Scalare un'agenzia: lezioni di crescita e cambiamento

Dirigere e far crescere un'agenzia in rapida crescita è stato un viaggio incredibile, soprattutto da quando la creazione di un'impresa non era nemmeno sul mio radar quando ho iniziato a fare consulenza in modo indipendente sei anni fa.

Negli ultimi sei anni costruendo Eyeful Media, mi sono appoggiato alla mia rete e ai miei colleghi, in particolare quelli con esperienza in agenzia, per navigare con successo nella nostra crescita. Ho imparato lezioni inestimabili ad ogni turno.

Sebbene abbiamo imparato alcune lezioni in anticipo, molte sono arrivate quando siamo maturati. Abbiamo suddiviso il nostro viaggio in fasi basate sul modello del ciclo di vita organizzativo di Adizes:

• Infanzia.
• Crescita continua.
• Adolescenza.
• Primo.

Ci siamo resi conto della necessità di adattare e migliorare il nostro approccio in ogni fase.

Molte delle opportunità di crescita più critiche che siamo stati in grado di sfruttare sono state raccolte dal feedback dei nostri clienti e dipendenti.

Quelle importanti lezioni apprese in ogni fase del nostro viaggio hanno continuato a evolversi mentre maturavamo come organizzazione.

Impostazione dei temi per la progressione aziendale

Per fornire chiarezza e direzione, ogni anno abbiamo assegnato un tema che rappresentasse lo stato della nostra attività.

Nel 2020 ci siamo concentrati sulla costruzione di infrastrutture. Il 2021 era per stabilire la struttura. Nel 2022, il nostro obiettivo era migliorare l'efficienza, che rimane una priorità nel 2023.

Una delle cose più importanti che abbiamo fatto è stata creare e perfezionare con cura la nostra missione, visione e valori.

Avere chiarezza su queste cose ci ha permesso di scalare in un modo che ci sembra giusto, comprese le assunzioni per la cultura adatta e la costruzione di infrastrutture, struttura ed efficienza in modi che si allineano con ciò che vogliamo realizzare e rappresentare.

L'anno delle infrastrutture (2020)

Nei primi anni della nostra agenzia ci siamo affidati a una rete di collaboratori e consulenti.

Tuttavia, poiché abbiamo iniziato ad assumere dipendenti a tempo pieno (FTE) nel 2020, avevamo bisogno di un'infrastruttura più solida per supportare il nostro team in crescita.

Il motivo principale per il passaggio agli FTE è stato quello di avere una maggiore prevedibilità nel personale mentre presentavamo i clienti.

Gli elementi di seguito sono tutte cose che vorrei avessimo implementato molto prima, quindi se il tuo budget lo consente, considera di metterli in atto non appena te lo puoi permettere:

Ottieni una soluzione per le buste paga

Il passaggio dal pagamento degli appaltatori tramite PayPal all'utilizzo di Gusto per le buste paga ha notevolmente semplificato i nostri processi.

Con Gusto, l'emissione di 1099 e W2 è diventata più efficiente. L'integrazione con Corpnet e i vantaggi ci hanno anche aiutato a gestire i dipendenti in diversi stati in modo più efficace.

Investi in strumenti di comunicazione di qualità

Ci siamo resi conto della necessità di una collaborazione senza soluzione di continuità e abbiamo eseguito l'upgrade da Google Chat a Slack in base al feedback del nostro team.

Investire in strumenti di comunicazione che facilitino un lavoro di squadra efficace e la condivisione delle informazioni è fondamentale, soprattutto per le agenzie remote.

Scegli un software di contabilità aziendale

Inizia con un software di contabilità più robusto come QuickBooks Online per evitare di migrare i dati in un secondo momento da una versione progettata per i liberi professionisti indipendenti.

La coerenza nella denominazione dei progetti e nella creazione di divisioni e classi fornirà preziose informazioni per l'analisi della crescita.

