Come tenere traccia della disponibilità delle risorse nella gestione dei progetti

I progetti sono pianificati e programmati, ma questo è solo il preambolo del vero lavoro. L'esecuzione di progetti per rispettare le scadenze senza spendere troppo il budget richiede che un project manager comprenda la disponibilità delle risorse. Fa parte del più ampio processo di gestione delle risorse.

Le risorse sono tutto ciò che viene utilizzato per fornire attività di progetto, inclusi materiali, attrezzature, manodopera e altro. Parleremo dei diversi tipi di risorse di progetto, del motivo per cui sono così importanti per la gestione dei progetti e di come il software di gestione delle risorse ti aiuta a gestire la disponibilità delle risorse.

Cos'è la disponibilità delle risorse?

La disponibilità delle risorse è capire di cosa hai bisogno per eseguire un progetto, quando ne hai bisogno e in quali circostanze. Essere in grado di coordinare le risorse necessarie per consegnare il tuo progetto è la chiave per un progetto di successo che rispetti la scadenza e rispetti il ​​budget.

Capire come distribuire e allocare le risorse fa parte di qualsiasi efficace piano di gestione delle risorse. Innanzitutto, un project manager deve sapere quali risorse sono necessarie per il progetto. Questo è più facile a dirsi che a farsi.

Quindi, devi conoscere tutte le risorse, dagli strumenti che il tuo team utilizzerà al team che assemblerai. Una volta che hai un elenco completo di risorse, devi assemblarle come pezzi di un puzzle per adattarle al tuo programma in modo che vengano consegnate quando ne hai bisogno. In caso contrario, ci saranno costosi ritardi.

Il software di gestione dei progetti con strumenti di gestione delle risorse è essenziale per pianificare e programmare le tue risorse. ProjectManager è un pluripremiato software di gestione dei progetti con potenti diagrammi di Gantt in grado di organizzare le tue risorse e collegarle alle attività del tuo progetto. Puoi collegare tutti e quattro i tipi di dipendenze per evitare ritardi e persino filtrare in base al percorso critico per aiutare a stabilire le priorità del lavoro. Quando imposti una linea di base, acquisisci il tuo piano delle risorse e puoi monitorarlo in tempo reale, confrontando lo sforzo pianificato con lo sforzo effettivo. Conosci la disponibilità delle tue risorse e rispetta i tempi. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.

Tipi di risorse del progetto

L'elenco delle risorse del progetto è pressoché infinito, ma possono essere suddivise in due categorie, tangibili e immateriali. Le risorse tangibili sono significati materiali, persone, luoghi e cose. Le risorse immateriali non sono materiali, come energia, morale, tempo, informazioni, ecc.

Ciò non significa che questa dicotomia definisca tutte le risorse del progetto. Ce ne sono alcuni che sono più difficili da classificare, ad esempio il denaro. È tangibile in quanto puoi tenerlo in mano e contarlo. Ma è anche intangibile in quanto il suo valore dipende dallo stato che lo ha emesso.

Pertanto, le risorse del progetto richiedono un po' più di dettagli per essere adeguatamente definite. Quando si gestisce un progetto, aiuta a guardare alle risorse suddivise in queste sette categorie: persone, informazioni, materiali, strumenti, energia, capitale e tempo. Definiamo ciascuno di questi termini e forniamo un esempio per illustrarlo per una migliore comprensione.

Persone

Queste sono le tue risorse umane, come i team che riunisci per eseguire il progetto. Le persone, è stato detto, sono la tua risorsa più preziosa. C'è una ragione per questo. Senza il tuo team, le altre sei categorie di risorse sono inerti. Puoi avere tutti i soldi del mondo e un ottimo set di strumenti, ma senza un equipaggio, tutto ciò che hai è un cantiere sterile. Prenditi il ​​tempo per mettere insieme una squadra con le competenze e l'esperienza necessarie per raggiungere i tuoi obiettivi.

