Come scrivere una richiesta di proposta (RFP) che generi risposte

Come marketer, hai molte cose nel tuo piatto e non puoi gestire tutto da solo. Inoltre, alcune attività non sono semplicemente possibili o pratiche da gestire manualmente. Ad un certo punto, dovrai lavorare con altre aziende che offrono strumenti o servizi per aiutarti a svolgere il tuo lavoro in modo più efficiente. È qui che entra in gioco una richiesta di proposta, che ti consente di attrarre potenziali fornitori che possono aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi aziendali.

Se non hai mai scritto una richiesta di proposta (RFP) prima, potresti non sapere come iniziare o cosa devi includere. La buona notizia è che siamo qui per aiutarti. Questa guida ti guida attraverso il processo di scrittura di una richiesta di proposta di successo che guida le risposte dei fornitori più validi. Immergiamoci subito.

Come scrivere una richiesta di proposta che generi risposte:

Che cos'è una richiesta di proposta (RFP)?

Una richiesta di proposta o RFP è un documento che fornisce un elenco di requisiti che i fornitori devono soddisfare per completare un progetto. In genere inviato dalle aziende che hanno bisogno di trovare la giusta soluzione tecnologica o servizio professionale, funge da invito aperto per i fornitori a presentare le loro proposte. Ciò consente loro di attrarre potenziali fornitori che possono fornire loro gli strumenti di cui hanno bisogno o ai quali possono esternalizzare parte del loro lavoro.

È fondamentale che la tua richiesta di proposta sia corretta perché descrive in dettaglio tutti i criteri che i fornitori devono soddisfare per vincere l'offerta. In quanto tale, ti consente di raccogliere proposte dai fornitori più rilevanti, rendendo più facile decidere quello giusto per la tua attività.

8 passaggi per scrivere una richiesta di proposta

Quindi, se una richiesta di proposta è così importante, come si fa a scriverne una? Dai un'occhiata ai passaggi seguenti per iniziare a scrivere la tua richiesta di proposta personale.

1: definire il progetto, l'ambito e il budget

Inizia con una chiara definizione di cosa sia il progetto e comprendi il ruolo che il venditore giocherà in esso. In altre parole, fatti un'idea precisa di ciò di cui hai bisogno dal venditore prima di poter scrivere la tua richiesta di proposta. Discutere di cosa è necessario che il fornitore faccia, come dovrebbe essere fatto e quanto tempo dovrebbe idealmente impiegare per essere completato.

Inoltre, dovresti anche parlare di quanto sei disposto a spendere per il servizio o la piattaforma. Questo ti fornisce una solida base per la tua RFP poiché sai chiaramente cosa stai cercando.

2: fornire un'introduzione

Ora che hai un'idea chiara di cosa stai cercando, è il momento di scrivere un'introduzione che spieghi il tuo progetto e le tue aspettative. L'introduzione dovrebbe essere in grado di aiutare i potenziali fornitori a comprendere lo scopo della tua RFP e ciò di cui hanno bisogno per aiutarti a raggiungere. Questa sarebbe anche una buona opportunità per spiegare se stai affrontando delle sfide e come il fornitore può aiutarti a superarle.

Oltre a queste nozioni di base, potresti anche voler includere informazioni aggiuntive sul tuo progetto. Questi possono essere dettagli come quando intendi avviare il progetto e per quanto tempo durerà. L'introduzione dovrebbe aiutare i potenziali fornitori a farsi un'idea migliore delle tue esigenze in modo che possano valutare la loro capacità di soddisfarle.

3: Spiega la storia della tua azienda e del tuo progetto

Successivamente, è il momento di presentare la tua azienda ai fornitori. Fornisci loro una breve storia della tua azienda e di ciò che fai, nonché del progetto che stai intraprendendo. Parla dei valori del tuo marchio, della storia e di altre importanti informazioni di base. Queste informazioni dovrebbero essere in grado di aiutare i fornitori a comprendere il tuo mercato e dove si trova attualmente la tua attività.

