Che cos'è lo Scope Creep nella gestione dei progetti?

E se qualcosa potesse causare la morte di un ambizioso progetto di sito web? I tuoi primi pensieri potrebbero essere che questo qualcosa potrebbe essere procrastinazione, mancanza di pianificazione o designer inesperti, ma in realtà c'è qualcosa che è ancora più pericoloso: lo scope creep .

Quando i progetti superano i loro obiettivi iniziali, sempre più attività continuano ad accumularsi, fino a quando la scadenza non viene rispettata e tutti perdono il ritmo. Una volta che questo inizia a succedere, può essere difficile recuperare.

Hai paura che tu o la tua organizzazione soccombate allo scope creep? Con la pianificazione, la comunicazione e le aspettative moderate, puoi fermarlo nei suoi binari.

Impariamo come identificare ed evitare il creep dell'ambito, prima che accada.

Quando decidi di affrontare un nuovo progetto, la prima cosa che fai è creare un piano. L'ambito del progetto fa parte della pianificazione del progetto e prevede la scrittura degli obiettivi, dei risultati finali del progetto, dei costi e di altri punti relativi al progetto.

Nell'ambito di un progetto, descrivi tutto, dalle scadenze, alle responsabilità dei diversi membri, alle misure di controllo della qualità e al costo totale del progetto.

Lo scopo di un progetto è, in sostanza, una guida al progetto per il team e i clienti, ed è spesso incluso nel contratto. Aiuta tutti a concentrarsi sui propri compiti e offre ai clienti un programma tangibile per il completamento del progetto.

Lo scope creep si verifica quando i requisiti e i risultati di un progetto si estendono oltre la visione iniziale. Nella gestione dei progetti, lo scope creep è una delle principali cause di fallimento. Si verifica quando arrivano nuove richieste che comportano revisioni aggiuntive, rifacimenti, riprogettazioni e requisiti aggiuntivi.

Ci sono numerose ragioni per cui si verifica lo scostamento dell'ambito, in particolare una scarsa comunicazione tra le parti interessate del progetto e una mancanza di identificazione iniziale di ciò che è necessario per garantire gli obiettivi del progetto.

Ecco un esempio di scope creep in azione:

Immagina che tu e il tuo team stiate lavorando su un sito di lancio di WordPress per un cliente. Il sito deve avere una homepage, una pagina sulle informazioni e un piccolo negozio online. Il termine per completarlo è di sole tre settimane. Sebbene questa sia una scadenza breve, tu e il tuo team siete sicuri che il sito web sarà attivo e funzionante in tempo.

Dopotutto, hai creato siti Web WordPress in passato e sai esattamente cosa e quanto tempo ti servirà per completare il progetto. Non ci sono sfide evidenti e hai tutti gli strumenti e le risorse necessari di cui avrai bisogno, in base all'ambito del progetto inizialmente determinato

Tuttavia, a una settimana dall'inizio del progetto, il cliente richiede più funzionalità e funzionalità aggiuntive sul sito. All'inizio, chiedono solo un piccolo aggiustamento che puoi incorporare nell'ambito del progetto esistente. Ma poi chiedono cambiamenti più grandi, come un negozio ampliato, l'aggiunta di un blog al sito, la personalizzazione del logo, i servizi SEO e la creazione di più pagine che non erano incluse nell'accordo originale.

Prima che tu te ne accorga, l'ambito del progetto è passato da un "piccolo sito WordPress con negozio online" a un sito completo con tonnellate di funzionalità e pagine. Sfortunatamente, non sei più in grado di completare il progetto prima della scadenza di tre settimane.

Questa è la cosa sinistra dello scope creep: di solito inizia in piccolo, quindi non te ne accorgi finché non è troppo tardi.

Di seguito sono elencate diverse cause comuni ed evitabili di scorrimento dell'ambito:

La mancata pianificazione di richieste aggiuntive è una delle cause principali dello scorrimento dell'ambito. Se il contratto originale prevedeva come gestire questi nuovi requisiti (ad es. aumento della scadenza, aumento dei costi, assunzione di personale aggiuntivo, ecc.), allora questi non costituiranno un problema e non possono essere considerati scope creep.

Ma, supponendo che il progetto procederà senza cambiamenti, inevitabilmente si avrà l'impossibilità di gestirli quando si verificheranno.

La mancanza di comunicazione è un'altra causa significativa di scorrimento dell'ambito. A volte un progetto è solo tra te e un singolo cliente. Altre volte, il cliente è un'intera azienda, e questo significa che ci sono molti superiori che vorranno avere voce in capitolo nel design.

Con chiunque tu stia lavorando, una comunicazione scadente spesso porta a far perdere il controllo alle aspettative. Anche se lo stai facendo da solo, è bene capire cosa vuoi e disporlo chiaramente come una serie di attività con una scadenza.

Accumulare troppe revisioni può uccidere un progetto di web design. Ogni sito avrà bisogno di alcune modifiche mentre provi a catturare la visione del cliente, ma quando va troppo oltre, può impantanare completamente il programma

Queste mini-attività sono così piccole che potresti non accorgerti nemmeno del tempo che impiegano, ma possono causare seri danni se non le tieni sotto controllo. Questa particolare pratica di lavorare su un progetto oltre il suo punto di ritorni decrescenti è spesso chiamata placcatura in oro .

Un ambito di progetto mal definito potrebbe essere fatale per il successo del tuo progetto. Se i membri del tuo team, i project manager e le altre parti interessate non sono chiari sui requisiti e sui risultati finali del progetto, è inevitabile che a un certo punto si verifichi un'interruzione.

Lo scorrimento dell'ambito può verificarsi in qualsiasi momento durante un progetto, ma ci sono alcune fasi in cui dovresti essere più vigile

• Durante la fase di pianificazione iniziale, quando si cerca di tracciare un elenco di obiettivi ragionevolmente raggiungibili
• Dopo aver inviato qualcosa a un cliente, potrebbe chiedere più revisioni e aggiunte di quanto tu abbia tempo per fare, o per revisioni che richiederebbero troppo tempo per essere eseguite.
• Quando qualcuno viene escluso dal processo di pianificazione, potrebbe entrare in seguito per chiedere modifiche.
• A metà progetto, consentendo l'aggiunta di un numero illimitato di attività alla pianificazione, il progetto può iniziare a sembrare molto meno realistico.
• Quando la pianificazione è finita, e tu sei al lavoro sull'incarico, con meno corrispondenza in corso, il cliente avrà tempo per trovare più idee.
• Una volta mancata una scadenza, è più facile lasciarsela sfuggire un po' di più e accumularsi sul problema.
• Proprio mentre stai per concludere gli ultimi compiti, qualcuno è obbligato a dire: "Ma cosa succede se aggiungessimo...?"

In breve, lo scope creep può verificarsi in qualsiasi fase di un progetto, ma se stai già anticipando il suo arrivo, può essere molto più facile proteggerti.