Previsione delle risorse nella gestione dei progetti: una guida rapida

Prima di impegnarti in un nuovo progetto, ci sono alcune cose che devi sapere. Il costo vale il ritorno? Riesci a farlo correttamente entro la scadenza? Hai le risorse? La previsione delle risorse è il modo in cui puoi rispondere a quest'ultima domanda.

Le risorse sono tutto ciò di cui hai bisogno per eseguire il piano di progetto. Dal tuo team agli strumenti di cui hanno bisogno, materiali, attrezzature, software, spazi per uffici e così via. Vuoi sapere perché la previsione delle risorse è così importante? Continua a leggere.

Che cos'è la previsione delle risorse nella gestione dei progetti?

La previsione delle risorse è un modo per stimare il numero di risorse necessarie per consegnare con successo il tuo progetto. È uno strumento utilizzato dai project manager e dai loro team per vedere se hanno le risorse necessarie per completare le attività assegnate in un progetto.

Come notato, le risorse possono significare molte cose. La risorsa più preziosa in qualsiasi progetto, tuttavia, sono le persone che realizzano quel progetto. Quando si parla di previsione delle risorse, la maggior parte dei project manager sta esaminando come allocare il proprio team osservando la capacità, il carico di lavoro e i livelli di utilizzo.

Ciò significa avere la possibilità di vedere chi ha il compito di quali incarichi e se il team condivide il carico di lavoro in modo equo. Se hai solo poche risorse che portano il peso per la squadra, queste persone probabilmente si esauriranno e il loro morale si indebolirà. Questo non è il modo per trattenere la tua forza lavoro o portare a termine il tuo progetto in tempo.

Esistono soluzioni software per la gestione dei progetti che affrontano la previsione delle risorse. ProjectManager è un software di gestione dei progetti online che acquisisce capacità in tempo reale per aiutarti a prendere decisioni migliori su come allocare le tue risorse. Il nostro grafico del carico di lavoro è codificato a colori in modo da poter vedere a colpo d'occhio chi è sovrascritto e quindi bilanciare il carico di lavoro da quella vista per mantenere i team produttivi. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.

Previsione delle risorse vs. pianificazione delle risorse

La previsione delle risorse viene utilizzata nella pianificazione delle risorse. Non puoi pianificare le tue risorse se non sai quali risorse hai. Questi due aspetti della pianificazione del progetto sono collegati e si informano a vicenda.

La pianificazione delle risorse è il modo in cui si organizzano le risorse di cui un progetto ha bisogno per raggiungere il completamento. Come accennato, le risorse sono ampie e coprono molte categorie. La previsione delle risorse identifica queste risorse e se possono soddisfare le esigenze del progetto in un arco di tempo specifico.

Il piano delle risorse delinea esattamente ciò di cui hai bisogno in termini di risorse. Lo fa prima suddividendo le risorse in risorse immagazzinabili, come in contanti in risorse non immagazzinabili, che includono il tuo team, le attrezzature, ecc. La pianificazione del progetto e il suo budget influenzeranno notevolmente la previsione delle risorse.

Previsione delle risorse e gestione delle risorse

La gestione delle risorse è il luogo in cui risiedono la previsione e la pianificazione delle risorse. La gestione delle risorse è la pratica più ampia di pianificazione, programmazione e allocazione delle risorse per un progetto, programma o portafoglio. Lo scopo della gestione delle risorse è ottenere il massimo valore dalle tue risorse, avendo la risorsa giusta disponibile al momento giusto per il lavoro giusto.

La previsione delle risorse è un aspetto importante della gestione delle risorse poiché tiene conto della pianificazione delle risorse. Un modo per guardare a queste pratiche integrate è come una bambola russa in cui l'una è dentro l'altra. La gestione delle risorse richiede la previsione delle risorse per capire quali risorse sono disponibili e se saranno sufficienti per portare a termine le attività del progetto.

Senza la previsione delle risorse (e la pianificazione delle risorse), la gestione delle risorse non sarebbe in grado di soddisfare il suo mandato di ottimizzazione e allocazione delle risorse alle iniziative giuste. Ciò vale sia applicato a un progetto che a un programma oa un portafoglio di progetti. La gestione delle risorse lavora per ridurre gli sprechi e le duplicazioni per semplificare e automatizzare i processi per aumentare l'efficienza.

Vantaggi della previsione delle risorse

Ora che sai in che modo la gestione delle risorse è composta dalla pianificazione delle risorse e dalla previsione delle risorse, diamo un'occhiata a come la previsione delle risorse avvantaggia il progetto. La cosa più ovvia è che consente ai project manager di sapere con cosa stanno lavorando e come utilizzare queste risorse in modo efficace per portare a termine il progetto in tempo e nel rispetto del budget.

Quando si tratta del tuo team, la previsione delle risorse ti consente di vedere chi ti serve per completare il progetto con successo e mostra tutti i buchi che potresti dover riempire. La previsione delle risorse ti dice di quali competenze hai bisogno e rende più facile concentrarti sul talento necessario per raggiungere i tuoi obiettivi.

L'utilizzo della previsione delle risorse ti aiuta a bilanciare la domanda e l'offerta assicurandoti di avere le risorse corrispondenti al carico di lavoro richiesto. Ti dice di chi hai bisogno nel tuo team per i progetti imminenti. Senza la previsione delle risorse, potresti spendere troppo o finire per andare oltre la pianificazione perché hai calcolato male le risorse necessarie per completare le attività a portata di mano.