Tieni presente che molti dei potenziali fornitori potrebbero non aver mai sentito parlare della tua azienda prima. Consenti loro di prendere facilmente una decisione informata dando loro un'idea di chi sei come marchio. Possono quindi utilizzare queste informazioni per valutare se sono adatti alle tue esigenze e se vorrebbero lavorare con te.

4: Descrivi le tue esigenze

Ora arriva la parte più importante in cui descrivi esattamente ciò di cui hai bisogno in un fornitore. Fornisci dettagli specifici sui servizi o sulle soluzioni che stai cercando per aiutarti a raggiungere il tuo obiettivo. Assicurati di includere dettagli come il livello di esperienza che stai cercando (nel caso di soluzioni di servizio). Per le soluzioni software, potresti anche voler includere dettagli come il livello di accesso necessario in base alle dimensioni del tuo team.

È importante essere il più specifici possibile in questa sezione in modo che i potenziali fornitori possano sapere se stanno offrendo la soluzione di cui hai bisogno. Questo li aiuterà a decidere se inviare o meno una proposta, permettendoti di filtrare istantaneamente le tue opzioni per ottenere proposte dai potenziali clienti più adatti.

Ad esempio, se stai cercando un'agenzia di social media marketing , potresti aver bisogno di un'agenzia che possa occuparsi della pianificazione, produzione e programmazione dei contenuti. Inoltre, potresti persino aver bisogno di loro per gestire la tua comunità per tuo conto. In questo caso, un'agenzia che non offre la gestione della comunità può scegliere di evitare di inviare un'offerta, quindi non è necessario perdere tempo a rivedere la loro proposta.

In alternativa, supponiamo che tu stia cercando uno strumento di gestione dei social media per un team di tre persone. E vuoi essere in grado di pianificare i tuoi contenuti, programmare i tuoi post, monitorare i tuoi commenti e analizzare i risultati, tutto in un unico posto. In questo modo, solo i fornitori in grado di soddisfare i requisiti di cui sopra invieranno una proposta da esaminare in modo da filtrare immediatamente le opzioni.

5: Dare le istruzioni per l'invio

I fornitori che intendono inviare una proposta dovrebbero sapere come rispondere alla tua richiesta di proposta. Assicurati di fornire istruzioni chiare sulla struttura che dovrebbero seguire nella loro proposta e su ciò che devono includere. Quando tutte le proposte sono formattate in modo simile, diventa più facile elaborare le informazioni e valutarle.

Ad esempio, potresti richiedere loro di includere un certo numero di intestazioni. Oppure puoi persino chiedere loro di fornire un elenco di punti sotto ciascuna voce. Inoltre, puoi anche chiedere loro di inviare campioni del loro lavoro precedente, case study e demo per valutare meglio la qualità del lavoro o le capacità della piattaforma.

6: includi i tuoi criteri di selezione

È anche importante includere un elenco dettagliato dei criteri in base ai quali valuterai le proposte. Questo dà ai fornitori un'idea di come verranno valutati in modo che possano capire le loro possibilità di vincere l'offerta. Pertanto, solo i fornitori più qualificati risponderanno alla tua richiesta di proposta, facilitando la selezione delle opzioni.

Fornisci dettagli sulle tue priorità, requisiti di base e preferenze in modo che i fornitori sappiano esattamente cosa stai cercando e come posizionare le loro offerte. Ad esempio, puoi dare la priorità alle agenzie specializzate nella produzione di contenuti oltre ai loro servizi di marketing. I requisiti di base potrebbero essere la capacità di pianificare ed eseguire campagne di marketing sui social media, mentre potresti preferire agenzie che hanno esperienza di lavoro con aziende in un determinato settore.

7: specificare la sequenza temporale della richiesta di offerta

Inoltre, è fondamentale che tutte le persone coinvolte conoscano la sequenza temporale target. Quando pensi di ricevere le risposte? Quando verrà annunciato il fornitore selezionato? Assicurati di includere queste scadenze chiave in modo che i fornitori non debbano continuare a contattarti per aggiornamenti quando non hai effettuato la selezione.

