Struttura di ripartizione del rischio per i progetti: una guida completa a RBS

L'incertezza è una certezza nei progetti. Si verificheranno dei rischi che minacceranno il successo della consegna del tuo progetto. L'utilizzo di una struttura di ripartizione del rischio (RBS) è il modo in cui ti prepari per l'imprevisto.

Una struttura di ripartizione del rischio è ottima per identificare e dare priorità ai rischi in modo da sapere quali avranno più o meno impatto. Questo è il primo passo per pianificare, gestire e mitigare i rischi nei tuoi progetti.

Che cos'è una struttura di ripartizione del rischio nella gestione dei progetti?

Una struttura di ripartizione del rischio è uno strumento per la gestione dei rischi, che sono tutti gli eventi che non sono stati pianificati o previsti. Il rischio è generalmente considerato un impatto negativo sul budget, sulla tempistica o sulla qualità del progetto. Tuttavia, ci sono anche rischi positivi che possono avvantaggiare un progetto.

In ogni caso, i project manager devono prepararsi al rischio, buono o cattivo che sia: può interferire con gli obiettivi del progetto. Una struttura di ripartizione del rischio scompone i rischi in un grafico gerarchico, partendo dal livello più alto e scendendo al livello più fine.

A volte, i project manager creano una struttura di ripartizione del rischio durante l'avvio del progetto per vedere se il lavoro è fattibile. Più spesso, lo affronterai durante la fase di pianificazione quando assegnerai ruoli e responsabilità ai membri del tuo team.

Le quattro categorie di rischio in un progetto

Ci sono quattro categorie di rischio. Possono essere ulteriormente suddivisi, ma la maggior parte delle strutture di ripartizione del rischio suddivide il rischio in queste quattro categorie:

• Esterno: rischi al di fuori del tuo controllo, come ambientali, normativi, fornitori, concorrenti, ecc.
• Interno: rischi che si verificano all'interno dell'organizzazione, inclusa la mancanza di risorse, ritardi di finanziamento o errori nell'assegnazione delle priorità.
• Tecnico: ambito, requisiti e altri problemi tecnici rientrano in questa categoria.
• Gestione: Rischi relativi alla pianificazione, comunicazione, controllo e così via.

Ad esempio, sul rischio di primo livello, puoi iniziare con un argomento ampio come i rischi tecnici, gestionali, esterni o di pianificazione. Il livello successivo potrebbe definire ulteriormente tali categorie come rischi di progettazione, finanziamento o risorse. Puoi continuare a diventare sempre più fine nel tuo rischio, raggiungendo un livello granulare o il più fine nel rischio che ritieni giusto per il progetto. Non potresti mai fermarti, ovviamente, ma ciò si rivelerebbe controproducente.

Perché utilizzare una struttura di ripartizione del rischio nella gestione dei progetti?

La struttura di ripartizione del rischio ti aiuta a comprendere il rischio. Semplifica l'identificazione e la valutazione del rischio nel tuo progetto. Puoi vedere quali progetti richiedono un'attenzione speciale e identificare i rischi ricorrenti e la concentrazione del rischio. Puoi persino utilizzare lo strumento per conoscere l'esposizione totale al rischio del progetto e riassumere le potenziali perdite mentre delinea il processo di gestione del rischio.

Per gestire correttamente il rischio, è necessario utilizzare un software di gestione dei progetti. ProjectManager è un software basato su cloud che monitora il tuo lavoro in tempo reale in modo da poter rilevare un problema quando si presenta, non dopo che il danno è già stato fatto.

La dashboard live di ProjectManager è configurata e pronta per l'uso, raccogliendo e calcolando automaticamente i dati del progetto che vengono poi visualizzati in grafici e grafici di facile lettura. Tieni traccia delle metriche in termini di tempo, costo, varianza e altro e acquisisci rapidamente le anomalie in modo da poterne mitigare l'impatto. Inizia gratuitamente con ProjectManager.

