Piano di risposta al rischio nella gestione dei progetti: strategie e suggerimenti chiave

I progetti sono operazioni delicate. C'è così tanto che può avere un impatto su di loro; una tempesta che interrompe la catena di approvvigionamento, un guasto alle apparecchiature o una controversia di lavoro sono solo tre possibili situazioni in una successione apparentemente infinita di rischi.

Il piano di risposta al rischio creato per affrontare questi rischi, che descrive l'identificazione del rischio, la valutazione e le strategie di risposta alla mitigazione, potrebbe significare il successo o il fallimento del progetto. Non c'è da meravigliarsi se gran parte della gestione dei progetti è focalizzata sul rischio!

Controllare il rischio, avere un piano di risposta al rischio e implementare strategie di risposta al rischio sono metodi per gestire meglio il tuo progetto e ottenere il successo. Un altro modo è disporre di un software di gestione dei progetti per pianificare e tenere traccia delle strategie di risposta al rischio.

Che cos'è un rischio di progetto?

Un rischio di progetto è un evento incerto che può potenzialmente avere un impatto su un progetto, in positivo o in negativo. I project manager devono creare piani di risposta al rischio che descrivano le strategie di mitigazione del rischio che utilizzeranno per ridurre al minimo l'effetto negativo degli eventi di rischio.

Correlati: modello di monitoraggio del rischio gratuito per Excel

Quello a cui molti non pensano è che il rischio può anche essere positivo per un progetto. Rischio negativo? Una tempesta che causa blackout che interrompe la produzione. Rischio positivo? Il prezzo dei materiali di cui hai bisogno per il tuo progetto è diminuito considerevolmente. Nella gestione dei progetti, i rischi negativi sono comunemente indicati come minacce, mentre i rischi positivi sono noti come opportunità.

• Rischi negativi (minacce)
• Rischi positivi (opportunità)

Qualunque sia il tipo di rischio che si ottiene, si desidera avere un registro dei rischi e un piano di risposta al rischio per affrontarlo.

Sebbene sia impossibile prepararsi a tutto ciò che potrebbe accadere in un progetto, con l'uso di dati storici, esperienza e fortuna, è possibile identificare i rischi del progetto che potrebbero verificarsi e quindi creare un piano per farvi fronte.

Che cos'è una risposta al rischio?

La risposta al rischio è il processo di gestione degli eventi di rischio che si presentano come problemi nel progetto. Il processo di risposta al rischio è guidato da un piano di risposta al rischio.

Che cos'è un piano di risposta al rischio?

Un piano di risposta al rischio è un documento che spiega le strategie che verrebbero adottate per mitigare i rischi negativi del progetto. Fa parte del più ampio piano di gestione del rischio che è successivamente parte di qualsiasi piano di gestione del progetto.

Una risposta al rischio è proprio come sembra. Stai rispondendo ai rischi. Per fare ciò, i project manager devono collaborare con le parti interessate, proteggere le risorse per le strategie di risposta al rischio e assegnare i proprietari del rischio per implementarle.

Prima di rispondere al rischio, devi identificarlo. L'identificazione del rischio viene effettuata nella fase di pianificazione del progetto. Sebbene la definizione di rischio sia un'incertezza, ciò non significa che ogni potenziale rischio per il tuo progetto uscirà dal campo sinistro e ti sorprenderà.

Una buona risposta al rischio inizia con una buona identificazione del rischio. Come notato sopra, puoi capire molti potenziali rischi del progetto osservando progetti simili che hai gestito, parlando con i membri del tuo team di progetto esperti per quello che pensano possa accadere e contattando le parti interessate e i mentori.

La raccolta di tutti quei dati è solo l'inizio. Ora devi organizzarlo. Il software di gestione dei progetti può aiutare. ProjectManager è un software basato su cloud che connette tutti i membri del team di progetto. Se hanno un potenziale rischio da suggerire, possono aggiungerlo alla vista elenco attività, una delle più viste progetto disponibili. Prova ProjectManager oggi gratuitamente.

