Dichiarazione sull'ambito del progetto: includi queste 7 cose

Ambito del progetto: è un obiettivo mobile e uno su cui vuoi avere un'idea precisa prima di definire il tuo piano di gestione del progetto . Definito come la somma di tutto il lavoro del progetto, l'ambito del tuo progetto è il confine in cui esiste l'intero progetto.

Ma lo scopo di un progetto non riguarda solo la gestione del lavoro. Per definirlo, dovrai comprendere gli obiettivi del progetto, la struttura di suddivisione del lavoro, i requisiti, tra le altre cose. Quindi, una volta definito l'ambito del progetto, è possibile creare un'istruzione dell'ambito.

Che cos'è una dichiarazione sull'ambito del progetto?

Una dichiarazione di scopo è un documento che definisce tutti gli elementi dell'ambito del progetto, nonché i presupposti, i requisiti del progetto e i criteri di accettazione. La tua dichiarazione sull'ambito del progetto fungerà da strumento principale per le parti interessate e i compagni di squadra a cui fare riferimento e utilizzare come linea guida per misurare con precisione il successo del progetto.

Una dichiarazione sull'ambito del progetto fa parte del piano di gestione dell'ambito, un documento più ampio che contiene tutte le strategie, le regole e le procedure per gestire l'ambito del progetto. Allo stesso modo, il piano di gestione dell'ambito è una componente importante del piano di progetto.

Questi tre documenti di progetto sono molto importanti per il successo del tuo progetto e, come project manager, devi tenerne traccia. Per fare ciò, è importante utilizzare un solido software di pianificazione dei progetti come ProjectManager. ProjectManager è dotato di strumenti professionali di pianificazione del progetto come diagrammi di Gantt, schede kanban, elenchi di attività e molto altro.

Schema della dichiarazione sull'ambito del progetto

Ora che sappiamo cos'è una dichiarazione sull'ambito di un progetto, impariamo come scrivere questo importante documento di gestione del progetto. Simile alle Cinque W del giornalismo - Chi, Cosa, Quando, Dove, Perché - per avere la dichiarazione sull'ambito del tuo progetto adeguatamente delineata, devi affrontare queste sette cose:

1. Obiettivi e obiettivi del progetto

Gli obiettivi e gli obiettivi del progetto sono ciò che definisce lo scopo di un progetto. Gli obiettivi del progetto sono i passaggi più piccoli che portano agli obiettivi del progetto, che sono più ampi. Inizia la tua dichiarazione sull'ambito del progetto spiegandoli. Questi scopi e obiettivi dovrebbero essere documentati anche in una carta del progetto.

2. Requisiti del progetto

I project manager e le parti interessate devono raggiungere un accordo sull'ambito del progetto e su altri requisiti del progetto come la qualità, il rischio, i benefici e il costo previsti, tra gli altri.

3. Descrizione dell'ambito del progetto

Potrebbe sembrare abbastanza facile, ma questo è il passaggio più importante. Qui è dove definirai l'ambito del tuo progetto, che è tutto il lavoro che deve essere fatto per completare il progetto. Di seguito sono riportati alcuni semplici passaggi per aiutarti a definire l'ambito del progetto.

• Utilizza una struttura di suddivisione del lavoro per visualizzare tutte le attività del progetto, i risultati finali e le pietre miliari.
• Elenca cosa rientra nell'ambito del tuo progetto e cosa non rientra nell'ambito. Tutto ciò che non è incluso nell'ambito del progetto è noto come esclusioni di progetto.
• Identificare i vincoli del progetto, che sono tutti i limiti come tempo o costo.
• Crea una linea di base dell'ambito per confrontare i tuoi progressi effettivi con l'ambito del progetto pianificato.

Le esclusioni e i vincoli del progetto sono molto importanti perché aiutano a stabilire i confini per l'esistenza del progetto. Gestiscono anche le aspettative/input dei tuoi stakeholder e danno ai membri del tuo team alcune limitazioni creative all'interno delle quali lavorare.

