Gestione remota dei progetti: una guida rapida con le migliori pratiche

All'inizio della gestione del progetto, tutti lavoravano fisicamente insieme. Ma la gestione del lavoro non è più sotto lo stesso tetto. Le persone ora lavorano da remoto più che mai.

I team remoti sono team ibridi e lavorano in luoghi diversi con strumenti e competenze diversi. In che modo i project manager li mantengono collaborativi e produttivi? Software per la gestione remota dei progetti e la gestione dei progetti, ecco come.

Che cos'è la gestione remota dei progetti?

La gestione remota dei progetti è il modo in cui i project manager collegano i team remoti e ibridi e assicurano che tutti lavorino insieme per raggiungere gli obiettivi del progetto. In questo senso, non è diverso dalla gestione di qualsiasi progetto, tranne per il fatto che esegui il progetto in remoto.

La gestione di un team remoto crea sfide uniche che i project manager tradizionali non devono considerare. Ecco perché i project manager remoti utilizzano strumenti di gestione dei progetti online per connettere virtualmente le persone fisicamente distanti. Eventi recenti hanno dimostrato che molte industrie potrebbero sopravvivere e persino prosperare utilizzando la gestione remota dei progetti.

A differenza di altre metodologie, la gestione remota dei progetti è flessibile. Non segue un insieme rigido o regole, sebbene sia praticabile con approcci sia tradizionali che agili. Può anche supportare una gestione del lavoro ibrida che unisce stili di lavoro disparati e li rende compatibili.

ProjectManager ha più viste del progetto e dati in tempo reale che fanno sentire i team ibridi come se stessero lavorando insieme, indipendentemente da dove si trovino. Gli elenchi di attività organizzano il progetto e il tuo lavoro individuale, inoltre puoi impostare la priorità e visualizzare lo stato per sapere se sei nei tempi previsti. I team possono commentare le attività per una migliore collaborazione. Prova ProjectManager oggi gratuitamente!

Vantaggi della gestione remota dei progetti

Come hanno dimostrato gli eventi recenti, il vantaggio della gestione remota dei progetti è che mantiene le luci accese. Cioè, molte aziende sono state in grado di continuare a rimanere in attività grazie a strumenti di gestione dei progetti che le consentono di lavorare da casa. Per quanto importante sia, tuttavia, ci sono altri vantaggi nella gestione remota dei progetti.

Gestione dei compiti

Gli strumenti di gestione dei progetti in remoto consentono ai team di assumere la responsabilità del proprio lavoro e offrono ai manager la trasparenza per monitorare il proprio lavoro senza intralciarli. Uno strumento di pianificazione può assegnare loro il lavoro con descrizioni dettagliate. Quindi, i team possono gestire il proprio backlog e pianificare gli sprint. Ciò porta a team più responsabili e ciò crea un buon morale, una migliore fidelizzazione e produttività.

Conveniente

Se disponi di un team remoto, risparmierai denaro sullo spazio dell'ufficio e sulle utenze. Questi risparmi possono essere utilizzati per far crescere l'attività o gli stipendi del tuo team. Parlando di squadre, anche loro ne traggono vantaggio. Non devono più spendere soldi per il pendolarismo, che si tratti dei trasporti pubblici o del gas e del normale logorio delle loro auto.

Equilibrio tra lavoro e vita privata

Lavorare come un team completamente remoto o in un modello ibrido può aumentare il morale. Una squadra felice è una squadra produttiva. Qualunque cosa tu risolva tra la direzione e i dipendenti, ne trarrà sicuramente vantaggio entrambi. Meno viaggi significa più tempo a casa con la famiglia. Questo può anche aiutarti a reclutare talenti più lontano di quanto sia mai stato possibile.

Segnalazione e feedback

La gestione dei progetti per i team remoti eccelle in termini di trasparenza grazie a una migliore rendicontazione sui progressi e le prestazioni. La comunicazione è una strada a doppio senso e anche il feedback dei team è un modo efficace per migliorare continuamente i processi. La collaborazione a distanza crea legami più forti e il reporting consente un migliore processo decisionale.

Le sfide della gestione remota dei progetti

La gestione dei progetti per i team remoti non è una bacchetta magica. Ci sono sfide di gestione del progetto e quelle al di là della gestione del progetto. Alcuni settori non possono lavorare da remoto anche se lo desiderano. Ma coloro che hanno il lusso di lavorare al di fuori della struttura di un ufficio possono comunque trovare ostacoli, indipendentemente dal metodo di gestione del progetto in cui lavorano.

Collaborazione

Sebbene esistano strumenti di collaborazione che connettono le persone, alcuni sostengono che la collaborazione sia sempre migliore quando i team si trovano fisicamente nella stessa stanza. Testo, chat e altri strumenti di messaggistica mancano di sfumature e spesso possono creare confusione. Usare una conferenza vocale o una videoconferenza è una soluzione, ma anche loro non sono la stessa cosa di un team che lavora fianco a fianco.

