Gestione delle risorse: processo, strumenti e tecniche

La gestione delle risorse è uno degli aspetti più importanti della gestione dei progetti. Le risorse del progetto includono le materie prime, le attrezzature e le risorse umane necessarie per eseguire le attività del progetto, che devono essere tutte gestite durante un determinato progetto.

Che cos'è la gestione delle risorse?

La gestione delle risorse è il processo di pianificazione, programmazione e allocazione delle risorse per completare un progetto. I project manager hanno il compito di supervisionare il processo di gestione delle risorse dall'inizio alla fine. Per fare ciò, devono utilizzare strumenti e tecniche di gestione delle risorse.

La gestione delle risorse implica la creazione di piani e processi per gestire le risorse in modo più efficace e puoi utilizzare fogli di calcolo, documenti, software di gestione dei progetti o una combinazione dei tre.

Per gestire le risorse, è necessario monitorare e tenere traccia delle loro prestazioni durante tutto il progetto. ProjectManager è un software di gestione del lavoro e dei progetti con dashboard in tempo reale per aiutarti a monitorare le risorse del tuo progetto. Non è richiesta alcuna configurazione e raccogliamo automaticamente sei metriche di progetto e visualizziamo i dati in grafici colorati e intuitivi. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.

Processo di gestione delle risorse

Come affermato in precedenza, la gestione delle risorse è un processo continuo che inizia durante la fase di pianificazione del progetto e continua fino alla chiusura del progetto. Questo è noto come il ciclo di vita della gestione delle risorse, che è composto da quattro fasi che i project manager dovrebbero comprendere per gestire correttamente le risorse del progetto.

• Pianificazione delle risorse: una volta definito l'ambito del progetto, è necessario stimare quali risorse sono necessarie per ciascuna attività. Non dimenticare di contare le risorse che potrebbero essere necessarie per gestire i cambiamenti e implementare strategie di gestione del rischio.
• Pianificazione delle risorse: ora che hai a disposizione le risorse del progetto, devi assicurarti che tali risorse siano prontamente disponibili. Per fare ciò, dovrai semplicemente allineare la pianificazione delle risorse con la pianificazione generale del progetto e disporre di una solida catena di approvvigionamento.
• Allocazione delle risorse: l'allocazione delle risorse è un processo continuo che è semplicemente definito come la scelta delle risorse giuste al momento giusto per realizzare le attività del progetto. Ad esempio, ci sono attività critiche a cui è necessario assegnare la priorità durante la creazione della pianificazione delle risorse.

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Tecniche di gestione delle risorse

I project manager implementano le seguenti tecniche di gestione delle risorse per prevedere, pianificare, allocare, livellare e ottimizzare le risorse durante l'esecuzione di un progetto.

1. Previsione delle risorse

I project manager devono fare del loro meglio per stimare quali risorse sono necessarie per un progetto e in che modo tali requisiti di risorse si adattano ai piani attuali dell'organizzazione. A tale scopo, è necessario definire l'ambito del progetto per identificare tutte le attività del progetto e le relative risorse richieste.

2. Allocazione delle risorse

L'allocazione delle risorse consiste nella valutazione delle risorse disponibili, della capacità, della pianificazione delle risorse e delle attività che devono essere completate per trovare i membri del team con le competenze più rilevanti e assicurarsi che dispongano di tutte le risorse di progetto di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno.

3. Livellamento delle risorse

Lo scopo del livellamento delle risorse è valutare le capacità dei membri del tuo team e trovare opportunità per una migliore allocazione delle risorse. Comprendendo a fondo ciò che i membri del tuo team possono offrire, puoi assegnare compiti in base alle loro capacità per massimizzare l'efficienza delle risorse.

4. Utilizzo delle risorse

Un'attenta pianificazione delle risorse è importante quanto il monitoraggio delle risorse. I project manager devono tenere traccia dell'utilizzo delle risorse per individuare eventuali risorse che non vengono utilizzate in modo efficiente. Quindi possono semplicemente riallocare tali risorse o apportare modifiche al piano di gestione delle risorse.

Strumenti di gestione delle risorse

Questi sono gli strumenti che i project manager utilizzano per applicare le tecniche di gestione delle risorse per pianificare e monitorare le risorse del progetto.

