Gestione dei requisiti di progetto: una guida rapida

Ogni progetto ha dei requisiti, il che significa che ogni project manager dovrebbe essere preparato con un piano di gestione dei requisiti. Come funziona? Supponiamo che la tua organizzazione stia costruendo un nuovo centro di distribuzione che, secondo quanto riferito, porterà centinaia di nuovi posti di lavoro. Comprenderà nuovi dipendenti, un nuovo personale delle risorse umane e nuove attrezzature.

Ma senza la comprensione da tutte le parti - specialisti dell'assistenza clienti, parti interessate, membri del team e base di clienti⁠ - come farai a sapere quali sono i requisiti del progetto per rendere quel centro di distribuzione un successo?

Ecco perché la gestione dei requisiti è un aspetto importante da padroneggiare poiché è fondamentale per il successo a lungo termine di un progetto.

Quali sono i requisiti nella gestione dei progetti?

Nella gestione del progetto, i requisiti sono un gruppo di attività o condizioni che devono essere completate per completare il progetto con successo. Possono includere caratteristiche del prodotto, qualità, servizi o persino processi. Lo scopo di questi requisiti è garantire che le risorse e gli obiettivi a lungo termine dell'azienda siano allineati alla fine del progetto.

Avere a portata di mano questi requisiti di gestione del progetto è essenziale per la gestione e l'esecuzione dei progetti. ProjectManager è un software con archiviazione file illimitata e comunicazione in tempo reale, che funge da hub centrale per tutti i requisiti del tuo progetto. Usa la nostra visualizzazione elenco per rivedere rapidamente tutti i requisiti del tuo progetto, ma qualsiasi delle nostre visualizzazioni multiple del progetto può accedere ai file ovunque e in qualsiasi momento. Se i file vengono aggiornati, tutti vengono avvisati tramite e-mail e avvisi in-app, quindi c'è solo una fonte di verità. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.

Tipi di requisiti di progetto

In generale, i requisiti possono essere classificati in tre modi: requisiti aziendali, requisiti di soluzione e requisiti degli stakeholder.

Requisiti aziendali

I requisiti aziendali sono le esigenze generali dell'azienda per realizzare il progetto. I requisiti che rientrano in questa categoria sono più fondamentali, esigenze a lungo termine che si allineano con gli obiettivi a lungo termine dell'organizzazione.

Requisiti della soluzione

I requisiti della soluzione sono più incentrati sul prodotto e approfondiscono un po'. Possono essere funzionali o non funzionali e garantiscono che il risultato finale del prodotto soddisfi sia ciò che il prodotto deve fare sia ciò che il prodotto dovrebbe fare.

Come nel nostro esempio sopra, i requisiti della soluzione potrebbero includere un requisito funzionale come l'implementazione degli strumenti adeguati di cui il team di vendita ha bisogno per portare a termine il proprio lavoro con il nuovo CRM. Un requisito non funzionale sarebbe se lo strumento CRM includesse anche un calendario di marketing dei contenuti per assistere anche il team di marketing, ma non è necessariamente necessario.

Requisiti delle parti interessate

I requisiti delle parti interessate descrivono il personale chiave che approva le pietre miliari, produce il lavoro, finalizza i risultati finali e altro ancora. Possono essere clienti, membri del team, partner commerciali o dirigenti chiave. Richiede un tenace project manager per assicurarsi che i requisiti di tutte le parti interessate coinvolte siano ben bilanciati durante l'intero progetto. È essenziale per una buona gestione degli stakeholder.

Che cos'è la gestione dei requisiti?

La gestione dei requisiti è il processo di documentazione, analisi, tracciatura, definizione delle priorità e convalida dei requisiti del progetto. In parole povere, il project manager deve raccogliere i requisiti da tutte le parti interessate per poi creare un piano di gestione dei requisiti. Il piano di gestione dei requisiti fungerà da guida che elenca tutti i requisiti del progetto e definisce le linee guida e le procedure per soddisfarli.

Quindi, una volta avviato il progetto, il team di gestione del progetto deve assicurarsi che le attività e i risultati del progetto siano allineati ai requisiti del progetto precedentemente definiti.

