Cos'è l'ottimizzazione delle risorse? Tecniche e buone pratiche

L'ottimizzazione delle risorse è la chiave per realizzare un progetto di successo. Le risorse, ovviamente, sono qualsiasi cosa venga utilizzata per eseguire il progetto, comprese le risorse umane e le risorse non umane. Le tecniche di gestione delle risorse mantengono un progetto nei tempi previsti.

Per avere le risorse giuste al momento giusto, i project manager devono comprendere le tecniche di ottimizzazione delle risorse. Diamo un'occhiata a come l'ottimizzazione delle risorse avvantaggia la disciplina generale della gestione dei progetti, incluse alcune best practice per la gestione del progetto e del portfolio di progetti.

Cos'è l'ottimizzazione delle risorse?

L'ottimizzazione delle risorse è un termine generico che copre un'ampia gamma di metodi utilizzati nella gestione dei progetti per abbinare le risorse del progetto alla pianificazione del progetto. È coinvolta nell'allocazione e nella gestione delle risorse nel modo più efficiente possibile. Queste risorse possono essere qualsiasi cosa, dai materiali e attrezzature alla manodopera.

Affinché qualsiasi organizzazione abbia successo e rimanga competitiva nel proprio settore, l'ottimizzazione delle risorse è fondamentale in quanto aiuta le aziende e i progetti a funzionare senza intoppi. Conoscere le risorse disponibili e programmarle in modo efficiente è essenziale per qualsiasi organizzazione per raggiungere i propri obiettivi strategici entro un periodo di tempo e un budget.

Alcuni dei modi in cui funziona l'ottimizzazione delle risorse sono la gestione del carico di lavoro delle risorse umane allineando le attività del progetto con le scadenze e le risorse disponibili. Questo è un modo in cui un'organizzazione può rimanere nei limiti del budget. Altre tecniche di ottimizzazione delle risorse includono il livellamento delle risorse, il livellamento delle risorse e l'allocazione inversa delle risorse.

Il software di gestione dei progetti ti aiuta a ottenere il massimo dalle tue risorse e a gestirle in modo che le risorse siano disponibili quando ne hai bisogno. ProjectManager è un pluripremiato software di gestione dei progetti con funzionalità di gestione delle risorse che ti aiutano ad abbinare le tue risorse alla pianificazione del tuo progetto. Durante l'onboarding del tuo team, imposta la loro disponibilità, inclusi PTO, ferie e festività globali, per semplificare l'assegnazione. Quindi passa al grafico del carico di lavoro con codice colore e vedi facilmente chi è sovrassegnato. Bilancia il carico di lavoro direttamente da quel grafico per consentire ai team di lavorare in modo più produttivo. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.

Perché l'ottimizzazione delle risorse è importante nella gestione dei progetti?

L'ottimizzazione delle risorse è importante nella gestione dei progetti perché aiuta i progetti ad aumentare la produttività e le prestazioni. Ciò significa che le pianificazioni del progetto possono essere rispettate e i budget del progetto sono mantenuti. Le parti interessate osservano sempre i progressi per assicurarsi che tu stia soddisfacendo le loro aspettative per il progetto, che include il raggiungimento delle pietre miliari e l'assenza di spese eccessive.

Un altro problema nella gestione dei progetti è il morale del team. Se il tuo team non è soddisfatto, non lavorerà bene insieme o non sarà il più produttivo possibile, il che avrà un impatto negativo sulla tempistica e sul budget. Un modo per mantenere felici i team non è sovraccaricarli, ma mantenerli allocati alla capacità. Ciò consente ai project manager di ottenere il massimo dal proprio team senza esaurirli, il che non influisce solo sul progetto ma anche sulla fidelizzazione dei dipendenti.

Durante la pianificazione di un progetto, i project manager cercheranno il percorso critico per sapere quali attività devono essere completate per consegnare il progetto con successo. Conoscere il percorso critico porta a una migliore definizione delle priorità delle attività. L'ottimizzazione delle risorse aiuta i project manager a garantire di disporre delle risorse necessarie per completare queste attività critiche senza dover apportare modifiche alla pianificazione o al budget.

