Gestione del tempo del progetto: strategie, suggerimenti e strumenti

Il tempo non è dalla tua parte quando si tratta di project management. Il lavoro si accumula e le scadenze si avvicinano rapidamente. Sebbene i project manager non abbiano capito come piegare il tempo e lo spazio alle loro offerte, esistono tecniche di gestione del tempo che puoi utilizzare per gestire il tempo che dedichi alle attività.

No, non è fantascienza, è gestione del tempo del progetto . La gestione del tempo di progetto richiede pianificazione, programmazione, monitoraggio e controllo delle attività durante l'intero ciclo di vita del progetto. Ma stiamo andando avanti a noi stessi. Cominciamo dall'inizio.

Che cos'è la gestione del tempo del progetto?

La gestione del tempo del progetto è il processo di gestione del progetto che consiste nell'analisi del lavoro e nello sviluppo di una sequenza temporale per garantire il completamento di un progetto entro un determinato programma.

Ci sono sei passaggi nella gestione del tempo del progetto:

1. Definisci attività: definisci tutte le attività necessarie per produrre il risultato finale del progetto.
2. Attività in sequenza: imposta l'ordine delle attività e dei risultati finali.
3. Stimare le risorse: identificare quali risorse sono necessarie (oltre alla quantità) per completare le attività e produrre risultati.
4. Stima della durata: scopri quanto tempo impiegherà ciascuna attività per completare e stimare la durata dell'intera sequenza temporale del progetto.
5. Sviluppa pianificazione: utilizzando le informazioni di cui sopra, crea una pianificazione del progetto.
6. Programma di controllo: sviluppare una strategia per mitigare il rischio e affrontare le modifiche al programma del progetto una volta eseguito.

I passaggi di gestione del tempo precedenti richiedono il contributo del team di progetto, ma anche delle parti interessate e di altre parti coinvolte nel progetto per essere il più precisi possibile. Il tuo piano di gestione del tempo del progetto non è statico e deve essere rivisto e rivisto durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Perché è importante la gestione del tempo del progetto?

I progetti intimidiscono. C'è molto da fare, di solito con poco tempo o denaro per farlo. Non c'è spazio per gli errori, che possono essere costosi e richiedere molto tempo. Agli stakeholder piace la certezza e, anche se non puoi promettere loro che tutto funzionerà come un orologio, puoi sicuramente fare del tuo meglio per gestire il tempo.

La gestione del tempo del progetto ti offre l'opportunità di suddividere un progetto in parti più gestibili, come le attività. In effetti, la gestione del tempo del progetto funziona perfettamente con la gestione delle attività e la gestione delle risorse per mantenerti nei tempi previsti.

Assegnando il tempo a ciascuna attività nel tuo progetto, puoi controllare la sequenza temporale del progetto e consegnare come programmato. Che si tratti di un elenco di cose da fare o di un software di gestione dei progetti più robusto, puoi dare priorità alle attività, identificare le dipendenze e impostare tappe fondamentali per monitorare i progressi.

Il software di gestione dei progetti può aiutare a gestire tutte quelle parti mobili. ProjectManager è un software basato su cloud dotato di strumenti di gestione del tempo per tenere traccia del lavoro del tuo team in tempo reale. Ottieni anche una panoramica con una dashboard in tempo reale e rapporti con un clic. Prova ProjectManager gratuitamente oggi!

Strategie di gestione del tempo

Esistono molte strategie per gestire il tempo di progetto sui progetti:

• Segui i sei passaggi precedenti: questo è fondamentale per organizzare e programmare il tuo lavoro. Devi sapere come stai trascorrendo il tuo tempo. Ciò include la registrazione delle ore per te e il tuo team.
• Guarda quanto tempo sta impiegando ciascuna attività: confrontalo con il tempo stimato. Se c'è una discrepanza, esamina il motivo e modifica il tuo programma. Forse quel compito dovrebbe essere svolto quando la tua squadra è fresca, che sia la prima cosa della giornata o della settimana.
• Concentrati sulle tue attività: mantieni organizzato il tuo elenco di attività. Che tu stia utilizzando un semplice elenco di cose da fare o un software di gestione dei progetti, organizza le tue attività entro la data di scadenza per vedere quando devono essere completate.
• Qualunque cosa tu faccia, non esagerare: a volte è meglio lasciare un compito che richiede troppo tempo e passare a quello successivo. Potrebbe sembrare controintuitivo, ma è proprio questo l'obiettivo della gestione del tempo del progetto: l'efficienza.
• Usa la regola 80/20: la regola 80/20 afferma che l'80 percento dei tuoi risultati proviene dal 20 percento del tuo lavoro. Ciò significa imparare a ottimizzare il carico di lavoro dando priorità alle attività e al tempo.
• Usa i giusti strumenti di gestione del tempo del progetto: il software di gestione del progetto può far risparmiare tempo semplificando e automatizzando il lavoro che ti impantana durante il giorno.

