5 suggerimenti essenziali per il controllo della pianificazione nella gestione dei progetti

I progetti sono costituiti da molte parti mobili. Uno dei modi in cui è possibile determinare se il progetto è in ritardo o in anticipo sulla pianificazione è chiamato controllo della pianificazione.

La pianificazione, la programmazione e il controllo del progetto vanno di pari passo quando si gestisce un progetto per rispettare i tempi e rispettare le scadenze. Imparare cos'è il controllo della pianificazione e cosa puoi fare per applicarlo al meglio può aiutarti a portare il tuo prossimo progetto in tempo e sotto budget.

Che cos'è il controllo della pianificazione?

Il controllo della pianificazione viene utilizzato nella gestione del progetto per monitorare le attività e le attività per assicurarti di procedere come pianificato. Naturalmente, è più di un semplice monitoraggio dello stato. Il controllo della pianificazione del progetto significa anche aggiornare i processi del progetto e gestire il cambiamento.

Il modo più comune per farlo è creare una linea di base. Una linea di base rappresenta il modo in cui ti aspetti che il progetto proceda. Quando hai una linea di base della pianificazione, puoi guardare i tuoi progressi effettivi e confrontarli con i progressi pianificati, il che ti consente di sapere se sei in anticipo o in ritardo sulla pianificazione.

L'intero processo è semplificato con l'aiuto di un software di pianificazione dei progetti come ProjectManager. ProjectManager ti consente di creare una pianificazione del progetto, impostare una linea di base e tenere traccia dei progressi in tempo reale. Non è mai stato così facile tenere sotto controllo la tua agenda.

Il controllo della pianificazione fa parte del più ampio processo di gestione del progetto di controllo e monitoraggio. Cioè, i progetti devono essere seguiti da vicino e, quando si verifica il cambiamento, cosa che accadrà, tali cambiamenti devono essere controllati in modo proattivo. Questa è la competenza del project manager, che ha creato la pianificazione ed è responsabile dell'esecuzione.

Perché il controllo della pianificazione del progetto è importante?

Il controllo della pianificazione del progetto è essenziale perché viene utilizzato per monitorare e controllare lo stato di avanzamento del progetto. Un progetto che non rispetta la scadenza non è un successo. Sebbene ci siano molte metriche per misurare il successo di un progetto, rispettare la pianificazione è tra le più fondamentali.

Un altro aspetto importante del controllo della pianificazione è che gestisce le aspettative degli stakeholder del progetto. Li tiene informati sui cambiamenti e su come avranno un impatto sul progetto. Inoltre, dice alle parti interessate come risponderete ai problemi per riportare il progetto in carreggiata. Questo processo è fondamentale per mantenere le parti interessate nel ciclo e dovrebbe essere eseguito durante tutto il ciclo di vita del progetto.

La pianificazione, la programmazione e il controllo dei progetti lavorano di pari passo per ridurre l'impatto sul budget. Il vantaggio è la stabilità finanziaria, che i progetti devono fornire a un costo che è stato approvato dalle parti interessate. Crea anche documentazione che può essere utile durante la ricerca di dati storici per progetti futuri simili a quello che stai attualmente gestendo.

Quando è più importante il controllo della pianificazione?

Il controllo della pianificazione è importante per tutto il progetto. Gli stakeholder vorranno conoscere lo stato del palinsesto, dal momento in cui è stato creato fino a quando il progetto è stato completato. Pertanto, dovrebbe essere inserito nel tuo programma mentre lo sviluppi.

Naturalmente, è più importante quando inizi a eseguire la pianificazione. Questo è quando la pianificazione non è più un'astrazione, ma uno strumento pratico per eseguire attività in tempo e nel rispetto del budget. È durante la fase di esecuzione di un progetto che il tuo programma sarà influenzato da forze interne ed esterne che potrebbero potenzialmente far deragliare i tuoi progressi.

Il monitoraggio e il controllo della pianificazione avviene durante l'esecuzione, dall'inizio della prima attività alla fine dell'ultima. Tuttavia, sebbene questo sia il momento in cui il controllo della pianificazione è più importante, non è mai terminato. Documenta le tue modifiche durante l'esecuzione: il modo in cui hai risposto e i risultati sono la chiave di questa fase del progetto.