Informazione

Anche la conoscenza che tu e il tuo team avete per completare il progetto è una risorsa. Sia che tu debba formarli o che arrivino al progetto con quelle competenze già apprese, queste informazioni sono preziose per il successo del progetto. Le informazioni possono essere di tutto, dal sapere come utilizzare gli strumenti necessari per eseguire le attività alla comprensione dei processi e delle metodologie del progetto. Le informazioni sono flessibili e anche i team devono esserlo. Man mano che le cose cambiano, tutti devono adattarsi rapidamente.

Materiali

I materiali sono facili da capire in quanto sono tangibili. Questi oggetti vengono utilizzati nell'esecuzione del progetto e possono essere qualsiasi cosa, da mattoni e malta se sei in costruzione a carta e matite se lavori in un ambiente più astratto. Ma generalmente i materiali sono legati a progetti più concreti, come la costruzione o la produzione. Queste industrie hanno a che fare con la gestione della catena di approvvigionamento e l'approvvigionamento dei materiali, il che aggiunge un altro livello alla disponibilità delle risorse.

Utensili

Gli strumenti sono un'altra risorsa tangibile. Tuttavia, vengono utilizzati per tutto il ciclo di vita di un progetto e non strettamente durante la fase di esecuzione. Gli strumenti spaziano dagli strumenti di costruzione e produzione, come martelli e macchinari pesanti, all'hardware e al software. I computer vengono utilizzati per quasi tutti i progetti, mentre il software utilizzato è più adattato al tipo di progetto. Qualunque sia il caso, gli strumenti sono risorse necessarie per qualsiasi progetto e la loro disponibilità è la chiave per garantire il successo del progetto.

Energia

Molti potrebbero non includere l'energia in un elenco di risorse necessarie, ma è essenziale. Energia potrebbe significare l'energia che fa funzionare gli strumenti e i macchinari utilizzati nel progetto verso uno strumento o un software che rende produttivo il tuo team. Per la maggior parte dei progetti, l'energia è elettricità. Gestisce il tuo computer, che è il luogo di lavoro per lo sviluppo del software e altro ancora. Ma la costruzione e persino alcuni progetti di produzione richiedono altri tipi di energia, benzina o diesel. Assicurarsi di disporre di una fonte di energia ininterrotta è fondamentale e dovrebbe far parte di qualsiasi pianificazione della disponibilità delle risorse.

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Soldi

Tutti sanno che i progetti sono morti se non sono finanziati eppure così spesso il denaro non è incluso nei piani di disponibilità delle risorse. Ma, naturalmente, prima che un progetto possa andare avanti, è necessario il sostegno finanziario delle parti interessate. Se non sei adeguatamente finanziato o gestisci male il tuo budget, il progetto non continuerà. Con i soldi puoi ottenere di più da quasi tutte le risorse, ma senza soldi sei bloccato.

Tempo

Il tempo è una risorsa che puoi gestire, ma mai controllare. Non ci sono timeout nella gestione dei progetti, quindi programmare accuratamente le tue risorse per essere presenti quando ne hai bisogno è un altro aspetto critico della gestione delle risorse. Avere il tuo progetto su una sequenza temporale è un ottimo modo per visualizzare l'intero progetto dall'inizio alla fine e lavorare a ritroso rispetto alla scadenza per assicurarti di poter fare tutto nel tempo assegnato. Il tempo è universale e influisce su ogni progetto, ma è una delle risorse più sfuggenti in questo elenco.

Perché è importante tenere traccia della disponibilità delle risorse?

Essere in grado di monitorare la capacità delle risorse è la chiave per gestire le tue risorse. Se non sai dove sono le tue risorse, allora non sei in grado di portarle dove devono essere quando devono essere lì. Ecco perché pianificare, programmare e ottimizzare le risorse del tuo progetto è così importante. Altrimenti, stai sprecando risorse del progetto e questo ti costerà tempo e denaro.

Esistono molti modi per tenere traccia della disponibilità delle risorse. Tre dei metodi più comuni sono la pianificazione delle risorse, la pianificazione delle risorse e l'ottimizzazione delle risorse. Usali per aiutarti a monitorare le tue risorse in modo da poterle applicare in modo più efficace.

