Il piano di gestione della qualità nella gestione dei progetti

I project manager sanno tutto del triplo vincolo: tempo, ambito e costi. Ma in verità, dovrebbe esserci un quarto vincolo: la qualità. La qualità del tuo lavoro può fare o distruggere un progetto, motivo per cui un piano di gestione della qualità è così importante.

Se consegni in tempo e sotto budget, ma la qualità non soddisfa le aspettative dei tuoi stakeholder, il progetto non è un successo. Esaminiamo l'impatto che un piano di gestione della qualità può avere su un progetto, come realizzarne uno e guardiamo alcuni modelli per iniziare.

Che cos'è un piano di gestione della qualità?

Un piano di gestione della qualità è un documento che aiuta il project manager e il team di progetto a eseguire azioni di gestione della qualità e assicurazione della qualità. La qualità, nel contesto della gestione del progetto, è soddisfare i requisiti del progetto e soddisfare le esigenze del cliente.

Un piano generale del progetto includerà un piano di gestione della qualità, che descrive le attività che applicherai durante tutto il ciclo di vita del progetto per raggiungere i suoi obiettivi di qualità. Descrivi anche queste attività (e le risorse necessarie per metterle in atto) nel piano di gestione della qualità.

È sciocco aspettarsi la qualità senza pianificarla. La qualità è intenzionale e richiede un'esecuzione abile. Un piano di gestione della qualità è il primo passo per definire e codificare i passaggi necessari per raggiungere le aspettative di qualità del progetto. È meglio farlo con un software di gestione dei progetti in grado di organizzare e condividere il piano con il team di progetto.

ProjectManager è un software di gestione del lavoro e dei progetti basato su cloud che dispone di più viste del progetto che ti consentono di creare ed eseguire il tuo piano di gestione della qualità. I project manager possono costruire il piano della qualità sui diagrammi di Gantt, che collegano le dipendenze, aggiungono pietre miliari e persino filtrano il percorso critico. Quindi, i team possono eseguire il piano su schede kanban ed elenchi di attività. Ogni vista di lavoro viene aggiornata in tempo reale per un'unica fonte di verità. Inizia oggi stesso gratuitamente.

Perché è importante un piano di gestione della qualità su un progetto?

Un piano di gestione della qualità è una componente essenziale per realizzare un progetto di successo per le parti interessate. Ma non è solo un progetto che beneficia di un piano di gestione della qualità. I clienti si aspettano coerenza e disponendo di un piano per mantenere una produzione di qualità per qualsiasi prodotto o servizio che stai producendo, puoi soddisfare costantemente le loro aspettative di qualità.

Anche la gestione della qualità non si limita al team di progetto. Quando tutti nell'organizzazione capiscono il piano, l'efficienza aumenta. Sebbene sia di fondamentale importanza che tutte le persone coinvolte nel processo di produzione utilizzino il piano di gestione della qualità come guida, avere tutti i reparti a conoscenza del piano aumenta l'efficienza e crea un obiettivo condiviso compreso da tutti.

Quando crei un prodotto o un servizio di qualità, i clienti se ne accorgeranno. Il mercato è competitivo e la qualità è qualcosa che fa risaltare il tuo marchio. Un piano di gestione della qualità ti aiuta a fornire una qualità costante. Questo, a sua volta, rende i clienti fedeli al tuo prodotto o servizio. I clienti fedeli portano al valore del marchio; e questo significa redditività.

Ovviamente nessuno è perfetto, motivo in più per cui un progetto necessita di un piano di gestione della qualità. Avere linee guida e principi per i tuoi processi aziendali significa che tutti sanno cosa fare. Questo crea una tabella di marcia che riduce l'errore umano. Meno errori, meno tempo e denaro devi spendere per il progetto.

Chi è coinvolto nella pianificazione, esecuzione e mantenimento di un piano di gestione della qualità?

Un piano di gestione della qualità viene creato dal project manager, che può chiedere consiglio ad alcuni membri del team, stakeholder e clienti. Ci sono alcuni progetti e organizzazioni che potrebbero avere ruoli specifici per un professionista della garanzia della qualità o un esperto della qualità, ma la maggior parte dei piani di gestione della qualità sono pianificati, eseguiti e mantenuti dal project manager.

