Come creare una matrice di assegnazione di responsabilità per un progetto (modello incluso)

La risorsa più importante che impiegherai per realizzare il progetto sono le persone. Devono adattarsi al programma e mantenere il budget del progetto. Definire quali sono i loro ruoli e responsabilità durante l'esecuzione delle attività e il raggiungimento degli obiettivi del progetto è una parte importante del controllo del progetto.

Come puoi coordinare tutte le persone coinvolte in un progetto in modo che sappiano cosa stanno facendo e non impediscano agli altri di fare ciò che è loro assegnato? L'uso di una matrice di assegnazione delle responsabilità può aiutare. Una matrice di assegnazione fornisce al tuo progetto un team che fa le cose.

Che cos'è una matrice di assegnazione di responsabilità nella gestione dei progetti?

Una matrice di assegnazione di responsabilità (RAM) è un grafico di gestione del progetto utilizzato per identificare e definire le varie persone e organizzazioni e delineare ciascuno dei loro ruoli nel lavorare su compiti o consegnare una parte del progetto.

I project manager utilizzano una matrice di assegnazione per chiarire cosa fanno i team interfunzionali entro i confini del progetto e dei suoi numerosi processi. A volte è necessaria una matrice di assegnazione di responsabilità quando si risponde a una richiesta di proposta (RFP).

La matrice di assegnazione delle responsabilità può anche essere chiamata matrice RACI, che sta per responsabile, responsabile, consultato e informato.

• Responsabile: rileva chi è responsabile dell'esecuzione dell'attività, che viene quindi assegnata a loro.
• Responsabile: rileva chi ha autorità decisionale e come tale potere è delegato a tutto il team di progetto.
• Consultato: rileva chi è in grado di offrire informazioni dettagliate sull'attività, dai membri del team alle parti interessate.
• Informato: rileva chi è aggiornato su cosa in termini di avanzamento e prestazioni, nonché quando e come queste informazioni vengono diffuse.

Questo crea una mappa delle connessioni tra le attività ei membri del team di progetto. A seconda delle dimensioni del progetto, possono esserci diverse matrici di assegnazione utilizzate per vari livelli di progetto.

Perché creare una matrice di assegnazione delle responsabilità?

La matrice di assegnazione identifica ciò di cui tutti i membri del team sono responsabili, il che significa non solo quali sono i loro compiti, ma come partecipano al progetto. Alcuni avranno compiti definiti, altri offriranno aiuto con il lavoro, mentre ci sono alcuni che sono designati come decisori. Questi gruppi hanno tutti un'identità e una funzione all'interno del progetto per guidarlo verso una conclusione positiva.

Una comunicazione chiara porta a progetti più efficienti. Una matrice di assegnazione facilita una migliore comunicazione tra i membri del team e fornisce trasparenza creando un sistema per assicurarsi che tutti siano aggiornati e sempre sulla stessa pagina. Comunicazioni complicate possono impantanare un progetto con troppi incontri inutili e interazioni confuse in cui le persone cercano di capire cosa dovrebbero fare. L'utilizzo della matrice di assegnazione delle responsabilità aiuta, ma disporre di un software di gestione dei progetti che connetta i team in tempo reale è l'ideale.

ProjectManager gestisce le informazioni sul progetto consentendo ai team di allegare file direttamente alle attività e la nostra archiviazione di file illimitata mantiene i documenti di progetto importanti a portata di mano, ovunque e in qualsiasi momento. Commentare le attività può far risparmiare tempo e taggare gli altri nel team di progetto crea un processo di comunicazione che evita le insidie ​​di ridondanze o riunioni non necessarie.

Quando dovrebbe essere creata una matrice di assegnazione di responsabilità?

La matrice di assegnazione delle responsabilità verrebbe creata all'inizio del progetto. Vorresti che tutti i membri del team di progetto fossero consapevoli della loro posizione in termini di coinvolgimento prima di iniziare a eseguire le attività.

