Come gestire una tavola rotonda online di successo

Il nostro accesso alla tecnologia ci permette di utilizzare la nostra creatività per produrre esperienze live sempre più diverse e qualificate.

Immagina, ad esempio, di organizzare eventi aziendali che tradizionalmente richiedono all'azienda di disporre di spazio sufficiente per accogliere i partecipanti. Nell'era digitale, questo non è più un problema.

Se vuoi realizzare una tavola rotonda, sia per affrontare questioni interne all'azienda sia per offrire contenuti di valore alla buyer persona, puoi avvalerti delle videoconferenze per connettere un numero più ampio di relatori. È anche possibile invitare persone solo come osservatori.

Perché l'evento abbia successo, però, è fondamentale saper condurre la tavola rotonda nel miglior modo possibile, assicurando la partecipazione del pubblico e il conseguimento di numerosi benefici.

Vuoi saperne di più? In questo post imparerai:

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Cos'è una tavola rotonda?

Una tavola rotonda non è altro che un evento con la proposta di promuovere un confronto tra i partecipanti , che possono essere membri dell'azienda o semplicemente persone invitate dagli organizzatori.

È molto comune avere partecipanti che rappresentano diversi settori. Pertanto, l' evento assume la forma di un incontro di esperti , con il vantaggio che i partecipanti partecipano volontariamente, il che aumenta la produzione di spunti entusiasmanti.

L'idea è quella di dare spazio a tutti i soggetti coinvolti per avere l'opportunità di dare contributi al dibattito. Sebbene ciò sia eccellente per promuovere un'esperienza diversificata e qualificata, bisogna stare attenti a non trasformare la discussione in un pasticcio.

Ecco perché le tavole rotonde, oltre ad avere un numero limitato di partecipanti, dovrebbero avere un forte mediatore. Questo non è un problema poiché i principali strumenti rivolti alle riunioni a distanza offrono risorse di moderazione.

Finora abbiamo rappresentato le tavole rotonde come grandi sessioni di brainstorming. In questo modo, producono senza dubbio benefici per i partecipanti. Tuttavia, anche il suo uso commerciale è molto comune.

In molte occasioni, uno sponsor si occupa di tutti gli investimenti necessari per l'evento, solitamente in cambio dell'esposizione del proprio marchio.

Poiché un incontro di esperti è qualcosa di attraente per il pubblico, è anche possibile trasformare la tavola rotonda in contenuti di marketing digitale, rendendoli disponibili al pubblico.

Quali sono i vantaggi di condurre una tavola rotonda?

Come hai visto, le tavole rotonde sono spazi eccellenti per discussioni approfondite. Il modo in cui questo vantaggio può giovare alla tua attività dipende direttamente dai tuoi obiettivi.

Immagina una situazione in cui l'azienda si rende conto di dover affrontare un problema, ma la direzione non è sicura della soluzione.

I gestori invitano esperti di diversi settori per una tavola rotonda, chiarendo la discussione proposta.

Di conseguenza, il management dell'azienda si troverà in mezzo a un'enorme varietà di intuizioni, che possono essere applicate direttamente per ottimizzare le operazioni del marchio.

Allo stesso tempo, i partecipanti hanno l'opportunità unica di imparare dai loro coetanei, anche se li hanno appena incontrati. Questo scambio di opinioni è una delle forme più efficaci di apprendimento nell'ambiente aziendale.

Ciò è ancora più evidente se si considera la realtà delle imprese internazionali, che ha membri in località diverse.

Con l'uso di piattaforme specializzate, è facile riunire tutti i partecipanti interessati nella stessa riunione. Pertanto, a differenza delle riunioni tradizionali, non ci sono limitazioni a cui i professionisti possono partecipare.

Le tavole rotonde abbattono le gerarchie

Uno dei riferimenti più antichi alle tavole rotonde viene da King Arthur's Tales, una delle più celebri storie della società occidentale.

Secondo la leggenda, Artù era solito riunire i suoi consiglieri a una tavola rotonda, proprio per illustrare l'idea che, lì, tutti erano uguali. In altre parole, una tavola rotonda non ha gerarchia poiché tutte le opinioni dei partecipanti hanno lo stesso peso.

Sebbene il riferimento sia una storia mitica, il concetto si applica perfettamente alle tavole rotonde che si concentrano su questo articolo.