Come creare una struttura di ripartizione del rischio per un progetto

Una struttura di ripartizione del rischio è una griglia semplice, con una definizione ampia del rischio in alto, con definizioni più specifiche man mano che ci si sposta in basso nella griglia. Può anche essere impostato come foglio di calcolo con il rischio di diventare più definito man mano che ti sposti da sinistra a destra.

Quando si costruisce una struttura di ripartizione del rischio, si desidera seguire i tre passaggi seguenti.

1. Identificare le categorie di rischio per l'RBS

Il primo passo è identificare le categorie di rischio principali. Come notato, le categorie di base per la struttura di ripartizione del rischio sono esterne, interne, tecniche e gestionali. A seconda del settore in cui lavori, queste categorie possono essere un po' più perfezionate.

Ad esempio, lo sviluppo del software potrebbe avere vincoli di progettazione, ambiente di sviluppo e programma. In generale, queste categorie di identificazione dei rischi principali includono:

• Programma
• Finanziario
• Tecnico
• Gestione
• Cliente
• Contrattuale
• Tempo atmosferico
• Politico
• Ambientale

Il metodo di identificazione del rischio per trovare il rischio può essere il brainstorming con il tuo team, workshop e interviste per rivedere i dati storici, eseguire analisi di punti di forza, di debolezza, opportunità e minacce (SWOT) e altro ancora. È anche utile creare un grafico RACI (responsabile, responsabile, consultato e informato) per aiutare a determinare la gestione degli stakeholder in merito al rischio.

2. Rischi specifici di ripartizione nell'RBS

Successivamente, vuoi suddividere le categorie di livello uno in categorie di livello due: questo significa iniziare in modo ampio e perfezionare quell'argomento in pezzi sempre più piccoli.

Ad esempio, nella categoria cliente, potresti suddividerla in argomenti più piccoli, come il team del cliente, il team di progetto, gli obiettivi, i finanziamenti e le tattiche.

Quindi, sotto il team di progetto, potresti notare che non ci sono risorse sufficienti per completare le attività o che il tuo team non ha abbastanza esperienza e richiede più formazione per eseguire con successo le proprie attività.

Probabilmente tre livelli di rischio sono sufficienti. Più di questo, e puoi finire per impantanarti nelle minuzie senza molto ritorno per lo sforzo.

3. Valuta il rischio e l'impatto

Dopo aver suddiviso i rischi, ti consigliamo di valutarli per determinare quale potrebbe avere il maggiore impatto sul progetto. Questo è l'inizio della tua analisi del rischio. Dando la priorità al rischio, sai quale merita attenzione immediata e quale può aspettare o addirittura essere evitato.

Ciò avviene valutando ciascun rischio in base alla probabilità che si verifichi e, in tal caso, al possibile impatto sul progetto. Il modo in cui valuti ciascuno di questi fattori dipende dal project manager, ma una buona regola pratica è che la probabilità di suddividerlo in quattro:

• Alto (80-100 percento)
• Medio-alto (60-80%)
• Medio-basso (30-60%)
• Bassa probabilità (0-30 percento)

Per l'impatto, tradizionalmente è suddiviso in tre: alto (critico), medio (moderato) e basso (minimo). I tuoi risultati faranno parte della tua rendicontazione dei rischi e puoi assegnare ai membri del team di essere alla ricerca di questi rischi. Una volta ottenuto un punteggio di rischio, aggiungili tutti a un registro dei rischi se compaiono come problemi nel progetto.

Vantaggi dell'utilizzo di una struttura di ripartizione del rischio

I rischi sono sconosciuti, ma ciò non significa che non puoi gestirli. Una struttura di ripartizione del rischio è uno strumento che ti aiuta a identificare e ordinare i rischi nel tuo progetto. È il primo passo nella mitigazione del rischio. Il tuo piano di gestione del rischio ti consente di determinare quali risorse saranno necessarie per affrontare i problemi che si presentano nel tuo progetto.

