Idee per riunioni di vendita per mantenere il tuo team motivato e concentrato

Pubblicato: 2022-01-17

Le aziende di tutto il mondo condividono un problema comune: le riunioni . Ne hanno troppi, durano troppo a lungo o includono persone che non hanno davvero bisogno di essere presenti o , in molti casi, una combinazione di tutti e tre.

Qualunque sia la ragione, resta il fatto che troppe aziende continuano a tenere riunioni che non sono così produttive o propositive come potrebbero essere.

Secondo le statistiche riportate da Erik Devaney di Drift, il dipendente medio spreca 31 ore al mese in riunioni improduttive, mentre il costo stimato di riunioni non necessarie per le aziende statunitensi è di 37 miliardi di dollari.

In effetti, il direttore di HubSpot Dan Tire odia le riunioni. In una recente conversazione, mi ha detto: “Gli incontri sono una sbornia degli anni '80. Facevano schifo allora, e ora sono anche peggio".

È difficile discutere.

Secondo le statistiche riportate da Erik Devaney di Drift, il dipendente medio spreca 31 ore al mese in riunioni improduttive, mentre il costo stimato di riunioni non necessarie per le aziende statunitensi è di 37 miliardi di dollari.

Naturalmente, questo non significa che non dovremmo tenere riunioni , significa solo che dobbiamo ripensare a come organizzarle. Dobbiamo elaborare idee per riunioni di vendita che massimizzino il nostro tempo e i nostri sforzi.

Sebbene il problema riguardi tutti i settori e i reparti, i team di vendita devono essere particolarmente consapevoli della perdita di tempo nelle riunioni poiché il tempo nelle riunioni è tempo che non stanno vendendo e ciò significa una perdita di entrate.

Regole per tenere una riunione di vendita produttiva

Prima di entrare nelle idee per riunioni di vendita per mantenere il tuo team di vendita motivato e concentrato, assicuriamoci prima di tutto di avere le basi giuste. Ecco alcune regole generali per lo svolgimento di riunioni produttive (di vendita o altro):

Stabilisci un obiettivo unico

Ogni incontro dovrebbe ruotare attorno al raggiungimento di un obiettivo specifico. Le riunioni incentrate su più di un obiettivo tendono a perdere la concentrazione, quindi se ci sono più obiettivi all'ordine del giorno, considera seriamente se puoi lasciare obiettivi meno urgenti per un'altra volta.

Non riesci a pensare a un obiettivo?

Allora probabilmente non dovresti tenere la riunione.

Assegna un leader

Assegna un leader

Tutte le riunioni dovrebbero avere qualcuno responsabile che è responsabile di garantire che le cose rimangano in pista.

Designa questa persona in anticipo: questo darà loro il tempo di considerare il proprio ruolo nella riunione mentre lo pianificano.

Mantieni le riunioni il più brevi possibile (e attieniti al tuo programma)

Le riunioni sono in genere programmate in mezz'ora o intervalli di un'ora. Immagino che un grande motivo sia che, mentre puoi sovrascriverlo, 30 minuti è l'impostazione predefinita in Google Calendar.

Mantieni le riunioni brevi

Mentre alcune riunioni potrebbero richiedere mezz'ora o più, molte no.

Una riunione puramente motivazionale potrebbe richiedere solo 10 minuti, mentre una riunione di brainstorming potrebbe richiedere un'ora intera.

Sii realistico su quanto tempo ti occorre e non cadere nella classica trappola di programmare riunioni in blocchi di mezz'ora o di un'ora, solo perché Google è configurato in questo modo, ed è quello a cui sei abituato.

In effetti, Gary Vaynerchuk sostiene la pianificazione delle riunioni in intervalli di tempo molto brevi e molto precisi - da 7 o anche 5 minuti - e perché no? Sapere che mancano meno di 10 minuti per raggiungere un obiettivo e che il tempo che scorre è un grande motivatore. Eviterà anche una classica perdita di tempo: trascinare le riunioni per riempire l'intera mezz'ora o ora solo perché il tuo calendario afferma che dovresti essere lì per così tanto tempo.

Secondo Dan, tutti i suoi incontri di vendita sono tenuti a un rigoroso limite di tempo di 25 minuti. "L'ultima cosa che vuoi è qualcuno che parla di cose ridicole di cui nessuno si preoccupa", ha detto.

Perché 25 minuti? “Questo è il modo in cui viviamo oggi. Siamo tutti impegnati”. E il tuo team di vendita ti ringrazierà per questo, poiché offre loro cinque minuti in più per controllare le loro e-mail. Se non hai 25 minuti di roba da portare a termine, Dan suggerisce di annullare la riunione o di cambiarla per una riunione di dieci minuti.