Senza leader specifici, i partecipanti si sentono molto più motivati ​​a offrire le loro opinioni, il che arricchisce il dibattito a un livello incommensurabile.

Le tavole rotonde possono essere utilizzate per migliorare l'autorità di un marchio

Ricordi quando abbiamo accennato alla possibilità di trovare sponsor per le tue tavole rotonde?

In queste situazioni, è normale che l'evento sia aperto a un pubblico più ampio, il che non significa che debba essere accessibile a tutti.

Immagina, ad esempio, che la tua agenzia promuova una tavola rotonda con grandi esperti di Digital Marketing. Per aumentare la consapevolezza, inviti un gruppo selezionato di persone che possono essere i tuoi clienti VIP, partner strategici e altri membri del settore.

Questo evento può essere facilmente utilizzato come parte di una strategia di branding. Legare la qualità del dibattito all'immagine del brand e contribuire all'aumento della propria autorevolezza sul mercato.

Quali errori dovresti evitare quando gestisci una tavola rotonda?

Prima di iniziare a parlare dei suggerimenti per condurre le tue tavole rotonde, è essenziale menzionare alcuni errori che dovresti evitare. Uno dei più comuni è la mancanza di attenzione alla gestione del tempo.

È necessario pianificare la discussione in modo che non superi il tempo stabilito né termini in anticipo. Se un dibattito si interrompe dopo che qualcuno ha risposto a una domanda, il moderatore dovrebbe intervenire per rinfrescare l'atmosfera e portare avanti l'evento.

Un altro problema prevalente è la mancanza di chiarezza negli argomenti trattati. Anche se riunisci i migliori relatori, potrebbero avere prestazioni scadenti se non capiscono che tipo di feedback dovrebbero fornire.

Pertanto, è essenziale avere un forte mediatore e, soprattutto, sapere come comunicare con i partecipanti.

Un'altra situazione che può danneggiare il successo della tavola rotonda è la concentrazione della parola in uno o due individui. Senza la partecipazione di tutti, è impossibile ottenere i risultati desiderati.

Quando questi incontri avvengono in videoconferenza, non è raro notare che alcuni partecipanti si sentono più intimiditi.

È fondamentale individuare queste situazioni e realizzare gli interventi necessari per adeguare il tavolo e migliorarne la qualità.

Come condurre con successo la tua tavola rotonda?

Ora, andiamo dritti al punto: quali pratiche e tecniche puoi utilizzare per condurre le tue tavole rotonde?

Continua a leggere e scoprilo!

Definisci i tuoi obiettivi

Questo è sempre il primo passo. Definire i tuoi obiettivi ti consente di creare una base per il resto del processo. Dopotutto, in base a ciò che vuoi ottenere con la tavola rotonda, deciderai quali invitare, quali argomenti affrontare e molto altro.

È essenziale coinvolgere tutti i team coinvolti nel processo di pianificazione, produzione e valutazione della tavola rotonda. Solo comprendendo gli obiettivi, queste persone saranno in grado di agire in modo appropriato per garantire che vengano raggiunti.

Si possono trattare diversi argomenti. Sta a te selezionarne uno che sia di interesse per i tuoi potenziali ospiti e, allo stesso tempo, sia correlato alle attività della tua azienda.

Seleziona attentamente l'elenco dei partecipanti

Con gli obiettivi e gli argomenti definiti, è tempo di concludere l'elenco dei partecipanti. Innanzitutto, devi stabilire quanti partecipanti vuoi all'evento.

Nelle tavole rotonde, è normale che questo numero sia compreso tra 6 e 10 persone. Tuttavia, se pensi che sia possibile estendere questo limite, nulla ti ferma.

Dopo aver selezionato i partecipanti, assicurati di raccogliere informazioni pertinenti su ciascuno di essi.

I loro lavori, campi di competenza ed esperienza lavorativa hanno un'influenza diretta su come possono contribuire alla conversazione, quindi è importante conoscerli.

Conoscere le loro caratteristiche facilita anche la comunicazione con loro. Dopotutto, devi superare i punti che ti aspetti che discutano. Il moderatore è un alleato importante in questa missione.

Seleziona un moderatore forte

Puoi dimenticare tutti i vantaggi della tavola rotonda se condotta in modo inefficiente, con molte persone che parlano contemporaneamente o scappano dagli argomenti principali.

