Come controllare i conflitti di pianificazione nella gestione dei progetti

L'ultima cosa che un project manager vuole è un conflitto di programma. Ma un conflitto di programmazione è un'eventualità nella gestione del progetto. Sebbene sia compito del project manager garantire che il flusso di lavoro non sia ostacolato, è anche sua responsabilità risolvere i conflitti di programmazione quando si presentano, un problema inevitabile.

Prima di poter controllare un conflitto di programmazione, devi capire di cosa si tratta. Quindi puoi elaborare strategie per evitare conflitti di pianificazione e utilizzare gli strumenti di pianificazione del progetto che ti aiuteranno. Esploreremo ciascuno di questi argomenti e, alla fine di questo blog, avrai un controllo sulla gestione delle pianificazioni per evitare conflitti di pianificazione.

Cos'è un conflitto di programmazione?

Un conflitto di programmazione si verifica semplicemente quando si hanno due o più attività che si svolgeranno contemporaneamente. Ci possono essere attività che vengono eseguite simultaneamente, ovviamente, ma solo se hai pianificato di avere risorse e tempo sufficienti per gestirle. Ma quella strategia è intenzionale mentre i conflitti di programmazione tendono ad essere fatti per caso.

Quando hai un conflitto di programmazione, non sarai in grado di consegnare le attività assegnate. I membri del tuo team saranno troppo dispersi e potrebbero non essere disponibili altre risorse necessarie per completare l'attività. Il risultato di un conflitto di programmazione può portare al mancato rispetto delle scadenze, al superamento del budget e all'erosione del morale del progetto. Nessuno di questi vale il rischio di una programmazione sciatta che porta a conflitti di programmazione.

Ciò non significa che gli errori di programmazione siano sempre responsabili dei conflitti di programmazione. Ci sono incidenti che derivano da un errore umano e ci sono i rischi insiti in qualsiasi progetto. In ogni caso, probabilmente dovrai affrontare conflitti di programmazione. Più sei preparato, meglio è. Parte della preparazione consiste nell'utilizzare il software di gestione dei progetti per programmare i tuoi progetti.

ProjectManager è un pluripremiato software di gestione dei progetti che ti aiuta a programmare, gestire quel programma e monitorarlo in tempo reale. Usa i nostri potenti diagrammi di Gantt per organizzare le tue attività e risorse. Puoi collegare tutti e quattro i tipi di dipendenze delle attività per evitare conflitti di pianificazione e ritardi. Filtra per il percorso critico e scopri quali attività sono essenziali per realizzare un progetto di successo. Una volta impostata una linea di base, puoi monitorare i tuoi progressi in tempo reale e rilevare eventuali problemi, risolverli e rispettare i tempi. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.

Come evitare i conflitti di pianificazione nella gestione dei progetti

A volte, non puoi evitare un conflitto di programmazione. Ci sono riunioni dell'ultimo minuto, problemi di comunicazione e altri problemi che sorgono. Ma al di fuori di un'anomalia, ci sono modi per garantire che il tuo programma sia privo di conflitti di programmazione. I project manager sono invitati a prendere queste precauzioni.

Usa una struttura di scomposizione del lavoro per definire chiaramente l'ambito del tuo progetto

Tutti sanno che i progetti sono fatti di molti compiti. Ma ciò che spesso viene trascurato è che esiste uno strumento per identificare tali attività. Se utilizzi una struttura di ripartizione del lavoro (WBS), puoi mappare i risultati finali e le attività in un progetto. È un diagramma ad albero che è sormontato dal risultato finale e quelli più piccoli che portano ad esso si diramano al di sotto di esso. Ciò fornisce l'intero ambito del progetto e aiuta a evitare conflitti di programmazione perché è più facile evitare conflitti quando si conosce tutto il lavoro e i risultati in anticipo.

Identifica eventuali dipendenze delle attività

Ovviamente non tutti i compiti sono uguali. Esistono spesso dipendenze tra attività o attività che possono essere avviate o arrestate fino a quando un'altra attività non viene avviata o arrestata. Per fare un semplice esempio, una dipendenza da un'attività è come un muro che non può essere dipinto finché non è stato costruito. Le dipendenze delle attività possono avere un impatto drastico sulla pianificazione di un progetto, quindi è importante identificarle in modo da non avere costosi ritardi o conflitti di pianificazione. Dovrai anche notare che tipo di dipendenza dall'attività è. Ce ne sono quattro: dall'inizio all'inizio, che inizia quando ne inizia un altro; dall'inizio alla fine, che inizia quando un altro finisce, dalla fine alla fine, che finisce quando un altro finisce e dalla fine all'inizio, che finisce con un altro inizia.

Stabilisci una sequenza per le tue attività di progetto

Le pianificazioni dei progetti dovrebbero seguire una sequenza per assicurarti di non fare un doppio tuffo. Inizia in generale definendo gli obiettivi del progetto e identificando tutte le parti interessate. Questo porta a una scadenza finale che determina quando tutti i deliverable devono essere completati. A questo punto, ti consigliamo di utilizzare la tua WBS per elencare tutti i tuoi risultati, le attività e i passaggi che seguirai per completare il progetto. Imposterai processi e procedure. I membri del team verranno assegnati alle attività, che avranno date di inizio e date di scadenza. Questa pianificazione viene quindi condivisa con il team e qualsiasi conflitto di pianificazione rilevato può essere modificato prima dell'esecuzione del progetto.

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Assegnare ruoli e responsabilità

Un altro modo per evitare conflitti di programmazione è garantire che a tutti i membri del team di progetto sia stato assegnato un ruolo e comprendano le proprie responsabilità. Ciò conferisce a ciascun membro del team la proprietà su una parte del progetto che porta a una maggiore qualità e al completamento tempestivo dei propri compiti. Questo perché ogni membro del team sarà responsabile. Saranno incaricati di gestire qualsiasi problema, come ritardi, risorse mancanti e conflitti.

