Cos'è il caricamento delle risorse e perché è importante nella gestione dei progetti?

L'hai sentito innumerevoli volte; i team sono la risorsa più preziosa dei progetti. Fanno il lavoro. Ma un project manager deve collegare ogni membro del team a quel lavoro. Il caricamento delle risorse è un processo per mantenere i membri del team pienamente coinvolti durante tutto il progetto.

Essere in grado di bilanciare il carico di risorse all'interno del tuo team è importante. Il caricamento delle risorse nella gestione dei progetti ti aiuta a evitare la sovrassegnazione, che può erodere il morale e indebolire la produttività. Ma prima, parliamo di cos'è il caricamento delle risorse ed esploriamo il caricamento delle risorse rispetto al livellamento delle risorse.

Cos'è il caricamento delle risorse?

Il caricamento delle risorse è la quantità totale di ore assegnate che hai assegnato al tuo team diviso per il numero di ore che hai a disposizione per svolgere il lavoro. È possibile visualizzare il caricamento delle risorse su base giornaliera, settimanale, mensile o di progetto.

Il problema con il caricamento delle risorse è che è facile sovrassegnare i membri del team. Ad esempio, se hai un membro del team completamente carico e deve intervenire per aiutare o sostituire un altro membro del team per qualsiasi motivo, allora quel membro del team è sovra-allocato.

Questo è un modo in cui i progetti vanno fuori strada, non rispettano una scadenza o spendono oltre il budget del progetto. Il caricamento delle risorse esamina il lavoro che deve essere svolto e lo divide per la piena capacità della risorsa, ad esempio una giornata lavorativa di otto ore. Assicurati di tenere conto di riunioni, vacanze, ferie e persino pause durante il giorno.

Il software di gestione dei progetti può aiutarti con il caricamento delle risorse. ProjectManager è un software di gestione dei progetti online che ti consente di vedere le ore disponibili del tuo team, comprese le festività globali per i lavoratori remoti. Puoi monitorarlo su un grafico del carico di lavoro in tempo reale con codice colore per facilitarne la lettura a colpo d'occhio. Se allochi troppo qualcuno, puoi riallocare le risorse direttamente dal diagramma del carico di lavoro. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.

Caricamento delle risorse e livellamento delle risorse

È facile confondere il caricamento delle risorse con il livellamento delle risorse. Sono simili in molti modi, ma differiscono in termini di priorità. Entrambi, ovviamente, hanno a che fare con la gestione delle risorse, ma si concentrano su risorse diverse.

Come abbiamo spiegato, il caricamento delle risorse riguarda il tuo team, i dipendenti o la forza lavoro. A ogni lavoratore viene assegnata un'attività o una percentuale del progetto finché non viene prenotato al 100%. Ciò consente ai project manager di assegnare i propri team e sapere se dovranno assumere più membri del team per completare tutto il lavoro del progetto.

Il caricamento delle risorse riguarda principalmente la forza lavoro. Il livellamento delle risorse è coinvolto anche con le risorse, ma anche con il tempo, come nelle date di inizio e fine dei progetti e dei budget. Il livellamento delle risorse funziona per bilanciare pianificazioni e budget con le risorse, suddividendo le cose in tempo e risorse disponibili. Viene utilizzato in progetti che richiedono tempo.

Per riassumere, il caricamento delle risorse ti consente di calcolare la quantità di lavoro che ti aspetti che ciascun membro del team completi in un periodo di tempo in base alla loro disponibilità e capacità. È l'utilizzo delle risorse. Il livellamento delle risorse consiste nell'assicurarsi che l'allocazione delle risorse sia della giusta dimensione in base alla priorità, alla tempistica del progetto, ai traguardi e al budget. Il caricamento delle risorse è fissato alle date di inizio e fine del progetto e il livellamento delle risorse può essere regolato per rispondere ai conflitti di risorse.

Come creare un grafico di caricamento delle risorse

Utilizza un grafico di caricamento delle risorse per vedere come il lavoro del progetto viene assegnato all'interno del team. È un semplice documento simile a un foglio di calcolo di base. Soprattutto, puoi crearne uno in tre passaggi.

1. Confronta i membri del team con le attività

Usando una matrice, inizia elencando tutti i membri del tuo progetto orizzontalmente nella parte superiore. Quindi, sul lato sinistro, elenca tutte le attività necessarie per completare il progetto.

2. Calcola le ore dedicate alle attività

Scopri per quanto tempo ogni membro del team impiega le proprie attività a settimana. Ora scopri quanto tempo dedicano a ciascuna delle loro attività di progetto. Fallo per tutti i membri del team di progetto.

3. Confronta le ore effettive con l'utilizzo target

Prendi i dati di pianificazione delle risorse che hai raccolto e confrontali con il tuo utilizzo target. Questo ti aiuterà a determinare quante ore al giorno vuoi che i team lavorino sui loro compiti.

L'importanza del caricamento delle risorse nella gestione dei progetti

Senza risorse, il tuo progetto è solo un piano. Il caricamento delle risorse ti aiuta quando assegni i tuoi team assicurandoti che abbiano abbastanza lavoro ma non troppo. Troppi pochi incarichi e non lavori a pieno regime, il che ti rallenterà. Ciò significa essere in ritardo e probabilmente superare il budget.

Dall'altro lato della medaglia, puoi allocare eccessivamente le tue risorse. Se lo fai, è improbabile che i tuoi team siano produttivi e rimarranno in ritardo sulla pianificazione. Anche se possono tenere il passo con il ritmo, non è sostenibile. Il tuo team subirà un esaurimento, che porterà molti di loro fuori dal progetto o non sarai in grado di mantenere i membri del team. In ogni caso, è un problema che si verifica quando i project manager trascurano i vincoli delle risorse.