Perché un piano di risposta al rischio è importante nella gestione dei progetti?

Chiaramente, poiché il rischio si verifica, è importante disporre di un piano di risposta al rischio. La gestione di un progetto riguarda l'organizzazione delle attività per rispettare i programmi e i vincoli di budget. I rischi del progetto possono influire su tale sequenza temporale e aumentare i costi. Più velocemente li identifichi e risolvi eventuali problemi che si presentano, più è probabile che tu realizzi un progetto di successo.

Pertanto, un piano di risposta al rischio è un modo per ridurre o eliminare qualsiasi minaccia al progetto. Può anche essere utilizzato per aumentare l'opportunità offerta dal rischio positivo. Cioè, se ci sono rischi positivi che possono aiutare il progetto, un piano ben congegnato stabilisce come trarne rapidamente il maggior vantaggio possibile.

A volte, i rischi non verranno risolti. La risposta al rischio è anche un modo per mettere in atto un piano di emergenza. Cioè, avere un Piano B quando non puoi procedere come sei stato nel progetto.

Anche in questo caso, un piano di risposta al rischio offre opzioni al project manager. Fornisce consapevolezza dei numerosi rischi che potrebbero verificarsi nel progetto e fornisce vari mezzi per affrontarli.

Tipi di strategie di risposta al rischio

Abbiamo parlato molto di avere una risposta al rischio per affrontare i rischi positivi e negativi man mano che si manifestano nel tuo progetto. È qui che entra in gioco un piano di risposta al rischio.

Un piano offre al project manager una varietà di strategie di risposta al rischio per mitigare il rischio negativo se si verifica. Come definito, il rischio è l'incertezza che può avere un impatto negativo o positivo su un progetto. Pertanto, esistono strategie per massimizzare il beneficio del rischio positivo.

Correlati: modello gratuito di valutazione del rischio IT per Excel

Strategie di risposta al rischio per i rischi negativi (minacce)

Le quattro strategie per i rischi sono elencate di seguito:

1. Evita: questa strategia di risposta al rischio riguarda la rimozione della minaccia con qualsiasi mezzo. Ciò può significare modificare il piano di gestione del progetto per evitare il rischio perché è dannoso per il progetto.
2. Mitigazione: alcuni rischi del progetto che non puoi evitare. Quelli che devi mitigare, il che sta riducendo l'impatto del rischio negativo sul progetto.
3. Trasferimento: come suggerisce il nome, qui trasferirai o passerai il lavoro per risolvere il rischio del progetto a una terza parte, come acquistare un'assicurazione o ottenere una garanzia e una garanzia.
4. Accetta: questa strategia di risposta al rischio consiste nell'identificare un rischio e nel documentare tutte le informazioni relative alla gestione del rischio, ma non intraprendere alcuna azione a meno che il rischio non si verifichi.

Strategie di risposta al rischio per rischi positivi (opportunità)

Dall'altro lato della medaglia, ci sono quei rischi positivi che vuoi sfruttare. Ci sono tre strategie anche per questi:

1. Sfruttare: quando c'è un rischio positivo o un'opportunità che vuoi sfruttare, devi aggiungere più attività o modificare il piano di gestione per trarne vantaggio. C'è un rischio insito in questo approccio, ma spesso ne vale la pena.
2. Migliora: qui aumenti la possibilità che si verifichi un rischio positivo nel tuo progetto.
3. Condividi: qui condividerai la risposta al rischio con altri partner in vari team o progetti. Potrebbe significare condividere un membro del team esperto in vari progetti.

Cosa succede se c'è sia un positivo che un negativo in un rischio?