Agenda della riunione di vendita

Parte dell'assicurarsi che le riunioni di vendita siano il più produttive possibile e non facciano sprecare tempo prezioso a nessuno è creare un'agenda ottimale per le riunioni di vendita.

Non solo hai bisogno che le tue riunioni di vendita siano educative e motivazionali, ma vuoi anche che i tuoi rappresentanti attendano con impazienza le riunioni e si divertano a parteciparvi.

È una rara opportunità durante la settimana lavorativa per riunirsi per un po' di legame di squadra – e, secondo Dan, un po' di divertimento.

Quindi non sottovalutare l'importanza di creare l'agenda perfetta per le riunioni e continua ad affinarla attraverso tentativi ed errori nel corso degli anni.

I tuoi segmenti di maggior successo saranno le parti della riunione che i tuoi rappresentanti aspettano regolarmente con impazienza, che li faranno parlare.

Come puoi raggiungere questo obiettivo?

Dan crede che tutto ciò che cerchi di inserire nella tua riunione dovrebbe avere un impatto. In poche parole, taglia la lanugine.

Nella nostra chat, ha condiviso la sua struttura per le riunioni di vendita: una struttura che non lascia spazio a nessun tipo di lanugine.

Benvenuto e presentazioni

La sezione di benvenuto e presentazioni non deve essere lunga – anzi, non dovrebbe esserlo – ma dovrebbe dare il tono alla riunione e garantire che tutti si sentano a proprio agio.

Se c'è qualcuno di nuovo negli incontri, Dan fa loro tre domande rompighiaccio. I primi due: chi sei? Da quanto tempo sei in HubSpot? La terza domanda è qualcosa di un po' strano, come "Qual è il tuo formaggio preferito?" o "Dov'era l'ultimo posto in cui sei andato?"

Recensione della scorsa settimana

Dan dice: "È a questo punto che il team si chiede: 'Ci sono dei chad appesi della scorsa settimana?'"

In tal caso, considera quali di questi dovrebbero essere trasferiti in questa settimana: garantire la continuità è la chiave per assicurarsi che tutti i punti vengano affrontati e che nulla cada nel vuoto.

Tubatura

Una delle parti di maggior impatto degli incontri, la sezione Pipeline è incentrata sul garantire che il team sia sulla buona strada per raggiungere il suo obiettivo.

Dan dice: "vinciamo come squadra, perdiamo come squadra". Non si tratta di far vergognare nessuno. E se i numeri non sono buoni, incoraggia il personale a “non preoccuparsene” ea ricordare che tutte le organizzazioni hanno mesi buoni e cattivi.

Non più di tre cose degne di nota

Questa sezione dell'incontro riguarda l'informazione della squadra, ma mai con più di tre punti. Se ci sono più di tre cose da sollevare, dice Dan, non possono essere tutte così importanti e possono essere trasferite alla riunione successiva.

Impara una nuova abilità in sette minuti

Successivamente, Dan include una parte educativa nella riunione, in cui è in grado di aiutare a migliorare la sua squadra. Secondo Dan, sette minuti sono sufficienti per imparare una nuova abilità.

Domande frequenti

Dan avverte i leader della riunione di non lasciare che la sezione delle domande frequenti rompa il loro limite di tempo.

"Sono piuttosto duro riguardo ai miei 25 minuti", dice. "Se è una bella domanda e tempestiva, dirò 'Ok, ci vorranno due minuti per rispondere ora.' Oppure dirò "Questa è un'ottima domanda, fammi registrare un video e inviarlo al team". O dirò 'Dà fastidio alle altre persone? È un grosso problema per tutti?' Se lo è, mi prenderò i cinque minuti in più.

Se la domanda è importante ma non tempestiva, Dan consiglia di spostarla alla riunione successiva se il tempo sta per scadere.

Finale motivazionale

Questo è il tuo momento per potenziare la tua squadra per distruggere i loro obiettivi.

"Andiamo avanti, finiamo forte", dice Dan. Si tratta di aumentare la motivazione della squadra e deve essere ad alta energia.

Spiega: “È come una squadra di calcio: entri e fai BOOM!”

Concentrati sul positivo

Risparmia le lamentele per le riunioni individuali : le riunioni di gruppo dovrebbero menzionare solo i risultati e ciò che è andato bene.