Essere in grado di valutare accuratamente il rischio porta a una maggiore probabilità di successo del progetto. Non tutti i rischi sono negativi, ma non avere un piano in atto per affrontarli non è mai positivo. Senza prepararti al rischio, non puoi sfruttare il positivo e mitigare il negativo.

L'utilizzo di una struttura di ripartizione del rischio gestisce il rischio e imposta il piano di gestione del rischio. Avere un'idea di cosa potrebbe accadere nel corso del progetto e quindi sapere a quale potenziale problema (o opportunità) vale la pena rispondere, è come gestire il rischio e trasformare quello che potrebbe essere un disastro in un piccolo ostacolo sulla strada.

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Esempi di struttura di ripartizione del rischio

Sebbene abbiamo già menzionato che ci sono molti esempi di struttura di ripartizione del rischio, differiscono a seconda del settore in cui si trovano. L'effettiva struttura a livelli dell'RBS è sostanzialmente la stessa.

Il Project Management Institute ha un documento informativo sulla conferenza RSB sul suo sito web. Il documento Usa una struttura di ripartizione del rischio (RBS) per comprendere i tuoi rischi è utile se stai cercando di capire cos'è una struttura di ripartizione del rischio e come usarla.

Ci sono alcuni esempi per darti un'idea di come sarebbe uno per determinati settori. Esempi di una struttura di ripartizione del rischio includono quanto segue.

Esempio di struttura di ripartizione del rischio generico

Esempio di struttura di ripartizione del rischio di costruzione

Esempio di struttura di ripartizione del rischio di sviluppo software

Come creare un RBS con ProjectManager

Puoi trovare modelli di struttura di ripartizione del rischio per aiutarti a identificare e pianificare il rischio nel tuo progetto online, ma un modello è un documento statico e non è utile quando si verificano problemi e devono essere assegnati e monitorati. È meglio caricare quel modello RBS in ProjectManager, un software basato su cloud che può aiutarti a pianificare, monitorare e segnalare i rischi.

Eseguire la risoluzione del rischio sui diagrammi di Gantt

La gestione del rischio riguarda l'identificazione del rischio e la creazione di piani per risolvere o sfruttare il problema se si presenta nel progetto. I diagrammi di Gantt interattivi di ProjectManager ti offrono gli strumenti per pianificare, assegnare priorità, collegare le dipendenze e assegnare il tuo team. Ottieni il percorso critico senza calcoli complicati e dispendiosi in termini di tempo. Quindi, imposta una linea di base per tenere traccia dei progressi effettivi rispetto al tuo piano e assicurati di rimanere in pista.

Crea flussi di lavoro su schede Kanban

Poiché ProjectManager ha più viste di progetto per adattarsi a come preferisci lavorare, basta passare dalla vista Gantt alla vista kanban. Ora puoi definire il ciclo produttivo del rischio creando colonne personalizzate per identificare, lavorare e risolvere. I team possono gestire il proprio backlog e pianificare gli sprint per risolvere i rischi, mentre i manager possono avere visibilità sul proprio lavoro e riallocare le risorse secondo necessità per mantenerli a pieno regime.

Crea rapporti sui progressi in pochi secondi

Utilizza i report one-click di ProjectManager per tenere traccia della risoluzione del rischio e tenere le parti interessate informate sui progressi nella mitigazione del rischio. Esistono rapporti ampi sullo stato di un progetto o di un portfolio, ma più dettagliati su tempi, costi e carico di lavoro. Tutti sono utili nella gestione del rischio. Ogni report può essere filtrato per mostrare solo ciò che vuoi vedere e condiviso facilmente con gli stakeholder in modo che possano rimanere aggiornati.

ProjectManager è un software pluripremiato che aiuta i team ibridi a lavorare come lavorano, quando vogliono e ovunque si trovino. Ottieni uno strumento che ti dia una fonte di verità ed è sufficientemente flessibile per lavorare in modo tradizionale o in un ambiente più agile. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente!