrammi di Gantt per mappare le attività nel tuo processo di produzione, automatizza i flussi di lavoro con le bacheche kanban e tieni traccia dei costi con i diagrammi del carico di lavoro e le schede attività. Inizia gratuitamente oggi stesso.

Il termine gestione degli acquisti viene confuso dalla maggior parte delle persone con la gestione degli acquisti, ma c'è una grande differenza che è molto importante sia nel business che nella produzione e nella gestione dei progetti. Ecco come differiscono questi due concetti simili.

Gestione degli acquisti vs. Gestione degli acquisti

La gestione degli acquisti è solo una piccola parte della gestione degli acquisti, che è più ampia e strategica. La gestione degli acquisti è semplicemente l'insieme di documenti, strumenti e procedure che vengono utilizzati per gestire il processo di acquisto, come le richieste di acquisto, le richieste di preventivo e gli ordini di acquisto.

Che cos'è la gestione degli appalti di progetto?

L'approvvigionamento, in termini di gestione del progetto, è quando è necessario acquistare, affittare o stipulare un contratto con una risorsa esterna per raggiungere l'obiettivo del progetto. Queste relazioni, come qualsiasi processo nel progetto, necessitano di gestione.

Gestire queste relazioni significa ottenere la migliore qualità dai fornitori esterni impiegati dall'azienda per aiutare a fare affari. Esistono vincoli di gestione dei fornitori che ruotano attorno a costi e tempi. La gestione dell'approvvigionamento è un modo per gestire in modo più efficiente e produttivo il processo di approvvigionamento, requisizione, ordinazione, accelerazione, ispezione e riconciliazione dell'approvvigionamento.

Tuttavia, prima di effettuare partnership o acquisti, è necessario rispondere alla domanda se i beni e i servizi sono richiesti da fornitori esterni. Soppesare i pro ei contro della produzione interna di beni o servizi e appaltare l'allenamento. Il rapporto con aziende esterne è necessario e conveniente nel lungo termine? Una volta presa una decisione informata, solo allora puoi andare avanti con la certezza che i passi che stai intraprendendo sono finanziariamente solidi e si adattano ai tuoi tempi.

Che cos'è un piano di gestione degli appalti?

Un piano di gestione degli appalti delinea i requisiti di approvvigionamento, le linee guida e il processo generale che saranno seguiti da un'organizzazione per un particolare progetto. Il livello di complessità e dettaglio di un piano di gestione degli appalti varia da un'organizzazione all'altra, ma a livello di base, il tuo piano di gestione degli appalti dovrebbe:

• Definire i criteri di valutazione per la selezione dei fornitori
• Delineare il processo di offerta
• Identificare la metodologia di costo da utilizzare
• Includere un'analisi costi-benefici
• Spiega perché le attività di approvvigionamento sono necessarie e come si allineano con gli obiettivi strategici dell'organizzazione.
• Stabilire una tempistica per le attività di approvvigionamento
• Identificare le parti interessate alla gestione degli appalti
• Definire i KPI per le attività di approvvigionamento
• Elencare eventuali vincoli di risorse o ipotesi di progetto che potrebbero influire sulle attività di approvvigionamento
• Definisci i termini generali legali e di pagamento
• Spiegare i diversi ruoli e responsabilità della gestione degli appalti
• Includere i costi stimati per il progetto di approvvigionamento
• Elenca i potenziali rischi che potrebbero influire sugli acquisti e le eventuali strategie di mitigazione
• Includere contratti di approvvigionamento e documentazione come richieste di acquisto, ordini di acquisto, richieste di proposte e richieste di preventivi

Documenti di appalto

Ci sono diversi documenti necessari per il processo di appalto. Ecco alcuni dei più importanti.

Richiesta di informazioni (RFI)

Questo documento viene utilizzato per un processo formale di raccolta di informazioni. È diretto a quei fornitori di beni e servizi con i quali potresti voler stipulare un contratto. L'RFI aiuta i responsabili dell'approvvigionamento a trovare il fornitore che fornirà ciò di cui hanno bisogno e quando ne hanno bisogno a un prezzo con cui sono a loro agio.