Tecniche di ottimizzazione delle risorse

Abbiamo già citato tre delle più comuni tecniche di ottimizzazione delle risorse: livellamento delle risorse, livellamento delle risorse e allocazione inversa delle risorse. Ognuno è importante e vale la pena definirlo e fornire maggiori dettagli per capire come funzionano.

Livellamento delle risorse

Il livellamento delle risorse avviene quando la data di inizio e la data di fine vengono modificate per consentire a un progetto di terminare con le risorse di cui dispone. Questo aiuta a trovare un equilibrio tra la domanda e la disponibilità di una risorsa ed evita di esaurire il tuo team. I project manager lo utilizzano per allocare compiti con le risorse adeguate, come un membro del team qualificato per svolgere quel particolare lavoro.

Questo aiuta con l'utilizzo delle risorse e riduce i deficit aumentando l'efficienza delle risorse di un progetto. Può aiutare a evitare un'assegnazione eccessiva e aiuta a fornire risultati di qualità. Tuttavia, può comportare il ritardo di altri progetti, una spesa eccessiva del budget e potrebbe richiedere l'allocazione di risorse aggiuntive.

Appianamento delle risorse

Il livellamento delle risorse viene utilizzato quando si ha a che fare con i vincoli di tempo. Chiamato anche programmazione con vincoli di tempo, il livellamento delle risorse mantiene i requisiti all'interno del budget ed evita di utilizzare più risorse di quelle assegnate per il progetto. Per fare questo, bisogna avere accesso al carico di lavoro delle risorse umane. Questo aiuta a consegnare in tempo in modo economicamente vantaggioso, ma richiede di dare la priorità ad alcune attività e di ritardarne altre.

Allocazione inversa delle risorse

L'allocazione inversa delle risorse inizia con l'ultima o la più importante attività e funziona a ritroso rispetto alla pianificazione, da cui prende il nome. Ti consigliamo di utilizzare questa tecnica di ottimizzazione delle risorse quando c'è una scadenza fissa o le attività critiche devono svolgersi in una data particolare. Ciò consente di determinare le date di inizio delle risorse necessarie.

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Vantaggi di un'efficace ottimizzazione delle risorse

La gestione delle risorse è sempre preferibile al non farlo, ma ci sono vantaggi specifici associati a un'efficace ottimizzazione delle risorse. Per prima cosa, aiuta con la pianificazione delle risorse in modo da avere risorse con le giuste competenze per le attività. Aiuta anche con la previsione della domanda rispondendo rapidamente al cambiamento della domanda dei clienti.

Un'efficace ottimizzazione delle risorse aiuta i project manager a programmare meglio le proprie risorse umane. Non solo questo processo può essere semplificato, ma garantisce di avere la giusta copertura, che impedisce di erodere il morale e ridurre la produttività.

Ci sono anche risparmi sui costi bilanciando il carico di lavoro e identificando e rimuovendo le risorse che non stai utilizzando. Inoltre, meglio conosci le tue risorse, meglio puoi pianificare progetti, programmi e budget futuri. Ancora più importante, ottieni trasparenza nei tuoi progetti, il che crea fiducia, una migliore comprensione e, così facendo, un maggiore successo.

Avrai anche visibilità sulle competenze del tuo team. Strumenti software come ProjectManager forniscono una panoramica delle competenze del tuo team e della loro disponibilità. Ciò consente ai project manager di visualizzare in anteprima i potenziali membri del team e selezionare quelli con le competenze che si allineeranno con il lavoro del progetto futuro.

Best practice per l'ottimizzazione delle risorse

Per ottenere efficienza nella tua organizzazione, indipendentemente dal settore in cui lavori, ti consigliamo di sfruttare l'ottimizzazione delle risorse. Ecco alcune cose da considerare per fornire una strategia di ottimizzazione delle risorse di successo.

1. Misura la tua capacità di risorse

Per programmare correttamente le risorse, devi prima identificarle. Il processo di allocazione deve iniziare conoscendo le risorse disponibili per essere allocate e quindi assicurandosi che nessuna di esse sia sovraassegnata oltre la propria capacità. Ciò richiede una stima accurata delle risorse prima del progetto. Quindi, se necessario, il project manager può richiedere ulteriori risorse per colmare le lacune nel proprio piano delle risorse o prepararsi a possibili carenze o eccessi.

