Ordine di grandezza approssimativo (ROM): comprensione delle stime ROM

Nessuno ha bisogno di dirti che i progetti costano denaro. Ma quanto costeranno è una questione aperta. Più ti avvicini a una previsione accurata dei costi del progetto, più è probabile che realizzerai un progetto di successo. L'ordine di grandezza approssimativo (ROM) può aiutarti a stimare meglio i costi del progetto.

Ma cos'è la ROM e come si calcolano le stime della ROM? Spiegheremo il processo, definiremo il termine e dettagliamo i passaggi per fare una stima approssimativa dell'ordine di grandezza. È un ottimo strumento per determinare i costi del tuo progetto perché, sebbene non sia accurato al 100%, è statisticamente in linea con l'obiettivo ed è meglio che basare il budget sul tuo istinto.

Che cos'è un ordine di grandezza approssimativo (ROM)?

Come notato, l'ordine di grandezza approssimativo è una tecnica per stimare i costi del progetto. È comune in molti tipi di progetti, dallo sviluppo della strategia ai progetti di implementazione. Lo troverai anche utilizzato in progetti IT e progetti di costruzione.

L'ordine di grandezza approssimativo viene applicato durante la preparazione di un progetto, come la fase di avvio durante la creazione del business case per il progetto. È fondamentale per determinare quali risorse finanziarie sono necessarie e delineate nella carta del progetto.

Comprensibilmente, le parti interessate e i decisori vogliono un quadro nitido del loro investimento prima di andare avanti con un progetto. L'ordine di grandezza approssimativo fornisce loro almeno una stima approssimativa di quanto spenderà il progetto e di quanto può potenzialmente guadagnare.

Ma quanto è precisa una stima della ROM? Secondo il Project Management Book of Knowledge (PMBOK) del Project Management Institute, le stime ROM sono accurate da -25% a +75%, anche se altri affermano che il suo intervallo è +/-50%. Puoi utilizzare entrambi gli intervalli per trovare una previsione dei costi più prudente.

Qualunque sia la stima che ti viene in mente dopo aver eseguito un ordine di grandezza approssimativo, dovrai tenere traccia di quei costi man mano che si accumulano per rispettare il tuo budget. ProjectManager è un software di gestione dei progetti online che ti aiuta a pianificare il tuo budget, pianificare le risorse e tenerne traccia in tempo reale. Pianifica i tuoi costi sul nostro diagramma di Gantt interattivo e quindi imposta una linea di base per acquisire il budget pianificato per confrontarlo con il budget effettivo. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.

Che cos'è una stima della ROM?

Una stima approssimativa dell'ordine di grandezza è un calcolo che richiede una formula. Tale formula è duplice per acquisire un limite superiore e un intervallo di confine inferiore. Le formule sono sotto.

Limite superiore = stima ROM x (1 + 75 percento) = stima ROM x 1,75
Limite inferiore = Stima ROM x (1 – 25 percento) = Stima ROM x 0,75

Sebbene le equazioni siano abbastanza semplici, capire la stima della ROM o l'intervallo può essere difficile. Puoi farlo con tecniche di stima consolidate, di cui parleremo un po' più avanti nel blog.

Tuttavia, l'ordine di grandezza approssimativo viene solitamente eseguito nelle prime fasi di un progetto, quando molti dei dati necessari per le tecniche di stima potrebbero non essere disponibili. Pertanto, la stima del ROM si basa su un giudizio di esperti di alto livello e può essere effettuata anche con una stima a tre punti (definita di seguito).

Come fare un preventivo ROM

A questo punto, probabilmente penserai che la stima della ROM non sia così accurata come pensavi all'inizio. La verità è che la tecnica è meno una certezza matematica che una specie di arte. La formula sopra è facile da seguire, ma ci vuole il tocco di un artista per definirne l'accuratezza. Ciò è particolarmente vero quando si determina la stima della ROM.

Sebbene ci sia un modo per fare una stima della ROM, richiede esperienza, conoscenza e finezza per ottenere il massimo dalla tecnica. In effetti, ci sono diversi modi per fare una stima ROM a seconda del progetto e delle tecniche utilizzate, sebbene una stima analoga tenda a essere preferita.

