Spiegazione degli ordini di acquisto e del processo dell'ordine di acquisto

Gran parte del tuo progetto verrà svolto internamente, ma probabilmente stipulerai anche contratti con fornitori e altri per fornire i materiali o i servizi necessari. Come vi assicurate che la merce sia del tipo di cui avete bisogno, della quantità concordata e per il prezzo che soddisfa i vostri vincoli finanziari?

Questi parametri sono tutti concordati tramite un ordine di acquisto. È un modo per raggiungere un accordo sui servizi esterni richiesti nel progetto per assicurarti di poterli programmare nel tuo piano di progetto.

Che cos'è un ordine di acquisto?

Un ordine di acquisto (PO) è un contratto legalmente vincolante tra un acquirente e un venditore che descrive in dettaglio ciò che l'acquirente desidera e ciò che il venditore si impegna a consegnare. Tali dettagli includono il prezzo, la quantità, la data di consegna ei termini di pagamento.

Gli ordini di acquisto includono anche un numero di tracciabilità dell'ordine di acquisto. A seconda del tipo di sistema utilizzato, questo è determinante per tracciare l'acquisto, dal momento in cui viene posizionato fino a quando viene consegnato e pagato.

Gli ordini di acquisto sono nati come documenti cartacei e sono ancora utilizzati in questo modo in molti settori. Tuttavia, poiché le aziende sono migrate ai computer, l'OP ha seguito l'esempio. Esistono sistemi che semplificano il processo di acquisto per aiutare a tenere traccia dell'inventario e del pagamento.

Chi crea un ordine di acquisto?

Le aziende più grandi possono disporre di un reparto acquisti dedicato alla supervisione degli ordini di acquisto. Le aziende più piccole possono fare affidamento su responsabili delle operazioni, gestori finanziari, dirigenti d'ufficio o persino imprenditori per creare l'ordine di acquisto.

Squadre specifiche possono nominare individui designati per creare ordini di acquisto. Ad esempio, le società di software possono nominare responsabili d'ufficio per creare ordini di acquisto mentre una società finanziaria può nominare gestori finanziari per creare ordini di acquisto. Il modo in cui un'azienda imposta il proprio processo di acquisto determinerà chi crea gli ordini di acquisto.

Chi approva gli ordini di acquisto?

Chi approva gli ordini di acquisto dipende dal processo in atto all'interno di una determinata azienda. Le aziende più grandi potrebbero aver potenziato i processi di acquisto consistenti in approvazioni derivanti da sedi e dipartimenti specifici. Ad esempio, una società di software può rivolgersi sia ai direttori che ai Chief Financial Officer (CFO) per l'approvazione degli ordini di acquisto.

Le aziende più piccole possono rivolgersi al CFO o al CEO per l'approvazione dell'ordine di acquisto, che in alcuni casi potrebbe rallentare il processo.

Perché utilizzare un ordine di acquisto?

L'ordine di acquisto rende chiaro esattamente ciò che un acquirente desidera da un venditore. Aiuta a evitare qualsiasi confusione in termini di ciò che un acquirente vuole, quanto, quale sarà il costo, quando e dove verrà consegnato e così via. L'ordine di acquisto serve a proteggere sia l'acquirente che il venditore. Ad esempio, se un acquirente non paga come concordato nell'ordine o il venditore non soddisfa i dettagli dell'ordine, può perseguire vie legali per ottenere denaro, beni o compensazione finanziaria.

Naturalmente, una causa non è ciò che vuole qualsiasi project manager. Pertanto, l'ordine di acquisto funge da documento legale per evitare tali disaccordi creando una chiara comunicazione tra le parti. Garantisce che tutte le persone coinvolte nel progetto siano d'accordo sui beni o servizi acquistati.

In pratica, un ordine di acquisto aiuta semplicemente a tenere traccia di un ordine, che è essenziale poiché i progetti cambiano e le risorse devono essere riallocate per riflettere tali cambiamenti.