4. Esclusioni del progetto

Sebbene sia fondamentale definire i confini di ciò che il progetto include sin dall'inizio, è anche estremamente importante elencare ciò che questo progetto non include. Per esempio:

• Aggiornamenti dell'applicazione pianificati per un progetto successivo e non inclusi intenzionalmente in questo progetto
• Accesso del cliente limitato o riprogrammato a determinate linee di supporto/funzionalità del prodotto

5. Vincoli di progetto

I vincoli di progetto sono ciò che rende la gestione dei progetti un tale enigma da risolvere. I primi tre vincoli alla gestione di qualsiasi progetto sono in genere tempo, denaro e ambito, noto come il triplo vincolo della gestione del progetto. Sono interconnessi, il che significa che se si tira una leva su "scope", si muoverà anche un'altra leva su "denaro" o "tempo".

Ma ci sono ulteriori vincoli di progetto che possono sorgere in qualsiasi momento, inclusi rischio, risorse, organizzazione, metodo, clienti e altro ancora. Elenca tutti i vincoli che prevedi nel tuo progetto, in modo da poter provare ad avere soluzioni pronte per essere avviate quando necessario.

6. Ipotesi di progetto

Le ipotesi del tuo progetto in genere ruotano attorno alle cose che finiscono per essere vincoli, inclusi tempo, denaro e scopo. Ad esempio, è in questa sezione che elencherai "il team di sviluppo front-end sarà disponibile durante questo periodo di tempo del progetto" oppure "il team di assistenza clienti riceverà una formazione sui nuovi prodotti entro x tempo". È importante elencarli in quanto ciò non solo dirà alle parti interessate chiave quali sono le tue risorse primarie necessarie per realizzare il progetto, ma ti darà anche una rapida visione di dove si trovano i tuoi maggiori fattori di rischio.

7. Risultati del progetto

Elenca i risultati che i membri del tuo team devono produrre per raggiungere gli obiettivi aziendali. Ciò può includere il prodotto stesso, manuali di istruzione e installazione, materiali di marketing, comunicati stampa, campagne pubblicitarie e altro ancora.

Lo schema della dichiarazione sull'ambito del progetto aiuterà a fungere da indicatore durante la creazione della dichiarazione sull'ambito completo. Perché mentre prevedere il futuro del progetto è impossibile a un livello così alto, questo è il primo passo per portare il tuo progetto il più vicino possibile al risultato. Iniziando con le sette affermazioni chiave di cui sopra, puoi ottenere un vantaggio su un progetto di successo.

I diagrammi di Gantt sono i cavalli di battaglia della gestione dell'ambito. Tuttavia, la maggior parte del software Gantt è terribilmente limitato in termini di funzionalità. ProjectManager ha diagrammi di Gantt online dinamici che organizzano regolarmente, assegnano priorità e collegano le dipendenze e aggiungono pietre miliari. Ma a differenza di altri strumenti, puoi filtrare per il percorso critico. Quando imposti la linea di base, puoi confrontare i tuoi progressi effettivi con quelli che avevi pianificato. Non c'è modo migliore per monitorare l'ambito del progetto.

Modello di dichiarazione sull'ambito del progetto

Il nostro modello di ambito di progetto gratuito è lo strumento perfetto per creare una dichiarazione di ambito per i tuoi progetti. Basta compilare i campi che abbiamo appena esaminato sopra e iniziare a gestire il lavoro.

Dichiarazione sull'ambito del progetto rispetto all'ambito del lavoro

Ci sono alcune cose con cui in genere vengono confuse le istruzioni sull'ambito del progetto, incluso l'ambito del lavoro. Possono sembrare simili, ma qui ci sono le differenze principali tra questi due.