Un buon punto di partenza è incorporare una serie di fattori, anche supponendo. Puoi usare il tuo istinto per capire una serie di risorse necessarie nel progetto. Non che estrarrai questo numero dal nulla, ma utilizzerai invece i dati che hai stabilito per il progetto per fare una stima in base a quello e alla tua esperienza.

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Mentre lavori sulla stima della tua ROM, chiedi opinioni di esperti. Guarda coloro che gestiscono progetti simili o dirigenti nell'organizzazione che potrebbero avere una prospettiva unica sui costi. Possono aiutarti a elaborare i dati del progetto che hai e aggiungere preziose informazioni.

L'obiettivo di una ROM è solo una stima approssimativa, con una varianza da circa -25% a +75%, ma è abbastanza accurato. Non scegliere la stima più adatta al tuo progetto poiché invalida il lavoro che hai inserito nella stima della ROM. Per evitare pregiudizi, affidati alla ricerca e ai dati reali per guidarti.

Ricorda, la stima della ROM è solo il punto di partenza. Fornisce una base su cui è possibile costruire una previsione dei costi accurata. Un intervallo è sempre una buona finestra attraverso la quale guardare il panorama dei costi per il progetto. Puoi costruire la tua stima solo dai dati esistenti, anche se ci sono informazioni che mancheranno, è un inizio.

Tecniche per la stima della ROM

Ti abbiamo fornito delle linee guida generali ma abbiamo tralasciato le specifiche. Quando cerchi di capire qual è la stima della ROM puoi applicare diverse tecniche. Come accennato, l'analogo tende ad essere il più popolare, sebbene vengano utilizzati anche parametrici e altri.

Puoi utilizzare una o una combinazione di tecniche di stima per aiutarti a stabilire la stima del ROM. Di solito è il project manager a fare una stima del ROM, ma dovrebbe cercare la guida di esperti e responsabili tecnici a seconda del tipo di progetto.

Stima parametrica

La stima parametrica utilizza i tassi unitari di progetti precedenti simili a quello che stai avviando. Questo aiuta a determinare quali saranno i costi per un nuovo progetto. Questa è una tecnica di stima molto utile quando si hanno molti dati da vecchi progetti e il nuovo progetto ha una portata molto simile. È quindi possibile utilizzare la stessa formula per il nuovo progetto di quelli precedenti.

Stima analoga

La stima analoga utilizza i dati di progetti simili del passato ma in modo più generale. Questa tecnica è la migliore quando si esamina la durata e la previsione dei costi per un nuovo progetto simile a quelli precedenti. È anche una tecnica che viene utilizzata quando ci sono meno dati sul nuovo progetto. I confronti includono l'ambito, i costi, la durata e altro, sebbene una stima per lo più analoga venga utilizzata esclusivamente per la durata e i costi. Tuttavia, i progetti cambiano e spesso il progetto passato non è una previsione così chiara per quello nuovo.

Stima a tre punti

La stima a tre punti ha tre valutazioni per la stima: ottimista, realistico e pessimista. Questo triplice approccio aiuta a far fronte all'incertezza nella stima dei progetti. Per calcolare la stima a tre punti, in primo luogo, definire i termini: ottimista non si assume alcun rischio, pessimista si assume il rischio e molto probabilmente è un'occorrenza più realistica del rischio. Quindi calcola la media: E = (O + M + P) /3. Un'altra equazione viene utilizzata in PERT, che sta per tecnica di valutazione e revisione del programma. Prende una media pesata dei tre valori: E = (O + 4M + P) /6. L'unico problema è che i tuoi dati devono essere accurati.

Stima dal basso

Un altro modo per misurare il costo e la durata di un progetto è la stima bottom-up, che aggrega i componenti del livello inferiore della struttura di ripartizione del lavoro (WBS). Ma l'utilizzo del livello più minuto del progetto può fornire una previsione più accurata mostrando ai project manager gli elementi disponibili del progetto prima di iniziare il progetto. Poiché esamina tutto ciò che riguarda le esigenze del progetto, di solito è la misurazione più accurata dei costi del progetto.