2. Tenere traccia dell'utilizzo delle risorse

L'ottimizzazione delle risorse è solo il primo passo. Per mantenere l'utilizzo delle risorse, è necessario monitorare le proprie risorse, preferibilmente in tempo reale. Questo può essere fatto con una varietà di strumenti di gestione dei progetti, come dashboard, report e altre funzionalità di gestione delle risorse. Catturano l'utilizzo delle risorse e offrono ai project manager una visione delle loro prestazioni effettive, che possono quindi confrontare con le prestazioni pianificate.

3. Utilizzare il software di gestione delle risorse

La maggior parte di queste best practice per l'ottimizzazione delle risorse richiede l'utilizzo di software di gestione delle risorse. Ne vorrai uno online in grado di fornire dati in tempo reale per aiutarti a prendere decisioni più approfondite mentre gestisci le tue risorse. Dovrebbe anche avere funzionalità di reporting che mostrino il carico di lavoro, la varianza e altro, nonché una dashboard per fornire una visione di alto livello dei progressi e delle prestazioni quando ne hai bisogno.

In che modo ProjectManager aiuta con l'ottimizzazione delle risorse

ProjectManager è un software pluripremiato per la gestione dei progetti che fornisce ai project manager dati in tempo reale e collega i team tra dipartimenti o fusi orari. Il nostro software dispone di funzionalità di gestione delle risorse che ti aiutano a integrare i team e a tenere traccia del loro carico di lavoro in tempo reale. Puoi anche monitorare il carico di lavoro, i costi, il tempo e altro su dashboard in tempo reale che illustrano queste metriche in grafici e diagrammi di facile lettura ogni volta che hai bisogno di una visione di alto livello del progetto. Non c'è nessuna configurazione che richiede tempo come con strumenti leggeri. È plug-and-play.

Misura i costi del lavoro con le schede attività

La gestione delle schede attività del tuo team può aiutarti a tenere traccia dei costi del lavoro. I team possono registrare le ore ovunque, con una connessione Internet o con la nostra app mobile. Man mano che quelle ore vengono aggiornate in tutto il software, le schede attività si aggiornano automaticamente. Puoi aggiungere attività da diversi progetti, copiare la scheda attività della settimana precedente se stai svolgendo le stesse attività e persino compilare automaticamente le schede attività secondo necessità. Le nostre schede attività sono sicure e, una volta inviate a un amministratore per l'approvazione, sono bloccate e non possono essere modificate. Puoi generare un rapporto sulla scheda attività per vedere quale percentuale delle attività del membro del team è stata completata per sapere se il progetto è sulla buona strada.

Pianifica le risorse con più viste di pianificazione

Naturalmente, prima di poter monitorare i costi del lavoro, è necessario pianificarli. Il nostro software ha più visualizzazioni di progetto, il che significa che puoi pianificare il tuo progetto su potenti diagrammi di Gantt che collegano tutte e quattro le dipendenze delle attività per evitare ritardi e persino filtrare per il percorso critico. Dopo aver pianificato le attività, i costi e le risorse, imposta una linea di base per tenere traccia della varianza del progetto in tempo reale. Il piano di Gantt può essere facilmente condiviso e utilizzato in più visualizzazioni di progetto. I team hanno la possibilità di eseguire il proprio lavoro su bacheche kanban, elenchi di attività, calendari o una visualizzazione foglio per disporre degli strumenti più adatti al proprio lavoro.

Il nostro software ti permette di pianificare, gestire e monitorare in tempo reale le tue risorse, siano esse risorse umane o non. Ma questo è solo un aspetto di ciò che può fare il nostro strumento. Disponiamo di funzionalità di gestione delle attività e di gestione del rischio che ti aiutano a rimanere produttivo ed evitare costosi ritardi che possono portarti fuori programma.

ProjectManager è un software di gestione dei progetti online che ti aiuta a pianificare, gestire e tenere traccia dei tuoi progetti in tempo reale. La nostra piattaforma collaborativa ti consente di condividere file, commenti e altro ovunque e in qualsiasi momento. Unisciti ai team di Avis, Siemens e Nestlé che già utilizzano il nostro strumento per gestire con successo i loro progetti. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.