Automatizza la raccolta dei dati dei rapporti

Per ridurre le attività manuali e far risparmiare tempo al nostro team per l'analisi, inizialmente abbiamo utilizzato Supermetrics per inserire i dati nei fogli di calcolo. (Tuttavia, man mano che le nostre esigenze crescevano, abbiamo adottato Domo, una soluzione di reportistica più completa, per creare report interni ed esterni dettagliati durante il nostro anno di efficienza).

Traccia il tempo con precisione

Sebbene a molti non piaccia tenere traccia del tempo, ne abbiamo riconosciuto l'importanza per comprendere la redditività del progetto e del cliente.

Il monitoraggio del tempo era attivo sin dal primo giorno poiché ne avevamo bisogno per scopi di fatturazione, ma siamo passati a una soluzione che si integrava meglio con il resto del nostro stack tecnologico.

(Nota: negli anni successivi, abbiamo iniziato a eseguire un'analisi mensile più approfondita della percentuale del tempo totale monitorato e della redditività del cliente/progetto, ma questo ha posto le basi)

Utilizzare una soluzione di gestione dei progetti

Adotta uno strumento di gestione dei progetti per semplificare i flussi di lavoro e migliorare l'efficienza. Il nostro primo noleggio SEO ha spinto per la gestione del progetto.

Dato che ero uscito da un ruolo di leadership interno, non mi rendevo conto della sua importanza nell'allineare più organizzazioni attraverso flussi di lavoro simultanei.

Investi in strumenti che semplifichino la condivisione del feedback da parte del tuo team

In qualità di agenzia orientata ai valori, è importante avere un impulso costante su come stanno andando i nostri dipendenti. Abbiamo implementato 15five su suggerimento di un amico che gestisce un'agenzia molto più grande.

Sebbene le grandi aziende abbiano in genere utilizzato strumenti di gestione della forza lavoro, questa è una delle poche cose che ha cambiato il gioco per noi.

Crea un modello PowerPoint / Presentazioni Google personalizzato

Potrebbe sembrare sciocco, ma uno dei nostri migliori investimenti è stato assumere un designer per creare un modello di Presentazioni Google.

Passavamo innumerevoli ore a rielaborare i mazzi perché erano incoerenti. È stato un enorme risparmio di tempo e ci è costato meno di $ 2.000.

Scarica la contabilità e ottieni un CPA in grado di supportare più stati

Ero solito classificare manualmente ogni spesa in QuickBooks. Mentre va bene gestire la tua contabilità all'inizio del viaggio della tua azienda per comprendere le tue spese, a un certo punto smette di essere il miglior uso del tuo tempo.

Paga qualcuno (come Corpnet) per impostare gli stati per te per le tasse e trova un contabile. Dopo i nostri primi anni di attività, abbiamo anche dovuto assumere un nuovo CPA. Avevamo superato il nostro primo a causa della complessità di operare in molti stati.

Creare un piano operativo generale

Come fondatore, potresti avere un'immagine chiara nella tua testa di dove vuoi andare con l'agenzia e cosa è importante per te.

Ma, man mano che assumi più leader, vuoi assicurarti che sia chiaro anche a loro. Mettere un piano sulla carta aiuta anche a identificare lacune e opportunità.

Configura i Drive condivisi e organizza i tuoi documenti

Starei bene mettendo tutti i documenti in un'unica cartella e cercando. Tuttavia, non tutti possono lavorare in questo modo e può essere molto doloroso tornare indietro e organizzare i documenti in seguito.

Crea una struttura di file organizzata e scalabile che semplificherà l'onboarding dei nuovi assunti. Quando cresci rapidamente, hai bisogno che le persone crescano rapidamente e prendersi del tempo per organizzarsi contribuirà ad accelerare il processo.

Mentre ci sei, assicurati di mettere anche tutti i contratti in una cartella organizzata.

Identificare i flussi di entrate e spese

Identifica cosa vuoi vendere, come vuoi addebitarlo e l'allineamento delle risorse al tipo di lavoro che vuoi fare.