La gestione dei requisiti è un'attività continua in cui il project manager deve comunicare con le parti interessate per stare al passo con le modifiche apportate ai requisiti originali. Eventuali modifiche ai requisiti del progetto dovrebbero essere adeguatamente controllate con una politica di gestione delle modifiche definita.

Il Piano di Gestione dei Requisiti (RMP)

È importante disporre di un piano di gestione dei requisiti o RMP. Questo piano in genere include la seguente lista di controllo:

• Ruoli e responsabilità degli stakeholder : sono stati identificati questi ruoli? Per ogni attività, è stato assegnato un proprietario per monitorare il rischio e gestire la quotidianità?
• Processo di gestione dei requisiti : sono stati raccolti, documentati e compresi in tutti i dipartimenti e le parti interessate?
• Definisci i tuoi tipi di requisiti : quali sono i requisiti funzionali e non funzionali?
• Mappa gli artefatti dei requisiti : questo può includere documenti supplementari per la revisione delle parti interessate.
• Dai priorità ai requisiti : non tutti i requisiti hanno la stessa importanza. Se un requisito ha molte dipendenze, si sposta più in alto nell'elenco per assicurarsi che non mantenga una serie di altre attività. Ma se è un'esigenza autonoma? Quindi può essere depriorizzato.
• Rendilo tracciabile : di gran lunga uno dei componenti principali di una buona gestione dei requisiti è la tracciabilità. Tracciare i requisiti offre agli stakeholder e ai membri del team informazioni dettagliate sul motivo per cui esiste il requisito, quali modifiche sono state apportate e se il requisito è completo.
• Incorporare un sistema di numerazione o di controllo delle versioni : questo per aiutare sia le parti interessate che i membri del team a ottenere un indicatore di quante revisioni si sono verificate in ciascuna pietra miliare e garantire che l'ultima sia sempre quella su cui si sta lavorando.
• Sviluppare un piano di comunicazione : come accennato in precedenza, è meglio essere il più trasparenti possibile e documentare tutto. Questo aiuterà quando arriva il momento di rivedere dove il progetto ha funzionato meglio e dove si sono verificati i singhiozzi. Un piano di comunicazione può anche incoraggiare l'adesione dei dipendenti, nonché gestire le aspettative sia per le parti interessate che per i membri del team.

Il processo di gestione dei requisiti in 5 passaggi

Elencare in anticipo le tue esigenze può abbattere un muro di comunicazione tra l'utente e lo sviluppatore, lo stakeholder e il membro del team, e l'azienda e il cliente. Discutiamo il processo di raccolta di tali requisiti.

1. Elicitazione dei requisiti

Come con qualsiasi progetto ben mappato, inizierai il processo di pianificazione intervistando e studiando i requisiti e le esigenze del progetto degli altri. Questo potrebbe essere un riassunto dell'intero elenco delle parti interessate, del team di assistenza clienti, degli addetti alle vendite e delle loro esigenze o dei tuoi clienti. Questo processo è chiamato elicitazione dei requisiti ed è il primo passo per raccogliere i requisiti per il tuo progetto. Usa il nostro modello gratuito di raccolta dei requisiti per iniziare.

2. Documentazione e comprensione dei requisiti

Annotare tutto e documentare le specifiche del prodotto in modo che gli altri membri del team possano avere una comprensione dell'ambito del progetto sin dall'inizio. Questa parte del processo è chiamata documentazione e comprensione dei requisiti. Più dettagli puoi ottenere, meglio è.

3. Comunicare presto e spesso

Rendi la documentazione dei tuoi requisiti facile da tradurre tra i reparti. Anche se non hanno mai avuto un incontro con te, dovrebbero comprendere chiaramente i requisiti e l'ambito del progetto sin dall'inizio. Includi note aggiornate delle parti interessate e riunioni interne, in modo che ogni persona coinvolta si senta come se avesse il coinvolgimento del progetto mentre osserva lo svolgersi degli aggiornamenti.

