Identificazione e superamento dei vincoli delle risorse nella gestione dei progetti

Le risorse sono ciò di cui hai bisogno per eseguire il tuo piano di progetto: persone, attrezzature e materiali. La gestione di tali risorse fa parte del modo in cui si realizza un progetto di successo.

Ogni attività nel tuo piano di progetto avrà risorse di progetto come persone, tempo e un budget allegati. Pertanto, è necessario conoscere la loro disponibilità per programmarli. Questo è un vincolo di risorse e i project manager devono imparare a gestire tali vincoli per far andare avanti il ​​progetto.

Quali sono i vincoli di risorse nella gestione dei progetti?

Un vincolo di risorse è qualsiasi limitazione e/o rischio associato alle risorse del progetto. L'identificazione di questi vincoli di gestione delle risorse è un'attività essenziale di pianificazione delle risorse che si verifica durante la fase di pianificazione del progetto. I vincoli di risorse sono ostacoli che possono far deragliare il tuo progetto e impedire la corretta consegna.

I vincoli influiscono su ogni aspetto del ciclo di vita del progetto. Infatti, i vincoli più comuni nella gestione dei progetti sono indicati come il triplo vincolo; tempo, costo e portata. I progetti hanno un budget (costo), una scadenza (tempo) e il project manager deve sapere esattamente cosa includerà il progetto (ambito).

Gestire le risorse del tuo progetto e disporre degli strumenti per allocare rapidamente ciò che è necessario è ciò che fa il software di gestione dei progetti. ProjectManager è un software basato su cloud che ti consente di organizzare, monitorare e allocare le risorse in base alla capacità. Gestisci le tue risorse con i diagrammi di Gantt online che funzionano perfettamente con le nostre funzionalità di gestione delle risorse. Prova ProjectManager gratuitamente oggi!

Il potenziale impatto dei vincoli di risorse

I vincoli di risorse sono spesso associati ai costi. Il budget del progetto determina l'esperienza e le capacità del team che metti insieme, nonché le risorse non umane che puoi acquisire.

Ecco perché la disponibilità è una componente così importante dei vincoli di risorse. Senza gestire la disponibilità delle risorse e l'allocazione delle risorse durante un progetto, puoi trovarti rapidamente con materiali eccellenti, ma nessun team che li utilizzi. (Oppure, un team di esperti che non dispone dell'attrezzatura necessaria per eseguire i suoi compiti.)

Pertanto, i costi, la disponibilità e l'accesso sono tutti strettamente legati alla gestione dei vincoli di risorse in un progetto. Ciò ha un impatto particolare su un progetto quando il project manager è responsabile dei team distribuiti geograficamente, il che può complicare ulteriormente il processo di gestione delle risorse.

Esempi di vincoli di risorse

I vincoli sono fattori che limitano o limitano l'uso di una risorsa. I vincoli sulle risorse sono vari, ma di solito condividono una cosa in comune; costo. Persone, luoghi e cose hanno tutti un costo, in termini di stipendio, affitto o acquisto.

Se stai lavorando a un progetto di costruzione e hai bisogno di noleggiare attrezzature pesanti a marzo per scavare un fosso, ma tutti i macchinari sono sotto contratto fino all'estate, questo è un vincolo di risorse. È necessario identificare e risolvere questi vincoli nella fase di pianificazione del ciclo di vita di un progetto.

Nell'esempio sopra, il project manager esaminerebbe la prenotazione dell'attrezzatura, magari selezionando una società di noleggio alternativa. In ogni caso, dovrebbero prendere queste decisioni molto prima che si rompa qualsiasi terreno sul progetto. Tali decisioni sono documentate in un piano di gestione delle risorse, che è un documento di pianificazione del progetto che definisce come verranno gestite le risorse del progetto. In caso contrario, è un modo sicuro per uscire dal programma e spendere troppo il budget.