Raramente ci sono vantaggi nel discutere pubblicamente gli errori. È imbarazzante per la persona (o le persone) coinvolte e demotivante per il resto del team. Dipinge anche i leader interessati in una cattiva luce ed è probabile che abbia un impatto (negativo) sui sentimenti dei loro subordinati nei loro confronti.

Considera i tuoi lavoratori a distanza

Le aziende con lavoratori remoti , che siano solo uno o due o un intero team , hanno una pentola di pesce completamente diversa da friggere.

È molto più facile per i lavoratori remoti distrarsi e allontanarsi da una riunione piuttosto che per i lavoratori fisicamente presenti fare lo stesso. È anche più difficile, se non impossibile, implementare alcuni dei concetti inclusi di seguito.

Ciò significa che devi prestare molta attenzione quando tieni riunioni che includono lavoratori remoti. A maggior ragione se la tua riunione include sia i lavoratori in loco che quelli remoti (poiché è troppo facile per i lavoratori a distanza sentirsi esclusi e disimpegnarsi).

Se questo è il tuo caso, ecco alcune cose da tenere a mente:

  • Mantenere le riunioni il più brevi possibile è sempre importante. È ancora più importante quando sono coinvolti i lavoratori a distanza.
  • Assicurati che tutti abbiano la possibilità di dire la loro.
  • Tratta i lavoratori a distanza come se fossero nella stanza.
  • Assicurati che tutti i partecipanti parlino ad alta voce, in modo chiaro e con tutti, indipendentemente dal fatto che siano nella stanza o meno.
  • Investi in attrezzature di qualità. Sbagli questo bit e anche i tuoi lavoratori remoti potrebbero non essere affatto presenti alla riunione.

Idee per riunioni di vendita per mantenere il tuo team motivato e concentrato

Una volta che hai appreso le basi per organizzare una riunione produttiva, dovresti essere pronto a diversificare il contenuto delle tue riunioni ed esplorare nuovi modi per mantenere il tuo team di vendita motivato e concentrato durante tutto questo.

Tieni presente che i contenuti di qualsiasi riunione, di vendita o altro, variano in base ai partecipanti e alla loro gerarchia. Un incontro tra un CEO e un CMO, ad esempio, sarebbe molto diverso da un incontro tra un CMO e il loro team di dirigenti. È probabile che la struttura cambi di nuovo se la riunione fosse composta da un CMO o un capo vendite e un gruppo di nuovi dipendenti.

Rendilo divertente

Quando si tratta delle migliori idee per riunioni di vendita, assicurarsi che siano divertenti e piacevoli è la chiave per il coinvolgimento dei dipendenti.

Dan riferisce: “Se quei ragazzi o quelle donne non lasciano l'incontro di vendita completamente eccitati, pensando che tu sia piuttosto divertente, allora non è stato un buon incontro. E se non sei divertente, trova qualcuno che possa essere divertente. Devi avere un impatto, devi aggiungere valore, devi assicurarti che sia tutto pronto per partire. E se lo farai, avrai un grande successo".

Per fare questo, Dan si avvicina ai suoi incontri come farebbe con un set in piedi. Li "tema" persino.

"Hai mai fatto una riunione di vendita in pigiama?" lui chiede. “Devi avere i tuoi costumi. Porta il tuo cane alla riunione di vendita. Se non hai un cane, prendi un cane a noleggio”.

"Vuoi solo tenerlo libero", dice. “Tienilo divertente. Fornisci loro alcune informazioni, ma dovrebbero uscire di lì dicendo: "Ok, non dimenticherò quell'incontro in cui tutti avevano il loro cane". E poi hai raggiunto il tuo obiettivo".

Condividi informazioni privilegiate

Le aziende trasparenti hanno dipendenti più felici e più coinvolti, principalmente perché essere diretti e onesti con i dipendenti genera una cultura di fiducia e apertura e la sensazione che tutti voi stiate lavorando per un obiettivo comune.

Per iniziare ad abbracciare una cultura più aperta e onesta nella tua azienda, fai in modo che la condivisione delle informazioni sia una caratteristica regolare delle riunioni di vendita.

Chiedi allo staff di giocare di ruolo

Qualche giorno prima della riunione, dai un tema al tuo staff e chiedi loro di preparare un gioco di ruolo basato su di esso. In teoria potrebbe essere qualsiasi cosa, ma qui ci sono alcune idee che hanno senso in un ambiente di vendita: Gioco di ruolo del personale

  • Come hanno superato un'obiezione difficile.
  • Il tiro più difficile che abbiano mai fatto.
  • Il loro momento più imbarazzante come venditore.
  • Come hanno affrontato una prospettiva argomentativa.

