Che cos'è un documento RFP nel marketing, negli affari e nella progettazione di siti Web e come posso scriverne uno?

Non importa in che tipo di azienda lavori, iniziare un progetto da zero non è mai facile. Ma una volta che hai dato il via libera al tuo progetto su larga scala, come una campagna di marketing, la progettazione di un sito Web o un'iniziativa di rebranding, puoi affrontare il passaggio successivo: selezionare il partner giusto per aiutarti a portarlo a termine. Per farlo nel modo meno doloroso e più completo, dovrai scrivere un documento RFP.

Contrariamente a quanto potresti pensare inizialmente, scrivere una richiesta di proposta non deve essere difficile o noioso. E fortunatamente per te, abbiamo preparato tutte le migliori pratiche e linee guida. Se segui le nostre istruzioni, la tua RFP farà il lavoro per te: ogni potenziale partner saprà esattamente cosa stai cercando e sarai in grado di determinare facilmente se è la soluzione giusta per il tuo marchio e progetto.

Che cos'è una richiesta di offerta, comunque?

RFP è l'abbreviazione di "richiesta di proposta". In sostanza, una richiesta di offerta è un documento che le aziende compongono e inviano a potenziali fornitori di servizi o fornitori quando hanno bisogno di esternalizzare un progetto. In esso sono delineati i dettagli riguardanti la società emittente e il progetto in corso.

In genere, una richiesta di offerta include specifiche sull'ambito del progetto, le scadenze e i risultati finali, le garanzie esistenti e il budget disponibile. Questo documento viene quindi consegnato a una varietà di possibili partner. Mentre alcune aziende inviano le loro richieste di offerta come copie cartacee, la maggior parte viene distribuita via e-mail.

Se i fornitori sono interessati a lavorare sul progetto, risponderanno inviando le loro proposte. In questo modo, l'azienda cliente può confrontare ciò che i diversi fornitori possono offrire loro e scegliere chi ritiene abbia il miglior valore per il proprio progetto.

Perché le aziende hanno bisogno di una richiesta di offerta?

Dal punto di vista della società emittente, scrivere una richiesta di proposta potrebbe sembrare nient'altro che un carico di lavoro eccessivo. Al contrario!

La scelta della giusta società di outsourcing può spesso fare la differenza tra un progetto di successo e uno fallito. Il risultato diretto dell'investimento di tempo nella creazione di una richiesta di proposta ben scritta è la qualità delle risposte che otterrai. In genere, una RFP includerà anche una serie di linee guida per il formato della risposta con cui i fornitori dovrebbero rispondere. Questo, a sua volta, rende il confronto tra diversi appaltatori che offrono un servizio simile un compito molto più semplice.

Inoltre, una panoramica completa del progetto aiuterà il fornitore di outsourcing a capire esattamente di cosa hai bisogno. A giudicare dalle descrizioni e dalle tempistiche incluse in una richiesta di offerta, saranno in grado di determinare con precisione se possono soddisfare le tue esigenze. Questo può salvarti da un potenziale disastro con appaltatori che promettono troppo, non rispettano le scadenze e abbandonano il progetto all'ultimo minuto. Con un progetto ben descritto di fronte a loro, i potenziali partner avranno meno probabilità di sottovalutare le tue esigenze o sopravvalutare la propria capacità di soddisfarle. E più in là, questo può creare o distruggere il tuo progetto.

Infine, diamo un'occhiata all'importanza di una richiesta di proposta da un'altra prospettiva. Ovviamente, lo scopo principale di una richiesta di offerta è ottenere informazioni sui fornitori tra cui scegliere. Tuttavia, anche i fornitori devono esprimere interesse a lavorare con te. Dopotutto, una partnership è una strada a doppio senso. Scrivendo e distribuendo una richiesta di proposta, puoi anche presentare la tua azienda e l'identità del marchio ad altre aziende con cui potresti lavorare. Scrivere una richiesta di proposta ben organizzata e completa ti assicurerà di lasciare una buona prima impressione e di informarli sulla tua missione e sui valori fondamentali.

Documenti RFP: le basi

In sostanza, la tua richiesta di proposta sarà composta da tre parti distinte: la tua azienda, il progetto e le informazioni amministrative.

