Ambito del progetto 101
Pubblicato: 2022-08-23La definizione dell'ambito del progetto è una parte fondamentale del processo di pianificazione del progetto. Questo perché l'ambito del progetto definisce i confini di ciò che farà e non farà parte del lavoro del progetto, il che è molto importante quando si definisce il budget e la pianificazione del progetto.
Quindi, naturalmente, la gestione dell'ambito è un'area molto importante della gestione dei progetti e c'è molto da imparare al riguardo. Ma prima di entrare nel merito, iniziamo con la definizione dell'ambito del progetto.
Che cos'è l'ambito del progetto?
L'ambito del progetto è la quantità totale di lavoro che deve essere svolto per completare un progetto. È anche uno dei tripli vincoli della gestione dei progetti. La definizione dell'ambito fa parte del processo di pianificazione del progetto e aiuta i project manager a determinare quali sono gli obiettivi del progetto, i risultati finali, le attività, i costi e le scadenze.
L'ambito del progetto è generalmente definito in un documento chiamato istruzione dell'ambito, mentre il piano di gestione dell'ambito spiega come verrà controllato. Impariamo a conoscere questi importanti documenti di gestione del progetto.
Dichiarazione dello scopo del progetto
Come accennato in precedenza, la dichiarazione di scopo è il documento di gestione del progetto che descrive lo scopo di un progetto. Di solito include i seguenti elementi:
- Obiettivi e obiettivi del progetto: i requisiti del progetto o i criteri di accettazione.
- Risultati finali del progetto : i risultati delle attività del progetto.
- Esclusioni e vincoli del progetto: come project manager devi spiegare cosa non può essere fatto e perché.
- Presupposti del progetto: alcuni presupposti iniziali che il team di gestione del progetto ha prima di eseguire il lavoro.
- Traguardi del progetto: segnano momenti importanti nel ciclo di vita del progetto, come la fine di una fase.
- Scope Baseline: il tuo ambito originale come lo avevi pianificato. La linea di base dell'ambito consente di confrontare i risultati effettivi con quelli contenuti nella dichiarazione dell'ambito.
La dichiarazione dello scopo è anche una linea guida per il project manager. Li aiuta a prendere decisioni sulle richieste di cambiamento durante tutto il ciclo di vita del progetto. Il cambiamento è una parte inevitabile di qualsiasi progetto, non importa quanto sia accurato il tuo piano di progetto, quindi vuoi includere la probabilità di cambiamento nella tua dichiarazione di scopo per gestirlo meglio in seguito.
Il nostro modello di dichiarazione dell'ambito del progetto gratuito è lo strumento perfetto per definire l'ambito del progetto. È facilmente personalizzabile in modo da poterlo adattare alle esigenze del tuo progetto. Quindi puoi provare ProjectManager per una solida esperienza di gestione dell'ambito e delle attività.
Piano di gestione dell'ambito
Il piano di gestione dell'ambito è un elemento del piano di progetto. Include la dichiarazione dell'ambito e il piano d'azione che il team di progetto adotterà per monitorare e controllare l'ambito del progetto.
Come definire l'ambito del progetto
Definire l'ambito del progetto significa molto di più che identificare tutte le attività, i risultati finali, le pietre miliari e le dipendenze. Segui questi passaggi per avere una visione più olistica dell'ambito del tuo progetto.
1. Definire gli obiettivi e gli obiettivi del progetto
Gli obiettivi del progetto e gli obiettivi del progetto non sono la stessa cosa. Gli obiettivi sono di livello superiore rispetto agli obiettivi, che sono più specifici. Devono essere definiti in una carta del progetto durante la fase di avvio del progetto.
2. Raccogli i requisiti del progetto
I requisiti del progetto possono essere trovati anche nella carta del progetto. Le parti interessate hanno requisiti di progetto di qualità, finanziari e di altro tipo. Tali requisiti ti aiuteranno a definire cosa può e non può essere incluso nel tuo ambito.
3. Esclusioni e vincoli del progetto
Le esclusioni di progetto si riferiscono a tutto ciò che non verrà fatto. Determinarlo è importante tanto quanto definire l'ambito. Ciò ti aiuterà a evitare qualsiasi incomprensione con le parti interessate del progetto. È anche importante notare eventuali vincoli importanti come i costi che potrebbero influire sull'ambito del progetto.
4. Definisci compiti e risultati
Una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) è uno strumento di pianificazione che aiuta i project manager a visualizzare tutte le attività richieste per completare un progetto, organizzarle in base alla gerarchia e identificare le dipendenze e i risultati finali.