È essenziale garantire che tutti i partecipanti abbiano gli stessi tempi per parlare. Anche evitare lunghi silenzi è fondamentale per mantenere viva la discussione.

Il moderatore dovrebbe essere in grado di gestire tutte queste situazioni. Se sente che la discussione è in un vicolo cieco, dovrebbe incoraggiare i partecipanti a trovare vie d'uscita più creative.

I mod sono anche responsabili di motivare i partecipanti meno fiduciosi a partecipare e calmare gli oratori che si lasciano trasportare.

Una buona pratica è quella di fornire al moderatore una guida contenente domande introduttive e importanti punti di discussione. Tuttavia, il mediatore non dovrebbe essere visto come un partecipante. Il loro ruolo è solo quello di moderare, non di esporre le loro opinioni.

Mantieni i partecipanti coinvolti

Non c'è tavola rotonda se non ci sono persone impegnate. Se lo scopo della tavola rotonda è lo scambio di idee, devi assicurarti che i partecipanti siano coinvolti nella conversazione.

Una possibilità è quella di creare un ambiente interattivo . Ad esempio, aggiungi una sessione di domande e risposte in cui il pubblico invia domande ai partecipanti alla tavola rotonda e riceve risposte dal vivo. Le persone amano essere ascoltate e aspettare le loro risposte le manterrà attente e impegnate.

Un altro consiglio è quello di utilizzare ausili visivi . La ricerca indica che gli esseri umani conservano 6,5 volte più informazioni quando sono esposti a una combinazione di elementi visivi e orali, rispetto ai soli elementi orali. Quindi, usa diagrammi, grafici, brevi video e immagini per mantenere l'attenzione del pubblico.

È anche una buona idea programmare brevi pause durante le sessioni più lunghe per dare ai partecipanti la possibilità di rinfrescarsi e ricaricarsi. Inoltre, considera di incorporare attività energizzanti come brevi rompighiaccio o esercizi di stretching per mantenere i livelli di energia e la concentrazione.

Infine, ricorda, niente di tutto questo funzionerà a meno che tu non fornisca contenuti pertinenti . Un buon consiglio è riutilizzare i contenuti, il che significa riutilizzare i materiali in un nuovo formato. Ad esempio, un articolo ad alte prestazioni può diventare un argomento da tavola rotonda.

Trascrivi la conversazione

Parlando di riproposizione, oltre a trasmettere in streaming la tavola rotonda e offrirla come esperienza dal vivo per i tuoi utenti, puoi usarla per produrre altri materiali. Ebook e post di blog sono gli esempi più comuni.

Naturalmente, per questo, è necessario assegnare a un membro dello staff l'unica missione di trascrivere l'intera conversazione.

Una volta che hai la tua trascrizione pronta, il passaggio successivo è convertirla senza problemi in un formato diverso. WriterAccess è una piattaforma che può metterti in contatto con scrittori di prim'ordine in grado di gestire l'attività con finezza e precisione.

Investi nella piattaforma e negli strumenti appropriati

Infine, è fondamentale lavorare con la piattaforma e gli strumenti più appropriati. Diverse opzioni sul mercato offrono risorse per facilitare l'intero processo, dalla promozione all'evento.

Trattandosi di meeting da remoto, è fondamentale verificare che la piattaforma abbia le caratteristiche necessarie per supportare la tua tavola rotonda. Zoom e GoToMeeting sono buoni esempi di piattaforme che possono essere utilizzate per eventi più piccoli.

Alcune opzioni offrono funzionalità più avanzate, come Hubilo, inclusa la personalizzazione dell'aspetto dell'evento per rappresentare il tuo marchio. Quindi, prima di scegliere la tua piattaforma, controlla cosa offrono.

Le lavagne per il brainstorming collaborativo, come Stormboard, e gli strumenti di voto come Poll Everywhere possono coinvolgere il pubblico.

Ricorda, la scelta degli strumenti dipenderà dalle esigenze e dagli obiettivi specifici della tavola rotonda.

Parole finali

Condurre una tavola rotonda è un modo per promuovere discussioni approfondite, coinvolgendo professionisti ed esperti. Di conseguenza, puoi generare preziose informazioni e incoraggiare tutti i partecipanti a partecipare.

Definisci i tuoi obiettivi, partecipanti e moderatori e inizia a pianificare il tuo prossimo evento di successo.

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