Mantieni produttivi i tuoi team

Il caricamento delle risorse è una tecnica che consente ai team di lavorare a pieno regime per consegnare il progetto in tempo e nel rispetto del budget. In termini di pianificazione, il caricamento delle risorse è una componente chiave di una pianificazione e di un budget realistici. Consente ai manager di capire di quali risorse avranno bisogno per il progetto e quanto potrebbero costare.

Il caricamento delle risorse non aiuta solo a sapere quanti membri e costi del team. È anche fondamentale determinare i materiali e le attrezzature che saranno necessari per il progetto. Non solo cosa, ma anche quando ne avrai bisogno. Tutto ciò è fondamentale per una corretta pianificazione del progetto.

Modelli gratuiti per la gestione delle risorse

Dovrebbe essere chiaro che il caricamento delle risorse è importante. Ma è solo una piccola parte del tuo più ampio piano di gestione delle risorse. La gestione delle risorse è tutta la pianificazione, la programmazione e l'allocazione delle tue risorse, che includono team, denaro, tecnologia, materiali, attrezzature, tutto ciò di cui hai bisogno per eseguire il progetto.

La gestione delle risorse informa quasi ogni aspetto del tuo progetto. Riguarda la pianificazione e la programmazione, ovviamente, ma anche la disponibilità e le competenze del tuo team, l'utilizzo delle risorse, la capacità e l'assegnazione delle priorità durante l'allocazione e molto altro ancora. Avere un solido piano di gestione delle risorse non solo porta ad avere ciò di cui hai bisogno quando ne hai bisogno, ma aumenta il morale. Una squadra felice è una squadra produttiva.

ProjectManager dispone di ottimi strumenti di gestione delle risorse e ci arriveremo tra un attimo. Se non sei pronto per l'aggiornamento, però, lascia che ti parli dei modelli scaricabili gratuitamente che abbiamo sul nostro sito. Esistono modelli di gestione del progetto per ogni fase del progetto. Eccone alcuni che riguardano la gestione delle risorse.

Modello di piano delle risorse

Il caricamento delle risorse fa parte della pianificazione generale delle risorse. È dove identifichi e organizzi le tue risorse, aiutandoti a sapere di cosa avrai bisogno per completare il progetto. Il nostro modello di piano delle risorse gratuito per Excel ti consente di pianificare le risorse insieme alla pianificazione e al budget del tuo progetto.

Modello di budget del progetto

Il budget del progetto è ciò che paga per le risorse del tuo progetto. Indipendentemente dal fatto che le tue risorse informino il tuo budget o viceversa, devi tenere a mente entrambi mentre pianifichi il progetto. L'utilizzo del nostro modello di budget di progetto gratuito per Excel è un potente strumento per effettuare stime accurate dei costi del progetto, comprese le risorse.

Modello di orario di lavoro settimanale

Quando esegui il caricamento delle risorse, hai un'idea migliore di come allocare le tue risorse e farle funzionare a pieno regime. L'utilizzo del nostro modello di programma di lavoro settimanale gratuito per Excel ti consente di organizzare il programma di lavoro settimanale del tuo team per gestire meglio il flusso di lavoro e il carico di lavoro per mantenerli produttivi.

ProjectManager e caricamento delle risorse

I nostri modelli di progetto gratuiti sono ottimi per la gestione delle risorse e dei progetti, ma ti imbatterai in un muro che solo il software di gestione dei progetti può aiutarti a superare. ProjectManager è un software di gestione dei progetti online che ti aiuta con il caricamento delle risorse e ti dà accesso alla disponibilità e al carico di lavoro in tempo reale del tuo team e li rialloca rapidamente e facilmente per evitare colli di bottiglia.

Ottieni una visione di alto livello delle risorse

Per riallocare saggiamente le risorse, devi monitorare il tuo progetto in tempo reale. La nostra dashboard live ti offre una panoramica del progetto ogni volta che lo desideri. Non ci sono impostazioni per rallentarti come con prodotti di qualità inferiore. Puoi vedere lo stato, la percentuale di attività completate, il costo, il carico di lavoro e altro ancora a colpo d'occhio con grafici e grafici colorati. Essere in grado di monitorare queste metriche in tempo reale porta a un processo decisionale più approfondito.

Assegna e tieni traccia delle risorse sui diagrammi di Gantt

Prima di poter monitorare le tue risorse, devi pianificarle. Il caricamento delle risorse aiuta, ma l'utilizzo dei nostri diagrammi di Gantt interattivi ti consente di abbinare le risorse ai membri del team tenendo traccia dei costi e della pianificazione. Tutto questo viene fatto online, quindi è facile condividerlo con il tuo team e le parti interessate. Puoi collegare le dipendenze per evitare ritardi e impostare una linea di base per vedere come stanno andando le tue risorse effettive rispetto al tuo piano, riassegnandole secondo necessità per rispettare la pianificazione.

Ovviamente non è tutto. Abbiamo notifiche automatiche per tenerti aggiornato su modifiche o commenti aggiunti alle attività. Le schede attività tengono traccia del lavoro del tuo team e disponiamo di strumenti di reportistica rapidi, personalizzabili e dettagliati che ti forniscono più dati, inoltre sono facili da condividere con le parti interessate per tenerli aggiornati.

ProjectManager è un pluripremiato software di gestione dei progetti che potenzia i team e offre ai manager gli strumenti di cui hanno bisogno per pianificare, gestire e monitorare meglio il loro lavoro in tempo reale. Oltre alla semplice gestione delle risorse, ci sono anche funzionalità per gestire le attività e i rischi. Unisciti ai team di Avis, Nestlé e Siemens. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.

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