In altre parole, la previsione delle risorse fornisce una maggiore efficienza, portando a maggiori profitti. Questo perché produci più entrate sapendo di quali competenze hai bisogno per adattarti alle tendenze future del mercato. Inoltre, rende la pianificazione delle risorse più flessibile in modo da poter cambiare la domanda.

Suggerimenti per la previsione delle risorse

Capiamo cos'è la previsione delle risorse, come si inserisce nella pianificazione delle risorse e nella gestione delle risorse più ampia e perché è vantaggiosa per i progetti. Esaminiamo come eseguire la previsione delle risorse per sfruttare questi vantaggi.

Inizia con una comprensione completa di quali abilità saranno necessarie per il progetto. Ciò significa conoscere il piano del progetto e i risultati finali. Da questo, puoi creare i profili dei membri del team necessari per raggiungere gli obiettivi del progetto. Questo ti informa di annunci di lavoro o, nel caso di un programma o di un portfolio, dell'inventario delle competenze sviluppato dall'ufficio di gestione del progetto (PMO).

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Quindi, supera le abilità per comprendere i punti di forza e di debolezza della tua squadra. Rivedi le loro prestazioni sui progetti passati e crea un grafico che mappa il loro livello di abilità, la qualità del loro lavoro e la velocità con cui completano le attività. Potrebbe essere necessario investire nella formazione per portarli al livello di cui hai bisogno per il progetto o cercare reclute al di fuori della tua organizzazione. Assicurati di contattare i loro manager e altri project manager per avere una prospettiva su questi potenziali membri del team.

I dati storici sono utili anche durante la previsione delle risorse. I vecchi progetti dovrebbero essere archiviati e disponibili per la revisione in modo da poter vedere come sono state utilizzate quelle risorse e se erano sotto o sovrautilizzate. Rivedere le lezioni dalle previsioni delle risorse passate è un ottimo modo per evitare vecchi errori.

Tieni presente che devi abbinare la risorsa giusta all'attività giusta. Questo avviene dopo che hai assemblato la tua squadra e stai esaminando l'intero progetto. Ricorda, non fare supposizioni basate sui titoli di lavoro e fai attenzione a non sottovalutare le esigenze di tempo o risorse.

Non dimenticare i tassi di abbandono. Le prestazioni della tua azienda e le tendenze di assunzione avranno un impatto sulle risorse che attiri. Conoscere il mercato ti dà un vantaggio quando si tratta di reclutare talenti. Osservare le tendenze passate può aiutarti a prevedere dove andranno le risorse in futuro.

ProjectManager aiuta con la gestione delle risorse

ProjectManager è un software di gestione dei progetti online che pianifica, gestisce e tiene traccia delle risorse in tempo reale. Le nostre funzionalità di gestione delle risorse ti consentono di creare profili dei membri del tuo team, tenere traccia dei loro progressi e prestazioni e bilanciare il loro carico di lavoro per mantenerli produttivi.

Pianifica, gestisci e monitora le risorse in tempo reale

I diagrammi di Gantt sono ottimi per la pianificazione del progetto e l'organizzazione di attività, risorse e costi in base a una sequenza temporale. Dopo aver impostato una linea di base, il piano viene acquisito e può essere utilizzato per confrontare l'utilizzo effettivo delle risorse nel progetto. Queste informazioni vengono condivise nel nostro strumento man mano che i progetti si evolvono. Usa la dashboard in tempo reale per una visione di alto livello dello stato di avanzamento e delle prestazioni del progetto, inclusi il carico di lavoro e la percentuale di completamento. Non è richiesta alcuna configurazione come con i prodotti inferiori ed è pronto per l'uso quando lo sei tu.

Tieni traccia del tempo speso per le attività con schede attività sicure

Dalla pagina del team, puoi ottenere una panoramica della distribuzione delle attività nei tuoi progetti e ingrandire il profilo di un membro del team specifico. Per vedere le prestazioni di ogni membro, puoi creare un rapporto personalizzato sulla sua scheda attività e visualizzare l'ora in cui ha effettuato l'accesso alle sue attività. Ora sai se hai bisogno di riallocare le risorse per rispettare il tuo programma. I nostri fogli presenze protetti ottimizzano anche le buste paga e vengono bloccati una volta inviati.

Ci sono altri rapporti che sono completamente personalizzabili per darti una visione completa del progetto, permettendoti di concentrarti sui dettagli che vuoi vedere. I report possono anche essere facilmente condivisi per mantenere gli stakeholder aggiornati. Puoi vedere la disponibilità per il tuo team, comprese le festività globali, per semplificare l'allocazione delle risorse per le attività. Non puoi prevedere il futuro, ma noi aiutiamo a rendere più accurate le previsioni e la gestione delle risorse.

ProjectManager è un software pluripremiato che consente ai team di pianificare, gestire e monitorare le proprie risorse in tempo reale. Oltre a solide funzionalità di gestione delle risorse, ci sono strumenti di gestione delle attività e dei rischi che aiutano a mantenere i progetti produttivi. Unisciti ai team di Siemens, Nestlé e Avis che utilizzano il nostro software per raggiungere il successo. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.