RFP: una guida rapida alla richiesta di proposte (modelli inclusi)

Una volta che un progetto è stato approvato, è probabile che l'esecuzione richieda beni e servizi al di fuori delle competenze dell'organizzazione che gestisce il lavoro. Il processo di sollecitazione di offerte da fornitori e appaltatori di terze parti viene eseguito tramite un documento chiamato richiesta di proposta o, più comunemente, RFP.

È attraverso questo canale che i project manager raccolgono le parti interessate e decidono con chi contrattare per il progetto. Il modo migliore per acquisire familiarità con questo processo è utilizzare un modello RFP, che consente di riempire gli spazi vuoti per produrre una RFP completa. Forniremo alcuni modelli di RFP che puoi utilizzare di seguito, ma prima cerchiamo di capire meglio di cosa stiamo parlando.

Che cos'è una richiesta di offerta?

Una richiesta di proposta (RFP) viene utilizzata per cercare fornitori e appaltatori in grado di fornire al progetto di un'azienda i prodotti ei servizi necessari che non rientrano in ciò che l'organizzazione richiedente può fornire internamente. La RFP, quindi, è un documento per reperire quel lavoro e consentire a fornitori e appaltatori di fare offerte per il lavoro.

La RFP fornisce una panoramica del progetto al fine di fornire alle aziende offerenti una chiara descrizione di ciò che è necessario e di come possono aiutare a raggiungere tali obiettivi. Spiegherà il processo e i termini del contratto per guidare gli offerenti. La maggior parte delle organizzazioni conduce affari utilizzando le richieste di offerta e quasi sempre i governi condurranno la propria attività in questo modo.

Dopo aver inviato più richieste di offerta, avrai una selezione di parti interessate che possono fornire i beni e i servizi di cui hai bisogno che si adattano meglio alle tue esigenze, sia per le competenze che offrono sia per il modo in cui soddisfano le richieste del tuo budget.

Le richieste di offerta non sono solo un modo per semplificare l'acquisto di fornitori e appaltatori che soddisfano i criteri del tuo progetto; descrivono anche l'ambito del lavoro e quale sarà il pagamento per i beni e servizi. Avere questo chiaramente stabilito nella richiesta di offerta aiuta a evitare problemi di comunicazione su tutta la linea su compensazione, date di consegna e altro.

Qual è la differenza tra una RFP, una RFI e una RFQ?

Esistono così tanti tipi diversi di moduli di richiesta che può creare confusione distinguerli. Ad esempio, esiste una richiesta di informazioni (RFI), che viene utilizzata quando un'azienda sa cosa vuole da un offerente, ma richiede maggiori dettagli. Le RFI sono quindi documenti meno lunghi perché riguardano maggiormente il chiarimento delle informazioni fornite da un venditore o appaltatore.

Un altro documento commerciale che viene spesso confuso con una richiesta di offerta è la richiesta di preventivo (RFQ). Questi documenti sono, ancora una volta, meno dettagliati e si concentrano invece esclusivamente su quanto il fornitore o l'appaltatore desidera per il proprio bene o servizio. La richiesta di offerta può anche richiedere informazioni su come il fornitore o l'appaltatore soddisferà i tuoi requisiti.

In breve, le richieste di offerta e le richieste di offerta sono in realtà sottoinsiemi di una richiesta di offerta, che è un invito a presentare proposte di livello superiore per risolvere un problema aziendale o un'esigenza di progetto. In genere è molto più dettagliato e formale, con regole di approvvigionamento rigorose, inclusi contenuto, tempistica, ecc. Tutti e tre i documenti vengono spesso utilizzati insieme, in qualche combinazione o anche indipendentemente, a volte.

RFP in Project Management

Le richieste di offerta sono particolarmente importanti nello spazio di gestione dei progetti in quanto aiutano a mantenere organizzati i project manager e li aiutano a prendere decisioni aziendali cruciali. Ogni RFP delinea diverse opzioni del fornitore complete di dettagli sui prezzi, fasi del processo, termini contrattuali e altro ancora.