Potresti effettivamente essere più specifico con alcuni di questi. Ad esempio, potresti espandere quest'ultimo punto per esaminare cose come avere a che fare con un potenziale cliente che:

  • Pensa che siano più informati di te nella tua area di competenza
  • Ti accusa di mentire
  • Dichiara di essere interessato ma parlerà solo con qualcuno sopra di te

Come minimo, i giochi di ruolo di solito sono molto divertenti, ma possono anche essere davvero educativi, specialmente se incoraggi i membri dello staff più esperti a recitare scenari che potrebbero essere nuovi per il tuo personale meno esperto.

Non costringere il personale a partecipare, tuttavia , non otterrai molto mettendo in imbarazzo la tua squadra. Detto questo, i giochi di ruolo sono estremamente preziosi quando si tratta di affinare le capacità di vendita. Chiunque non sia appassionato di giochi di ruolo di fronte ai propri colleghi dovrebbe comunque giocare di ruolo in un posto un po' più privato.

"I giochi di ruolo sono lo strumento di formazione alle vendite più sottoutilizzato e anche più sottovalutato nell'intero settore delle vendite". Marcus Sheridan, Il leone delle vendite

Gioca (con premi)

I giochi progettati per aiutare il tuo personale a lavorare insieme possono aiutare a rafforzare le relazioni e aumentare la fiducia.

Ci sono innumerevoli idee per i giochi di team building online, quindi non entrerò nei dettagli ora, ma ecco alcuni suggerimenti rapidi per i giochi che penso funzionino bene e siano facili da organizzare.

Verità e bugie : chiedi a ciascuna persona di pensare a due fatti su se stessa e una bugia. I "fatti" vengono quindi condivisi con il gruppo e il resto della squadra viene sfidato a indovinare quale sia la bugia.

Cacce al tesoro: metti la tua squadra in coppia e fornisci loro un elenco di compiti stupidi da completare, cose come localizzare un oggetto difficile da trovare o fare un selfie con uno sconosciuto. Per ottenere il massimo dei punti brownie per il team building, assicurati di accoppiare i membri del team che non si sono ancora uniti.

La caduta dell'uovo : dividi la tua squadra in piccoli gruppi e sfidali a creare un aggeggio che ospiterà un uovo crudo (qualcosa di simile a quello che vedi sotto) e impedirà che si rompa quando viene lasciato cadere su una superficie dura.

Gioco della caduta delle uova

Tieni una (breve) sessione di formazione

Scegli un argomento e tieni una mini sessione di formazione orientata all'affinamento delle abilità del tuo personale in quell'area o all'insegnamento di una nuova abilità. Tieni una sessione di formazione

La prima volta che lo fai, probabilmente vorrai assumere tu stesso il ruolo di trainer; tuttavia, ti incoraggerei ad aprire gli slot futuri a tutta la tua squadra (detto questo, come per i giochi di ruolo, non costringere nessuno a prenderne parte : è meglio per tutti se tutti i partecipanti sono disposti).

Tenere uno spettacolo di premi improvvisati

Le cerimonie di premiazione sono spesso riservate alla festa di Natale di lavoro o a un altro incontro annuale. Va bene, ma spesso significa che i risultati più piccoli rimangono in gran parte non riconosciuti.

Oltre a una cerimonia annuale "ufficiale", premia le vittorie minori della tua squadra con premi improvvisati durante uno dei tuoi incontri regolari (completi di premi, ovviamente).

Sorprendi il tuo staff

Organizza la tua riunione alla fine della giornata e sorprendi il tuo personale con un'attività non legata al lavoro (cibo e bevande sono generalmente una scommessa sicura : assicurati solo di considerare le esigenze dietetiche di tutti e ciò che potrebbe piacere ai non bevitori/autisti). Sorprendi il tuo staff

Questo è uno di quegli incontri che dovresti probabilmente programmare per mezz'ora o addirittura un'ora. Assicurati solo di informare in anticipo il tuo team quando dovrebbe concludere la giornata e dirigersi verso la sala riunioni.

Mescolare le cose

Evita di seguire un'agenda prestabilita. Risciacqua e ripeti e la tua squadra si annoierà rapidamente. Peggio ancora, potrebbero avere difficoltà a ricordare i dettagli dell'incontro (è un fenomeno comune chiamato saturazione attenzionale).

Evita questo confondendo il formato che usi, le attività che pianifichi e la durata delle riunioni.