5. Fare un piano di gestione delle risorse
Ora che hai identificato le attività del tuo progetto, è tempo di determinare quali risorse saranno necessarie per eseguirle. Ciò include i membri del team, le attrezzature e i materiali. Dovrai allocare tali risorse per portare a termine ogni attività nell'ambito del tuo progetto. Stimare questi costi e aggiungerli al budget del progetto.
6. Processo di controllo delle modifiche
L'ambito del progetto può subire un impatto negativo quando le modifiche, come i nuovi requisiti del progetto, passano inosservate. Questo perché creano lavoro extra che non viene contabilizzato. Questo si chiama scope creep. Per evitarlo, è necessario modificare le procedure di controllo come le richieste di modifica in modo che il team di progetto possa modificare il piano di gestione dell'ambito.
Ora che hai definito l'ambito del progetto, hai completato il primo passaggio del processo di gestione dell'ambito.
Processo di gestione dell'ambito del progetto
La gestione dell'ambito è una delle aree più critiche della gestione del progetto perché la gestione di un progetto è davvero la gestione del suo ambito. Questo perché la gestione dell'ambito consiste nel raggiungere gli obiettivi del progetto entro il tempo e il budget approvati dagli stakeholder. Ma queste decisioni non sono necessariamente vincolanti. Le cose cambiano, ovviamente, ma devi assicurarti che tali modifiche siano allineate con gli obiettivi del progetto degli stakeholder.
Gestire l'ambito significa sin dall'inizio che tu e le parti interessate avete una chiara linea di comunicazione. Devi conoscere la loro visione per sapere cosa si aspettano da un progetto. In questo modo, quando si verifica il cambiamento, puoi indirizzarlo verso il raggiungimento degli obiettivi del progetto mantenendo il progetto complessivo in carreggiata. Ma questo è solo l'inizio.
Per gestire l'ambito del progetto, devi fare cinque cose:
- Definire l'ambito del progetto
- Scrivi una dichiarazione di portata
- Creare un piano di gestione dell'ambito
- Definire una linea di base dell'ambito per controllare l'ambito
- Monitora e controlla l'ambito del tuo progetto durante il ciclo di vita del progetto
Suggerimento per professionisti: la gestione dell'ambito è definita come un'area di conoscenza della gestione dei progetti dal Project Management Institute (PMI).
Come gestire l'ambito del progetto con ProjectManager
ProjectManager ha una serie di strumenti per aiutare i manager a tenere traccia dell'ambito del loro progetto. Innanzitutto, dal punto di vista di un project manager, è il nostro diagramma di Gantt online. Usa il nostro diagramma di Gantt per creare un piano di progetto, in cui tutte le tue attività con ambito sono programmate con assegnatari e scadenze. Inoltre, i nostri diagrammi di Gantt presentano barre di avanzamento che si aggiornano in tempo reale mentre i membri del team completano le loro attività, in modo da avere la massima trasparenza.
Funzionalità di gestione delle attività per svolgere il lavoro
ProjectManager viene fornito con tre diverse viste per lavorare sulle attività. Il Gantt, di cui abbiamo parlato, le bacheche kanban e gli elenchi di attività. Tutte e tre le viste possono essere utilizzate per lavorare sullo stesso progetto, il che significa che i membri del team possono lavorare alle attività del progetto a modo loro. Questa flessibilità migliora la produttività in tutto il team, assicurandoti di evitare il temuto scorrimento dell'ambito.
Dashboard di progetto per un migliore monitoraggio
I dashboard sono i tuoi migliori amici quando stai cercando di individuare lo scope creep. La nostra dashboard del progetto in tempo reale ti offre uno sguardo dal vivo alle metriche critiche nel tuo progetto. Questi dati in tempo reale ti consentono di individuare colli di bottiglia e problemi più velocemente di quanto avresti pensato possibile. Inoltre, è tutto visualizzato in semplici grafici che possono essere facilmente condivisi con le parti interessate o i membri del team.
Il modo migliore per gestire l'ambito di un progetto è disporre di uno strumento di gestione dei progetti online che ti fornisca dati in tempo reale in modo da poter agire quando sorgono problemi e prima che diventino problemi. ProjectManager è basato su cloud, quindi quando il tuo team aggiorna le proprie statue, ovunque si trovi e in qualsiasi momento, tali informazioni vengono immediatamente aggiornate e puoi monitorare lo stato di avanzamento del tuo progetto in modo più accurato. Verifica tu stesso con questa prova gratuita di 30 giorni.