11 Suggerimenti per la correzione di bozze delle e-mail

L'e-mail ci consente di comunicare - o di comunicare male - alla velocità della luce. Ecco perché la correzione di bozze e-mail è così importante. Errori grammaticali, collegamenti errati e allegati mancanti segnalano una mancanza di professionalità e una frase confusa può inviare del tutto il messaggio sbagliato.

Una solida strategia di email marketing è al centro della maggior parte delle campagne di marketing digitale, quindi è importante che le tue email siano sempre professionali e raffinate. Questa guida per un'efficace correzione delle bozze delle e-mail può essere d'aiuto, purché tu segua questi suggerimenti:

1. Fare una pausa
2. Conosci i tuoi soliti errori
3. Usa uno strumento di correzione di bozze
4. Controlla argomenti e titoli
5. Verifica nomi e pronomi
6. Leggere ad alta voce
7. Controlla link e allegati
8. Verifica fatti e date
9. Controlla il tuo tono
10. Semplificare
11. Porta supporto

1. Fai una pausa

È difficile correggere gli errori mentre sei ancora nella stessa mentalità che li ha creati. Fai una breve pausa, fai una passeggiata o lavora su qualcos'altro per un po', quindi torna indietro e rileggi ciò che hai scritto.

Sarà molto più facile individuare espressioni vaghe, combinazioni di parole confuse ed errori grammaticali quando il tuo cervello è fresco. Correggi le bozze il giorno successivo per messaggi importanti che verranno inviati a un gran numero di persone, come presentazioni di vendita, newsletter ed e-mail automatizzate.

2. Conosci i tuoi soliti errori

Se sei a conoscenza dei tuoi schemi, puoi utilizzare la funzione trova/modifica del tuo computer, nel menu "modifica" nella maggior parte dei browser e delle app, per verificarli.

Alcuni errori comuni che diventano abitudini includono:

• Doppia spaziatura dopo i periodi
• Usare modificatori non necessari come "solo" o "tipo" che indeboliscono il tuo messaggio
• Errori di battitura comuni, come "teh" invece di "the"
• Uso improprio degli apostrofi al plurale
• Confondere certe parole come loro/là/sono o troppo/a/due
• Usando troppe, o non abbastanza, virgole

3. Utilizzare uno strumento di correzione di bozze

Sapevi che esistono plug-in gratuiti in grado di controllare la grammatica e la punteggiatura durante la digitazione nel browser o nel programma di posta elettronica? Grammarly è il più popolare e la sua versione gratuita è un vero cavallo di battaglia. È come una versione estesa del controllo ortografico che segnala tutti i tipi di problemi con le parole e la punteggiatura.

Usalo tu stesso e consiglialo al tuo team, così tutte le tue comunicazioni scritte appariranno professionali e raffinate.

4. Controlla argomenti e titoli

Gli errori nelle righe dell'oggetto sono l'ultima cosa che noterai durante la correzione di bozze, ma sono la prima cosa che i lettori vedranno. Assicurati di dare una seconda occhiata alle righe dell'oggetto.

Se utilizzi lo strumento di email marketing di Constant Contact per formattare newsletter e campagne professionali, questo consiglio si applica anche ai titoli e ai titoli degli argomenti. È probabile che trascuri gli errori nei titoli, ma i clienti no.

5. Verifica nomi e pronomi

Un altro punto che è facile trascurare è il nome del destinatario. Molte persone hanno una forte avversione a vedere il proprio nome scritto in modo errato. Questo può essere un rompicapo, quindi non dipendere dalla tua memoria: controlla la tua fonte per assicurarti di aver scritto correttamente il nome del destinatario. Se utilizzi una funzione di stampa unione, è importante assicurarti che il tuo database non contenga errori nei nomi dei tuoi contatti.

Fai attenzione alle tue ipotesi sui pronomi. L'uso moderno dei pronomi può essere flessibile. Al giorno d'oggi molte persone dichiarano i loro pronomi preferiti nelle righe della firma e-mail, quindi puoi facilmente determinare se stai parlando con una lei, un loro o un lui/lui. Se qualcuno ha dichiarato chiaramente le proprie preferenze sui pronomi, è saggio onorarlo.