Nei tuoi primi anni, potresti essere disposto ad accettare tutti i progetti che ti vengono incontro, ma man mano che ridimensioni, puoi scegliere di espandere o ridurre l'ampiezza delle tue offerte.

L'anno della struttura (2021)

Durante questa fase, il nostro obiettivo principale era stabilire una solida base e perfezionare i nostri processi per la scalabilità e le iniziative strategiche.

Volevamo liberare il team per iniziative strategiche e migliorare il processo di onboarding.

Può essere difficile allontanarsi dalle attività quotidiane, soprattutto se hai iniziato come marketer e ora devi diventare un "vero" CEO.

Tuttavia, delegare le responsabilità e stabilire una solida struttura di squadra è fondamentale quando si assumono le persone giuste.

Massimizza la tecnologia che hai in atto, standardizza le pratiche e considera l'utilizzo di strumenti più sofisticati per consolidare e presentare i dati in modo efficace.

Introdurre ulteriori livelli di gestione per garantire una comunicazione e un allineamento efficienti all'interno dell'agenzia. Anche l'esplorazione di partnership e la garanzia di una linea di credito possono supportare la crescita della tua agenzia durante questa fase.

Costruisci un solido processo di onboarding

Ho condotto l'onboarding per i primi anni poiché volevo assicurarmi che le persone capissero i nostri valori. Ma questo non era efficiente o scalabile e non era così efficace come avrebbe potuto essere.

Alcuni dei nostri leader hanno deciso di costruire un processo migliore con maggiore chiarezza sulle aspettative per i primi 90 giorni, collegamenti a documenti importanti e incontri e saluti con vari colleghi.

Stabilire una struttura di squadra

In questa fase, abbiamo iniziato a creare ulteriori livelli di gestione, inclusa l'aggiunta di direttori di gruppo. Ciò ha consentito al nostro team di avere manager a cui rivolgersi per chiedere aiuto e ha fornito maggiore chiarezza sul ruolo.

Implementare le revisioni annuali

Non sono mai stato un grande fan delle revisioni annuali perché sento che i manager dovrebbero comunicare feedback 365 giorni all'anno.

Tuttavia, alcuni dei nostri dipendenti più ecologici volevano un processo più strutturato che li aiutasse a capire cosa ci sarebbe voluto per passare al livello successivo.

Abbiamo iniziato a farlo in Google Documenti, ma poi abbiamo spostato il processo su 15 Five.

Assicurati una linea di credito

Il momento migliore per ottenere una linea di credito è quando non ne hai bisogno.

In qualità di leader, sei responsabile del sostentamento dei tuoi dipendenti e delle loro famiglie. Avere una linea di sicurezza in atto se si verifica un problema di flusso di cassa.

Aggiorna il tuo marchio

Potresti volare sotto il radar per i primi anni. Quando inizi a scalare, anche attraverso il passaparola, considera la riprogettazione del sito Web o l'aggiornamento del logo. Assicurati solo di non spendere troppo!

Noleggio in anticipo, ma non troppo

Man mano che la tua agenzia cresce e le entrate diventano più prevedibili, valuta la possibilità di passare da un modello di assunzione just-in-time all'aggiunta di personale con un po' di anticipo.

Non assumere troppo in modo da non trovarti di fronte a una larghezza di banda inattiva (come i fiori, le ore di agenzia sono deperibili: una volta che sono finite, sono finite!). Ma avere più personale dà alla squadra più pista per l'allenamento e copertura per le assenze.

Utilizza gli appaltatori per ridimensionare rapidamente le risorse se un progetto nasce dal nulla e hai bisogno della larghezza di banda.

L'anno dell'efficienza (2022)

L'efficienza è diventata il nostro obiettivo principale poiché miravamo a ottimizzare i nostri processi, abbracciare l'automazione e migliorare la redditività del cliente e del progetto.

