Gestione degli acquisti: una guida pratica con le migliori pratiche

La gestione degli acquisti è fondamentale per mantenere un'organizzazione ben rifornita. Dagli ordini di acquisto alla gestione dell'inventario, è necessario un processo per mantenere i team attrezzati con le forniture necessarie.

Come gestisci l'elaborazione dell'ordine di acquisto? Diamo un'occhiata ai dettagli di un reparto acquisti e ad alcune best practice da seguire quando si acquista l'inventario.

Che cos'è la gestione degli acquisti?

La gestione degli acquisti è il processo di approvvigionamento di articoli da fornitori esterni. È la gestione degli acquisti, della ricezione, della revisione e dell'approvazione degli ordini di acquisto. La gestione degli acquisti comprende anche la gestione del rapporto con il fornitore.

La parte relazionale della gestione degli acquisti è uno degli aspetti più importanti del processo. Sebbene ogni fase del processo di acquisto sia importante, senza un buon rapporto di lavoro sorgeranno problemi. Migliore è il rapporto tra l'azienda e il venditore, più agevole sarà l'acquisto.

Bisogna considerare la gestione degli acquisti come qualcosa di più del semplice acquisto di beni e servizi. Il processo di acquisto ha incluso la ricerca di materiali e fonti, la verifica della puntualità dei prodotti da consegnare, l'ispezione della loro qualità e la gestione e la contabilità complete dell'inventario.

ProjectManager è un software di gestione del lavoro basato su cloud che ti consente di gestire i tuoi acquisti in più visualizzazioni come bacheche, elenchi e diagrammi di Gantt e tiene traccia dei tuoi acquisti in tempo reale. Una dashboard live acquisisce diverse metriche come tempo e costi e calcola automaticamente i dati per aiutarti a monitorare il tuo approvvigionamento. Prova Project Manager oggi!

Vantaggi della gestione degli acquisti

Il denaro è la linea di fondo e non prestare attenzione a questi aspetti della gestione degli acquisti avrà un impatto negativo sui profitti di un'azienda. La gestione degli acquisti ti aiuterà nella gestione degli acquisti compilando la documentazione per dimostrare che i tuoi profitti sono superiori a quelli che stai spendendo.

• Costi inferiori: i costi inferiori sono il più grande vantaggio che un'azienda può trarre dalla gestione degli acquisti. Ciò include una gestione più efficiente del reparto acquisti ottenendo i prezzi e le condizioni migliori. L'ufficio acquisti può inoltre usufruire di garanzie e sconti che altrimenti potrebbero fallire.
• Rischio ridotto: la gestione degli acquisti può ridurre i rischi e mantenere la catena di approvvigionamento sicura. I rischi sono condivisi con i fornitori e potresti potenzialmente spostare i rischi sui fornitori che possono gestirli. Il reparto acquisti può anche identificare forniture chiave e garantire che la catena di approvvigionamento sia sicura.
• Software: la tecnologia può aumentare ulteriormente la gestione degli acquisti utilizzando un software che identifica i problemi della catena di approvvigionamento e aumenta l'efficienza.
• Supply Chain Management: La catena di approvvigionamento è il flusso di beni e servizi. La gestione della catena di approvvigionamento aiuta le aziende a semplificare le loro attività sul lato dell'offerta per offrire ai clienti il ​​massimo valore. Ciò consente loro di ottenere un vantaggio competitivo sul mercato, il che porta a un'attività più redditizia.
• Gestione dell'inventario: la gestione dell'inventario riguarda il controllo e la supervisione degli acquisti di un'azienda. La gestione degli acquisti ti aiuta a personalizzare le approvazioni per migliorare lo stock di inventario semplificando i processi di controllo dell'inventario. Questo porta a una maggiore efficienza ea costi inferiori. La gestione dell'inventario Kanban è un modo per assumerne il controllo.
• Supplier Relationship Management (SRM): le relazioni sono fondamentali per la gestione degli acquisti. È un modo per trovare vantaggi sia per l'azienda che per i fornitori. Quando i fornitori lavorano con le aziende e investono in relazioni a lungo termine, entrambi risultano vincitori. Pertanto, la gestione di queste relazioni è fondamentale. I sistemi di gestione degli acquisti migliorano le relazioni con i fornitori monitorando e collegando la tua azienda ai dati sulle scorte di magazzino in tempo reale.
• Gestione della qualità: la qualità trae vantaggio anche dall'impostazione di livelli di prestazioni target per la qualità e dal loro monitoraggio per assicurarsi che vengano raggiunti. Metriche come la durata e la tempestività della consegna possono migliorare la qualità complessiva dei prodotti.

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Fasi del ciclo di acquisto

Durante tutto il ciclo di acquisto, le aziende prenderanno decisioni sui requisiti, ricercheranno fornitori, effettueranno analisi del valore, avranno un processo di revisione, monitoreranno e valuteranno l'ordine e altro ancora.

I sette passaggi del processo di acquisto includono quanto segue.

1. Creare una richiesta di acquisto

La richiesta di acquisto è un documento interno utilizzato per acquistare beni o servizi. La richiesta di acquisto può riguardare operazioni commerciali o produzione. La richiesta di acquisto include il nome e il reparto della persona che richiede i beni o servizi, la data della richiesta, i prodotti o servizi richiesti, la descrizione dell'articolo, la quantità e il prezzo.

2. Approvazione del budget

Il budget è il denaro assegnato utilizzato per acquistare beni o servizi. Il budget si assicura che ci sia abbastanza denaro stanziato per l'articolo. Una volta definito un budget per l'acquisto, questo deve essere presentato ai gestori abilitati ad approvare l'acquisto.