6. Leggi ad alta voce

Per verificare se il tuo messaggio è chiaro e ha un flusso regolare di idee, leggilo ad alta voce. Noterai immediatamente qualsiasi imbarazzo o mancanza di chiarezza.

Il tuo computer potrebbe essere in grado di rileggerti il ​​messaggio: controlla il menu "modifica" dell'app che stai utilizzando per un comando "voce". Se la tua app ha una funzione vocale, evidenzia il testo che vuoi riascoltare e scegli "inizia a parlare". Distogli lo sguardo dallo schermo durante la lettura e verifica se le tue scelte di punteggiatura e lingua guidano il computer al tono giusto.

7. Controllare i collegamenti e gli allegati

La maggior parte delle persone ha dovuto inviare messaggi di follow-up che dicevano "Oops, volevo allegare questo documento a quell'ultima e-mail" o "Spiacenti, quel collegamento non ha funzionato, ecco quello corretto".

Questi sono errori facili da fare, ma sono anche facili da evitare se ti prendi del tempo per correggere le bozze. Controlla manualmente ogni link nella tua e-mail per assicurarti che funzioni e verifica che tutto ciò che intendevi allegare sia lì prima di inviare.

8. Verifica fatti e date

Un altro errore comune è confondere i numeri nella tua e-mail. Ad esempio, potresti non specificare un fuso orario, dimenticare di convertire un importo da Euro a Dollari o specificare accidentalmente una combinazione giorno/data che non esiste, come dire "venerdì 2 giugno" quando cade il 2 giugno un giovedì.

Questi sono errori facili da fare, ma la confusione che ne risulta può richiedere molto tempo per essere chiarita. Se invii ripetutamente informazioni errate, può danneggiare la fiducia delle persone in te come fonte affidabile di informazioni.

Ci vuole solo un momento per dare una rapida occhiata ai numeri e alle date nella tua e-mail.

9. Controlla il tuo tono

Il tono può essere complicato. Ciò che si legge come professionale per una persona potrebbe sembrare conciso e brusco per un'altra, mentre un messaggio inteso come caloroso e amichevole potrebbe sembrare falso o addirittura sarcastico al lettore. Queste differenze sono culturali oltre che individuali e, se hai già attrito con il destinatario, potrebbero non essere inclini a concederti il ​​beneficio del dubbio.

Se non hai incluso chiacchiere nel tuo messaggio, aggiungi una o due frasi. Apri e chiudi il tuo messaggio con formalità piacevoli che si concentrano sul tuo lettore piuttosto che su te stesso, come "Spero che la tua famiglia stia bene" o "Buona fortuna con quella presentazione la prossima settimana".

10. Semplifica

Un buon editing consiste nel togliere cose, come parole extra o frasi non necessarie, piuttosto che aggiungere. Quando rileggi, cerca dei modi per semplificare e abbreviare il tuo messaggio.

Più breve è sempre meglio quando si tratta di e-mail. La maggior parte dei messaggi può essere migliorata dimezzando il conteggio delle parole. Le persone sono impegnate e ignoreranno semplicemente i messaggi che percepiscono come troppo lunghi. Il modo migliore per mostrare alle persone che le rispetti è rispettare il loro tempo e la loro attenzione.

Sostituisci le parole complicate con quelle semplici. Accorcia le frasi lunghe. Rompi lunghi paragrafi. Per le e-mail, è meglio utilizzare paragrafi con non più di 100 parole ciascuno.

I paragrafi di una frase possono essere potenti.

11. Porta supporto

Chiedi aiuto se stai scrivendo un'e-mail molto importante, come una presentazione di vendita a un potenziale cliente, una delicata trattativa con un fornitore o un messaggio di benvenuto che invierai a ogni nuovo abbonato per mesi.

Una seconda persona può vedere cose nella tua scrittura che non vedrai mai perché leggerai sempre le tue parole nello spirito che intendevi. Se c'è un modo per interpretare erroneamente il tuo messaggio o il tuo tono, un secondo lettore potrebbe individuarlo.

Fai in modo che la posta elettronica funzioni per te

Inviare e-mail professionali è facile con i modelli e gli strumenti forniti da Constant Contact. Seguendo questi suggerimenti per la correzione delle bozze e-mail, la tua attività sarà sempre lucida e impeccabile.