Abbiamo anche posto una forte enfasi sullo sviluppo delle nostre persone. Sebbene la formazione alla leadership possa non essere correlata all'efficienza, il tuo obiettivo dovrebbe essere sempre quello di ridurre il turnover involontario e creare opportunità di crescita per il tuo team. Il coaching può aiutare con entrambe queste cose.

Trova un assistente

In qualità di fondatore, ti ritroverai spesso ad assumere compiti che nessun altro è in grado di gestire.

Ciò può includere cose come l'impostazione degli indirizzi e-mail per i nuovi assunti o la gestione delle domande sui vantaggi. Considera il costo opportunità del tuo tempo e trasferisci questi elementi a un assistente.

Crea processi e modelli

Navigare nell'implementazione del processo con le prime assunzioni può essere difficile. Probabilmente incontrerai resistenza, quindi assicurati di ricevere il loro feedback presto e spesso.

I modelli possono includere opzioni come piani di 90 giorni o piani di reporting, ma il tuo obiettivo dovrebbe essere trovare qualcosa che venga ricreato frequentemente per far risparmiare tempo al team.

Potresti anche essere in grado di creare approcci e contenuti di progetto riutilizzabili, anche se vuoi evitare di fare qualsiasi lavoro che sembri "in scatola" o cookie cutter.

Prendi sul serio la redditività del cliente e del progetto

Dovresti sempre avere un buon polso sulla redditività, ma potresti essere disposto ad accettare margini più sottili durante i primi anni mentre costruisci la tua reputazione.

Assicurati di avere una buona padronanza del tuo costo reale per gestire gli account in base al team assegnato e ai relativi costi specifici.

Sviluppa il tuo personale, e non solo con piattaforme tattiche/formazione di marketing

Non dare per scontato che le persone abbiano le tue stesse capacità. Ricorda che probabilmente hai visto molto di più di loro.

Costruisci un solido calendario di formazione che copra argomenti come l'ascolto attivo, la navigazione in conversazioni difficili e la personalizzazione dei materiali per i clienti a diversi livelli organizzativi.

Riallinea la tua squadra

Le persone che ti hanno portato qui non sono necessariamente quelle che ti porteranno al tuo prossimo livello di crescita, ma vuoi rimanere fedele alle persone che fanno un buon lavoro.

Una delle parti più difficili della crescita di un'azienda è capire se è necessario modificare alcuni dei ruoli dei tuoi assunti o il loro rapporto di reporting. È anche importante assicurarsi che i membri del tuo team si adattino al tuo marchio e ai tuoi valori.

Qualcuno può essere un gran lavoratore, ma è meglio voltare pagina se non è adatto alla cultura. Un rigoroso processo di assunzione può aiutare a selezionare le persone in anticipo. Tuttavia, potresti non farlo sempre bene.

Aggiorna i tuoi documenti legali

Ora che hai più dipendenti e clienti, assicurati di avere un avvocato che esamini i tuoi contratti di consulenza, i manuali dei dipendenti, i contratti di lavoro, gli accordi di non divulgazione e altri documenti simili.

Le leggi cambiano frequentemente e vuoi assicurarti che la tua attività sia protetta.

Controlla i tuoi conti bancari

Potresti avere un conto corrente di base da quando hai avviato la tua agenzia.

Man mano che la tua attività cresce, assicurati di parlare con un banchiere dell'aggiornamento del tuo conto e valuta la possibilità di aggiungere un conto di risparmio collegato in modo da poter iniziare a raccogliere un po' di interesse.

Potresti anche essere in grado di risparmiare sulle spese di bonifico.

Aggiorna la tua suite di reportistica

Ora che probabilmente lavori con più clienti, esamina una suite di reportistica più avanzata come Domo, Tableau o un'altra soluzione che soddisfi le esigenze della tua azienda.

Costruisci un budget reale

Con un'azienda più matura tra le mani, è il momento di iniziare a operare e gestire con un budget pianificato.