La tua azienda

La prima parte includerà informazioni sulla tua azienda. Consideralo come una sezione Chi siamo che servirà come introduzione unica alla tua attività. Non solo ti presenterai come un potenziale partner, ma aiuterai anche il venditore a comprendere la tua missione, il tuo pubblico di destinazione e i risultati desiderati allo stesso tempo.

Il progetto

Come suggerisce il nome, la seconda parte includerà informazioni esaurienti sul progetto per cui hai bisogno di aiuto. Sebbene sia una buona idea includere un brief di progetto nella prima pagina del documento, salva i dettagli principali per questa sezione.

Ad esempio, se il tuo obiettivo è creare un nuovo sito Web per la tua azienda, le informazioni che devi includere saranno specifiche per il campo del web design. Tuttavia, approfondiremo le minuzie specifiche del progetto che dovresti includere nelle RFP per il web design, il marketing e il design del logo più avanti in questo articolo. Tuttavia, le informazioni aziendali e il materiale amministrativo sono universali per tutti gli argomenti della RFP.

Informazioni amministrative

L'ultima parte conterrà informazioni amministrative sul progetto, ad esempio come rispondere alla richiesta di proposta, cosa dovrebbe includere la proposta e come funzionerà il processo di valutazione della proposta. Completare accuratamente questa parte ti renderà più facile confrontare le proposte che ricevi.

Dì ai potenziali partner chi sei

Così come è importante per te capire meglio le potenziali agenzie e società di outsourcing, anche loro hanno bisogno di sapere chi sei e cosa mira a realizzare il tuo marchio - e quale modo migliore per scoprirlo se non attraverso la loro introduzione! Assicurati di presentarti e di lasciare una buona impressione durante l'intero documento di richiesta di proposta.

Tuttavia, assicurati di non annoiare a morte i tuoi lettori raccontando la storia della tua azienda con dettagli strazianti. Inizia con un'introduzione di base al tuo servizio o prodotto. Questo dovrebbe essere breve, ma abbastanza lungo da dipingere l'immagine di chi sei. E probabilmente hai già un pezzo di testo come questo scritto altrove.

Un'ottima cosa da includere, specialmente se stai cercando un sito Web, un logo o servizi di marketing, è una caratteristica unica della tua attività. Qualcosa che ti distingue dalla concorrenza è probabilmente la stessa cosa che vorrai accentuare.

Inoltre, espandi leggermente la tua missione e i valori della tua azienda. Questo darà un po' di contesto al progetto che stai iniziando, così come la motivazione dietro di esso. Se sei fortunato, questo ti assicurerà di trovare un candidato perfetto con valori simili. E chissà, forse ti ritroverai con una partnership che va oltre gli obiettivi temporanei del progetto!

Infine, parla dei tuoi clienti. Cerca di non essere troppo ampio: la definizione della fascia demografica consentirà ai tuoi partner di capire esattamente a chi devono rivolgersi. Esponi gli interessi o le qualità che i membri del tuo pubblico hanno in comune e perché hanno scelto il tuo marchio rispetto ai tuoi concorrenti. Se del caso, indicare l'età media, il sesso, l'ubicazione geografica, il background economico e culturale. Avvicinati a questa parte con attenzione e completezza, utilizzando varie metriche, per assicurarti che le decisioni siano basate su informazioni, piuttosto che su preferenze personali o "un'intuizione".

Cosa includere in un documento RFP

La parte centrale e più importante della tua richiesta di offerta è la sezione dei dettagli del progetto, di cui abbiamo parlato brevemente in precedenza. Le informazioni che includi varieranno a seconda della natura del tuo progetto, ma tutte le descrizioni del progetto RFP avranno alcuni elementi universali.

Assicurati di scrivere sullo scopo di questo progetto e sui risultati che speri di ottenere. Tocca i problemi sottostanti che stai cercando di risolvere. Questo aiuterà i professionisti con cui alla fine lavorerai ad aiutarti a trovare soluzioni buone e sostenibili: assicurati solo che sappiano che sei aperto ad ascoltare le loro opinioni e suggerimenti professionali.

Inoltre, dovrai anche includere il marchio e gli standard di qualità, i risultati finali, una tempistica prevista (comprese le date di inizio e fine), i termini di pagamento e altri dettagli contrattuali, termini e condizioni.

Ora, diamo un'occhiata alle informazioni specifiche che dovrai includere quando scrivi un documento RFP per una campagna di marketing, un progetto di progettazione di siti Web e un'iniziativa di progettazione del logo.

