Analisi della causa principale: una guida rapida

I problemi sorgono in quasi tutti i progetti. Ma sapere che c'è un problema è una cosa; capire come risolverlo è un altro. Se ti mancano le scadenze e la qualità del tuo prodotto o servizio ne risente, c'è un problema.

Per risolvere il problema, devi utilizzare tecniche che diano al tuo team uno spazio per essere aperto e onesto in modo da poter discutere i modi per risolvere il problema. Un modo per farlo è utilizzare un'analisi della causa principale.

Che cos'è l'analisi della causa principale?

Come suggerisce il nome, un'analisi della causa principale è una tecnica di risoluzione dei problemi che offre ai team l'opportunità di identificare i problemi che causano il problema.

L'analisi della causa principale viene utilizzata quando ci sono problemi con il progetto, in particolare quelli che hanno un impatto negativo sul cliente. Ciò potrebbe variare da un cliente che si lamenta di alcuni aspetti del progetto a team bloccati e risultati in ritardo rispetto alla pianificazione.

Naturalmente, i problemi in un progetto non sono il risultato di una singola causa. Ecco perché un'analisi delle cause principali è impostata per acquisire una varietà di cause che stanno causando il problema che stai riscontrando.

Perché è importante un'analisi della causa principale?

I problemi sono brutti! Incasinano la pianificazione del progetto e costano denaro e un'analisi delle cause principali aiuta a risolverli. Questo dovrebbe essere un incentivo sufficiente per farti applicare questo metodo. Le analisi delle cause principali aiutano anche a evitare che il problema si ripresenti. Una volta che sai qual è il problema e come fermarlo, puoi evitare che si ripeta.

Un approccio iterativo

Un altro motivo per utilizzare l'analisi delle cause principali è che è uno strumento per il miglioramento continuo, ovvero come mantenere alta la qualità del tuo prodotto o servizio. Nessun progetto ha successo se la sua qualità non soddisfa le aspettative degli stakeholder.

Documentazione

I progetti sono noti per la loro documentazione. Ci sono ricerche, studi di fattibilità e molto altro. C'è anche la documentazione quando si chiude un progetto. Ma spesso viene trascurata la documentazione dei problemi del progetto e di come sono stati risolti. L'analisi della causa principale è un modo per documentare il processo e applicarlo a progetti futuri.

Miglioramento del processo

Altre cose che il metodo può identificare sono le carenze nel processo che possono essere corrette, aggiungendo ancora una volta efficienze future, ma rilevando anche le lacune nella formazione del team. Pertanto, può aprire opportunità per portare la tua squadra a fumare e renderle risorse più preziose.

Come eseguire un'analisi della causa principale

Quando si esegue un'analisi della causa principale è importante non rimanere coinvolti nei sintomi. Ricorda, questa è un'analisi per scoprire le cause profonde. Questi sono i luoghi in cui vuoi concentrare la tua attenzione e correggere eventuali problemi di progetto.

1. Identificare il problema: senza avere un problema chiaramente definito, non c'è modo di tornare indietro e cercare le cause nel processo che lo ha portato. Questo è il passo più importante: conoscere il problema e definirne la portata.
2. Lavora a ritroso: per scoprire le potenziali cause del problema che hai identificato, ripercorri i passaggi. Anche in questo caso, ce ne sono probabilmente più di uno. Nota quanti sono rilevanti. Parte di questo processo include il brainstorming con il tuo team, l'uso della mappatura dei processi e un diagramma a lisca di pesce per catturare le varie cause che portano al tuo problema.
3. Determina qual è la causa principale: ci sono altri strumenti che possono aiutare, come i cinque perché, di cui parleremo tra poco, un albero dei guasti, un albero delle cause e degli eventi e altro ancora.
4. Trova soluzioni: ancora una volta, il brainstorming con il team è utile. Sono quelli che hanno familiarità con il progetto e la sua esecuzione e saranno la tua migliore risorsa per trovare un modo per risolvere il problema.
5. Implementa la soluzione: ricorda, questa non è una cosa una tantum, ma deve essere sostenibile e che la soluzione sta effettivamente facendo ciò per cui è stata pianificata. Ciò richiede pazienza e follow-up, portando chiunque sarà colpito dal cambiamento.
6. Monitorare, tracciare e creare report sulla soluzione: il software di gestione dei progetti può facilitare questo passaggio.

ProjectManager è uno strumento basato su cloud che raccoglie dati in tempo reale per fornirti informazioni più accurate per prendere decisioni approfondite. Monitora i progressi e le prestazioni ad alto livello con dashboard in tempo reale e quindi utilizza report filtrabili con un clic da condividere con le parti interessate per tenerle informate.

I 5 perché dell'analisi delle cause principali

Una delle migliori tecniche quando si esegue un'analisi della causa principale è chiamata "Cinque perché". Questo approccio è semplicemente chiedere "perché?" ancora e ancora. Questo esercizio approfondisce il problema e le sue cause, piuttosto che accettare la prima risposta, e ti avvicina a ciò che sta effettivamente causando il problema.