Oltre a questi, dovresti anche includere l'ora di inizio e l'ora di fine del tuo progetto. Conoscere queste tempistiche consentirà ai fornitori di pianificare i loro programmi e valutare la loro disponibilità prima di scegliere di rispondere. Ciò avvantaggia entrambe le parti perché non vuoi finire per lavorare con un fornitore che alla fine non sarebbe in grado di aiutarti a rispettare la scadenza. Inoltre, i fornitori saranno in grado di capire se possono adattarsi al tuo progetto considerando il loro attuale carico di lavoro.

Ciò è particolarmente importante per le RFP che cercano soluzioni di servizio. Tieni presente che, a seconda di quanto sono dettagliate le tue esigenze, dovrai adattare la sequenza temporale di conseguenza. Se i fornitori devono fornire una proposta molto dettagliata, potrebbero richiedere più tempo per pianificare la loro risposta.

8: Correggi, rivedi e vai in diretta

Ora che hai annotato tutte le informazioni cruciali, è il momento di rileggere la tua richiesta di proposta. Cerca errori di ortografia ed errori grammaticali, nonché frasi complicate che potrebbero essere difficili da capire. Vuoi sembrare professionale e affidabile evitando ogni possibilità di problemi di comunicazione.

Oltre alle nozioni di base, assicurati di essere alla ricerca di errori che potrebbero essere dannosi per la tempistica del tuo progetto. Ad esempio, un errore di battitura nella tua scadenza potrebbe comportare la perdita di potenziali fornitori perché non sono in grado di rispettarla o un enorme ritardo nel ricevere le tue proposte. In alternativa, uno 0 mancante nel budget del tuo progetto potrebbe significare perdere potenziali fornitori che hanno rifiutato di fare offerte perché la paga era troppo bassa.

Apporta tutte le revisioni necessarie e dai un'occhiata alla RFP per assicurarti che sia professionale e chiara. Potrai quindi finalmente andare in diretta con la tua richiesta di proposta.

Best practice per scrivere una RFP efficace

Oltre a seguire semplicemente i passaggi precedenti, c'è un certo modo per assicurarsi che la tua RFP riceva le risposte che merita. Segui queste best practice per scrivere una richiesta di proposta efficace.

• Mantienilo semplice e facile da capire

Per evitare la possibilità di problemi di comunicazione, assicurati di utilizzare un linguaggio comprensibile per i tuoi potenziali fornitori. Potresti voler ridurre il gergo del settore e ricorrere a un inglese semplice pur mantenendolo professionale. Cerca di evitare frasi troppo lunghe e riducile invece a frasi più brevi e più piccole che sono più facili da elaborare.

• Ottieni il massimo da intestazioni e punti elenco

Intestazioni e elenchi puntati rendono la tua RFP più facile da digerire rispetto a grandi blocchi di testo. Sfruttali al massimo per suddividere la tua richiesta di proposta e renderla più scansionabile.

• Sii il più dettagliato possibile

Non perdere dettagli importanti che potrebbero aiutare i potenziali fornitori a comprendere meglio il tuo progetto e le tue esigenze. È più probabile che i venditori rispondano con la proposta giusta quando hanno un'idea chiara di cosa stai cercando e che tipo di ruolo giocheranno.

Esempio di una richiesta di proposta

Non sei ancora sicuro di come dovrebbe essere la tua richiesta di proposta? Diamo un'occhiata a un esempio di come appare una tipica RFP in modo che tu possa avere un'idea migliore.

Richiesta di proposta: servizi di social media per la vendemmia di giugno
16 dicembre 2022
Pubblicato da: June's Vintage
Persona di contatto: giugno Phillips
[e-mail protetta]
(445)917-3069

introduzione

June's Vintage, un negozio al dettaglio che si occupa di abbigliamento vintage, sta accettando proposte per trovare un'agenzia affidabile per gestire i nostri social media per nostro conto.Lo scopo è quello di:

• Fai crescere la nostra community sui social media.