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Suggerimenti per la gestione dei vincoli delle risorse

Ora che comprendiamo i vincoli delle risorse, discutiamo alcune delle migliori pratiche da utilizzare. Seguire questi suggerimenti per la gestione del progetto può aiutare con la gestione complessiva delle risorse:

• Sii strategico: prima di gestire qualsiasi cosa, devi sviluppare una strategia e assicurarti che sia in linea con la strategia aziendale. Ciò richiede sapere cosa stai cercando di ottenere, come determinerai il successo e cosa ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi.
• Conoscere i requisiti del progetto: conoscere le scadenze, i traguardi, gli obiettivi, il budget e i principali concorrenti. La raccolta dei requisiti vale il tempo e lo sforzo extra necessari per impostare il tuo progetto per il successo.
• Avere un piano di emergenza: puoi identificare e prepararti per i vincoli di risorse, ma ci saranno sempre problemi di gestione delle risorse che emergono dal nulla. Non lasciare che ti metta da parte. Avere un piano B, C o D per gli imprevisti. Potresti non sapere cosa accadrà, ma dovresti avere un piano di emergenza per sapere come risponderai.
• Traccia il tempo: le risorse, come i progetti, sono limitate nel tempo. Dovresti sapere per quanto tempo ne avrai bisogno e tenere traccia dell'utilizzo delle risorse. Questo è molto utile quando hai a che fare con un lavoro ripetitivo. È possibile che tu non stia assegnando la giusta quantità di tempo.
• Priorità: non tutte le attività sono uguali e, pertanto, non tutte le risorse verranno distribuite uniformemente. Prenditi del tempo per dare priorità al tuo lavoro. Definisci la differenza tra urgente e importante e conosci lo sforzo richiesto in modo da poter utilizzare adeguatamente il tuo programma.
• Usa il software di gestione delle risorse: avere un software di gestione delle risorse che pianifica e tiene traccia delle tue risorse ti fa risparmiare tempo e fatica. Vuoi funzionalità che ti forniscano dati in tempo reale e semplifichino la riallocazione delle risorse quando necessario.

Come eseguire la pianificazione vincolata dalle risorse

Senza una pianificazione vincolata dalle risorse, i vincoli delle risorse sono solo astratti. La pianificazione limitata dalle risorse si occupa di scenari in cui le risorse sono limitate e ti consente di escogitare modi per assicurarti di completare le attività in tempo.

Il completamento di progetti con vincoli di risorse richiede la risoluzione dei problemi. Ci vuole un project manager creativo per esaminare il progetto e determinare come spostare le risorse per affrontare i vincoli. Per fare ciò, i project manager devono bilanciare le risorse del triplo vincolo, quindi questo potrebbe significare prendere dal budget, dal programma o dall'ambito. Qualunque sia il vincolo utilizzato, il risultato finale deve essere un progetto che continua a rispettare la scadenza e il budget.

I progetti possono fallire o non essere completati se non è possibile risolvere i vincoli di risorse. La pianificazione limitata dalle risorse è spesso un atto di bilanciamento. Se non puoi assumere abbastanza persone per produrre un prodotto e soddisfare la domanda, potresti cercare materiali più economici o ridurre le scorte.

Ci sono ovviamente dei rischi per la qualità del tuo prodotto finale e la soddisfazione della tua base di clienti. È necessario tenere conto di tutti questi risultati durante la creazione e l'adeguamento dei programmi.

Come ProjectManager aiuta con i vincoli delle risorse

Ovviamente, la gestione dei vincoli di risorse e la creazione di pianificazioni limitate dalle risorse richiedono una grande flessibilità. Hai bisogno di più di un foglio di calcolo per gestire tutte queste modifiche. ProjectManager è un software basato su cloud che offre ai project manager una visione più approfondita dei loro vincoli di risorse in modo che possano rispondere in modo rapido ed efficace.

Crea un piano delle risorse su un diagramma di Gantt

La prima cosa da fare è organizzare tutte le tue risorse e il modo migliore per ottenere questi dati complicati in una pagina è con i diagrammi di Gantt interattivi di ProjectManager. Usalo per elencare le tue attività e aggiungere loro i costi delle risorse pianificati. Le dipendenze possono essere collegate e le pietre miliari impostate.

Gestisci le tue risorse in tempo reale

Le persone sono la tua risorsa più importante e spesso sono le più difficili da gestire. Le funzionalità di gestione delle risorse di ProjectManager ti aiutano a gestire il tuo team in modo più efficace. Innanzitutto, puoi impostare la loro disponibilità. Quindi, mentre assegni loro le attività, usa il diagramma del carico di lavoro con codice colore. Puoi riallocare il loro lavoro direttamente dal grafico per aiutarli a lavorare in modo più produttivo.

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