Gestione dei record: una guida rapida

Che tu stia gestendo un progetto tradizionale, agile o ibrido, hanno tutti una cosa in comune: la documentazione. A seconda della metodologia, la gestione dei progetti richiede molte scartoffie, motivo per cui la gestione dei record è così importante.

La gestione dei record aiuta a controllare il tuo progetto attuale e a preparare il terreno per progetti futuri. Definiamo cos'è la gestione dei record, esploriamo il ruolo di un gestore dei record e delineiamo il ciclo di vita della gestione dei record. Dopo questa rapida guida, potrai gestire al meglio qualsiasi progetto.

Che cos'è la gestione dei record?

La gestione dei record è la creazione di record di progetto e il loro mantenimento e archiviazione correttamente. È un processo sistemico che offre alle persone l'accesso ai record del progetto per un uso futuro attraverso l'organizzazione, la pianificazione e il monitoraggio durante l'esecuzione del progetto. I record sono documenti che delineano i dettagli rilevanti per il progetto e richiedono il monitoraggio per gestire il progetto.

Quando ci si avvicina alla gestione dei record, è necessario determinare il tipo di informazioni che devono essere registrate e un processo per la registrazione dei dati. Avrai bisogno di sapere come gestire e raccogliere i record e il periodo di tempo per la conservazione e l'archiviazione di tali record. Esistono anche registri di smaltimento o protezione relativi a eventi esterni.

La generazione di record di progetto fa parte del processo di gestione dei record. ProjectManager è un software di gestione del lavoro e dei progetti che dispone di report con un clic che acquisiscono i dati del progetto in tempo reale. Genera report su costi, tempi e molto altro. Tutti i rapporti possono essere filtrati per mostrare solo le informazioni che desideri visualizzare. Questi report possono essere facilmente condivisi con le parti interessate e archiviati nel software grazie alla nostra archiviazione di file illimitata. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.

Come mantenere i record di progetto

La creazione di un documento sui requisiti di conformità è necessaria per delineare le procedure che il team di progetto deve seguire per assicurarsi che tutti siano conformi. È necessario un piano di file per sapere che tipo di record sono richiesti per il progetto. Dovrebbe esserci un metodo per raccogliere documenti obsoleti in tutte le fonti di record, nonché un modo per acquisire e controllare i record. Ciò include un sistema in grado di monitorare e segnalare i record.

Non tutti i documenti di progetto sono record. I record, secondo la gestione del progetto, sono documenti che vengono conservati per dimostrare che è stata intrapresa un'azione particolare. Un sistema di gestione dei record è uno strumento che consente di ordinare record e non record, come duplicati e bozze approssimative. Esempi di record includono i requisiti del progetto, l'ambito del progetto, la pianificazione, il budget, i rapporti sullo stato di avanzamento, i contratti, ecc.

Il ruolo del record manager

Il record manager è una posizione di gestione del progetto e questa persona è responsabile dell'organizzazione e della gestione dei record fisici e digitali relativi al progetto. I responsabili dei record sono responsabili della gestione accurata, sicura ed efficace delle informazioni ricevute e prodotte dal progetto. Non tutti i progetti hanno un record manager e in alcune organizzazioni, il record manager è anche il project manager. Potrebbe anche ricoprire il ruolo di scienza dell'informazione o di gestione, responsabile IT o responsabile degli affari normativi o archivista.

A seconda del progetto e dell'organizzazione, il record manager stabilirà e supervisionerà un sistema di gestione dei record. Inoltre, sviluppano, mantengono, verificano e valutano i sistemi esistenti, producendo vari report necessari per registrare accuratamente la gestione del progetto.

Un record manager è solitamente la persona di riferimento per le richieste e le richieste di informazioni che provengono da clienti interni o esterni. Sono responsabili del rispetto dei requisiti e dei regolamenti finanziari, legali e amministrativi. È anche loro responsabilità archiviare o distruggere i record e assicurarsi che i record salvati siano accessibili.

Correlati: modello RFI gratuito per Word

Registra il ciclo di vita

Il ciclo di vita dei record è costituito dalle fasi che un record attraversa mentre viene gestito durante la sua durata. Esistono tre fasi principali del ciclo di vita di un record: creazione o ricezione, distribuzione, utilizzo e smaltimento. La prima fase è la riproduzione o produzione di dati registrati o documentati. Ad esempio, la generazione di un report, un budget o l'ambito del progetto.

La prossima è la fase di distribuzione e utilizzo. Una volta creato, il record viene distribuito internamente o esternamente. Il record verrà utilizzato spesso in questa fase del suo ciclo di vita e dovrebbe essere facilmente accessibile. La durata di questa fase varia a seconda del tipo di progetto e può variare da ore ad anni.

La fase finale è una disposizione in cui i record vengono distrutti o archiviati per essere utilizzati come dati storici durante la pianificazione di progetti futuri di portata simile a quello appena completato. In alcuni casi, i periodi di conservazione dei record inattivi scadono, segnalando la fine del loro ciclo di vita. A questo punto, il gestore dei record determinerà se i record vengono distrutti o archiviati.

Classificazione dei record

I record possono essere classificati in molti modi per aiutare a organizzare i record. Per i nostri scopi, esamineremo tre classificazioni di record che si applicano ai record fisici e digitali.

1. Record aziendali: questi record sono correlati alle attività commerciali quotidiane e sono comuni alla maggior parte delle imprese. Possono includere qualsiasi cosa, dalla gestione del team, al coinvolgimento degli stakeholder, agli acquisti, alle vendite e ai contratti.
2. Record di settore: anche i record di questo tipo sono comuni, ma si applicano solo a un settore specifico. Nel caso della gestione dei progetti, sono record unici per il settore che non si troverebbero in altre attività.
3. Documenti di conservazione legale : i documenti che sono richiesti da consulenti legali o personale addetto alla conformità e che devono essere conservati per un certo periodo di tempo dal governo o dall'impresa sono chiamati conservazioni legali. Sono correlati a problemi relativi agli audit di conformità o al contenzioso.

Correlati: Gestione dei progetti legali: una guida rapida

Gestione dei record fisici

Sebbene la gestione dei progetti condivida con la maggior parte dei settori la transizione dai record fisici a quelli digitali, nella maggior parte dei progetti esistono ancora record fisici che devono essere gestiti. Mentre i file digitali possono essere più facili da condividere e archiviare, i file fisici possono essere gestiti in modo efficace con i giusti suggerimenti per la gestione dei file.

I file fisici occupano spazio e possono essere costosi. In alcuni casi, devi essere selettivo su quali file salvare. Assicurati di non archiviare nulla di ridondante o non necessario. Per i record che archivi, assicurati che siano coerenti nel modo in cui li denomini. Tieni insieme documenti che la pensano allo stesso modo, come tutte le scartoffie per un progetto. In questo modo sarà più facile trovare ciò che stai cercando.

Quando si ordinano i file, si desidera anche separarli per continuo e completo. Ad esempio, i progetti completati possono essere inseriti in un cassetto dello schedario mentre i progetti ancora in corso dovrebbero essere raccolti in un altro. Crea sottocartelle per organizzare al meglio i tuoi documenti e non fa male fare copie digitali dei tuoi documenti importanti anche se preferisci i record fisici, solo per avere un backup.

Gestione dei registri elettronici

La maggior parte delle aziende, tuttavia, avrà file digitali. Come gestisci i tuoi record elettronici? Innanzitutto, devi disporre di un sistema che esegua backup regolari nel caso in cui si verifichi un problema tecnico che potrebbe eliminare o danneggiare i tuoi dati. Ciò include un piano di ripristino di emergenza.

Per quanto riguarda l'archiviazione, puoi mantenere i tuoi file online, near-line (in un sistema di gestione dei documenti di reparto) o offline. Online può essere costoso, ovviamente, e la sicurezza dipende dal servizio che impieghi. Quando i file sono online, sono immediatamente accessibili ovunque tu abbia una connessione Internet, utile per il lavoro in remoto.