Pianificazione delle risorse

La pianificazione delle risorse viene utilizzata per allocare le risorse in modo più efficiente per attività o progetti. Parte di ciò è la pianificazione della data di inizio e della data di fine necessarie per le risorse per completare il progetto. Queste date si basano sulla capacità e sulla disponibilità delle risorse.

Pianificazione delle risorse

La pianificazione delle risorse riguarda l'identificazione delle risorse necessarie per un progetto e il modo in cui le acquisirai e le allocherai. Questo è vero nella gestione dei progetti, ma è anche una parte fondamentale della gestione del portfolio quando devi condividere le risorse tra più progetti.

Ottimizzazione delle risorse

L'ottimizzazione delle risorse si riferisce ai metodi che assicurano che la disponibilità di risorse umane e non umane corrisponda alla pianificazione del progetto. Alcune tecniche per raggiungere questo obiettivo includono il livellamento delle risorse (regolazione delle date di inizio e di fine), il livellamento delle risorse (mantenendo i requisiti all'interno del budget per evitare di aggiungere più risorse) e l'allocazione inversa delle risorse (a partire dall'ultima attività o dalla più critica e la programmazione a ritroso da lì).

Come gestire la disponibilità delle risorse con ProjectManager

ProjectManager è un software di gestione dei progetti online che ti offre gli strumenti per pianificare, gestire e tenere traccia delle tue risorse in tempo reale. Il nostro software dispone di schede attività che ti consentono di tenere traccia dei costi di manodopera e vedere quale percentuale delle attività del tuo team è stata completata. Ci sono anche più viste di progetto, come elenchi di attività, bacheche kanban e altro, che consentono ai tuoi team di lavorare come vogliono mentre i manager ottengono trasparenza nel loro processo. I manager possono identificare potenziali colli di bottiglia e riallocare rapidamente le risorse per mantenere i team al lavoro.

Monitora il carico di lavoro del tuo team con i grafici del carico di lavoro

Pianificare e programmare le tue risorse è solo il primo passo; devi anche rintracciarli. Con il nostro software, puoi elencare le competenze e la disponibilità del tuo team, inclusi PTO, ferie e festività globali, il che semplifica l'onboarding e l'assegnazione delle attività in un attimo. Quando passi alla pagina del carico di lavoro con codice colore, puoi vedere a colpo d'occhio chi è sovrassegnato. Rialloca semplicemente le loro attività direttamente dal grafico per bilanciare il loro carico di lavoro e rendere le tue risorse più produttive.

Tieni traccia dell'utilizzo delle risorse con dashboard in tempo reale

Un altro strumento per tenere traccia delle risorse nel tuo progetto è la nostra dashboard in tempo reale. Non richiede una configurazione che richiede tempo come troverai con un software leggero. La nostra dashboard live raccoglie immediatamente i dati in tempo reale e li visualizza automaticamente in grafici e diagrammi di facile lettura. Puoi tenere traccia di tempi, costi e altro. Fai semplicemente clic sulla dashboard per una visualizzazione di alto livello del tuo progetto o portfolio.

Se desideri maggiori dettagli rispetto a quelli disponibili nella dashboard in tempo reale, è facile generare una serie di report sullo stato del progetto, sullo stato del portfolio, sulla varianza, sulle schede attività e altro ancora. Ogni rapporto è personalizzabile in modo da poter filtrare i dati per mostrare solo ciò che vuoi vedere. Inoltre, tutti i report possono essere facilmente condivisi in una varietà di formati per tenere informate le parti interessate.

ProjectManager è un software pluripremiato che consente ai team di pianificare, gestire e monitorare il proprio lavoro in tempo reale. Oltre alla gestione delle risorse, ci sono funzionalità di gestione delle attività e di gestione del rischio, tutte su una piattaforma collaborativa che collega i team di diversi reparti e fusi orari. Unisciti ai team di Avis, Nestlé e Siemens che utilizzano il nostro strumento. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.