Piano di gestione delle risorse

Proprio come ogni altro aspetto della gestione dei progetti, quando pianifichi le tue risorse, devi prima iniziare con un piano delle risorse. Questo è il fondamento su cui costruirai il tuo processo di gestione. Fai un elenco dettagliato di tutte le risorse che ritieni necessarie per completare il progetto. Più è dettagliato, meglio è.

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Poiché si tratta di un piano, ti consigliamo di coinvolgere altri in questo processo, poiché alcuni membri del team potrebbero richiedere risorse aggiuntive rispetto a quelle previste. Assicurati di includere personale e attrezzature essenziali e non essenziali. È meglio pianificare gli oggetti e non richiederli alla fine piuttosto che doversi affrettare, ad esempio, per acquistare un costoso pezzo di equipaggiamento all'ultimo minuto e pagare un prezzo premium. La pianificazione delle risorse, in breve, è pianificazione finanziaria.

Struttura di ripartizione delle risorse (RBS)

Ora che hai un elenco completo delle risorse necessarie per completare il tuo progetto, vuoi ordinarle in qualche modo. È possibile creare gerarchie di risorse, note anche come Resources Breakdown Structure (o RBS), in base all'organizzazione di assunzione (come una struttura di reporting o una gerarchia di team) o in base all'area geografica (come tutti i team o le attrezzature richieste in Asia o Africa).

Queste gerarchie di base dovrebbero includere il personale e preferibilmente tutte le risorse su cui verranno spesi i fondi del progetto, ma spetta a te definire quale tipo di gerarchie è rilevante per il tuo progetto. Si noti che un RBS differisce da una struttura di scomposizione del lavoro in un tipico piano di progetto, che definisce le attività associate alle parti principali di un progetto.

Matrice di assegnazione delle responsabilità

Con le tue risorse elencate e organizzate, puoi iniziare a definire le risorse che hanno vari livelli di responsabilità per il completamento delle attività del progetto o del progetto generale. Questa è chiamata Matrice di Assegnazione di Responsabilità (o RAM). Qui è dove puoi chiarire i ruoli e le responsabilità dell'intero progetto.

Puoi suddividerlo in chi è responsabile dell'esecuzione di quali attività, chi possiede quell'attività, chi può aiutare in caso di domande sull'attività e chi deve rimanere informato sullo stato di avanzamento di questa attività. Molte RAM sono semplici grafici con lettere in codice che definiscono diverse funzioni di responsabilità, basate sul metodo RACI. R sta per "Responsabile", A è "Responsabile", C è "Consultato" e I è "Informato". Puoi farlo per individuo o ruolo a seconda delle esigenze dell'organizzazione.

Istogramma delle risorse

Un istogramma delle risorse può essere utilizzato per fornire una visuale delle risorse per chiunque nel progetto abbia bisogno di rimanere aggiornato. È un modo semplice e veloce per visualizzare l'allocazione delle risorse e notare se sono sovra o sotto allocate. È quindi possibile gestire rapidamente la risorsa sovraccaricata e riassegnarla secondo necessità a qualcuno il cui carico di lavoro è più leggero. In alcuni strumenti software di gestione dei progetti, tuttavia, questa è più di una semplice visualizzazione. Si tratta di uno strumento di pianificazione per riallocare il lavoro in base alla disponibilità o all'eccessiva o insufficiente allocazione.

Termini chiave di gestione delle risorse

Per comprendere meglio la gestione delle risorse per i progetti e per imparare a sviluppare un efficace piano delle risorse, vorremo prima analizzare i diversi termini e processi che sono spesso associati alla gestione delle risorse. Ricorda, le risorse possono essere umane o non umane, come attrezzature o spazi per uffici. È tutto ciò che ha un costo necessario per completare il progetto.

Sovraccarico delle risorse

La sopravvalutazione significa semplicemente quando a una persona viene dato troppo lavoro. Non possono finire il lavoro nel tempo che hai programmato o assegnato per il suo completamento. Ciò può portare a straordinari, che incidono sul budget, o può bloccare e persino far deragliare un progetto. È fondamentale che le risorse siano bilanciate, quindi avrai bisogno di un modo per stare al passo con il carico di lavoro del tuo team durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Per vedere esattamente come il software di gestione dei progetti può aiutarti a gestire le tue risorse, guarda il breve video qui sotto. Funzionalità come diagrammi di Gantt, calendari del carico di lavoro, schede attività e report di progetto si combinano per semplificare la tua esperienza di gestione delle risorse. E quando queste funzionalità sono online, tutti i tuoi dati sono in tempo reale, quindi gli aggiornamenti delle risorse sono sempre aggiornati. Scopri di più:

Dipendenza dalle risorse

La dipendenza dalle risorse si riferisce a una teoria secondo cui un'organizzazione dovrebbe evitare di mettere tutte le sue uova in un paniere di squadra. Cioè, l'eccessivo affidamento su un team per svolgere il lavoro principale, soprattutto se si tratta di un team esterno, può portare a blocchi del carico di lavoro e carenza di risorse. Vuoi pianificare contro una dipendenza malsana da un team o da una risorsa per portare a termine il lavoro.

Puoi mitigare questo problema distribuendo il lavoro su più risorse o disponendo di piani di backup se le risorse delle apparecchiature pianificate non sono disponibili. Vuoi anche assicurarti che le tue risorse non siano bloccate da un'eccessiva dipendenza o da un'eccessiva dipendenza da una o più risorse. Se un membro del team ha troppe attività e non abbastanza tempo per portarle a termine, potrebbe bloccare il lavoro di altre persone.

Ricorda che non tutte le risorse stanno lavorando solo sul tuo progetto, potrebbero avere altro lavoro assegnato loro. Devi essere in grado di vedere in tutti i loro progetti se intendi gestire efficacemente le risorse ed è qui che il livellamento delle risorse è utile.

Come ProjectManager aiuta con la gestione delle risorse

La gestione delle risorse è stata sviluppata per gestire le risorse nel progetto, che richiede visibilità sulla disponibilità delle risorse, sul carico di lavoro e altro ancora. ProjectManager è un software di gestione del lavoro e dei progetti che fornisce dati in tempo reale per prendere decisioni più approfondite durante la gestione delle risorse.

Pianifica le risorse con i diagrammi di Gantt interattivi

Risorse e costi possono essere programmati con le attività nella nostra vista del progetto del diagramma di Gantt. Dopo aver impostato una linea di base, puoi anche consultare lo stato di avanzamento pianificato rispetto a quello effettivo del tuo progetto generale per avere un avviso in caso di problemi con le risorse. La barra di avanzamento indica i progressi compiuti su un'attività specifica in base allo sforzo pianificato. Se non stai raggiungendo la tua linea di base, riassegna le tue risorse per rimanere in pista.

Gestisci il carico di lavoro e mantieni i team produttivi

La tua squadra è la tua risorsa più preziosa. Puoi impostare la disponibilità del tuo team, i suoi giorni lavorativi, i giorni festivi e la presa di forza per qualsiasi luogo in cui lavori il tuo team. Una volta che iniziano a funzionare, non vuoi bruciarli o lasciarli inattivi. La nostra pagina del carico di lavoro con codice colore ti consente di vedere a colpo d'occhio se i membri del tuo team sono sovraccarichi o sottoallocati. Un carico di lavoro equilibrato porta a un team più produttivo e felice e i team più felici sono più produttivi.

Tieni traccia delle tue risorse con dashboard e report in tempo reale

Hai pianificato la gestione delle risorse, ma mentre esegui il progetto, devi monitorare tali risorse. Se non tieni d'occhio come stai utilizzando le risorse, rischi di superare il budget o di perdere le scadenze. La nostra dashboard in tempo reale raccoglie automaticamente i dati in tempo reale e li visualizza in grafici colorati che tracciano sei metriche di progetto. Un clic e puoi generare report che approfondiscono il carico di lavoro, i tempi, i costi e molto altro. Tutti i report possono essere filtrati e condivisi con le parti interessate come meglio credi.

Il nostro software ti aiuta a pianificare, gestire e creare report sulle risorse del progetto. Puoi allocare e monitorare i costi delle risorse, vedere la disponibilità del tuo team a svolgere incarichi e monitorare tutto con dashboard che fungono da report istantanei sullo stato. Ottieni tutto ciò di cui hai bisogno per gestire le risorse in un unico posto.

Quando gestisci le risorse su un progetto, ci sono molte palle da tenere in aria e quel processo può diventare complicato e confuso. Tuttavia, con il giusto strumento online puoi pianificare, monitorare e creare report sulle tue risorse con grande controllo e precisione. ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud che ti offre gli strumenti necessari per portare a termine con successo il tuo progetto. Provalo tu stesso.