È attraverso queste RFP che i project manager possono setacciare le informazioni per determinare il miglior percorso da seguire per conto della loro organizzazione. Spetta al project manager selezionare la richiesta di offerta che meglio si allinea al progetto e ai suoi obiettivi per scegliere il fornitore ideale per il progetto.

I project manager RFP non sono solo pensatori critici e team leader, ma sono orientati ai dettagli, pazienti e strategici per agire come sostenitori della loro organizzazione.

Il processo RFP: come creare una RFP

Non ci sono regole fisse per la creazione di una richiesta di offerta, in quanto possono variare da azienda ad azienda, da settore a settore e da organizzazioni a scopo di lucro e senza scopo di lucro. Tuttavia, condividono un obiettivo comune e, di solito, il processo RFP raggiunge questi punti pertinenti.

1. Crea i confini del progetto

Prima che la penna colpisca il foglio, parla con i superiori della tua organizzazione dei vincoli per il progetto, ad esempio quale sia il budget più alto che approverebbero, la flessibilità delle scadenze, quali requisiti sono indispensabili e così via.

2. Identificare gli stakeholder

Una richiesta di offerta è una questione complicata che richiede una profonda conoscenza del progetto e dell'organizzazione. Identifica le parti interessate chiave e seleziona un gruppo rappresentativo aperto all'incontro con chiunque tu assegni a supervisionare il processo in modo che possano usarle come tavola armonica.

3. Intervistare gli stakeholder

Dopo aver identificato le parti interessate e mentre stai cercando di capire chi può essere disponibile per qualsiasi domanda, chiedi loro anche di definire le esigenze del progetto. Le loro risposte informeranno non solo il processo RFP ma l'intero progetto.

4. Scrivere la richiesta di offerta

La scrittura di una richiesta di offerta può essere facilitata utilizzando un modello di richiesta di proposta, a cui forniremo i collegamenti di seguito. Sono generalmente strutturati come segue.

• Sfondo organizzativo
• Breve descrizione del progetto
• Requisiti e obiettivi del progetto
• Budget del progetto
• Traguardi e scadenze
• Ulteriori informazioni e/o domande
• Informazioni di contatto e termine per la presentazione

5. Creare criteri di punteggio

Prima di inviare la richiesta di proposta, rivedila ancora una volta, ma questa volta valuta l'importanza delle risposte che ricevi dai fornitori e dagli appaltatori che rispondono. Questo è un buon metodo per selezionare un gruppo più ristretto di candidati qualificati.

6. Invia la richiesta di offerta

Naturalmente, il punto centrale di questo processo è metterlo nelle mani di potenziali fornitori e appaltatori. Pertanto, devi trovare il posto migliore in cui pubblicare la tua richiesta di offerta in modo che raggiunga le persone giuste. Aiuta ad assumere consulenti per guidarti attraverso questa fase.

7. Rivedi le risposte

Dopo la scadenza per la presentazione, raccogli tutte le risposte e fai una rapida lettura per avere un'idea delle soluzioni proposte. È quindi possibile applicare il sistema di punteggio sviluppato in precedenza.

8. Ricerca

Potresti ricevere alcune risposte che offrono una soluzione che non conosci. È importante fare la ricerca e vedere se questi potrebbero essere fattibili, anche se non sono sul tuo radar. Un'altra parte della ricerca include il lavoro in background sui fornitori e gli appaltatori che hanno risposto per avere un'idea migliore di chi potresti essere incaricato del lavoro.

9. Selezionare un fornitore o un appaltatore

Scegli il fornitore o l'appaltatore che soddisfa i tuoi criteri; quindi esegui un controllo in background per tenere traccia del loro record di lavoro nei progetti precedenti. Questo avvierà una negoziazione, poiché una proposta è proprio questo. Potrebbe essere accettato così com'è o potrebbe richiedere un po' di avanti e indietro. Una volta che tutti sono sulla stessa pagina, firma un contratto.

Esempi RFP

Siamo stati generali in termini di RFP, ma in realtà ci sono diversi tipi che parlano a un settore specifico oa una fase di sviluppo del progetto. Ecco alcuni esempi di RFP, ma ce ne sono molti altri e le RFP possono variare nello stile a seconda dell'organizzazione e del settore.