Per quanto il suo uso sia una misura preventiva, può essere utilizzato in modo prescrittivo. Se sei nel profondo del progetto e le cose non si muovono come previsto, potrebbe esserci un blocco di comunicazione. Se i membri del team non sono nel giro, o fraintendono ciò che dovrebbero fare, l'utilizzo di una matrice di assegnazione delle responsabilità potrebbe sciogliere quei nodi nel canale di comunicazione.

Se c'è un problema con la leadership che annulla i suggerimenti su come far avanzare il progetto e questo è visto come un problema, è probabile che i ruoli e le responsabilità del team di progetto debbano essere perfezionati. La matrice di assegnazione delle responsabilità definisce chi ha l'autorità di prendere decisioni e il suo utilizzo o la rivisitazione può determinare se le persone giuste si trovano in quella posizione.

In effetti, una qualsiasi delle definizioni potrebbe dover essere riesaminata in qualsiasi fase del progetto. Forse le attività sono in ritardo rispetto al programma. Ciò potrebbe essere dovuto al fatto che i membri del team non sono a conoscenza di quali attività possiedono. Ogni volta che si verifica un ritardo, tornare alla matrice di assegnazione è un buon primo passo, anche se hai svolto il processo come dovresti durante la fase di pianificazione del progetto.

Come creare una matrice di assegnazione di responsabilità

La creazione effettiva di una matrice di assegnazione delle responsabilità non è così difficile come coinvolgere tutti con i propri ruoli e responsabilità.

Pertanto, vuoi includere il tuo team nel processo, ottenere il loro contributo ed eventualmente ottenere il buy-in senza spendere troppo tempo ed energie nel processo. Segui questi passaggi per assicurarti che tutti siano d'accordo e avrai un incarico di responsabilità di successo.

1. Identifica tutti i partecipanti coinvolti nel progetto, dai membri del team alle parti interessate e tutti quelli che si trovano nel mezzo.
2. Elenca tutti i risultati finali associati al progetto. Usa una struttura di suddivisione del lavoro per assicurarti di non perderne nessuno.
3. Incontra i membri del team su come eseguire le attività per creare i risultati finali. Ogni compito deve essere discusso in termini di responsabilità e autorità del team.
4. Disegna la matrice di assegnazione delle responsabilità utilizzando una tabella con le attività del progetto elencate nella colonna di sinistra. Nella parte superiore aggiungi il nome di tutti nel progetto.
5. Laddove le attività incontrano il membro del team di progetto, assegnare se sono responsabili, responsabili, consultati o informati.
6. Una volta completata, condividi la matrice di assegnazione delle responsabilità con il team di progetto e le parti interessate e tieni una riunione, se necessario, per assicurarti che tutti comprendano la loro parte nel progetto. Se lavori in uno spazio condiviso, stampane una copia e pubblicala.

Modello di matrice di assegnazione di responsabilità gratuito

L'uso di un modello RACI è una scorciatoia che prepara il tuo team e il progetto al successo. ProjectManager è più di un software pluripremiato che organizza attività, team e progetti per semplificare il lavoro e aumentare la produttività, è anche l'hub online per tutto ciò che riguarda la gestione dei progetti.

Tra le centinaia di post di blog, guide e video tutorial ci sono dozzine di modelli gratuiti che possono aiutarti in ogni fase del ciclo di vita del tuo progetto. L'utilizzo del nostro modello RACI gratuito ti aiuterà a guidare meglio tutti i team di progetto, consentendo loro di sapere dove si trovano in relazione al progetto e qual è il loro livello di responsabilità e responsabilità.

Usalo all'inizio del progetto per evitare ritardi e districare eventuali nodi comunicativi che impediscono al progetto di procedere come pianificato. Per mantenere il tuo progetto in carreggiata, scarica il nostro modello RACI gratuito e inizia a costruire una matrice di assegnazione di responsabilità praticabile.

