Come fare un piano di gestione del rischio

Li identifichi, li registri, li monitori e li pianifichi: i rischi sono parte integrante di ogni progetto. Alcuni rischi del progetto sono destinati a diventare aree problematiche, come l'esecuzione di un progetto durante le vacanze e la necessità di pianificare la sequenza temporale del progetto attorno ad essi. Ma ci sono molti rischi all'interno di un determinato progetto che, senza la valutazione del rischio e le strategie di mitigazione del rischio, possono sorprendere te e il tuo team di project management.

È qui che entra in gioco un piano di gestione del rischio, per aiutare a mitigare i rischi prima che diventino problemi. Ma prima, cos'è la gestione del rischio?

Che cos'è la gestione del rischio?

La gestione del rischio è un ramo della gestione del progetto che si occupa della gestione dei potenziali rischi del progetto. La gestione dei rischi è senza dubbio uno degli aspetti più importanti della gestione dei progetti.

Il processo di gestione del rischio prevede queste fasi principali:

• Identificazione del rischio: il primo passo per gestire i rischi del progetto è identificarli. Dovrai utilizzare fonti di dati come informazioni da progetti passati o opinioni di esperti in materia per stimare tutti i potenziali rischi che possono avere un impatto sul tuo progetto.
• Valutazione dei rischi: una volta identificati i rischi del progetto, dovrai dare loro la priorità osservando la loro probabilità e il livello di impatto.
• Mitigazione del rischio: ora è il momento di creare un piano di emergenza con azioni di mitigazione del rischio per gestire i rischi del progetto. È inoltre necessario definire quali membri del team saranno proprietari del rischio, responsabili del monitoraggio e del controllo dei rischi.
• Monitoraggio dei rischi: i rischi devono essere monitorati durante tutto il ciclo di vita del progetto in modo da poterli controllare.

Se un rischio che ha superato la tua soglia ha le sue condizioni soddisfatte, può mettere a rischio l'intero progetto. Di solito non c'è nemmeno un rischio per progetto; ci sono molte categorie di rischio che richiedono valutazione e discussione con le parti interessate.

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Ecco perché la gestione del rischio deve essere un processo sia proattivo che reattivo, costante durante tutto il ciclo di vita del progetto. Definiamo ora cos'è un piano di gestione del rischio.

Che cos'è un piano di gestione del rischio?

Un piano di gestione del rischio definisce come verrà eseguito il processo di gestione del rischio del progetto. Ciò include i fondi, gli strumenti e gli approcci che verranno utilizzati per eseguire attività di identificazione, valutazione, mitigazione e monitoraggio dei rischi.

Un piano di gestione del rischio di solito include:

• Metodologia: definire gli strumenti e gli approcci che verranno utilizzati per eseguire attività di gestione del rischio come la valutazione del rischio, l'analisi del rischio e le strategie di mitigazione del rischio.
• Registro dei rischi: un registro dei rischi è un grafico in cui è possibile documentare tutte le informazioni di identificazione del rischio del proprio progetto.
• Struttura di ripartizione dei rischi: è un grafico che consente di identificare le categorie di rischio e la struttura gerarchica dei rischi di progetto.
• Matrice di valutazione del rischio: una matrice di valutazione del rischio consente di analizzare la probabilità e l'impatto dei rischi del progetto in modo da poterli assegnare priorità.
• Piano di risposta al rischio: un piano di risposta al rischio è un documento di gestione del progetto che spiega le strategie di mitigazione del rischio che verranno utilizzate per gestire i rischi del progetto.
• Ruoli e responsabilità: i membri del team di gestione del rischio hanno responsabilità come proprietari del rischio. Devono monitorare i rischi del progetto e supervisionare le loro azioni di risposta al rischio.
• Finanziamenti: avere una sezione in cui identifichi i fondi necessari per svolgere le tue attività di gestione del rischio.
• Tempistica: Includere una sezione per definire la pianificazione delle attività di gestione del rischio.

Come fare un piano di gestione del rischio

Per ogni progetto di web design e sviluppo, progetto di costruzione o design di prodotto, ci saranno dei rischi. Questa è davvero solo la natura della gestione del progetto. Ma è anche per questo che è sempre meglio anticiparli il più possibile sviluppando un piano di gestione del rischio. Di seguito sono descritti i passaggi per elaborare un piano di gestione del rischio.

1. Identificazione del rischio

L'identificazione del rischio avviene all'inizio della fase di pianificazione del progetto, nonché durante tutto il ciclo di vita del progetto. Mentre molti rischi sono considerati "rischi noti", altri potrebbero richiedere ulteriori ricerche da scoprire.