Elementi di un ordine di acquisto

Un ordine d'acquisto varia nei dettagli, ma tutti condividono i seguenti elementi:

• Un numero PO per identificare e tracciare l'ordine
• Una data dell'ordine di acquisto da acquisire quando l'ordine è stato concordato
• Informazioni sul fornitore, incluso il nome del venditore e il suo contatto
• Informazioni di contatto dell'acquirente
• Una data di consegna per la scadenza dei beni o servizi
• Metodo di spedizione, se la merce viene spedita a un cantiere
• Eventuali requisiti per la spedizione
• Articoli inclusi nell'ordine
• Il costo per ogni articolo
• Il costo totale dell'intera spedizione
• Tasse per il totale degli articoli acquistati
• Scadenza del pagamento
• Termini di pagamento

La tua attività potrebbe aver bisogno di ulteriori dettagli, il che va bene, ma se hai almeno le informazioni di cui sopra nel tuo ordine di acquisto, il proprietario e il venditore sono protetti da contratto. Pertanto, per proteggere legalmente tutte le parti, è fondamentale che tutti i dettagli della transazione siano chiaramente indicati e concordati.

Un esempio di ordine di acquisto

Diamo un'occhiata a un esempio teorico di ordine di acquisto per avere una visione del mondo reale di come funziona questo processo. Per fare ciò, utilizzeremo il modello dell'ordine di acquisto di ProjectManager.com, che puoi scaricare gratuitamente qui. Immagina un lavoro di costruzione, in cui Acme Construction si rende conto di aver bisogno di più pannelli di particelle.

Contattano il loro venditore, Joe's Lumber, e discutono dell'ordine al telefono. Venendo a un accordo su prezzo e consegna, Acme scrive un PO. Includono il nome della società e le informazioni di contatto, creano un numero di PO, una data e un ID fornitore per Joe's.

Informazioni di contatto del venditore

La parte successiva dell'ordine di acquisto è costituita dalle informazioni di contatto per il fornitore o da chi sta effettuando l'acquisto Acme. Segue il luogo in cui verrà spedita la merce, in questo caso il cantiere. Viene annotata la data di consegna approvata e il metodo di spedizione, che in questo caso è a mezzo camion.

Dettagli di pagamento

Quello che segue sono i dettagli sul pagamento, quando è dovuto e se ci sono dei termini. In questo caso, il pagamento è dovuto alla consegna e solo dopo che la persona di contatto indicata nelle informazioni di spedizione ha esaminato e approvato il legno.

Informazioni sull'elemento pubblicitario

C'è un elenco delle merci, che mostra l'articolo, lo descrive, la quantità, indica il prezzo unitario e poi una riga totale. Per questo ordine è presente un solo elemento pubblicitario, ma possono essercene diversi. Per quanti ce ne siano, vengono sommati dopo l'aggiunta delle tasse per l'acquisto.

Informazioni addizionali

C'è una casella in cui è possibile aggiungere qualsiasi informazione aggiuntiva. Questo potrebbe essere il modo in cui raggiungere il luogo di lavoro, come imballare la merce, ecc. Per questo lavoro non sono necessarie informazioni aggiuntive e la scatola può essere lasciata vuota.

Firma

Infine, c'è un posto per la firma del venditore e la data in cui viene firmato l'ordine di acquisto. Una volta firmato, questo diventa un contratto legalmente vincolante.

Processo dell'ordine di acquisto

Il processo dell'ordine di acquisto include la sua scrittura fino alla consegna. Il processo PO si articola nei seguenti passaggi.

1. Creazione

Una volta effettuata una richiesta di acquisto, l'ordine di acquisto viene generato, in genere dal team di approvvigionamento o da un amministratore del progetto.

2. Approvazione

Se tutte le parti coinvolte sono d'accordo con gli articoli, la quantità, il prezzo e i requisiti di consegna, il documento viene approvato dalla firma del venditore che accetta i termini.