3. Creare una richiesta di offerta

La richiesta di proposta descrive il lavoro e sollecita offerte da fornitori per beni o servizi relativi alla proposta. Non tutti i processi di gestione degli acquisti includono una richiesta di offerta, ma sono un buon modo per standardizzare il rapporto con i fornitori e ottenere il miglior prezzo per la massima qualità.

4. Selezione del fornitore

Dopo aver recuperato le richieste di offerta, dovrai selezionare un fornitore. Avere una scorecard per la selezione dei fornitori può aiutarti a ridurre le tue scelte specificando le caratteristiche, l'allineamento strategico, le politiche aziendali e qualsiasi vincolo con cui lavorerai o non lavorerai. Una volta che hai un fornitore adatto che risponde alla tua richiesta di offerta con costi, tempi e qualità che soddisfano i tuoi criteri, puoi negoziare, il che porterà al passaggio successivo.

5. Creare un ordine di acquisto

Una volta che hai un fornitore che accetta i tuoi termini, è il momento di creare un ordine di acquisto (PO). L'ordine di acquisto è un documento vincolante dall'acquirente al venditore. La differenza tra un ordine d'acquisto e una richiesta d'acquisto è che quest'ultima è un contratto. La società si impegna ad effettuare un acquisto dal fornitore come indicato nell'ordine di acquisto. L'ordine di acquisto viene creato dall'azienda, effettuato prima dell'acquisto, espone ciò che è necessario e include i dettagli di pagamento proposti.

6. Approvazione fattura

Dopo aver verificato l'ordine di acquisto per assicurarti che corrisponda alla tua richiesta di offerta e a qualsiasi altro documento relativo all'acquisto, come richieste di acquisto, ricevute, ecc., e definito eventuali eccezioni per assicurarti che non manchino informazioni vitali, puoi portare il ordine di acquisto da gestire per ottenere le eventuali approvazioni necessarie.

7. Approvazione del contratto

Un contratto con un fornitore può essere a lungo termine o per un determinato numero di forniture. In ogni caso, è necessario rivedere il contratto e assicurarsi che tutte le parti siano d'accordo con i termini. È meglio avere un contratto standardizzato per semplificare questo processo. Prima di approvare, rivedere attentamente, poiché una volta firmato questo è un documento legalmente vincolante.

Strategie di acquisto e buone pratiche

Avere una strategia di acquisto ti aiuta a prendere decisioni di acquisto più efficaci e a consegnare merci di qualità in tempo con termini reciprocamente concordabili. Esistono numerose strategie di acquisto che le aziende possono utilizzare per ottenere questi vantaggi.

Uno è l'approvvigionamento da un'unica fonte, ovvero quando un'azienda assume una sola fonte per l'approvvigionamento. Ciò richiede un fornitore con un servizio eccellente che si dedichi alla relazione. Per lo più, troverai questo tipo di strategia quando acquisti forniture per ufficio.

Un ciclo di acquisto è quando un'azienda ordina da un gruppo di fornitori regolari, ma esternalizza acquisti ad hoc più grandi. Le aste di approvvigionamento vengono utilizzate in progetti a breve termine per ottenere il prezzo migliore. Tuttavia, nei rapporti con i fornitori esistono diverse strategie fondamentali che si applicano a tutte le migliori pratiche di approvvigionamento.

Infine, puoi lavorare con fornitori che ti offrono i migliori termini e prezzi e costruire una relazione solida. I metodi di qualità totale (TQM) richiedono che i fornitori forniscano una qualità sempre migliore. Ma indipendentemente dalla tua scelta, un programma di gestione del rischio dovrebbe essere applicato quando hai a che fare con qualsiasi catena di approvvigionamento.

Come ProjectManager aiuta con la gestione degli acquisti

ProjectManager è un software che aiuta a semplificare i processi di gestione del lavoro collegando i team ibridi, indipendentemente da dove si trovano o dal livello di abilità che hanno. Gli acquirenti possono monitorare il proprio inventario e connettersi con i fornitori nello strumento per condividere documenti di acquisto e fattura. Le notifiche possono essere impostate per mantenere tutti aggiornati ed evitare costosi ritardi.

Ottieni trasparenza nella produzione con le schede Kanban

Ottieni trasparenza nella tua produzione per assicurarti che i tuoi team dispongano di tutte le risorse di cui hanno bisogno per continuare a lavorare a pieno regime con le schede kanban. Questo strumento di flusso di lavoro visivo consente ai manager di avere visibilità sul processo di produzione in modo che possano vedere quando l'inventario è basso e richiedere più forniture ai loro fornitori.

Genera rapporti in pochi secondi

Per un'analisi più approfondita del processo, sono disponibili rapporti con un clic. Ottieni rapporti su schede attività, stato, tempo, costi e molto altro. Questi report possono essere condivisi con i fornitori per tenerli aggiornati e costruire relazioni migliori. Tutti i rapporti possono essere filtrati per concentrarsi solo sui dati che desideri monitorare.

Archivia file illimitati in un unico posto

ProjectManager dispone di una memoria di file illimitata che può essere un hub centrale per tutti i documenti di acquisto. La sicurezza può essere impostata per consentire ai fornitori di accedere solo a quelle parti del software che sono fondamentali per il loro lavoro, mentre il resto dei tuoi dati sensibili è protetto e protetto.

ProjectManager è un software pluripremiato che semplifica gli acquisti per i produttori e qualsiasi azienda che lavora con fornitori esterni. Organizza il tuo lavoro, connetti i team e crea un'unica fonte di verità per assicurarti che tutti lavorino sempre sulle informazioni più aggiornate. Prova ProjectManager oggi gratuitamente!