Come misurare l'utilizzo delle risorse per un progetto

Ogni team di progetto ha bisogno di risorse per completare le attività. Hanno bisogno di strumenti, attrezzature, materiali e altro per portare a termine il lavoro. La gestione delle risorse durante l'intero ciclo di vita del progetto è fondamentale per il successo e la misurazione dell'utilizzo delle risorse è il primo passo per farlo.

Coloro che hanno il compito di gestire un progetto e realizzarlo con successo devono sapere come mantenere i propri team produttivi e ottenere il massimo dall'utilizzo delle risorse. Uno degli aspetti più importanti di questo è una pianificazione adeguata e garantire che ci sia abbastanza tempo e capacità per i team di progetto per fare ciò che è loro richiesto.

In altre parole, i project manager devono affinare l'abilità cruciale della gestione delle risorse. Le tue risorse sono più del semplice team e ogni risorsa svolge un ruolo nel portare avanti il ​​progetto senza ostacoli. Tuttavia, quando parli specificamente del tempo del tuo team, hai a che fare con l'utilizzo delle risorse.

Che cos'è l'utilizzo delle risorse?

Nella gestione dei progetti, l'utilizzo delle risorse è una misura di quante ore fatturabili vengono assegnate a un lavoratore. Pertanto, conoscere l'utilizzo delle risorse è molto importante per comprendere i costi e prendere decisioni come l'adeguamento del piano del progetto, del budget o della pianificazione.

L'utilizzo delle risorse è il modo in cui i project manager scoprono quanta capacità ha il loro team in un periodo di tempo e accertano quali delle loro risorse sono sotto o sovrautilizzate. Offre ai manager una finestra su quante ore il loro team sta dedicando al progetto. L'utilizzo delle risorse è diverso dall'allocazione delle risorse e questa differenza è importante da comprendere.

L'utilizzo delle risorse può essere schiacciante senza i giusti strumenti di gestione delle risorse. Per misurare l'utilizzo delle risorse, i project manager utilizzano software dotato di funzionalità di monitoraggio del tempo, gestione delle attività e pianificazione delle risorse come schede attività e diagrammi di Gantt. ProjectManager dispone degli strumenti ideali per misurare, monitorare e gestire l'utilizzo delle risorse. Inizia gratuitamente.

Utilizzo delle risorse vs allocazione delle risorse

L'allocazione delle risorse è il modo in cui un project manager sceglie il suo team e assegna le risorse per le attività durante tutto il ciclo di vita del progetto. Ciò include eventuali riassegnazioni e modifiche al carico di lavoro del proprio team in base alle esigenze.

Tuttavia, l'utilizzo delle risorse è più strategico in quanto misura l'efficacia delle tue risorse. Idealmente, organizzerai il tuo progetto con l'allocazione delle risorse e ne guiderai il successo misurando l'utilizzo delle risorse e ottimizzando il modo in cui stai utilizzando il tempo del tuo team. Entrambi i processi funzionano di pari passo, quindi è fondamentale disporre di un solido strumento di pianificazione delle risorse che possa aiutarti a misurare l'efficacia.

Tipi di utilizzo delle risorse

Anche se esiste una sola definizione di utilizzo delle risorse, esistono diversi approcci per misurarlo che vengono utilizzati per scopi diversi nella pianificazione delle risorse. Di seguito sono riportati i tipi di utilizzo delle risorse più comunemente utilizzati.

Utilizzo complessivo

Quando si misura l'utilizzo complessivo delle risorse, i project manager sommano il tempo che un membro del team dedica a tutte le attività fatturabili, non fatturabili e strategiche che gli sono assegnate e lo confrontano con il tempo totale disponibile. Questo aiuta a determinare se il tempo del membro del team viene utilizzato interamente e come potrebbe essere utilizzato meglio.

Utilizzo fatturabile

Le ore fatturabili sono le ore di lavoro che vengono addebitate a un cliente una volta completato il lavoro. Pertanto, l'utilizzo delle risorse fatturabili viene calcolato quando un cliente o un project manager deve determinare il numero di ore fatturabili di un lavoratore, escluse le ore non fatturabili e le attività strategiche. Questo metodo di utilizzo delle risorse è molto utile per misurare e confrontare le prestazioni dei dipendenti.

Utilizzo non fatturabile

Tutte le attività che non sono considerate fatturabili sono classificate come non fatturabili. Questo metodo viene utilizzato quando i project manager devono valutare l'efficienza dell'utilizzo delle risorse. Un elevato utilizzo non fatturabile potrebbe indicare che il team sta dedicando troppo tempo ad attività non critiche.