Indipendentemente da chi possiede il piano di gestione della qualità, tutti i membri del team di progetto hanno un ruolo da svolgere per assicurarsi che i risultati finali soddisfino le aspettative di qualità:

• Il Project Manager: Il PM sviluppa il processo di gestione della qualità per assicurarsi che tutti i risultati soddisfino le aspettative di qualità.
• Membri del team: il team è responsabile di soddisfare le aspettative di qualità del piano mentre eseguono i propri compiti seguendo gli standard progettati dal project manager.
• L'organizzazione: l'organizzazione standardizza i controlli di qualità in tutti i progetti e si assicura che il suo personale sia formato con le competenze necessarie per fornire prodotti o servizi di qualità.
• Stakeholder: Gli stakeholder devono spiegare chiaramente quali sono le loro aspettative di qualità e sono responsabili dell'approvazione della fornitura di quel prodotto o servizio.
• Clienti: i clienti e gli utenti dovrebbero essere consultati come le parti interessate se il progetto è progettato per creare un prodotto o un servizio per i clienti.

Come creare un piano di gestione della qualità per un progetto

Quando si crea un piano di gestione della qualità, è necessario prima identificare i componenti chiave. Questi includono i risultati del progetto e il processo del progetto. Devi anche determinare gli standard di qualità in base ai quali misurerai i tuoi risultati, nonché i criteri che utilizzi per misurare la soddisfazione del cliente.

Dovrai anche elencare le attività di controllo qualità, gli standard di qualità dei processi, le aspettative degli stakeholder, le attività di garanzia della qualità e creare risultati di qualità. Una volta fatto ciò, il piano di gestione della qualità segue questi quattro passaggi:

1. Piano di sviluppo del piano di gestione della qualità

È qui che identifichi gli obiettivi di qualità dei tuoi clienti ricercandoli e intervistandoli. Avrai voglia di convincerli a esprimere i loro bisogni in modo chiaro e obiettivo. Quindi, esaminerai gli standard professionali relativi al tuo prodotto o servizio, come legale, ambientale, economico, codice, sicurezza della vita e salute.

Il piano di gestione della qualità dovrà trovare un equilibrio tra ciò che i clienti desiderano e i tuoi costi, tempi e standard professionali. Da lì, puoi iniziare a sviluppare un piano e processi per raggiungere i tuoi obiettivi di qualità entro i limiti del tuo progetto.

Successivamente, vorrai sviluppare soglie di misurazione delle prestazioni per assicurarti che tutti siano d'accordo sul fatto che gli obiettivi di qualità siano stati raggiunti. I clienti dovranno concordare con tutti gli obiettivi di qualità e le misurazioni della qualità.

2. Eseguire il Piano di Gestione per la Qualità

Ora che hai un piano, è tempo di metterlo in atto. Eseguire le attività in conformità con il piano e gli standard di gestione della qualità approvati. La comunicazione è essenziale durante questa fase, al fine di rispondere rapidamente alle mutevoli dinamiche del progetto. Documenta tutto ed esplorali in un incontro appreso dopo il completamento del progetto.

3. Eseguire i controlli di qualità

Per essere sicuri di raggiungere gli obiettivi di qualità, è fondamentale eseguire controlli di qualità, come revisioni tecniche, supervisione della gestione e verifica del rispetto degli standard di qualità. Confrontali con gli obiettivi di qualità dei tuoi clienti. I project manager riferiranno questi risultati alle parti interessate in riunioni regolari. Il miglioramento continuo è l'obiettivo di questo processo.

4. Intraprendi un'azione correttiva

Se, durante il monitoraggio della qualità nel tuo progetto, si rilevano delle anomalie, è necessario che tu risponda per riportare il progetto alla sua linea di base della qualità. Documentare queste modifiche, poiché tali miglioramenti della qualità potrebbero alterare il piano di gestione della qualità, le procedure e l'allocazione delle risorse.

