Lavoro a distanza: 5 passaggi per coltivare un ambiente in cui i dipendenti prosperano

I dipendenti remoti stanno diventando la nuova norma per le aziende di tutto il mondo. Secondo una ricerca di Global Workplace Analytics, i dipendenti traggono vantaggio dalla flessibilità e dal mix di ambienti che facilitano sia la collaborazione in ufficio sia una maggiore concentrazione sulle attività da remoto.

Tuttavia, il passaggio al lavoro a distanza non è sempre una transizione facile. I tipi di personalità e gli stili di lavoro degli individui devono essere presi in considerazione e mantenere un sano equilibrio e separazione tra una mentalità lavorativa e il tempo personale è fondamentale. Oltre a supportare i dipendenti con risorse per supportare il lavoro a distanza, i manager e i team leader dovrebbero tenere a mente questi suggerimenti per coltivare un ambiente remoto positivo e produttivo per tutti.

1. La fiducia viene prima di tutto

Non è possibile far sentire i dipendenti remoti come se dovessero dimostrare di lavorare o di essere produttivi. Ciò è particolarmente importante per i genitori e gli operatori sanitari che possono lavorare la stessa quantità di ore durante la settimana, ma hanno periodi di disponibilità e concentrazione diversi rispetto ai dipendenti che sono principalmente in carica.

La creazione di fiducia inizia con l'inclusività remota da parte della direzione: il coinvolgimento dei dipendenti remoti può essere difficile per i manager abituati a un ambiente d'ufficio tradizionale. Prenditi il ​​tempo necessario per comprendere le esigenze specifiche dei tuoi dipendenti remoti e creare connessione ed empatia.

Inoltre, sappi che la flessibilità che si trova negli orari remoti non è affatto una cosa negativa. La ricerca mostra che i lavoratori remoti hanno aumentato la produttività quando seguono i propri orari.

Il coinvolgimento da remoto dei dipendenti non significa costringere i tuoi dipendenti esterni nelle stesse scatole del tuo personale in ufficio. Il lavoro flessibile è sinonimo di versatilità e creerai una solida cultura attorno al lavoro a distanza se dai ai dipendenti libertà e fiducia.

2. Stabilire le norme di comunicazione e programmazione

Ci sono molti vantaggi nel lavoro a distanza e nella gestione di un team remoto. Meno distrazioni dalla forza lavoro tradizionale possono contribuire a una maggiore efficienza, ridurre lo stress e aumentare il morale.

Il rovescio della medaglia, il lavoro a distanza può contribuire a sentimenti di isolamento e disconnessione. Conversazioni improvvisate ma importanti sul lavoro in corso che si svolgono faccia a faccia in ufficio possono escludere inavvertitamente i lavoratori remoti se non vengono stabilite norme di comunicazione. Ricorda che quasi tutte le comunicazioni remote avvengono in modo asincrono. I team dovrebbero concordare ciò che è appropriato per i diversi tipi di messaggi (ad esempio, quando utilizzare Slack rispetto alla posta elettronica), il blocco del calendario, la disponibilità, le aspettative di risposta e i tempi di risposta durante le pause o i periodi di tempo personali.

Stabilire norme di squadra in termini di condivisione e documentazione di informazioni e aggiornamenti. Garantire che tutti i dipendenti all'interno e all'esterno dell'ufficio abbiano accesso alle stesse informazioni, risorse e comunicazioni relative a un determinato progetto o attività. Ciò può ridurre quei sentimenti di confusione, ridurre al minimo il rischio di incomprensioni e garantire che le linee di comunicazione con i lavoratori a distanza rimangano aperte.

3. Investi sia in tecnologia che in formazione

I lavoratori remoti hanno bisogno di Internet ad alta velocità affidabile, telefoni cellulari con hotspot, VPN e hardware eccezionale. Impegnati a fornire loro queste risorse proprio come faresti con i dipendenti in loco. Allo stesso modo, assicurati che l'intera organizzazione, sia in ufficio che remota, sia configurata con strumenti di chat efficaci e opzioni di teleconferenza. Se utilizzi frequentemente la chat video, imposta l'attrezzatura giusta in ogni sala conferenze allo stesso modo, in modo che i lavoratori remoti non vengano mai esclusi in base alla disponibilità della sala.

È anche importante fornire ai dipendenti remoti una formazione completa sulla privacy e sulla sicurezza. Sebbene i lavoratori remoti abbiano la flessibilità di lavorare a casa, in spazi pubblici come caffetterie o spazi di co-working, è importante che sappiano come proteggere completamente le informazioni che potrebbero essere visualizzate sul loro schermo o quando partecipare a riunioni con informazioni riservate in un ambiente più riservato.