Utilizzo strategico

Le organizzazioni hanno obiettivi a lungo termine che fanno parte dei loro piani strategici. Per realizzare tali piani, devono eseguire progetti e programmi strategici. L'utilizzo delle risorse strategiche misura il numero di ore che i membri del team trascorrono in tali attività strategiche.

Ora che abbiamo appreso i diversi tipi di utilizzo delle risorse, possiamo utilizzare le formule di utilizzo delle risorse per misurarlo.

Formula di utilizzo delle risorse

Esistono molte formule che calcolano l'utilizzo delle risorse. Vengono utilizzati per ottenere approfondimenti diversi e puoi persino crearne uno per soddisfare le tue esigenze di gestione delle risorse. La formula di utilizzo delle risorse più comunemente utilizzata è la formula equivalente a tempo pieno (FTE):

Utilizzo delle risorse = Ore assegnate al lavoratore / Ore totali disponibili del lavoratore * 100

Questa formula calcola la percentuale di utilizzo delle risorse di ciascun membro del team o del team nel suo insieme in base alla relazione tra il tempo totale disponibile e le ore lavorate. Per misurare i diversi tipi di utilizzo delle risorse, è sufficiente modificare il valore delle ore assegnate al lavoratore in ore fatturabili, non fatturabili e strategiche.

Come misurare l'utilizzo delle risorse

Oggi, la maggior parte delle aziende utilizza software di gestione dei progetti dotati di funzionalità di monitoraggio del tempo e gestione delle risorse per misurare, monitorare e gestire l'utilizzo delle risorse in qualsiasi momento. Di seguito sono riportati alcuni passaggi generali che puoi seguire per misurare l'utilizzo delle risorse con l'aiuto di software come ProjectManager.

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1. Definire le ore fatturabili e non fatturabili

Il primo passaggio per misurare accuratamente l'utilizzo delle risorse è definire le attività fatturabili e non fatturabili che il tuo team eseguirà. Una volta definito, è possibile calcolare l'utilizzo complessivo, l'utilizzo fatturabile e l'utilizzo non fatturabile.

2. Determinare le ore disponibili di ciascun membro del team

Ora dovrai determinare le ore disponibili per ogni membro del team in base ai loro contratti, che possono essere a tempo pieno, part-time o unitari, tra gli altri. Ora hai le informazioni necessarie per assegnare il lavoro e utilizzare le schede attività per tenere traccia dell'utilizzo delle risorse.

3. Utilizzare le schede attività per misurare l'utilizzo delle risorse

Le schede attività sono uno strumento essenziale per misurare l'utilizzo delle risorse perché ti consentono di documentare il tempo del tuo team, utilizzare formule di utilizzo delle risorse e misurare l'utilizzo complessivo delle risorse.

4. Utilizzare la formula di utilizzo delle risorse

In base alle tue esigenze, puoi scegliere di misurare l'utilizzo delle risorse fatturabili, non fatturabili o strategiche. Usa semplicemente le formule di utilizzo delle risorse di cui sopra per misurare l'utilizzo delle risorse.

5. Determinare la produttività del dipendente

Sulla base dell'analisi dell'utilizzo delle risorse, è possibile determinare quali lavoratori sono sovra-allocati, sotto-allocati e quali di loro hanno prestazioni basse sulla base di un'analisi comparativa tra pari e del lavoro svolto in termini di risultati finali.

Perché l'utilizzo delle risorse è importante?

Dovrebbe essere chiaro il motivo per cui l'utilizzo delle risorse è fondamentale per l'esecuzione di un progetto, ma non fa male approfondire i vantaggi di un tale processo. Per uno, utilizzare le tue risorse è la chiave per rimanere produttivi nel tuo progetto. Se la tua squadra è sovraccaricata, non si esibiranno al loro livello ottimale.

L'utilizzo delle risorse fornisce anche visibilità sul tuo progetto. Maggiore è la trasparenza e meglio monitori il tuo progetto, meno è probabile che ti perdi passaggi importanti. Ciò ti consente di cogliere i rischi prima che si trasformino in problemi che potrebbero sviarti.

Tutto ciò significa che otterrai di più per i tuoi soldi, o in termini di business, ROI. Se ti stai assicurando che le tue risorse non siano sovraccaricate o utilizzate in modo eccessivo, lavorerai in modo più efficiente e aggiungerai denaro ai tuoi profitti.

Infine, il processo di utilizzo delle risorse offre ai project manager gli strumenti per lavorare in modo più agile. Hanno la flessibilità di riprogrammare rapidamente le proprie risorse, il che significa che possono evitare problemi o districarsi rapidamente dai problemi. Mantiene il progetto in carreggiata.