È possibile creare una struttura di ripartizione dei rischi per identificare tutti i rischi del progetto e classificarli con categorie di rischio. Puoi farlo intervistando tutte le parti interessate del progetto e gli esperti del settore. Molti rischi di progetto possono essere suddivisi in categorie di rischio, come tecnico o organizzativo, ed elencati in sottocategorie specifiche come tecnologia, interfacce, prestazioni, logistica, budget, ecc. Inoltre, crea un registro dei rischi che puoi condividere con tutti intervistato per una localizzazione centralizzata di tutti i rischi noti rilevati durante la fase di identificazione.

Puoi creare comodamente un registro dei rischi per il tuo progetto utilizzando un software di gestione dei progetti online. Ad esempio, utilizzare la visualizzazione elenco su ProjectManager per acquisire tutti i rischi del progetto, aggiungere il livello di priorità a cui sono assegnati e assegnare a un membro del team il compito di identificarlo e risolverlo. Meglio delle app per l'elenco delle cose da fare, puoi allegare file, tag e monitorare i progressi. Guarda quale percentuale completa il lavoro per risolvere il problema. Impedisci ai rischi di far deragliare il tuo progetto iscrivendoti a una prova gratuita di ProjectManager.

2. Valutazione del rischio

In questa fase successiva, esaminerai l'impatto qualitativo e quantitativo del rischio, come la probabilità che il rischio si verifichi rispetto all'impatto che avrebbe sul tuo progetto, e lo mapperai in una matrice di valutazione del rischio

Innanzitutto, lo farai assegnando alla probabilità di rischio un punteggio da bassa probabilità ad alta probabilità. Quindi, mapperai il tuo impatto sul rischio da basso a medio a alto e assegnerai a ciascuno un punteggio. Questo ti darà un'idea di quanto è probabile che il rischio influisca sul successo del progetto, nonché di quanto urgente dovrà essere la risposta.

Per consentire a tutti i membri del team di gestione del rischio e alle parti interessate del progetto di comprendere la matrice di valutazione del rischio, assegnare un punteggio di rischio complessivo moltiplicando il punteggio del livello di impatto per il punteggio di probabilità del rischio. Puoi iniziare con il nostro modello gratuito di valutazione del rischio.

3. Creare un piano di risposta al rischio

Una risposta al rischio è il piano d'azione adottato per mitigare i rischi del progetto quando si verificano. Il piano di risposta al rischio include le strategie di mitigazione del rischio che eseguirai per mitigare l'impatto dei rischi nel tuo progetto. Fare questo di solito ha un prezzo, a scapito del tuo tempo o del tuo budget. Quindi ti consigliamo di allocare tempo e denaro per le tue esigenze di gestione del rischio prima di creare il tuo piano di gestione del rischio.

4. Assegnare i proprietari del rischio

Inoltre, vorrai anche assegnare un proprietario del rischio a ciascun rischio del progetto. I membri del team di gestione del rischio che sono proprietari del rischio diventano responsabili del monitoraggio dei rischi loro assegnati e della supervisione dell'esecuzione della risposta al rischio, se necessario.

Inoltre, vorrai anche assegnare un proprietario del rischio a ciascun rischio del progetto. I membri del team di gestione del rischio che sono proprietari del rischio diventano responsabili del monitoraggio dei rischi loro assegnati e della supervisione dell'esecuzione della risposta al rischio, se necessario.

Quando crei il registro dei rischi e la matrice di valutazione dei rischi, elenca i proprietari del rischio, in questo modo nessuno è confuso su chi dovrà implementare le strategie di risposta al rischio una volta che si verificano i rischi del progetto e ogni proprietario del rischio può agire immediatamente.

Assicurati di registrare qual è l'esatta risposta al rischio per ogni rischio di progetto con un registro dei rischi e fai approvare il tuo piano di risposta al rischio da tutte le parti interessate prima dell'implementazione. In questo modo puoi avere una registrazione del problema e la risoluzione da rivedere una volta finalizzato l'intero progetto.

5. Comprendi i tuoi trigger

Ciò può accadere con o senza un rischio che ha già avuto un impatto sul tuo progetto, specialmente durante le tappe fondamentali del progetto come mezzo per rivedere lo stato di avanzamento del progetto. In caso affermativo, valutare la possibilità di riclassificare quei rischi esistenti.

Anche se questi fattori scatenanti non sono stati soddisfatti, è meglio elaborare un piano di backup man mano che il progetto avanza, forse le condizioni per un certo rischio non esisteranno dopo che un certo punto è stato raggiunto nel progetto.

6. Crea un piano di backup

Considera il tuo registro dei rischi e la matrice di valutazione dei rischi un documento vivente. I rischi del tuo progetto possono cambiare nella classificazione in qualsiasi momento durante il tuo progetto e, per questo motivo, è importante elaborare un piano di emergenza come parte del tuo processo.