L'archiviazione online e near-line può essere un luogo sicuro in cui conservare i tuoi record. L'archiviazione offline su nastro magnetico e supporti ottici può deteriorarsi senza cura e c'è sempre la minaccia che il cambiamento della tecnologia possa rendere i file inaccessibili.

Gestione dei record e ISO

L'ISO, International Organization for Standardization, è una federazione globale di organismi nazionali di normalizzazione. È un'organizzazione non governativa che comprende gli standard per molti paesi in tutto il mondo. La gestione dei record ISO 15489 è il primo standard globale per la gestione dei record ed è stata pubblicata nel 2001 e adottata da oltre 50 paesi e oltre 15 lingue. La revisione e la consultazione sono durate tre anni e una versione rivista è stata pubblicata nel 2016.

I concetti ei principi fondamentali dello standard includono record, sistemi di record, politiche, responsabilità, monitoraggio e formazione per una gestione efficace dei record. Si applica alla creazione, acquisizione e gestione di record in tutti i tipi di aziende e tecnologie. È disponibile per la vendita sul sito web ISO.

Come ProjectManager aiuta con la gestione dei record

Se stai cercando uno strumento digitale in grado di organizzare, monitorare e creare report sui tuoi progetti, ma che agisca anche come un sistema di gestione dei record illimitato e sicuro, allora hai bisogno di ProjectManager, software di gestione del lavoro e dei progetti. Il nostro strumento online può generare e archiviare i record necessari per gestire il tuo progetto e accedervi durante la pianificazione del tuo prossimo progetto.

Registra pianificazione e budget con i diagrammi di Gantt online

Alcuni dei record più critici per il tuo progetto sono i piani che delineano il tuo programma e il tuo budget. I nostri diagrammi di Gantt interattivi semplificano l'organizzazione del lavoro, il collegamento delle dipendenze per evitare colli di bottiglia e l'impostazione di una linea di base per misurare la varianza del progetto in tempo reale durante l'esecuzione del piano. I diagrammi di Gantt sono facili da condividere con l'intero team, mostrando l'intero progetto su una sequenza temporale visiva, che può quindi essere salvata come guida importante durante la pianificazione del tuo prossimo progetto.

Gestisci i record su una visualizzazione elenco affidabile

Il diagramma di Gantt è una delle molteplici viste di progetto che ti consentono di gestire i tuoi record con gli strumenti che desideri. Ci sono schede kanban, viste di fogli e calendari. C'è anche una visualizzazione elenco, che semplifica l'acquisizione di tutti i record del progetto, visualizza il loro stato mentre ti aspetti il ​​progetto e persino allega file e commenti per favorire una migliore collaborazione con i team sia in ufficio che in remoto.

Avere un hub centrale per i record del tuo progetto che funge anche da strumento che stai utilizzando per gestire ed eseguire il tuo progetto ti aiuta a lavorare in modo più efficiente. La nostra funzione di ricerca globale rende facile e veloce trovare ciò che stai cercando per file, progetto, attività e altro ancora. Ottieni risultati in tempo reale, il che significa che stai guardando ciò che sta accadendo attualmente e non un'istantanea del passato. Aggiungi l'automazione del flusso di lavoro, l'approvazione delle attività, la gestione delle risorse e altro ancora, rendendo il nostro software lo sportello unico per tutte le tue esigenze di gestione dei progetti.

ProjectManager è un pluripremiato software di gestione del lavoro e dei progetti che collega i team ibridi su una piattaforma collaborativa con un'unica fonte di verità per far lavorare tutti insieme meglio. Organizza il lavoro, monitora lo stato di avanzamento e crea report sulle prestazioni, salvando tutti i record del tuo progetto con il nostro archivio di file illimitato. Unisciti ai team di NASA, Siemens e Nestlé che stanno ottenendo successo con il nostro software. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.