Richiesta di proposta (RFP)

Quando un'organizzazione sta cercando di stipulare un contratto con un fornitore o un appaltatore, invierà una RFP che spiega cosa vuole che venga fatto. Il documento quindi acquisisce la descrizione e il prezzo di tale lavoro da parte di una varietà di entità, dove è possibile sceglierne una in quanto offrono il miglior affare a tutto tondo.

Richiesta di preventivo (RFQ)

Questo processo viene utilizzato per chiedere a uno o più fornitori di inviare le loro quotazioni di prezzo per gli articoli che verranno utilizzati in un progetto o in un'altra impresa. Ciò consente al mittente di confrontare i prezzi con altri potenziali fornitori che si contendono il lavoro. È una parte essenziale per prendere la decisione giusta su chi stipulare un contratto.

Processo di gestione degli appalti

Una volta che sei pronto per procurarti le merci da un fornitore, la gestione dell'approvvigionamento del progetto viene suddivisa in quattro processi.

1. Pianificare la gestione degli appalti

Gli appalti vengono individuati per la prima volta durante la fase di pianificazione del progetto. Per ogni appaltatore esterno, deve esserci una dichiarazione di lavoro (SOW) che funga da documento che delinea il lavoro da appaltare.

Prima del contratto, tuttavia, c'è una richiesta di proposta in cui più appaltatori possono fare un'offerta per il lavoro e il project manager può determinare dalle loro offerte chi otterrà il contratto.

Queste richieste sono ben ponderate in quanto fungono da documenti guida durante tutto il progetto. Più specifico è, meglio è. Questo evita confusione in seguito e aiuta a sviluppare piani più accurati. Questo processo viene raccolto nel piano di gestione dell'approvvigionamento, che include i documenti dei requisiti, il registro dei rischi, i requisiti delle risorse delle attività, la pianificazione del progetto, le stime dei costi delle attività e altro ancora.

A guidare queste decisioni ci sono strumenti e tecniche, come l'analisi make-or-buy, che aiuta a determinare se l'attività ha bisogno di un fornitore esterno o può essere svolta internamente. Anche cercare l'aiuto di esperti, fare ricerche di mercato e incontrare le parti interessate aiuta a guidare questa decisione.

2. Condurre gli appalti

Dopo aver terminato le pratiche burocratiche della prima fase, la fase di conduzione degli appalti è quando si studiano le offerte che tornano e si determina quale accettare. Prima di decidere, tuttavia, dovrebbe esserci un criterio per decidere quale offerta è la migliore per il progetto e si adatta alla tua gestione logistica. Gli accordi vengono quindi firmati e il piano di gestione del progetto viene aggiornato.

Decidi il vincitore parlando con gli offerenti, disponendo di tecniche per valutare le proposte e disponendo di stime indipendenti per assicurarti che le offerte rientrino nell'intervallo normale. Non fa male chiedere il parere di esperti nelle aree che stai contraendo per ottenere le loro prospettive.

Ci sono anche tecniche analitiche che puoi applicare. La pubblicità è un buon modo per assicurarti di lanciare la rete più ampia possibile, quindi puoi decidere in base a tutti i potenziali offerenti. Poi ci sono le trattative sugli appalti che saranno necessarie per modificare i contratti finali per soddisfare le tue esigenze e quelle dell'appaltatore. È necessario utilizzare un ordine di acquisto per documentare il prezzo, la quantità, la finestra di consegna e i termini di pagamento dei beni/servizi ordinati. È un documento legalmente vincolante che garantisce che tu e il tuo fornitore siate sulla stessa pagina. Il nostro modello di ordine di acquisto può aiutarti a crearne uno adatto al tuo progetto.

3. Controllo Appalti

Una volta firmati i contratti, la gestione di tali appaltatori deve essere ripiegata nelle responsabilità generali di gestione. Gli appaltatori possono avere un impatto negativo su budget e programmi, il che può portare a un progetto che va fuori strada o peggio.

Pertanto, sono necessari aggiornamenti regolari dello stato per rivedere gli accordi degli appaltatori, ottenere aggiornamenti sui progressi e rivedere le prestazioni del lavoro per assicurarsi che gli appaltatori soddisfino i requisiti delineati nei loro contratti. Sebbene assumi appaltatori perché sono esperti in quello che fanno, devi comunque monitorare e tenere traccia del loro lavoro per assicurarti che stia procedendo come previsto.