La pianificazione di emergenza include la scoperta di nuovi rischi durante le tappe fondamentali del progetto e la rivalutazione dei rischi esistenti per vedere se sono state soddisfatte le condizioni per tali rischi. Qualsiasi riclassificazione di un rischio significa aggiustare un po' il tuo piano di emergenza.

7. Misura la tua soglia di rischio

Misurare la soglia di rischio significa scoprire quale rischio è troppo alto e consultare le parti interessate del progetto per valutare se vale o meno la pena continuare il progetto, in termini di tempo, denaro o ambito.

Ecco come viene generalmente determinata la soglia di rischio: considera i tuoi rischi che hanno un punteggio "molto alto" o più di alcuni "alti" e consulta il tuo team di leadership e le parti interessate del progetto per determinare se il progetto stesso potrebbe essere a rischio di fallimento. I rischi di progetto che richiedono una consulenza aggiuntiva sono rischi che hanno superato la soglia di rischio.

Per tenere d'occhio i rischi che sollevano problemi nel tuo progetto, utilizza un software di gestione dei progetti. ProjectManager ha dashboard in tempo reale incorporati nel nostro strumento, a differenza di altri software in cui devi crearli tu stesso. Calcoliamo automaticamente lo stato di salute del tuo progetto, controllando se sei puntuale o in ritardo. Ottieni una visione di alto livello di quanto spendi, progressi e altro ancora. Prima identifichi il rischio, più velocemente puoi risolverlo.

Migliori pratiche per mantenere il piano di gestione del rischio

I piani di gestione del rischio falliscono solo in alcuni modi: in modo incrementale a causa di budget insufficiente, tramite errori di modellazione o ignorando completamente i rischi.

Il tuo piano di gestione del rischio è in continua evoluzione durante tutto il ciclo di vita del progetto, dall'inizio alla fine. Quindi le migliori pratiche sono concentrarsi sulla fase di monitoraggio del piano di gestione del rischio. Continua a valutare e rivalutare i tuoi rischi e i loro punteggi e ad affrontare i rischi a ogni tappa fondamentale del progetto.

I dashboard di progetto e altre funzionalità di monitoraggio del rischio possono salvarti la vita quando si tratta di mantenere il piano di gestione del rischio. Guarda il video qui sotto per vedere quanto possono essere importanti dashboard di gestione dei progetti, dati in tempo reale e report di progetto quando si tratta di mantenere i tuoi progetti in pista e nel budget.

Oltre al monitoraggio di routine del rischio, a ogni traguardo, conduci un altro ciclo di interviste con la stessa lista di controllo che hai utilizzato all'inizio del progetto e intervista nuovamente le parti interessate del progetto, i membri del team di gestione del rischio, i clienti (se applicabile) e gli esperti del settore .

Registra le loro risposte, modifica il registro dei rischi e la matrice di valutazione dei rischi, se necessario, e segnala tutti gli aggiornamenti pertinenti del tuo piano di gestione del rischio alle principali parti interessate del progetto. Questo processo e il livello di trasparenza ti aiuteranno a identificare eventuali nuovi rischi da valutare e ti faranno sapere se eventuali rischi precedenti sono scaduti.

Come ProjectManager può aiutarti con il tuo piano di gestione del rischio

Non lasciare che i rischi non vengano segnalati. Con ProjectManager, accedi a spazi di lavoro collaborativi che aiutano a risolvere i rischi in modo più rapido e semplice che mai. Usa la pianificazione del progetto e gli strumenti delle attività per identificare i rischi e assegnarli ai proprietari dei rischi. Ottieni visibilità completa su quali attività sono assegnate a quali membri del team e guarda in tempo reale mentre affrontano tali rischi. Contrassegnali come completati e archiviali per dopo: offriamo spazio di archiviazione cloud illimitato per una facile conservazione dei registri.

Monitoraggio e rapporti

ProjectManager brilla anche nella fase di monitoraggio. La nostra dashboard in tempo reale brevettata ti offre uno sguardo dal vivo alle metriche critiche del progetto come slippage, carico di lavoro, budget e altro ancora. Inoltre, ottieni rapporti automatizzati che ti consentono di creare rapporti in pochi tasti, così sei sempre in grado di agire quando le condizioni per un rischio sono soddisfatte. Il monitoraggio del rischio non è mai stato così facile.

I rischi sono destinati ad accadere, indipendentemente dal progetto. Ma se disponi degli strumenti giusti per navigare meglio nel processo di pianificazione della gestione del rischio, puoi mitigare meglio gli errori. ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud che si aggiorna in tempo reale, fornendoti tutte le informazioni più recenti su rischi, problemi e modifiche. Inizia una prova gratuita di 30 giorni e inizia a gestire meglio i tuoi rischi.