3. Spedizione

L'ordine di acquisto viene inviato al venditore attraverso qualsiasi canale sia stato accettato. Questo può essere fatto di persona, cartaceo, inviato via fax o e-mail, ecc.

4. Consegna

Il venditore consegna la merce indicata nell'ordine di acquisto. Tali merci vengono esaminate e approvate quando la qualità è accettabile, ad esempio senza difetti o articoli mancanti. Questa operazione viene solitamente eseguita da un amministratore o da un responsabile degli acquisti sul sito di lavoro.

5. Chiusura

Se tutto va bene con l'ordine, viene inviata una fattura di approvazione al finanziamento per l'elaborazione del pagamento. Una volta pagato, l'ordine di acquisto viene chiuso.

Ordine di acquisto vs fattura

Potresti aver sentito gli ordini di acquisto e le fatture usati in modo intercambiabile, ma è importante distinguere tra i due. Gli ordini di acquisto descrivono i beni e i servizi che un acquirente è interessato ad acquistare e includono dettagli come data di acquisto, dettagli dell'acquirente, informazioni sull'ordine, informazioni sulla consegna, termini di pagamento e un numero di ordine di acquisto. Gli acquirenti inviano gli ordini di acquisto ai fornitori per tenere traccia del processo di acquisto.

Le fatture, invece, fungono da richiesta di pagamento inviata dal venditore all'acquirente non appena l'ordine viene evaso. Oltre a elencare i beni e i servizi che sono stati consegnati, indica anche quanto denaro è dovuto. Le fatture in genere contengono un numero identificativo, informazioni sul fornitore, dettagli di pagamento e quanto dovuto.

Quando si tenta di differenziare ordini di acquisto e fatture, tenere presente queste differenze principali:

• Gli acquirenti inviano ordini di acquisto ai fornitori per monitorare e controllare il processo di acquisto
• I fornitori inviano le fatture come richiesta di pagamento ufficiale agli acquirenti una volta che l'ordine è stato evaso

Sia gli ordini di acquisto che le fatture sono documenti importanti che delineano i dettagli degli articoli acquistati.

In che modo ProjectManager.com può aiutare con il processo di PO

ProjectManager.com è uno strumento di gestione dei progetti pluripremiato che organizza il lavoro per una maggiore efficienza. L'utilizzo del nostro software per semplificare il processo dell'ordine di acquisto ti consente di generare, monitorare e chiudere i tuoi ordini di acquisto più facilmente in modo da non doverti allontanare dalla gestione del progetto.

Una delle nostre viste del progetto è la scheda kanban, che visualizza il flusso di lavoro. Il tabellone è una serie di colonne con le carte impilate sotto che possono essere trascinate e rilasciate da una colonna all'altra mentre si muovono attraverso il processo dell'ordine di acquisto.

Una volta che hai un'esigenza di approvvigionamento, puoi utilizzare le colonne personalizzabili per delineare il processo dell'ordine di acquisto in cinque fasi. Crea una carta per rappresentare l'ordine di acquisto. Allega l'ordine di acquisto effettivo alla carta e spostalo sul tabellone quando viene approvato, consegnato e chiuso.

Il tuo approvvigionamento può essere monitorato a colpo d'occhio per assicurarti che venga consegnato in tempo creando una data di scadenza sulla carta. Aggiungi tag per designarlo a un dipartimento o progetto e renderlo facile da trovare in una ricerca. Puoi anche assegnare la carta al tuo responsabile acquisti e commentare per mantenere aperte le linee di comunicazione.

ProjectManager.com è uno strumento pluripremiato che ti aiuta a rimanere organizzato per migliorare la produttività. Può gestire gli acquisti, la pianificazione, il monitoraggio e il reporting sui progetti. Unisciti a organizzazioni come la NASA, che già utilizzano il nostro strumento per gestire progetti di successo. Prova oggi questa offerta di prova gratuita di 30 giorni.