Comprendi i tuoi presupposti

Se comprendi i tuoi presupposti all'interno del tuo progetto, puoi bilanciare meglio i requisiti all'interno. I presupposti sono in genere racchiusi attorno a tre cose: tempo, budget e ambito. I presupposti durante la gestione dei requisiti possono apparire così:

• Dimenticando di considerare ferie, PTO e congedo per malattia
• Non valutare se gli strumenti sono operativi o necessitano di riparazione
• Partendo dal presupposto che le parti interessate forniranno un feedback durante le tappe fondamentali in modo tempestivo

4. Monitorare e tenere traccia dei requisiti

Durante l'intero progetto, assicurati di monitorare e monitorare i tuoi requisiti a tutti i livelli del team, assicurandoti che il rischio rimanga basso durante ogni fase. Potrai anche utilizzare questi dati per assicurarti che il progetto sia in linea dal punto di vista del tempo, dell'ambito e del budget, in modo da poter segnalare i tuoi risultati alle principali parti interessate quando arriva il momento di rivedere le pietre miliari.

5. Gestione dei requisiti durante l'esecuzione del progetto

I requisiti in genere non vengono gestiti da un dipartimento di un'organizzazione; sono gestiti dalla pianificazione strategica alla gestione del portafoglio, alla gestione del programma, alla gestione dei progetti e ai reparti di miglioramento continuo.

I vantaggi della gestione dei requisiti nel corso dell'intero progetto sono cinque volte: aiuta a ridurre i costi, può migliorare la qualità del progetto, aiuta a ridurre il tempo necessario per completare il progetto, riduce i rischi e può rendere efficace il piano di gestione dell'ambito.

Come posso garantire che i requisiti siano stati soddisfatti?

È importante rivedere il progetto con le parti interessate a ogni traguardo e anche alla fine. Fai una revisione post mortem in cui esamini le domande del colloquio e la lista di controllo per la chiusura del progetto per raccogliere le informazioni finali. Puoi anche inserire ulteriori domande per ottenere nuove informazioni. Questo può includere:

• Hai sentito che il processo del progetto è andato liscio? Sì o no?
• Cosa avrebbe potuto essere migliorato durante questo processo di progetto?
• Cosa hai imparato da questo processo progettuale?
• Cosa consigliate di includere nei progetti futuri?

Alla fine del progetto, si tratta di tracciabilità. Se puoi guardare indietro a un requisito e vedere tutte le modifiche che ha subito e come è stato completato, tu e il tuo team potete valutare se si trattava o meno di una soluzione genuina. Puoi anche scoprire se ha requisiti non funzionali correlati.

La comprensione dell'esito del progetto e dei suoi requisiti ruota attorno alla gestione della tracciabilità durante l'intero ciclo di vita del progetto, in modo da poterlo rivedere a fondo in seguito.

ProjectManager aiuta con la gestione dei requisiti

La chiave di ogni grande progetto è ridurre al minimo le sorprese. Con la gestione dei requisiti, l'obiettivo è proprio questo: creare un ambiente in cui la comunicazione è il nome del gioco e tutti sono sulla stessa pagina, quindi le sorprese sono limitate. ProjectManager ha strumenti che lo rendono non solo possibile ma semplice.

Con i nostri diagrammi di Gantt basati su cloud, tu e il tuo team potete vedere l'intero piano del progetto da un'unica vista, comprese tutte le sue dipendenze. Hai bisogno di modificare un requisito? I nostri diagrammi di Gantt sono facili da modificare e possono accogliere qualsiasi modifica, rendendoli tracciabili.

ProjectManager è ottimo per i team che desiderano comunicare con maggiore trasparenza su tutta la linea. Con più visualizzazioni come diagrammi di Gantt, bacheche kanban ed elenchi di attività, puoi collaborare facilmente presentando i commenti delle parti interessate chiave o dei membri del team. Inoltre, quando un membro del team aggiorna un'attività, le notifiche vengono inviate alle persone giuste al momento giusto.

Gestire i requisiti tra più team non è un'impresa facile. Conferma che tutte le persone coinvolte nel tuo progetto siano sulla stessa pagina, qualunque cosa accada. ProjectManager è un software pluripremiato impegnato ad aiutare i team a collaborare in modo efficace su più piattaforme. Iscriviti oggi alla nostra prova gratuita di 30 giorni.