Il tuo scopo di lavoro è un contratto di lavoro, in genere tra consulente e cliente, che dettaglia il contratto di lavoro da eseguire, incluso, ma non limitato a:

• Deliverable/prodotti/risultati
• Cronologia del progetto
• Pietre miliari del progetto
• Rapporti per catalogare lo stato di avanzamento del progetto

Sebbene l'ambito del tuo lavoro possa richiedere molto tempo da scrivere, delinea il progetto stesso e non necessariamente il piano da seguire. La dichiarazione sull'ambito del progetto, a sua volta, adempie a quel ruolo dettagliando e tracciando esattamente cosa aspettarsi dal piano del progetto e dal progetto stesso.

Dichiarazione sull'ambito del progetto e piano di gestione dell'ambito del progetto

Potrebbero sembrare simili e il risultato del progetto potrebbe essere simile, ma una dichiarazione sull'ambito del progetto è diversa dal piano di gestione dell'ambito del progetto. Un piano di gestione dell'ambito del progetto è ciò che segue la dichiarazione dell'ambito del progetto, che descrive in dettaglio il processo di gestione dell'ambito dall'inizio alla fine del ciclo di vita del progetto.

Inoltre, aiuta a definire il lavoro che deve essere svolto nel corso del progetto e controlla e monitora tali processi. Inoltre, documenta e tiene traccia delle fasi per evitare l'indebolimento dell'ambito e assiste nella chiusura del progetto, incluso un audit dei risultati finali e la valutazione dell'esito del progetto per i fattori di successo.

La tua dichiarazione sull'ambito non è così coinvolta: è solo l'ombrello sul piano di gestione dell'ambito del progetto, fungendo da rubrica da seguire per le parti interessate e i membri del team.

Migliori Pratiche per una Dichiarazione di Scopo del Progetto di Successo

Ecco le migliori pratiche da considerare quando scrivi la dichiarazione sull'ambito del progetto:

• Evita di usare un linguaggio pesante. Parlerai con più persone in più reparti e specializzazioni, quindi mantieni il linguaggio coerente e chiaro.
• Tienilo breve. Poiché si tratta di un documento che cerca l'adesione degli stakeholder, probabilmente ci saranno molte modifiche da fare prima che sia finalizzato e dovrà essere una guida di riferimento rapido per dopo. Quindi, mantieni la semplicità e salva la verbosità per il tuo piano di progetto completo.
• Stai lontano da dichiarazioni travolgenti. Non vuoi impegnare eccessivamente le tue risorse nel progetto prima ancora che inizi.
• Assicurati che risponda a domande , come:
  • Quali sono i vantaggi aziendali a lungo termine?
  • Cosa offre ai nostri clienti che non esistono già?
  • È meglio di quello che offriamo attualmente sul mercato?

Project Manager e gestione dell'ambito del progetto

L'implementazione di grandi progetti può richiedere tempo ed energia. Non lasciarti sopraffare prima del calcio d'inizio. Per cominciare, puoi utilizzare il nostro software per diagrammi di Gantt per creare una WBS e ottenere una visuale sui risultati finali, nonché sulle attività necessarie per completare prima di inviare la dichiarazione sull'ambito del progetto.

Da lì, puoi provare ProjectManager e utilizzare le nostre funzionalità di gestione delle attività per organizzare, assegnare priorità e ordinare per fase del progetto tutte le attività necessarie. Puoi anche chiedere un contributo ad altre persone: i membri del team possono commentare direttamente le attività in modo che la comunicazione rimanga organizzata e diretta.

Tieni sotto controllo le tue risorse, attività e risultati finali e altro ancora in modo da mantenere il tuo progetto in carreggiata. Con ProjectManager, puoi esercitarti a mappare la sequenza temporale del tuo progetto utilizzando il nostro diagramma di Gantt, elencando i risultati finali utilizzando il nostro elenco di attività o lo strumento kanban e invitando i membri del team a rivedere la sequenza temporale prima di inviare la dichiarazione di scopo alle principali parti interessate. Inizia oggi la tua prova gratuita di 30 giorni.