A volte il rischio può avere sia una minaccia che un'opportunità incorporate. In tal caso, ci sono un paio di strategie di risposta al rischio che puoi applicare:

1. Accetta: qui accetti il ​​rischio e attendi fino a quando non è possibile determinare una risposta adeguata, come un piano di emergenza o l'allocazione di tempo e costi. Questa decisione deve essere condivisa con le parti interessate.
2. Escalation: se il rischio non può essere monitorato ed è al di là della gestione del progetto, viene elevato a un livello superiore, come la gestione del programma o del portafoglio.

Come fare un piano di risposta al rischio

Solo dopo aver compreso i tipi di strategie di risposta al rischio, puoi iniziare a sviluppare un piano di risposta al rischio. Il processo di pianificazione della risposta al rischio è dove si delineano le strategie che utilizzerai per gestire i rischi negativi (minacce) e i rischi positivi (opportunità).

Il piano includerà l'identificazione dei rischi, le attività associate alla loro risposta e il proprietario del rischio che interviene. Il piano è un modo per strutturare le tue strategie per assicurarti che nessun passaggio venga saltato.

Devi prendere in considerazione la probabilità e il livello di impatto di un rischio e dare priorità alla tua risposta ad esso. Quindi, determina se è conveniente, realistico e se avrà successo se seguito. La tua valutazione del rischio deve essere concordata da tutte le parti coinvolte, in particolare dalle parti interessate del progetto.

Il piano utilizzerà una delle strategie di risposta al rischio sopra elencate. Quindi, ci saranno fattori scatenanti di rischio che innescano il piano. Anche queste risposte devono avere la priorità, da bassa probabilità e basso impatto ad alta probabilità e alto impatto. Questo ti aiuterà a determinare a quali rischi rispondere.

Come ProjectManager aiuta con la risposta al rischio

ProjectManager è un software basato su cloud che ti aiuta a organizzare il tuo piano, monitorarne i progressi e riferire agli stakeholder per tenerli aggiornati sui tuoi progressi. ProjectManager fornisce dati in tempo reale che aiutano a identificare i rischi più velocemente e a tenere traccia dei rischi in tempo reale.

Crea piani di risposta al rischio sui diagrammi di Gantt

Dopo aver identificato i rischi probabili nel tuo progetto, devi creare un piano di risposta ai rischi. Il diagramma di Gantt online di ProjectManager ti aiuta a organizzare le attività, assegnare i membri del team e impostare una linea di base. Quindi, se si verifica il rischio, puoi monitorare i suoi progressi effettivi rispetto al piano per assicurarti di rispettare il tuo programma e il tuo budget. Inoltre, il Gantt può essere condiviso con i membri del team e le parti interessate per tenere tutti al corrente.

Tieni traccia dei progressi sui problemi con le schede Kanban

Il flusso di lavoro visivo offerto dalla vista kanban board è solo una delle tante viste di progetto offerte in ProjectManager. I team possono utilizzare la visualizzazione della scheda per gestire il proprio backlog e pianificare gli sprint, mentre i manager ottengono trasparenza nel loro processo e possono allocare le risorse secondo necessità per mantenerli a pieno regime.

Tieni traccia dei rischi in tempo reale sui dashboard di progetto

Un altro strumento per offrire ai gestori una visione di alto livello della risposta al rischio è il dashboard in tempo reale. A differenza degli strumenti leggeri, la nostra dashboard non deve essere configurata. È pronto per lavorare quando lo sei tu. Raccoglie automaticamente gli aggiornamenti di stato e calcola le metriche del progetto, che vengono quindi visualizzate in grafici e grafici di facile lettura.

ProjectManager è un software pluripremiato che organizza, tiene traccia e segnala il rischio del progetto con dati in tempo reale che informano un processo decisionale approfondito. Mantieni i tuoi team connessi sia in ufficio che distribuiti in tutto il mondo. Scopri perché la NASA, la Bank of America e Ralph Lauren utilizzano il nostro strumento per lavorare in modo più produttivo. Prova ProjectManager gratuitamente oggi!