Esempi di strumenti di gestione del tempo del progetto

Esistono molti strumenti software che affrontano la gestione del tempo del progetto. Alcune delle basi sono le seguenti:

Schede attività

I fogli presenze sono una necessità. I team vogliono essere pagati e le schede attività semplificano il processo di gestione delle retribuzioni fornendo al contempo ai project manager informazioni dettagliate su quanto tempo i loro team stanno dedicando alle attività. Monitorando le loro prestazioni, i manager possono vedere chi sta lavorando bene e chi potrebbe aver bisogno di ulteriori risorse per tornare nei tempi previsti.

Rapporti

Per ottenere più dati sullo stato di avanzamento del progetto e sulle prestazioni del tuo team, utilizza la reportistica del progetto. La maggior parte dei software di gestione dei progetti ha più rapporti di progetto, come rapporti sullo stato, rapporti su tempi e costi. Tutti forniscono prospettive diverse sul progetto e su come viene utilizzato il tempo.

Programma di base

Per monitorare con precisione i tuoi progressi, devi impostare una linea di base. Una linea di base acquisisce il piano di pianificazione del progetto, in modo da poter confrontare il piano con i tuoi progressi effettivi. Il software basato su cloud fornisce dati di monitoraggio del tempo in tempo reale e ti consente di vedere se il progetto sta andando fuori strada.

Dati storici

Per rimanere in pista, hai bisogno di stime di tempo accurate. Uno dei modi migliori per ricercare questo è confrontare il tuo progetto con altri simili in passato. L'utilizzo di quei dati storici ti dà un quadro più chiaro di quanto tempo potresti aspettarti di spendere.

Suggerimenti per la gestione del tempo

Per uno, tieni una lista di cose da fare. Sembra un passo ovvio verso la gestione del tempo del progetto, ma saresti sorpreso di quante persone non siano intenzionali quando cercano di lavorare in modo più produttivo. Tenere il tuo lavoro su pezzi di carta o sporcare lo schermo con i post-it è un modo infallibile per perdere un lavoro importante.

Successivamente, ti consigliamo di gestire le distrazioni. Questo è diventato un grosso problema, poiché molti nella forza lavoro svolgono il proprio lavoro da remoto o da casa. Se hai lo spazio disponibile, allestisci un ufficio a casa in una parte appartata del tuo spazio vitale.

Infine, crea un programma per te stesso. Che tu stia lavorando da casa o in ufficio, il blocco del tempo è la migliore difesa contro il rallentamento del tuo programma. La pianificazione delle attività in un progetto è macro e la pianificazione del lavoro è micro. Insieme fanno un nodo stretto nel tempo e ne estraggono il massimo. Fai tutto questo e gestirai il tempo in modo efficace e migliorerai le tue capacità di gestione del tempo.

Come ProjectManager aiuta con la gestione del tempo del progetto

Esiste un software di gestione dei progetti in grado di fare tutto questo e altro? Sì. ProjectManager è un software basato su cloud che fornisce dati in tempo reale per tenere traccia del tempo speso, consentendoti di monitorare i progressi in tempo reale. Ma questo è solo l'inizio di ciò che ProjectManager può fare per aiutarti a rimanere in pista e gestire il tempo del progetto in modo efficace.

Crea piani dall'inizio alla fine sui diagrammi di Gantt

Organizza le tue attività sul diagramma di Gantt online di ProjectManager. Non solo può collegare dipendenze e impostare pietre miliari, ma puoi anche filtrare il percorso critico nel tuo progetto. Una volta che hai impostato la tua sequenza temporale, imposta la linea di base e il tuo piano di pianificazione è bloccato. Ora, mentre raccogli dati in tempo reale sui tuoi progressi, puoi confrontarli con la tua linea di base. Scopri immediatamente se stai andando fuori orario e torna in pista prima che diventi un problema più grande.

Tieni traccia del tempo su schede attività robuste

Gestisci il tuo budget e il tuo tempo in modo accurato con la funzione di scheda attività sicura di ProjectManager. Risparmia tempo impostando le schede attività, che possono compilare automaticamente o copiare le attività della scorsa settimana se il tuo team sta facendo lo stesso lavoro. Mentre i team lavorano sui loro incarichi, i manager ottengono trasparenza sui loro progressi per assicurarsi che siano nei tempi previsti. Quando un membro del team invia la scheda attività, è bloccata e protetta. Tieni traccia del tempo, ottieni stime più accurate e gestisci i costi di manodopera in un'unica funzionalità.

Gestisci facilmente le risorse del tuo team

I team non possono essere produttivi se hanno troppo lavoro. Il bilanciamento del loro carico di lavoro mantiene il progetto in movimento a una clip decente e fa risparmiare tempo. Usa le funzioni di gestione delle risorse di ProjectManager, come il diagramma del carico di lavoro con codice colore, per vedere l'allocazione del lavoro del tuo team. Se qualcuno ha troppi incarichi, puoi riallocare il suo lavoro direttamente dal grafico e mantenere il progetto senza intoppi.

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