• Coinvolgi il nostro pubblico su base continuativa.

• Mantieni una forte presenza del marchio sui principali social network (Instagram, Facebook e TikTok).

L'obiettivo di questa richiesta di proposta è trovare un'agenzia di social media che fornisca il miglior valore complessivo e fornisca risultati impressionanti.Speriamo di eseguire un progetto di prova per tre mesi, dopodiché potremmo decidere una partnership a lungo termine.

Sfondo

La nostra attività vintage è stata fondata nel 2007 e da allora ha stabilito una solida base di clienti in tutta Filadelfia.La maggior parte dei nostri clienti sono appassionati di moda locali di età compresa tra i 25 e i 50 anni e fanno acquisti in negozio.Tuttavia, man mano che ci espandiamo ai canali di shopping online, c'è l'opportunità di estendere questa portata oltre l'area locale.Ciò si è rivelato impegnativo poiché la nostra presenza sui social media è piuttosto limitata e ci mancano il tempo e il know-how per coinvolgere attivamente il nostro pubblico sui social media.

Panoramica del progetto

Vorremmo essere in grado di pubblicare e interagire costantemente con il pubblico su tre principali piattaforme di social media: Instagram, Facebook e TikTok.Pertanto, stiamo cercando un'agenzia che possa aiutarci con quanto segue:

• Crea una solida strategia sui social media completa di un calendario di pubblicazione.

• Sviluppa nuove idee per i contenuti e prenditi cura della creazione dei contenuti in conformità con il calendario di pubblicazione.

• Pianifica e pubblica post per nostro conto.

• Monitorare e rispondere ai commenti dei clienti.

• Esegui una campagna pubblicitaria di una settimana per attirare nuovi follower/clienti.

Il nostro budget è di $ 2.500 al mese con un certo margine di flessibilità a seconda del livello di servizio che può essere fornito.Idealmente, vorremmo assumere un'agenzia che abbia esperienza di lavoro con piccoli negozi al dettaglio e imprese locali.

Linee guida

Tutte le proposte devono essere create utilizzando il formato seguente (gli elenchi puntati saranno molto apprezzati):

• Sintesi

• Contesto aziendale

• Evidenzia il tuo punto vendita unico

• Fornisci un'esperienza pertinente che ti renda qualificato per il progetto

• Dettagli dei risultati e dei servizi proposti

• Nota gli strumenti di gestione dei social media che utilizzerai per completare le attività necessarie

• Non come il contenuto verrà condiviso con noi per l'approvazione

• Includi le tue tariffe

• Riferimenti e/o casi di studio

• Fornisci campioni di contenuti di social media creati per clienti precedenti

• Ulteriori termini e condizioni per lavorare con la tua agenzia

Invia la tua proposta in formato .pdf a[email protected] entro il 30 gennaio 2023.

Criteri di valutazione

June's Vintage utilizzerà i seguenti criteri per valutare le proposte e selezionare il fornitore giusto:

• Esperienza nella fornitura di soluzioni di social media a servizio completo per un minimo di 24 mesi

• Reattività ai requisiti sopra evidenziati

• Competitività delle tariffe dei servizi

• Testimonianze di clienti passati/attuali

• Strumenti e tecnologia utilizzati per svolgere le attività necessarie

Sequenza temporale

June's Vintage prevede di completare la RFP e il progetto secondo la seguente tempistica:

• Emissione richiesta di offerta – 16 dicembre 2022

• Scadenza per la presentazione delle proposte – 30 gennaio 2023

• Data di selezione del fornitore: 15 febbraio 2023

• Finalizzazione del contratto e altre discussioni di progetto – 20 febbraio 2023

• Data di inizio del progetto - 1 marzo 2023

• Completamento del progetto iniziale - 31 maggio 2023

Iniziare con la tua prima richiesta di proposta

Ora che sai esattamente che aspetto ha una richiesta di proposta e cosa includere in essa, è il momento di scrivere la tua. Ci sono molti modelli gratuiti disponibili online che possono aiutarti a redigere la richiesta di proposta perfetta.