È meglio stipulare un contratto con un sistema di controllo delle modifiche e sottoporsi a regolari revisioni delle prestazioni degli appalti, comprese ispezioni e audit per assicurarsi che il lavoro stia andando bene. I report sulle prestazioni aiutano anche a tenere informati i manager. È necessario disporre di un sistema di pagamento, di un'amministrazione dei sinistri e di un sistema di gestione dei registri. Gli ordini di lavoro devono includere tutti i dettagli sul lavoro svolto dagli appaltatori per facilitare il monitoraggio delle prestazioni.

4. Chiudere gli acquisti

Proprio come esiste un processo per avviare l'approvvigionamento, ce n'è bisogno per finalizzarlo. Ciò che costituisce un lavoro completato dovrebbe essere dettagliato nell'accordo iniziale con l'appaltatore in modo che non ci sia confusione da parte di nessuno su quando il lavoro è terminato.

Anche l'assicurazione e la cauzione di solito richiedono un rilascio formale di responsabilità. Ciò garantisce che non vi siano modifiche in sospeso relative al valore e alla data di completamento del contratto.

Gli audit degli appalti aiutano in questo processo, oltre ad avere trattative strutturate sugli appalti. Sarà inoltre necessario un sistema di gestione dei record per gestire tutte le pratiche burocratiche che saranno coinvolte in questa fase del processo di appalto.

Qual è il ruolo del project manager negli appalti?

Il project manager è coinvolto nell'approvvigionamento, così come qualsiasi altro aspetto che controlla nel processo di gestione del progetto. Tuttavia, questo è un processo che potrebbero non possedere con la stessa autorità di altre parti del progetto.

Mentre il project manager ha l'autorità di stipulare accordi con gli appaltatori per conto dell'azienda, il project manager spesso non è la persona che amministra quel contratto una volta in vigore. Indipendentemente da ciò, è importante che il project manager sia al corrente.

Ciò significa conoscere i sei processi all'interno delle aree di conoscenza della gestione degli appalti di progetto come delineato nel Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Il primo è il piano degli acquisti e delle acquisizioni, ovvero la determinazione delle risorse esterne necessarie per il progetto. Il project manager ha il controllo su questo, poiché è più informato sulle esigenze generali del progetto.

L'appalto del piano è la creazione di requisiti per qualsiasi prodotto o servizio necessario, incluso ciò che le aziende offrono questi prodotti o servizi. Richiedono le risposte del venditore restringendo le aziende a una manciata e quindi selezionando i venditori, che di solito sono la fornitura del reparto acquisti.

L'amministrazione del contratto è la gestione del contratto con il fornitore. Il project manager lavora quotidianamente con l'account manager del fornitore. Quando il contratto è adempiuto, c'è la chiusura del contratto. Questo di solito è gestito dall'ufficio acquisti.

In che modo ProjectManager può aiutare con gli appalti

Come ogni parte di un progetto, disporre degli strumenti giusti può rendere più efficace l'approvvigionamento della gestione del progetto. ProjectManager offre un diagramma di Gantt online che ti consente di pianificare il contratto dei tuoi acquisti, annotando quando iniziano e quando sono pianificati per terminare. Gli aggiornamenti sullo stato si riflettono istantaneamente e puoi tenere traccia dei progressi dei tuoi appaltatori per assicurarti che il progetto rimanga nei tempi previsti. Il diagramma di Gantt può anche aiutare con la pianificazione dei materiali se devono entrare a far parte in un determinato momento del progetto.

Poiché ProjectManager è online, tutti gli aggiornamenti di stato, inclusi i pagamenti degli appalti, si riflettono istantaneamente sulla dashboard in tempo reale. La dashboard in tempo reale prende quindi quei numeri e sgretola quei dati, che vengono forniti in grafici e diagrammi di facile lettura. Ora puoi vedere se il progetto è sulla buona strada e gestire qualsiasi appalto sia stato fatto per il progetto.

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