Stima ROM vs. Stima definitiva

Una stima ROM non è la stessa cosa di una stima definitiva, sebbene entrambe possano essere applicate al processo di stima. Una stima ROM viene eseguita nella fase iniziale di un progetto e presenta una varianza da -25% a +75%. Come dice il nome, è una stima approssimativa dei costi del progetto.

Una stima definitiva è più accurata come suggerisce il titolo. La sua varianza di precisione è compresa tra -5 percento e -10 percento. Un'altra differenza è che, a differenza dell'ordine di grandezza approssimativo, la stima definitiva richiede l'utilizzo di un approccio di stima dal basso verso l'alto. Questa previsione viene fatta durante la fase di pianificazione di un progetto e poiché è così dettagliata richiede molto tempo.

Esempio approssimativo di ordine di grandezza

Abbiamo parlato molto della ROM in astratto, ma può aiutare a guardare un esempio pratico. Il nostro esempio di ordine di grandezza approssimativo è la creazione di un'app. Innanzitutto, esamini le app precedenti con funzionalità simili su cui hai lavorato per aiutarti a determinare un periodo di tempo.

Quindi guarda le tue spese, come i team che dovrai impiegare per eseguire la progettazione, l'ingegneria e il marketing della nuova app, qualsiasi software di cui avranno bisogno per svolgere il loro lavoro, ecc. Questo ti darà la stima della ROM.

Quindi collegherai i tuoi dati per ottenere una gamma del livello di sforzo. Questo intervallo sarà da piccolo, diciamo 20 ore in due settimane al costo di $ 1.000, ad alto, che potrebbe essere di circa 200 ore in due mesi, con un costo di $ 10.000.

L'utilizzo di un ordine di grandezza approssimativo per calcolare questo intervallo ti aiuta a definire meglio il numero di costi relativi al progetto, quante persone potresti aver bisogno e la durata. Puoi restringere ulteriormente quella finestra cercando la guida di esperti, dati storici e altre tecniche di stima.

ProjectManager aiuta con le stime ROM

Essere in grado di stimare con precisione è il primo passo. Una stima approssimativa dell'ordine di grandezza ti aiuta a pianificare meglio, ma una volta eseguito il piano devi rispettare il tuo budget. ProjectManager è un software di gestione dei progetti online che ti aiuta a monitorare i costi in tempo reale. Le funzionalità di gestione del rischio consentono di identificare e tenere traccia dei problemi che possono portare a una spesa eccessiva. Gli strumenti collaborativi significano che tutti stanno lavorando sui dati più aggiornati. Ma questo è solo l'inizio.

Tieni traccia dei costi con dashboard in tempo reale

I project manager hanno bisogno di una visione di alto livello del loro progetto ogni volta che lo desiderano. La nostra dashboard in tempo reale non richiede alcuna configurazione, come in altri concorrenti leggeri, e acquisisce e calcola automaticamente sei metriche di progetto, inclusi i costi. Questi sono visualizzati in grafici e grafici di facile lettura. Per maggiori dettagli, utilizza i nostri strumenti di reporting personalizzati, che possono essere facilmente condivisi con gli stakeholder per tenerli aggiornati.

Monitora il carico di lavoro del tuo team

È facile superare il budget se non gestisci le tue risorse. Le nostre funzionalità di gestione delle risorse ti aiutano a vedere la disponibilità del tuo team, inclusi PTO e festività globali, il che semplifica gli incarichi. Ma se sovraccaricate un membro del team, non state gestendo le vostre risorse correttamente. Rischia il burnout, che è costoso. Il nostro grafico del carico di lavoro mostra un codice colore in modo da poter vedere rapidamente chi ha troppi incarichi e chi ne ha troppo pochi. Quindi bilancia il loro carico di lavoro direttamente dal grafico e aumenta la produttività e mantieni i costi in linea.

Essere in grado di stimare accuratamente i tuoi costi con tecniche come la ROM sono strumenti essenziali per impostare il tuo progetto per il successo. ProjectManager è un software che ti aiuta a consegnare quel progetto in tempo ed entro i costi stimati. Non puoi rispettare il tuo budget se non sei in grado di vedere i dati in tempo reale, motivo per cui il nostro strumento è preferito dai professionisti della gestione dei progetti in tutto il mondo.

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