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Come scrivere una richiesta di offerta per progetti di progettazione di siti Web

Sia che la tua azienda sia già presente sul world wide web o che tu abbia appena deciso di passare al digitale, scegliere il web designer e lo sviluppatore giusti è qualcosa che dovresti tenere in cima alla tua lista di priorità. Dopotutto, il tuo sito web è sia un biglietto da visita digitale che un utile strumento di marketing digitale. Attraverso di esso, la maggior parte dei potenziali clienti interagirà con la tua azienda e, quindi, avere un sito Web eccellente e funzionale ti assicurerà di lasciare un'ottima prima impressione.

Prima di tutto, specifica lo scopo principale del sito web. Sarà un sito e-commerce o uno spazio informativo? Lo preferiresti per generare nuovi contatti o per informare gli investitori? Che tipo di interazioni dovrebbero avere i tuoi clienti con esso? Qual è il tuo pubblico di destinazione e chi vuoi attirare? Stai creando un sito web B2B (Business to Business) o B2C (Business to Consumer)?

Molto probabilmente il tuo sito web avrà diversi usi: primario, secondario e forse anche terziario. Esistono vari tipi di siti Web e sviluppatori e designer spesso si specializzano. Definisci le tue esigenze nel miglior modo possibile per trovare un professionista che conosca la tua nicchia.

Se hai già un sito web, fornisci un link! Spiega esattamente cosa ti piace e cosa non ti piace; scrivere sui suoi elementi buoni e cattivi. Non puoi mai essere troppo dettagliato sui modi in cui ti è servito e sui modi in cui ti ha deluso.

Non dimenticare di far sapere alle società di progettazione e sviluppo di siti Web quali garanzie e materiali hai già. Ad esempio, schemi, wireframe, funzionalità e software che già possiedi possono ridurre notevolmente il prezzo finale. Inoltre, sentiti libero di chiedere opinioni e suggerimenti ai professionisti del web design e dello sviluppo a cui ti stai rivolgendo! Hai impiegato del tempo per descrivere in dettaglio lo scopo del sito Web e il pubblico di destinazione e vorrai un'azienda in grado di fornire informazioni preziose.

Se devi ricominciare da zero o devi cambiare radicalmente il tuo sito web esistente, dovrai anche determinare su quale piattaforma costruire il sito web. Piattaforme come WordPress, Magento e Drupal presentano vantaggi e svantaggi, a seconda del tipo di sito Web di cui hai bisogno. Se hai una preferenza forte, specificala nella tua RFP. Al contrario, se desideri che un'agenzia suggerisca una piattaforma, comunicaglielo.

Fai un elenco delle funzionalità che il tuo sito web dovrebbe avere. Quindi, dividi l'elenco tra le funzionalità di cui hai assolutamente bisogno e quelle che sono nella tua lista dei desideri. La creazione di un elenco organizzato porterà i fornitori a fornire una ripartizione completa dei costi per voci di elenco, che (di nuovo) renderà più semplice il processo di confronto.

Infine, fai le tue ricerche per determinare cosa includono i tuoi concorrenti e altri marchi alla moda sui loro siti web. Questo potrebbe ispirarti a includere alcune importanti funzionalità nella tua richiesta di offerta a cui potresti non aver pensato altrimenti.

Una volta che la tua richiesta di offerta è pronta, puoi consultare la nostra sezione Elenco agenzie per trovare alcune fantastiche società di web design e sviluppo e le loro informazioni di contatto!

Come scrivere una richiesta di proposta per le campagne di marketing

Hai padroneggiato i processi di creazione di un prodotto o di fornitura di un servizio, ma assicurarti di raggiungere potenziali clienti e convincerli ad agire è qualcos'altro. Sia che tu abbia bisogno di migliorare il coinvolgimento del marchio, promuovere un prodotto o servizio specifico o semplicemente voler espandere la tua attività, è spesso una buona idea assumere un'agenzia di marketing per campagne specifiche o una guida strategica generale.

La prima cosa che devi includere nella tua richiesta di offerta è una breve descrizione del tuo problema particolare. Specifica cosa ti infastidisce della tua particolare posizione di mercato. Hai a che fare con tassi di fidelizzazione bassi o hai raggiunto un plateau con le tue vendite? Attiri nuovi lead e, se lo fai, quanti ne converti con successo in opportunità? Il tuo marchio è coerente? La tua comunicazione attuale risuona con il tuo pubblico? Inoltre, parla loro dei tuoi concorrenti. Cosa ti distingue?