• RFP di marketing: quando un'agenzia di marketing crea i propri materiali di marketing, sia che si tratti di un case study o di una campagna, spesso impiegheranno talento attraverso uno di questi.
• RFP di branding: la creazione di un marchio per un'organizzazione richiede linee guida e l'organizzazione avrà determinate aspettative, che sono delineate in questo tipo di RFP.
• Design RFP: Questa RFP si rivolge agli artisti grafici per sviluppare pubblicità su carta, web, mobile o altro.
• RFP del sito Web: quando si crea un sito Web, è necessario assumere sviluppatori Web e altri talenti specifici relativi al web design, che risponderanno a questo tipo di RFP.
• RFP del governo: qualsiasi lavoro svolto per un'agenzia governativa richiede una RFP che delineerà i requisiti specifici associati a tale ufficio.
• RFP senza scopo di lucro: quando si lavora con un'organizzazione senza scopo di lucro ci sono criteri diversi rispetto a un'impresa a scopo di lucro, che verranno descritti in dettaglio qui.
• Finance RFP: le RFP in finanza sono spesso questionari formali che gli investitori inviano alle società di servizi finanziari per aiutarle a scegliere il giusto partner finanziario.
• RFP di costruzione: le organizzazioni possono ottenere ulteriori dettagli e comprendere meglio come raggiungere i propri obiettivi tramite RFP, aiutandoli in definitiva a scegliere il miglior fornitore.
• Procurement RFP: le RFP sono spesso uno dei primi passi nel processo di appalto e aiutano le aziende a scegliere il fornitore che soddisfa il loro elenco di criteri. Le RFP negli appalti spesso seguono una richiesta di informazioni (RFI).
• RFP immobiliare: nel settore immobiliare, gli agenti mettono insieme RFP per conto dei loro inquilini per delineare punti importanti e termini economici per ogni affare.

Modelli RFP

I modelli RFP sono disponibili in tutte le forme e dimensioni. I più semplici sono forse solo poche pagine, ma possono espandersi a dozzine. Ci sono alcuni che hanno copertine e presentazioni appariscenti, mentre altri sono semplici, documenti semplici.

Ciò che è giusto per te dipende dal progetto e dalla tua organizzazione o forse solo da una preferenza personale. Di seguito sono riportati alcuni siti che offrono modelli RFP da scaricare. Visitali e vedi se ce n'è uno che funziona per te.

• Punto focale
• TemplateLAB
• Zuppa tecnologica
• Punto di riferimento del CRM
• Microsoft

RFP è un progetto: prova a utilizzare il software per gestire il processo

Una richiesta di proposta, anche con un modello di richiesta di proposta a guidarti, non è nulla che possa essere messa insieme rapidamente. Implica la ricerca e un'analisi approfondita del progetto futuro. In effetti, è un progetto nel progetto. Ha senso, quindi, che un software di gestione dei progetti come ProjectManager possa aiutarti durante la creazione della tua RFP.

Pianifica la tua richiesta di offerta con il nostro diagramma di Gantt interattivo, che pianifica tutte le tue attività su una sequenza temporale. Imposta pietre miliari sulla sequenza temporale per suddividere il tuo lavoro in segmenti più gestibili, come la consegna della descrizione del progetto, gli obiettivi, gli obiettivi e il budget.

Le nostre bacheche kanban sono uno strumento visivo che mostra il tuo flusso di lavoro e ti aiuta a evitare colli di bottiglia mantenendo le risorse adeguate alla capacità. Esegui tutti i passaggi del processo di richiesta di offerta e rendi ciascuna una carta kanban, che ha spazio per descriverla, contrassegnarla per priorità e altro ancora.

Una volta assegnato, guarda mentre si sposta da una colonna all'altra indicando dove si trova nel processo. I membri del team possono commentare a livello di attività se hanno domande e taggare altri membri del progetto per coinvolgerli nella conversazione secondo necessità. La collaborazione aiuta tutti a lavorare in modo più produttivo.

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