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Produttività

Come avrai intuito, ogni positivo per la gestione remota dei progetti può anche essere considerato negativo. Ad esempio, la produttività può risentirne quando i team lavorano da casa. Ci sono distrazioni che semplicemente non sono in un ufficio, come i piatti, i bambini e così via.

Team Building

Creare una squadra è facile, ma avere quel legame di squadra e sviluppare la fiducia è difficile, anche quando lavorano fisicamente nello stesso spazio. Questo può essere esponenzialmente più difficile con team e clienti ibridi quando non siete insieme di persona. Il team building può avvenire, ma potrebbe essere più difficile e richiedere più tempo.

Assemblare un team di progetto remoto

Per riunire un gruppo, attenersi alla seguente procedura:

1. Scopri con quale tipo di struttura remota stai lavorando.
2. Trova i candidati giusti. Coloro le cui abilità corrispondono alle tue esigenze, ovviamente, ma vuoi anche persone che siano buoni comunicatori e rispondano rapidamente alle cose.
3. Assicurati che le tue linee guida e le tue aspettative siano chiare, da orari di lavoro, frequenza dei check-in, monitoraggio del tempo, obiettivi, chi ha autorità per cosa, ecc.
4. Rimani impegnato con il team attraverso riunioni virtuali, chat, ecc., per mantenere i team sempre connessi.
5. Assicurati di avere un canale affidabile che tutti utilizzino sia per la chat diretta, che per gli annunci e il feedback.
6. Avere gli strumenti di collaborazione giusti per consentire al team di progetto di lavorare insieme, indipendentemente da dove si trovino.
7. Disponi di strumenti di gestione come le schede attività per mantenere il tuo team responsabile di quanto tempo dedica alle attività.

Tipi di team di progetto remoti

Esistono vari tipi di team remoti. Devi decidere quale si adatta alla tua cultura aziendale e soddisfa le esigenze dei tuoi dipendenti. In generale, esistono tre tipi di team di progetto remoti. Sono i seguenti:

Completamente remoto

Come ci si aspetterebbe dal nome, un team completamente remoto è quello in cui tutti lavorano da casa o in uffici separati in tutta la regione o anche con fusi orari diversi.

Ibrido

Il team ibrido è quello in cui i membri del team sono distribuiti, alcuni lavorano insieme in un ufficio e altri da casa o da uffici diversi.

Flessibile

I team flessibili o flessibili possono lavorare da casa o in ufficio, nonché in uno spazio co-situato come determinato da un accordo tra loro e la direzione.

Come gestire un team di progetto remoto

Quando hai assemblato il tuo team di gestione dei progetti a distanza e definito la loro struttura di lavoro, inizia il vero lavoro.

• La prima cosa che devi fare è riunire i team remoti per una riunione e stabilire aspettative chiare per loro durante la pianificazione del progetto. Si spera che tu abbia assunto membri del team che sono in grado di gestirsi da soli mentre lavorano a distanza, ma a prescindere, tutti devono conoscere i propri ruoli e responsabilità. Una matrice RACI può aiutare.
• Ogni giornata dovrebbe iniziare con il check-in. Le persone possono spiegare cosa hanno fatto e cosa si aspettano di fare nel corso del giorno a venire. Questo è un buon momento per assicurarsi che tutti comprendano i propri compiti. Le linee di comunicazione dovrebbero rimanere aperte, ma una riunione quotidiana in piedi è un buon punto di partenza.
• Sebbene tu voglia avere auto-iniziatori, giocatori di squadra e membri del team indipendenti che possono gestirsi da soli, il progetto richiede comunque processi per gestire il lavoro e mantenere alta la produttività. Qualunque sia la metodologia che preferisci o adatta al progetto va bene, ma assicurati che tutti i membri del team sappiano di cosa si tratta, come funziona e con quale frequenza dovrebbero aggiornare il proprio stato.
• Ti consigliamo di supportare i tuoi team remoti. Quando non c'è una costante interazione faccia a faccia come in un ufficio, i membri del team possono sentirsi isolati e abbandonati. Ciò porta a un morale scarso e membri del team infelici, il che non è nulla che tu voglia. Trova il modo di rimanere in contatto con loro, sia che si tratti di incontri individuali settimanali o di altri modi per far loro sapere che vengono ascoltati.
• Infine, è necessario disporre di uno strumento ibrido di gestione del lavoro che colleghi i team, indipendentemente da dove si trovino, quale sia il loro livello di abilità o reparto, per consentire loro di connettersi con gli altri e lavorare con gli strumenti che desiderano per portare a termine il lavoro. Gli strumenti di gestione del lavoro basati sul cloud aiutano ad abbattere le barriere della distanza, quindi cercane uno sufficientemente flessibile da servire i project manager e i membri del team.