Specifica i tuoi obiettivi di business e scrivi cosa vorresti che la tua strategia di marketing raggiungesse. Vorresti ampliare la tua base clienti, o hai in mente un obiettivo più specifico, come raggiungere l'obiettivo di vendita di un singolo prodotto? Il tuo obiettivo principale è semplicemente aumentare la consapevolezza del marchio o hai bisogno di ridefinire il tuo marchio? Avresti bisogno di ripensare ai tuoi contenuti e al modo in cui comunichi con il tuo pubblico di destinazione? Quali metriche applicherai per indicare il successo? Descrivere dettagliatamente i tuoi problemi e obiettivi aiuterà l'agenzia a capire esattamente come possono aiutarti.

Inoltre, decidi se desideri condurre una campagna locale o globale e se eventuali iniziative dovrebbero essere digitali o fisiche. Naturalmente, questo dipende dalla natura del prodotto, dai dati demografici e dal budget.

Dovresti specificare se hai bisogno di aiuto per definire la tua strategia di marketing, lanciare una campagna pubblicitaria, utilizzare i media a tuo vantaggio o sviluppare l'identità e il design del tuo marchio. Dopo questo, puoi elencare esattamente ciò che hai in mente. Descrivi la portata delle tue esigenze di marketing. Prevedi di produrre materiale cartaceo stampato e come dovrebbe essere distribuito? Hai bisogno di creare un sito web e degli account sui social media? Richiederanno l'ottimizzazione multimediale o per i motori di ricerca?

Oltre a elencare i risultati finali e i risultati di cui hai bisogno, dovresti far sapere alle agenzie ciò che già possiedi. Indica se possiedi materiale fotografico e video e se è aggiornato. Dai loro una panoramica della tua presenza online, collegandoti al tuo sito web e agli account dei social media. Descrivi il contenuto che hai. Indica se hai campagne pubblicitarie in corso e delinea i risultati che hanno prodotto.

Infine, prenditi del tempo per descrivere il tuo pubblico esistente e quello di destinazione. Racconta ciò che sai sui tuoi clienti esistenti e discuti sul tipo di cliente che vorresti ottenere. Cosa vorresti che facesse una persona quando conosceva per la prima volta la tua azienda? Definisci chi sono, dove vivono e come comunichi con loro a livello emotivo. Se hai bisogno di saperne di più sui tuoi clienti e sviluppare la tua interazione con loro, specificalo nella tua RFP.

Dopo aver dettagliato queste informazioni, esplora le migliori agenzie di marketing che possono aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi di business!

Come scrivere una richiesta di offerta per progetti di logo e branding

Se hai bisogno di definire (o ridefinire) l'aspetto visivo della tua azienda, avrai bisogno di un logo e di una richiesta di offerta specifica per il marchio. Per queste richieste di proposta, è particolarmente importante fornire un'introduzione aziendale esauriente quando è necessario affrontare il branding visivo. Dopotutto, un logo ha lo scopo di rappresentare pienamente un'azienda.

Molte agenzie di design utilizzano un brand book specifico dell'azienda per creare un logo e un'identità coerenti. Ma attesa - quello che è in realtà un libro marchio e si fa davvero bisogno di uno?

In sostanza, un libro di marca (chiamato anche "guida di stile") è un insieme di caratteristiche che definiscono il tuo marchio. Viene utilizzato come guida per lo sviluppo di ogni prodotto, comunicazione e campagna di marketing lanciata dalla tua azienda. La creazione di un libro di marca ti assicurerà di evitare incoerenze di stile, qualità e carattere nell'ambito della tua attività.

Un libro di marca includerà sempre il tuo logo, ma di solito contiene anche una tavolozza di colori approvata, famiglia di caratteri, design di biglietti da visita e carta intestata, layout del sito Web, tono di copywriting, immagini approvate e persino stile di illustrazione e altri elementi grafici utilizzati dal tuo marchio. Nella maggior parte dei casi, alcuni elementi del libro di marca vengono sviluppati contemporaneamente al logo. Tuttavia, non è necessario ottenerli tutti contemporaneamente, quindi assicurati di specificare ciò di cui hai bisogno!