Sbaglierai nel primo anno, ma è un grande muscolo da costruire per capire dove stai aumentando le entrate più velocemente o più lentamente del previsto e dove le spese si discostano dai tuoi piani.

Altri 6 suggerimenti per la crescita delle agenzie da tenere a mente

Ricevi feedback frequenti dai clienti e dal tuo team

Niente è più importante che garantire che i tuoi clienti e i membri del tuo team si sentano ascoltati.

Acquisisci feedback trimestrali o più frequenti, inclusi NPS, eNPS e Start/Stop/Continue.

Presta attenzione al feedback che ricevi per costruire un'agenzia forte e duratura.

Diversifica le tue entrate

Potresti non essere in grado di controllarlo mentre sei nelle prime fasi e stai accettando la maggior parte di ciò che ti viene incontro.

I consulenti per lo sviluppo dell'agenzia possono consigliarti di concentrarti su una nicchia specifica, ed è un atto di equilibrio per assicurarti di proteggere la salute dell'azienda e i mezzi di sussistenza di cui sei responsabile di fronte a quel consiglio.

Evita di mettere troppo della tua attività nelle mani di un cliente o di un verticale. Bilanciare gli acconti con i progetti una tantum è importante per mantenere in salute la tua attività.

I fermi sono più facili da assumere, mentre i progetti una tantum possono essere redditizi fintanto che non ti imbatti in un sacco di scope creep.

Dì di no quando ti sembra una forzatura o se il cliente non è adatto

Nulla di buono può derivare dall'intraprendere un progetto che non hai le competenze per sostenere.

Fidati delle prospettive del tuo gruppo dirigente e non affidarti esclusivamente al tuo intuito. È meglio andarsene con gentilezza e persino raccomandare un'altra azienda piuttosto che consegnare un lavoro scadente.

Ricorda che puoi sempre andartene se un cliente non è adatto a te perché è umiliante nei confronti del personale, cerca sempre di spremerti di più o è generalmente un cattivo partner.

Implementa i minimi che ti consentono di fare del tuo meglio

Durante le prime fasi di crescita dell'azienda, potresti essere disposto a flettere su trattenute minime o commissioni di progetto.

Nel corso del tempo, imparerai quante ore deve avere il tuo team per svolgere un lavoro di cui tu e loro siete orgogliosi e che siete in grado di ottenere risultati.

Non essere imbarazzato dalle tue tariffe. Carica quanto vali tu e il tuo lavoro.

Scopri quali tipi di persone prosperano nella tua azienda

Sulla base della velocità e della complessità del nostro lavoro, abbiamo trovato difficile assumere più giovani che necessitano di una guida pratica quotidiana.

Fai un passo indietro, guarda i modelli di chi prospera e chi tende a rinunciare o a ottenere risultati inferiori e adatta le tue assunzioni di conseguenza.

Vorrai che le persone abbiano i valori e le capacità giuste, il che richiede uno sforzo.

Tieni d'occhio le piccole spese

Se sei completamente remoto, scoprirai che la maggior parte delle tue spese riguarda persone e software e il software può sommarsi rapidamente.

Un consiglio rapido è controllare regolarmente se i freelance fanno ancora parte del tuo elenco in modo da poter annullare e-mail, gestione dei progetti, monitoraggio del tempo e altre spese che si sommano rapidamente.

Esegui un controllo trimestrale di tutto il software per assicurarti che il tuo team lo stia ancora utilizzando attivamente.

Abbracciare diverse fasi di crescita e cambiamento

Il ridimensionamento di un'agenzia è un viaggio entusiasmante pieno di sfide e lezioni. Puoi ridimensionare con successo la tua agenzia diversificando le entrate, effettuando assunzioni strategiche, implementando processi efficienti e concentrandoti sullo sviluppo del team.

Abbraccia le diverse fasi di crescita, adattati alle mutevoli esigenze della tua agenzia e valuta e ottimizza costantemente le tue operazioni.

Ricorda, ogni fase del viaggio porta informazioni preziose che contribuiscono al successo della tua agenzia.