I migliori strumenti di gestione remota dei progetti

Ci sono molti strumenti di gestione remota dei progetti sul mercato. Alcuni sono migliori di altri nel collegare team ibridi e nel facilitare una gestione del lavoro più produttiva. Ecco un elenco di alcuni dei migliori strumenti di gestione remota dei progetti per aiutarti a connettere team ibridi per una gestione produttiva del lavoro.

Responsabile del progetto

ProjectManager è uno strumento basato su cloud che facilita la gestione remota dei progetti con dati in tempo reale, condivisione di file, commenti a livello di attività e la possibilità di taggare chiunque nel team di progetto e coinvolgerlo nella conversazione. Puoi assegnare compiti e gestire le notifiche via e-mail e anche nello strumento per tenere tutti al corrente.

Molteplici modi di lavorare

Esistono più viste del progetto che consentono a tutti di lavorare come desiderano. I manager possono creare piani strutturati in anticipo con strumenti di pianificazione del progetto come un diagramma di Gantt online che filtra il percorso critico e imposta le linee di base in modo che quando il progetto viene eseguito è possibile tenere traccia dello sforzo pianificato rispetto a quello effettivo. I piani di Gantt possono quindi essere condivisi con le parti interessate e l'intero team.

Potenti funzionalità di collaborazione in team

I team possono lavorare su elenchi di attività che fanno più che raccogliere lavoro. Mostrano priorità, stato, possono allegare file alle attività, aggiungere commenti e molto altro. Ci sono anche schede kanban per visualizzare il flusso di lavoro e anche una vista del calendario. Tutte le viste del progetto vengono aggiornate contemporaneamente in modo che nessuno lavori mai con i vecchi dati.

Dati in tempo reale

I project manager possono monitorare i progressi e le prestazioni indipendentemente da dove o quando i loro team stanno lavorando. I dashboard in tempo reale non richiedono una configurazione tempestiva. Raccolgono automaticamente i dati del progetto, elaborano i numeri e visualizzano grafici e grafici che mostrano la varianza del progetto, i costi e altro ancora. Il reporting con un clic approfondisce ulteriormente i dati e può essere filtrato e condiviso con le parti interessate.

lento

Slack è uno strumento di comunicazione che connette i team. Puoi creare canali specifici per team, dipartimenti, ecc. Sono disponibili chat individuali, video e conferenze vocali. È un ottimo strumento per mantenere tutti a lavorare sulla stessa pagina anche se non si sono mai incontrati di persona.

Google Workplace

Google Workplace è uno strumento che aiuta i team a collaborare. Esiste una suite di app che tengono tutti connessi, come Gmail, Google Calendar, Meet e Drive, che dispone di documenti, fogli di calcolo e software di presentazione gratuiti che possono essere condivisi e utilizzati dai team.

Trello

Trello è un modo per gestire i progetti e aiutare i team a collaborare. Utilizza un modello di scheda kanban per la gestione delle attività e si integra con altre app. Se stai cercando una soluzione solo kanban, questo potrebbe essere lo strumento giusto per te.

Best practice per la gestione remota dei progetti

Alcuni suggerimenti per la gestione del progetto da tenere a mente sono che, indipendentemente dal fatto che tu vada completamente in remoto o ibrido, devi essere trasparente quando indichi gli obiettivi del progetto e il processo che utilizzerai. Ciò mantiene i team sulla tua stessa pagina e aiuta a motivarli. Non fa male iniziare ogni giornata con una riunione in piedi quando l'ordine del giorno è chiaramente indicato per la prossima giornata lavorativa.

I report di stato sono la linfa vitale della gestione remota dei progetti. I team devono mantenere aggiornati i project manager e i project manager devono essere in grado di comunicare chiaramente con i team. Quando i membri del team non sono insieme sotto lo stesso tetto è facile perdere i contatti. Mantenere forti legami comunicativi è ciò che fa funzionare la gestione remota dei progetti. Vuoi che i membri del team sappiano cosa devono fare e i project manager devono rimanere aperti al feedback del team.

Avere una fonte di verità è fondamentale per mantenere la gestione del team di gestione remota dei progetti in corso senza costosi ritardi. Se i team stanno lavorando su un set di dati e i project manager ne hanno un altro, ci sono problemi all'orizzonte. Avere uno strumento di gestione dei progetti remoto basato su cloud significa dati in tempo reale condivisi in tutte le viste del progetto per consentire a tutti di lavorare sulle informazioni più aggiornate.

ProjectManager è un premiato software di gestione remota dei progetti che organizza il lavoro e facilita i team ibridi in tutto il mondo e l'azienda. Le sue molteplici viste del progetto consentono ai team di lavorare come vogliono e i manager ottengono gli strumenti di reporting di cui hanno bisogno per monitorare le risorse, i progressi e le prestazioni per mantenere il progetto in carreggiata. Prova ProjectManager oggi gratuitamente!