Modelli di gestione delle risorse

Abbiamo dozzine di modelli gratuiti di gestione dei progetti per aiutarti a gestire i tuoi progetti. Ecco tre modelli che sono molto utili per misurare l'utilizzo delle risorse e possono aiutarti con le tue esigenze di gestione delle risorse.

Modello di piano di gestione delle risorse

Il nostro modello gratuito di piano di gestione delle risorse è un ottimo strumento per documentare le ore di lavoro del tuo team e tenerne traccia su una sequenza temporale. Puoi personalizzarlo secondo necessità e quindi utilizzarlo come file Excel scaricabile o importarlo in ProjectManager in modo che tu e il tuo team possiate accedervi ovunque e in qualsiasi momento.

Modello matrice RACI

Una matrice RACI è uno strumento ideale per avere una panoramica delle responsabilità dei membri del tuo team, definendo le loro responsabilità, responsabilità e ruoli nel progetto. Il nostro modello di matrice RACI gratuito è un ottimo punto di partenza con il processo di analisi dell'utilizzo delle risorse.

Modello di dashboard

I dashboard sono un ottimo modo per monitorare lo stato di salute del tuo progetto da una prospettiva di alto livello. Con il nostro modello di dashboard per la gestione dei progetti, puoi monitorare i costi, il carico di lavoro e le attività, rendendolo un ottimo strumento per tenere traccia dell'utilizzo delle risorse

Come ProjectManager calcola l'utilizzo delle risorse per te

L'utilizzo di equazioni diverse per calcolare l'utilizzo delle risorse richiede tempo. Non sarebbe fantastico se ci fosse uno strumento che esegue automaticamente quei calcoli in modo da non doverlo fare? ProjectManager è un pluripremiato software di gestione dei progetti che fa proprio questo.

Abbiamo una suite completa di strumenti di gestione dei progetti che sono integrati insieme, consentendoti di condividere i dati e rimanere all'interno dello stesso programma per gestire il tuo progetto. Una caratteristica essenziale è il nostro software di gestione delle risorse che alloca le risorse e ti consente di tracciarne i costi dando visibilità alla disponibilità del tuo team. Puoi persino bilanciare il loro carico di lavoro, tutto da un unico strumento.

Dati in tempo reale

Ecco come funziona. Poiché il nostro software è basato su cloud, tutti i tuoi dati sono aggiornati, aiutandoti a prendere decisioni con informazioni in tempo reale. Puoi sempre vedere chi sta lavorando su cosa con la nostra pagina di gestione del team. Lì, ottieni un elenco dei membri del team con i dettagli sulle loro attività, le date di scadenza e i loro progressi.

Prima di sapere chi sta facendo cosa, in modo da poter assegnare loro attività, è necessario mappare la loro disponibilità. Puoi configurarlo nella pagina di gestione del team, che ti consente di determinare i giorni lavorativi, le ferie e le ferie retribuite del tuo team. Questo può essere fatto se il tuo team è in loco o distribuito in qualsiasi parte del mondo, con la nostra funzione vacanze globali.

Diagramma di Gantt in linea

Dopo aver bloccato la disponibilità del tuo team, puoi allocare le risorse sul diagramma di Gantt online. Da questa vista progetto puoi anche assegnare compiti ai membri del team vedendo quante ore hanno per svolgere il loro lavoro. Nota se sono sovra o sotto-allocati. Ottieni anche stime sui costi delle risorse.

Funzionalità di gestione delle risorse robuste

Il pane quotidiano del nostro software di utilizzo delle risorse è la pagina del carico di lavoro. Qui ottieni un grafico con codice colore del carico di lavoro di ogni membro del team e se gli sono state assegnate troppe o troppo poche attività. Non sono necessarie equazioni di utilizzo delle risorse. Soprattutto, se vuoi bilanciare il loro carico di lavoro per aumentare la produttività ed evitare il burnout, è sufficiente riallocare direttamente dalla pagina del carico di lavoro. Non preoccuparti se gestisci molti team, puoi filtrare la pagina per progetto, team o data.

C'è molto di più che ProjectManager può fare per aggiungere efficienza al tuo progetto. Abbiamo schede attività che si aggiornano automaticamente mentre i team lavorano sulle attività. Puoi tenere traccia delle loro ore. C'è anche una dashboard in tempo reale per visualizzazioni di alto livello dei progressi e rapporti con un clic per approfondire i dati. Pianifica, monitora e crea report con un unico strumento. Scopri come può aiutarti a diventare più produttivo usufruendo oggi di questa prova gratuita di 30 giorni.