Il modo migliore per comprendere questa tecnica è attraverso un esempio. Nota che, sebbene siano chiamati i "Cinque perché", possono essere solo alcuni o dozzine di perché prima di raggiungere la causa principale del tuo problema.

Diciamo che stai costruendo un ponte, ma mancano le scadenze.

D: "Perché la scadenza non è stata rispettata?"
A: Il team non è riuscito a finire il proprio compito in tempo.
D: "Perché il team non è riuscito a completare il proprio compito in tempo?"
R: I materiali sono stati ritardati.
D: "Perché i materiali sono stati ritardati?"
R: Non c'è stato alcun seguito con i fornitori.
D: "Perché non c'è stato alcun seguito con i fornitori?"
R: Le squadre non sono state adeguatamente formate.
D: "Perché le squadre non sono state adeguatamente formate?"
A: La metodologia ibrida ha delle lacune...

Questo esercizio di domande e risposte porta alla causa principale del problema delle scadenze mancate. In questo caso, ci sono molti problemi, tra cui mancanza di formazione, scarsi rapporti con i fornitori e così via. La causa principale è la metodologia che non ha gestito adeguatamente il progetto.

Il diagramma a lisca di pesce

L'analisi della causa principale riguarda la causa e l'effetto. Per identificare e documentare le cause è necessario un diagramma o un documento di qualche tipo. Quello più comunemente usato nel diagramma a lisca di pesce chiamato anche diagramma di Ishikawa e diagramma a spina di pesce.

Un diagramma a lisca di pesce è così chiamato perché assomiglia a uno scheletro di pesce. C'è una linea nel mezzo da cui spuntano spine dall'alto e dal basso, con ciascuna spina che raccoglie le cause del problema. Conducono dove sarebbe la testa di pesce, che è il problema stesso.

ProjectManager offre dozzine di modelli gratuiti di gestione dei progetti, incluso questo modello di analisi delle cause principali. Usa il modello gratuito per avviare sessioni di brainstorming con il tuo team e trovare una soluzione che impedisca il ripetersi dei problemi.

Analisi del cambiamento

Un'altra delle molte tecniche utilizzate nell'analisi delle cause principali è chiamata analisi del cambiamento. L'analisi del cambiamento viene utilizzata per identificare e comprendere cosa potrebbe accadere se viene adottato un cambiamento, nonché cosa è necessario per realizzare quel cambiamento, come progettarlo e anche molti rischi coinvolti, incluso l'impatto su risorse, impegno e pianificazione.

Questo è un ottimo modo per ottenere consigli per aggiungere correttamente la modifica. Può anche essere utilizzato per trovare le cause del problema. Naturalmente, affinché questa tecnica funzioni, deve esserci una base per il confronto. Coinvolgerà anche molte risorse e i risultati non sono sempre conclusivi. Pertanto, sono necessari molti test per eseguire il backup dei risultati.

Principi di analisi delle cause alla radice

Come notato sopra, il principio generale dell'analisi delle cause principali è trovare ciò che sta creando un problema in modo che possa essere corretto e modificare i processi che lo hanno causato. Affinché ciò funzioni, tuttavia, l'analisi della causa principale deve essere eseguita sistematicamente.

Un altro principio dell'analisi delle cause profonde è che può essercene solo una. Sì, potrebbero esserci dozzine di cause raccolte su un diagramma a lisca di pesce, ma la causa principale è singolare. Ciò potrebbe significare che dovrai investire molto tempo per trovarlo, ma è sempre lì. È importante continuare le indagini finché non trovi il colpevole.

Affinché la tua indagine funzioni, devi stabilire una sequenza temporale degli eventi. Ciò consente di comprendere la relazione tra le varie cause e di raggiungere la causa principale. In questo modo, non stai semplicemente risolvendo un problema, ma stai cambiando una cultura aziendale da reazionaria a proattiva. Questo stile di risoluzione dei problemi ridurrà i problemi a cui devi rispondere agli straordinari.

Come ProjectManager aiuta con l'analisi

Raggiungere la causa principale di un problema crea una maggiore efficienza, che aiuta a mantenere il tuo progetto in carreggiata. ProjectManager è un software di gestione dei progetti che ti aiuta a trovare i problemi e ti fornisce gli strumenti per risolvere i problemi e lavorare in modo più efficace.

Intercettare i problemi prima che diventino problemi è il modo migliore per far funzionare il tuo progetto senza intoppi. Poiché ProjectManager è uno strumento basato su cloud, ottieni dati in tempo reale che informano un migliore processo decisionale. Ti consente inoltre di rilevare le discrepanze più velocemente e di agire su di esse prima, per evitare di ritardare il progetto o superare il budget.

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I tuoi stakeholder sono coinvolti nel progetto e vorranno rimanere aggiornati su eventuali modifiche che potrebbero influire sui loro profitti. Le nostre funzionalità di reporting semplificano la creazione di un report con un solo clic e possono essere condivise in vari modi per adattarsi a come i tuoi stakeholder preferiscono la loro comunicazione. Meglio ancora, ciascuno dei nostri rapporti può essere filtrato per mostrare solo i dati che desideri condividere.

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