Modelli gratuiti per aiutarti a gestire la qualità

I piani di gestione della qualità sono complicati. È necessario pianificare, monitorare e riferire sui progressi, il tutto pur essendo sufficientemente flessibile da apportare rapidamente le modifiche quando sono necessarie. ProjectManager ha dozzine di modelli di gestione dei progetti gratuiti che puoi utilizzare gratuitamente. Eccone alcuni relativi alla gestione della qualità:

Modello grafico RACI

Il modello di grafico RACI gratuito per Excel è uno strumento che aiuta a garantire che tutte le parti interessate siano aggiornate e lavorino verso gli obiettivi comuni del progetto. Questo modello gratuito ti consente di identificare i ruoli e le responsabilità di tutte le persone coinvolte nel progetto.

Modello di piano di gestione del progetto

Il piano di gestione della qualità fa parte del piano di progetto più ampio. Il modello di piano di gestione gratuito di ProjectManager per Word ti aiuta a definire l'intero progetto, inclusa la parte di gestione della qualità. Quindi, puoi pianificare e assegnare attività al tuo team.

Modello di registro dei rischi

Ci sono rischi insiti in ogni progetto e, se si verificano questi problemi, possono influire sulla qualità del tuo lavoro. Ecco perché è necessario un meccanismo per identificarli e rintracciarli. Il modello gratuito di registro dei rischi di ProjectManager per Excel ha tutto il necessario per definire il rischio, determinarne la priorità e quale potrebbe essere il potenziale impatto sul progetto. Avendo la tua risposta al rischio impostata in anticipo, è più probabile che tu lo risolva prima che influisca sul tuo progetto.

In che modo ProjectManager aiuta con la pianificazione della gestione della qualità

Sebbene i modelli siano uno strumento eccellente, impallidiscono rispetto al software di gestione dei progetti. Il problema più grande è che i modelli sono documenti statici che richiedono molto lavoro per essere aggiornati. ProjectManager è un software basato su cloud che fornisce dati in tempo reale per un processo decisionale più approfondito e un'azione più rapida per mantenere il tuo progetto in carreggiata.

Ottieni più viste del progetto

I manager adorano i diagrammi di Gantt, ma non sono l'ideale per le squadre. ProjectManager viene fornito con più strumenti di progetto che consentono ai team di lavorare come desiderano. Abbiamo diagrammi di Gantt, visualizzazioni foglio, schede kanban, visualizzazioni calendario e schede kanban che visualizzano il flusso di lavoro. Tutte le viste del progetto vengono aggiornate in tempo reale, quindi non importa su quale stai lavorando, vedrai la vista più attuale.

Usa l'automazione per controllare la qualità

I manager possono personalizzare i flussi di lavoro e impostare trigger per automatizzare il lavoro di routine. Ciò libera i membri del team in modo che possano concentrarsi sulla fornitura di qualità. Puoi anche controllare lo stato delle attività con le approvazioni delle attività per assicurarti che solo la qualità avanzi nella produzione. Autorizzi chi si assicurerà che l'attività soddisfi le aspettative di qualità.

Monitora la qualità in tempo reale

Per tenere traccia della qualità e rilevare rapidamente eventuali problemi, sono necessari dati in tempo reale. La dashboard live di ProjectManager raccoglie dati in tempo reale e calcola i numeri per te, che vengono visualizzati in grafici e grafici di facile lettura. Per maggiori dettagli, utilizza la funzione di reportistica con un clic. Filtra tutti i nostri report per mostrare ciò che vuoi vedere, quindi condividi facilmente con le parti interessate per tenerli aggiornati.

ProjectManager è un premiato software di gestione del lavoro e dei progetti che ti aiuta a pianificare, monitorare e creare report su ogni aspetto del tuo progetto. Crea piani di gestione della qualità, assegna team, monitora i loro progressi e segnala agli stakeholder per gestire le loro aspettative. Ottieni anche funzionalità di gestione delle risorse e delle attività. Unisciti ai team della NASA, Seimen's e Nestlé che offrono qualità con il nostro strumento e inizia oggi stesso gratuitamente.