Correlati: modelli di pianificazione del progetto

Come eseguire il controllo della pianificazione nella gestione dei progetti

Il controllo della pianificazione nella gestione del progetto è un modo per assicurarsi che la pianificazione stia andando come pianificato. Ci sono cinque passaggi in questo processo:

1. Stabilire standard: per sapere se il programma non viene rispettato, è necessario stabilire degli standard. Cioè, devi determinare le metriche in base alle quali misurerai le prestazioni del tuo progetto.
2. Misurare le prestazioni: mentre la pianificazione viene eseguita, è necessario ottenere dati sul suo avanzamento e conservare i record. La misurazione è fondamentale. Essere in grado di misurare le prestazioni del tuo programma è il modo in cui lo confronti con la linea di base. Una dashboard può aiutare.
3. Confronta i tuoi risultati: confronta la tua misurazione dell'avanzamento del progetto con quella linea di base che hai creato. Mentre fai questi confronti regolari, vuoi essere attento a eventuali deviazioni. Identificali, perché sono cruciali per il passaggio successivo.
4. Determinare i problemi: una volta identificata una deviazione dalla linea di base, il passaggio successivo consiste nel capire perché è successo. Solo determinando il motivo alla base del cambiamento puoi elaborare un piano adeguato per rispondere e risolverlo.
5. Intervenire: intraprendere un'azione per correggere il problema secondo necessità. Questo può essere fatto regolando entrate, costi, profitti, prodotto, tempo, risorse e così via.

Tutto questo può essere fatto utilizzando ProjectManager. Guarda cosa può fare il nostro strumento per aiutare la tua pianificazione guardando questo video tutorial.

5 suggerimenti per il controllo della pianificazione durante la pianificazione e la pianificazione

È importante e sai come pianificarlo, ma quali sono alcuni suggerimenti per pianificare e programmare il tuo progetto per il controllo della pianificazione? Il modo migliore per programmare il controllo consiste nell'applicare tecniche che ti aiutino a monitorare e gestire il cambiamento. Eccone cinque:

• Revisioni delle prestazioni: utilizzalo per misurare, confrontare e analizzare le prestazioni del tuo programma. Esistono diversi modi per selezionare la prestazione che si desidera rivedere, ad esempio le date effettive di inizio e fine, la percentuale di completamento e la durata rimanente per i lavori in corso.
• Metodo del percorso critico: il percorso critico ti aiuta a prevedere quanto tempo impiegherà il progetto analizzando la sequenza di attività e scoprendo quali sono essenziali e quali puoi saltare e continuare a portare a termine il progetto con successo.
• Simulazione Monte Carlo: questa tecnica ti aiuta a quantificare il costo totale del tuo progetto, che ti consente di calcolare una distribuzione definita dei costi totali per il progetto e le possibili date di completamento.
• Istogramma delle risorse: utilizzando un istogramma delle risorse, puoi mostrare il consumo e la disponibilità delle risorse per periodo di tempo.
• Analisi della varianza: la varianza è la differenza tra la pianificazione pianificata e quella effettiva del progetto. Questa analisi consente di determinare la causa della varianza.

In che modo ProjectManager aiuta con il controllo della pianificazione

Queste tecniche sono tutte utili, ma per monitorare e monitorare meglio i tuoi progressi e controllare la pianificazione, è necessario utilizzare un software di gestione dei progetti. ProjectManager è uno strumento basato su cloud che acquisisce informazioni in tempo reale per aiutare i project manager a prendere decisioni migliori e più approfondite.

Crea pianificazioni dinamiche sui diagrammi di Gantt

Il nostro diagramma di Gantt interattivo è un potente strumento per pianificare i tuoi progetti. A differenza di strumenti meno potenti che impostano solo la priorità, collegano le dipendenze e aggiungono pietre miliari, puoi anche filtrare il percorso critico e impostare immediatamente le linee di base del progetto.

Tieni traccia della tua pianificazione con un dashboard

Il monitoraggio e il monitoraggio sono una necessità per il controllo della pianificazione del progetto. Devi vedere i tuoi progressi effettivi in ​​tempo reale e agire rapidamente quando devia dal piano. Ottieni una visione di alto livello con la nostra dashboard senza necessità di configurazione. Il dashboard acquisisce diverse metriche del progetto, inclusa la varianza, e visualizza i risultati automatizzati in grafici e grafici di facile lettura.

Utilizzare report approfonditi per analizzare i problemi

A volte si desidera una visione più approfondita dei dati. È qui che tornano utili i nostri rapporti con un clic su varianza, costi e molto altro. Tutti i rapporti possono essere filtrati per mostrare solo le informazioni che vuoi vedere. Quindi, stampa o condividi i risultati come PDF. Questo è ottimo per gestire le aspettative degli stakeholder e mantenerli aggiornati.

Queste sono solo alcune delle funzionalità di ProjectManager che possono aiutarti con il controllo della pianificazione. Sono inoltre disponibili avvisi automatici, strumenti di gestione delle risorse e schede attività per tenere traccia del tempo che il tuo team dedica alle proprie attività. Inoltre, i team possono utilizzare più viste, così tutti possono lavorare come vogliono. Perché preoccuparsi di una manciata di app quando si può fare il trucco di fornire qualità nei tempi e nel budget?

ProjectManager è un software pluripremiato che organizza attività, team e progetti. Dispone di funzionalità per aiutarti in ogni fase di un progetto, dalla pianificazione al monitoraggio e al reporting. Unisciti alle decine di migliaia di team di organizzazioni, dalla NASA a Ralph Lauren, che utilizzano il nostro strumento per realizzare i loro progetti. Prova Project Manager oggi.