Infine, questo investimento in formazione vale anche per i manager. Assicurati che ogni manager della tua organizzazione abbia una formazione formale su come lavorare in modo efficace con team remoti e distribuiti. Questo aiuta a costruire una cultura generale di inclusività remota e livellare eventuali pregiudizi che i singoli manager possono avere sul lavoro a distanza. Ciò creerà pari opportunità in tutta l'organizzazione affinché i membri del team lavorino in remoto secondo le loro esigenze.

4. Sii un sostenitore

È facile che i lavoratori a distanza vengano trascurati in riunioni, eventi sociali e persino alla leadership. Non lasciare che accada. Costruisci una cultura dell'inclusività per i lavoratori a distanza che si estende dalle riunioni sociali alle riunioni del team.

Un modo per garantire che i lavoratori remoti si sentano come partecipanti a pieno titolo alle riunioni è designare un sostenitore remoto, in grado di monitorare comunicazioni come la chat, nonché la linea di teleconferenza o lo schermo. Per i tuoi lavoratori a distanza, sapere che hanno un modo in più per "alzare la mano" e farsi notare immediatamente da questo sostenitore aiuta a evitare la sensazione di non essere partecipanti a pieno titolo nella stanza. Per i lavoratori in ufficio, il sostegno a distanza crea buone abitudini di aggiungere pause e routine di check-in alle riunioni che aiutano a garantire che tutti nella stanza (presenti virtualmente o fisicamente) siano in grado di far sentire la propria voce.

Infine, ricorda che tutti, compresi i tuoi lavoratori da remoto, vogliono essere riconosciuti per i loro sforzi. Prova a trasmettere i risultati dei dipendenti sui tuoi canali di comunicazione. I canali digitali ti consentono di celebrare i dipendenti remoti o in ufficio con uguale visibilità. Trasmettere i risultati di tutti i membri del tuo team, compresi quelli che lavorano in remoto, è un ottimo modo per garantire il coinvolgimento dei dipendenti da remoto e mantenere il tuo senso della cultura aziendale.

5. Trova il tempo per affrontare il tempo

Quando si tratta di coinvolgimento remoto dei dipendenti, ricorda che l'interazione faccia a faccia può essere uno dei fattori più importanti nella gestione della sfiducia e nel miglioramento delle relazioni con i colleghi.

Se lavori con dipendenti remoti in luoghi geograficamente diversi al di fuori della tua sede principale, assicurati di trovare il tempo per incontrarli quando visiti la loro zona. Che si tratti di un incontro di lavoro o di una visita personale, puoi chiedere loro consigli sulla zona e creare connessioni più forti avendo un'idea di prima mano di dove vivono e lavorano.

Se è possibile che i lavoratori remoti visitino occasionalmente l'ufficio, consenti loro di farlo in occasione di eventi importanti come riunioni trimestrali del team ed eventi a livello aziendale. Queste sono grandi opportunità sia per i lavoratori remoti che in ufficio per dare più volto e personalità alle persone con cui generalmente interagiscono solo attraverso gli schermi.

Altrettanto importante, tuttavia, è che i dipendenti le cui circostanze non consentono di viaggiare abbiano la possibilità di sentirsi pienamente coinvolti in questo tipo di eventi casuali. Prendi in considerazione l'idea di organizzare riunioni di squadra in modo che i lavoratori remoti possano essere chiamati in chat video per partecipare o creare tempo per chat aperte regolari che non devono essere guidate da un'agenda di lavoro.

Trasformazione per l'era del lavoro a distanza

L'accessibilità dei team distribuiti e del cloud computing significa che il lavoro flessibile è più fattibile che mai. A livello generazionale, è probabile che l'importanza del lavoro a distanza aumenterà, con la flessibilità del lavoro uno dei vantaggi lavorativi più alti per i Millennials.

Più puoi far valere la tua cultura per i lavoratori remoti, meglio puoi assicurarti che tutti i tuoi dipendenti si sentano parte dello stesso team. Pensa a come puoi unire le persone per celebrare gli stessi valori e tradizioni in modo che tutti i membri del tuo team si sentano parte di un gruppo coeso. Questo aiuta a promuovere il morale e combattere i sentimenti di disconnessione o sfiducia che possono verificarsi nei team remoti. Avere un piano in atto per mantenere tutti i dipendenti coinvolti e aggiornati alla fine andrà a vantaggio di tutti i membri del tuo team. Per ulteriori suggerimenti su come gestire il tuo team e la tua strategia social, indipendentemente da come è distribuito il tuo team, tieniti aggiornato su Sprout su Twitter.