Se hai già un logo e un brand book ma desideri apportare alcune modifiche minori, delinealo. Fornisci il materiale che hai attualmente, quindi elabora ciò che ti piace e non ti piace di loro. Dai suggerimenti su cosa vorresti vedere cambiato. Se hai già un'idea di quello che vuoi, descrivilo.

In alternativa, se desideri un design del logo completamente nuovo da zero, menziona i tipi che attualmente prevedi. Un marchio ti starebbe meglio di un logo pittorico? Una combinazione funzionerebbe? Non esitare a richiedere al professionista del design di aiutarti a decidere dopo aver scelto il tuo partner professionale!

Se hai già un'idea dello stile in cui vorresti il ​​tuo logo, spiegalo nel miglior modo possibile. Descrivi i colori che desideri, scegli le forme geografiche che ritieni adatte al tuo marchio e sentiti libero di aggiungere un disegno che hai fatto tu stesso, anche se è goffo! Molte agenzie che lavorano con i clienti per progettare un'identità efficace lo usano come ispirazione lungo la strada. Dovresti anche specificare se desideri ricevere più idee di design tra cui scegliere. Ma attenzione: questo aumenterà il costo!

Infine, spiega come verrà utilizzato il logo. Verrà stampato sul tuo prodotto? Su quali materiali o tonalità verrà posizionato? Riesci a prevedere le dimensioni in cui verrà utilizzato più comunemente: piccolo come la stampa su penne o grande come cartelloni pubblicitari? Sulla base di queste informazioni, i designer sapranno esattamente cosa offrirti. Specificando il modo in cui il tuo logo verrà utilizzato il più presto possibile, sarai pronto per il successo!

Ancora meglio, queste migliori agenzie di progettazione di loghi e branding possono aiutarti a scoprire un'identità di marca di successo.

La risposta giusta a una richiesta di proposta

Per rendere il processo più semplice per entrambe le parti, è utile includere informazioni dettagliate e concrete sui dettagli amministrativi.

Prima di tutto, indica esattamente cosa ti aspetti di vedere in una proposta. Per assicurarti di disporre di informazioni sufficienti per valutare gli intervistati, avrai bisogno di un insieme standardizzato di dati provenienti da ciascun potenziale partner. Chiedi loro di descrivere una possibile sequenza temporale del progetto e stimare il budget per voce. Indica se desideri ricevere riepiloghi di precedenti progetti simili o esperienze e competenze tecniche elencate. Puoi anche richiedere biografie professionali o portfolio di persone che gestirebbero il tuo progetto. Infine, crea una serie di domande relative al progetto per valutarne la comprensione e la creatività.

Specificare esattamente come dovrebbe apparire una proposta renderà il processo di selezione rapido e indolore. Descrivi il formato in cui desideri inviare la proposta (ad esempio, un .doc, un file PRD o una copia cartacea). Indica una scadenza per la presentazione delle proposte e indica quando i candidati possono aspettarsi di ricevere tue notizie. Puoi anche dire loro se preferisci che eventuali colloqui si svolgano di persona, al telefono o in videoconferenza (sebbene queste informazioni possano essere trattenute anche per una data successiva). Infine, includi tutte le informazioni di contatto della tua attività!

RFP? Vai tranquillo!

Anche se all'inizio potrebbe sembrare un compito terrificante da affrontare, creare una RFP completa non è davvero difficile. Una volta deciso esattamente di cosa ha bisogno il tuo marchio per avere successo, scrivere una richiesta di proposta è un processo semplice. La cosa migliore è che ci sono strumenti facili da usare per aiutarti a creare la tua richiesta di offerta, ad esempio prova Nusii e PandaDoc per iniziare.

Ora sai esattamente cosa devi includere nella tua richiesta di proposta. Il risultato finale dovrebbe essere un documento lungo poche pagine. Si spera che la versione finale sia una panoramica completa del progetto che fornirà tutte le informazioni necessarie.

Se segui i punti che abbiamo elencato sopra, sei sicuro di trovare intervistati adatti al tuo progetto, lasciandoti con una scelta difficile da fare: quale di queste fantastiche agenzie dovresti scegliere? Indipendentemente da ciò, senza dubbio, un documento di richiesta di proposta ben scritto sarà l'inizio di una bella amicizia.

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