Migliori pratiche

Usare il nostro modello RACI gratuito è un buon inizio, ma devi assicurarti di compilarlo correttamente. Una matrice di assegnazione di responsabilità è buona quanto lo sforzo profuso per crearla. Di seguito sono riportate alcune best practice da applicare durante la creazione della matrice dei compiti.

• Coinvolgere il team: sono loro che eseguiranno il lavoro. Vuoi che il loro contributo e il loro consenso evitino errori costosi o domande che richiedono tempo su ciò che non è stato chiarito all'inizio del progetto.
• Identifica ogni singola attività: identifica tutte le attività necessarie per raggiungere il risultato finale. Una volta che hai quell'elenco completo, assicurati che ci sia solo una persona nel team che è responsabile.
• Aggiorna regolarmente il tuo RACI: assicurati che ogni nuovo sia chiaramente contrassegnato come la versione più recente e sia distribuito a tutti i membri del team. Ci saranno momenti in cui vorrai rivedere la matrice di assegnazione delle responsabilità o i cambiamenti nel personale richiederanno una modifica.
• Condividere la responsabilità in modo fattibile: una persona non dovrebbe assumersi la maggior parte delle responsabilità del progetto e si desidera conferire autorità a tutto il team di progetto e non solo al top management team.
• Ottimizza le attività: i manager possono utilizzare la matrice RACI per vedere se a un'attività sono stati assegnati troppi membri del team. Forse questi lavoratori potrebbero essere distribuiti per una maggiore produttività. Potrebbero esserci troppe persone elencate come consultate, il che rallenta il processo. La matrice di assegnazione è infinitamente utile.

Come ProjectManager ti aiuta a gestire meglio i progetti

ProjectManager è uno strumento basato su cloud che connette tutti in tempo reale per facilitare la pianificazione, il monitoraggio e la creazione di report sul progetto. Funziona per dare a tutti i membri del team di progetto un lavoro e la conoscenza di dove hanno autorità e quando consultare gli altri, oltre a definire il processo di rendicontazione.

Diamo un'occhiata alle persone responsabili, ad esempio il team che esegue il progetto. Una volta invitato nel software, puoi condividere il piano del progetto, assegnare loro compiti, aggiungere indicazioni dettagliate, aggiungere una scadenza e contrassegnare la priorità e altro ancora. I team possono quindi collaborare allegando file e immagini alle attività e commentando in tempo reale per lavorare meglio insieme.

Coloro che hanno bisogno di rimanere informati sul progetto possono farlo anche ricevendo un invito al progetto e condividendo con loro piani e programmi. Gli stakeholder possono rimanere aggiornati con le funzionalità di reporting in grado di generare report su varianza, costo, tempo e altro del progetto con un clic. Quindi condividili come PDF. I report possono anche essere rapidamente filtrati per azzerare i dati a cui le parti interessate sono interessate.

La matrice di assegnazione delle responsabilità può aiutarti a riallocare le tue risorse quando le cose non stanno procedendo come pianificato. Usa il nostro software per ottenere ulteriori informazioni. Le funzionalità di gestione delle risorse includono un grafico del carico di lavoro con codice colore, quindi è facile vedere chi ha troppe attività e chi può svolgere più lavoro. Quindi puoi semplicemente riallocare quelle risorse dalla pagina del carico di lavoro per aiutare il tuo team a lavorare in modo più produttivo.

ProjectManager ti organizza, mantiene il tuo team concentrato sui propri compiti e le parti interessate nel ciclo. Ottieni efficienza in ogni aspetto del ciclo di vita del tuo progetto con un diagramma di Gantt online per pianificare il lavoro e le schede kanban, una funzionalità del flusso di lavoro visivo che fornisce trasparenza nella produzione. Tutto questo ed è su una piattaforma collaborativa per mantenere tutti connessi. Prova ProjectManager oggi gratuitamente.