Identificare il percorso critico

Il percorso critico è la sequenza più lunga di attività che deve essere completata in tempo affinché l'intero progetto abbia successo. Un altro modo di vedere questo è che il percorso critico separa quei compiti che sono essenziali per realizzare il progetto da altri che potrebbero essere trascurati se il tempo e il denaro diventassero un problema. Questo è molto importante da programmare per ovvi motivi. Ora conosci le attività critiche e puoi concentrarti su di esse, mentre altre possono essere ritardate se c'è un conflitto, così come quanto fluttuante o allentamento hai.

Crea una pianificazione del progetto

Quanto sopra delinea i passaggi per creare una pianificazione del progetto. Senza una pianificazione del progetto, stai volando alla cieca. Questo non è raccomandato per piccoli progetti e certamente non per quelli grandi e più complessi. Avere una pianificazione del progetto ti consente anche di tenere traccia del tuo progetto confrontando i progressi pianificati con i progressi effettivi. Mantiene tutti al lavoro sulla stessa pagina in modo che sappiano cosa deve essere fatto e quando deve essere fatto. Tutto questo funziona per eseguire un progetto di successo con meno conflitti di programmazione.

Quali strumenti di pianificazione del progetto possono aiutare con i conflitti di pianificazione?

Fare una pianificazione del progetto fa parte della fase di pianificazione nella gestione del progetto. La gestione del progetto dispone di strumenti di pianificazione che possono aiutarti sia a pianificare che a eseguire il progetto. Diamo un'occhiata a tre tipi comuni di strumenti di pianificazione dei progetti e al modo in cui aiutano a ridurre i conflitti di pianificazione.

1. Diagrammi di Gantt

Abbiamo già toccato i diagrammi di Gantt. Questi sono i cavalli di battaglia delle tradizionali metodologie di project management. Sono ottimi per i progetti che seguono fasi in cui una cosa accade dopo l'altra. Descrivono in dettaglio l'intero progetto su una sequenza temporale visiva che mostra tutte le attività e la loro durata. Spesso puoi aggiungere pietre miliari, dipendenze dei collegamenti e altro per programmare il progetto dall'inizio alla fine.

2. Calendari di progetto

Un calendario di progetto potrebbe non essere robusto come un diagramma di Gantt, ma è anche molto più semplice da realizzare e utilizzare. I calendari sono stati a lungo utilizzati nella pianificazione perché funzionano. Sono uno strumento visivo che dispone un mese su una pagina e ti fornisce date di inizio e date di scadenza. Sono facili da condividere e comprendere, motivo per cui sono stati un punto fermo della pianificazione dei progetti fin quasi dall'inizio dei progetti.

3. Schede Kanban

I tabelloni Kanban sono uno strumento più moderno. Sono un sistema di flusso di lavoro visivo che suddivide un programma di produzione in colonne su un tabellone con attività rappresentate da carte che si muovono lungo il tabellone man mano che vengono completate. Ciò consente a un project manager di vedere l'intero processo e rilevare problemi come i conflitti di pianificazione prima che il team li incontri. Il project manager può quindi riallocare le risorse per risolvere il problema e mantenere libero il lavoro del team.

ProjectManager è un robusto software di pianificazione dei progetti

Troverai tutti e tre questi strumenti di pianificazione dei progetti in ProjectManager, il pluripremiato software di gestione dei progetti che aiuta a pianificare, gestire e tenere traccia dei progetti in tempo reale. La pianificazione inizia con l'onboarding del tuo team. Il nostro software ti consente di impostare la disponibilità del tuo team, inclusi PTO, ferie e festività globali, il che semplifica l'assegnazione. Quando crei la pianificazione del tuo progetto, puoi evitare conflitti di programmazione sapendo chi è disponibile e quando.

Utilizzare più strumenti di pianificazione del progetto

Dopo aver pianificato il tuo progetto sul nostro diagramma di Gantt, puoi condividere tale piano con il tuo team di progetto. Ma i membri del team non hanno bisogno di tutte le funzionalità di un diagramma di Gantt, motivo per cui disponiamo di più strumenti di progetto. Possono eseguire il loro lavoro su qualsiasi strumento con cui hanno dimestichezza, come elenchi di attività, bacheche kanban o persino calendari. Tutti condividono gli stessi dati e si aggiornano in tempo reale contemporaneamente per mantenere tutti sulla stessa pagina.

Monitora l'avanzamento del progetto con dashboard in tempo reale

L'aggiornamento degli strumenti di pianificazione dei progetti è solo un aspetto dei dati in tempo reale. Avere dati in tempo reale significa che i project manager possono monitorare la pianificazione del progetto e assicurarsi che il progetto sia sulla buona strada. I project manager possono ottenere una panoramica di alto livello del progetto passando ai dashboard in tempo reale. Raccolgono automaticamente dati in tempo reale e li visualizzano su grafici e diagrammi di facile lettura che misurano metriche come tempo, costo, carico di lavoro e molto altro. A differenza del software alternativo leggero, non è necessaria alcuna configurazione dispendiosa in termini di tempo. È pronto quando lo sei tu.

La pianificazione è essenziale per consegnare un progetto in tempo. Il nostro software lo rende possibile con più visualizzazioni di progetto, dashboard in tempo reale e report che approfondiscono i dati. I report sono personalizzabili per concentrarsi solo sui dati importanti. Possono essere facilmente condivisi per mantenere le parti interessate aggiornate sullo stato di avanzamento del progetto. Con il nostro software, puoi pianificare, gestire e tenere traccia del tuo programma dall'inizio alla fine.

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